Page 49 - Inżynieria & Utrzymanie Ruchu I Kwartał 2024

ności całego procesu – nie tylko w ramach jednego zakładu, ale na poziomie wszystkich rozproszonych zespołów świad- czących usługi w zakładach produkcyjnych.
Wdrożenie Digital Process Automation za pomocą plat- formy no-/low-code świetnie sprawdza się w środowisku ściśle kontrolowanym, związanym z produkcją np. żywności, gdzie są zastosowane wysokie obostrzenia higieniczno-sanitarne. Aplikacje dla pracowników deskless dostarczają przewodniki postępowania w ramach standardu pracy, procedurze audytu czy nadzoru, który ma zostać zrealizowany zgodnie z określo- nymi wcześniej wymaganiami, wszystko po to, aby dostarczyć do sytemu wszystkie niezbędne dane do analizy jego efektyw- ności. Tak jak w przypadku naszego klienta, aplikacja może instruować np. w kwestii użycia odpowiedniego środka my- jącego, jego stężenia, ale także być wsparciem we wszelkich problematycznych sytuacjach. W przypadku nieprawidłowo- ści system może proponować konkretne postępowanie, może też wskazać, kto powinien zostać powiadomiony lub wręcz automatycznie wysyłać powiadomienie o zaistniałej sytuacji do wszystkich zainteresowanych stron (kierownictwo, kon- trola jakości czy osoby nadzorujące ze strony bene cjenta, np. zakładu produkcyjnego).
Koniec z papierkową robotą
Przed wdrożeniem raportowanie zadań odbywało się za pomocą papierowych formularzyopracowanych w ramach systemów ISO 9001 czy HACCP. Nie dość, że było to bar- dzo czasochłonne, to przede wszystkim utrwalane w sposób, który utrudniał analizę danych. Wdrażanie OCR uznaliśmy za ślepy zaułek. Po zdigitalizowaniu procesu za pomocą apli- kacji mobilnej, pracownicy na bieżąco raportują swoje dzia- łania za pomocą tabletu lub telefonu. Aplikacja dostarcza plan zadań na dany dzień, każde zadanie opisane jest krok po kroku wraz z dostępem do szczegółowych instrukcji oraz możliwością zgłoszenia niezgodności. Pracownik nie musi się zastanawiać nad tym, co i komu ma zgłosić, powiado- mienie jest przesyłane automatycznie. Co istotne, jeśli użyt- kownik nie wykona jakiejś czynności zgodnie z procedurą czy standardem, system nie tylko to rejestruje, ale w odpo- wiedniej chwili podpowiada najlepsze rozwiązanie. System zapamiętuje wszystkie problemy i umożliwia ich analizę oraz raportowanie wdrożonych poprawek. To wsparcie jest naj- ważniejszą zaletą, jakie wymieniają pracownicy
Korzyści dla pracodawcy to oszczędność czasu, ale tak- że optymalizacja procesu podczas jego transformacji – zy- skują na tym również wszyscy pracownicy uczestniczący w procesie. Kierownictwo zyskuje zaś wiedzę o efektywno- ści pracowników oraz całego procesu, w tym analitykę ilości i rodzaju niezgodności. To wartości dodane z cyfrowej trans- formacji procesu.
Po wdrożeniu: czy było warto?
Po 3 miesiącach użytkowania systemu zapytaliśmy klienta o ocenę wdrożenia. Jako główną korzyść wymienił zbudo- wanie przewodników dla pracowników, dzięki którym cały
INŻYNIERIA & UTRZYMANIE RUCHU – www.utrzymanieruchu.pl
proces odbywa się w zgodzie z obowiązującymi procedu- rami zapewnienia jakości. Pracownicy oszczędzają czas, w przypadku kierowników i brygadzistów było to nawet 40 proc. Wcześniej musieli zajmować się papierową dokumen- tacją. Dodatkowo okazało się, że koszty świadczenia usługi mogą być nawet o 20 proc. niższe. Jednak najważniejszym aspektem było zmniejszenie ryzyka reklamacji usługi, klient ocenia, że nawet o 80-90 proc. To dzięki temu, że zdjęcia i raportowanie zadań na bieżąco pokazują, jak faktycznie sytuacja wyglądała w trakcie wykonywania usługi. Nie da się tych dowodów podważyć. Poprawiła się też komunikacja z klientem. Wcześniej nie otrzymywał on żadnych raportów, podczas, gdy teraz jest informowany o wszelkich niezgod- nościach, otrzymuje raporty, protokoły po wykonaniu usłu- gi oraz powiadomienia email. Spięcie wszystkich procesów w jednym systemie pozwala na sporą automatyzację zadań, zmniejsza koszty, optymalizuje czas pracowników i przede wszystkim minimalizuje ryzyko braku dokładności, tak istotnej w branży spożywczej.
Wyszliśmy od digitalizacji jednego procesu, a ostatecz- nie, po wdrożeniu systemu osiągnęliśmy digitalizację łącznie 8 procesów. Klient teraz dokładnie widzi, że przedmiotem tej usługi jest nie tylko digitalizacja procesu mycia, ale także komunikacja dotycząca niezgodności, dodaliśmy też rapor- towanie stanów osobowych, które wcześniej było robione w Excelu. Doszedł kolejny zdigitalizowany proces kontroli stanu technicznego urządzeń, czyli sprawdzania z różną czę- stotliwością czy urządzenia, które używane są do realizacji usługi, są sprawne. System umożliwił również składanie zapotrzebowania na materiały niezbędne do świadczenia usługi, tj. środki myjące, ubrania robocze, rękawiczki, kom- binezony. To jednocześnie znacznie upraszcza inwentaryza- cję i optymalizację zużycia chemii oraz ułatwia obliczanie kosztów. Raporty tworzą się automatycznie na podstawie zrealizowanych w systemie zadań. System umożliwił rów- nież zgłaszanie wszelkich zmian, np. prac dodatkowych, jak mycie kontenerów, pojazdów dostawczych czy pomieszczeń, które nie są sprzątanie regularnie. Dzięki temu, że wszyst- ko podlega raportowaniu i wycenie, rozliczenia z klientami mogą być zautomatyzowane – każda praca dodatkowa zosta- je dodana do rozliczenia i faktury dla klienta.
Tych procesów było o wiele więcej niż zakładaliśmy na początku, co pokazuje, że udało nam się zdigitalizować naprawdę spory obszar działalności rmy i to w sposób efektywny kosztowo. Umożliwiła to platforma no-code do budowy aplikacji mobilnych dla pracowników „bez biurek”. Aplikację można dostosować pod konkretne wymagania procesu (bez klasycznego programowania), zachowując jednocześnie możliwość jej rozwijania na kolejnych etapach rozwoju organizacji czy zmieniających się standardów. Cie- szymy się, że udało nam się wesprzeć klienta w zdobywaniu przewagi konkurencyjnej a to jest dziś niezwykle istotne dla rmy, która chce się rozwijać i umiejętnie się dostosowywać się do zmieniających się uwarunkowań czy wymogów.
n
I kwartał 2024 47