Od redakcji: Przedstawiamy Państwu drugi artykuł z dwuczęściowej serii poświęconej SPR. Częsć pierwsza ukazała się w majowym wydaniu Utrzymanie Ruchu.
Terminologia: SPR (Software and Process Review) – ocena oprogramowania i procesu
Ocena oprogramowania i procesu (SPR – Software and Process Review) przynosi przedsiębiorstwom wymierne korzyści w postaci lepszego przestrzegania zgodnych z dokumentacją procedur i zaleceń, jak również zapewnia precyzję i spójność danych oraz integralność struktur baz danych i modułów raportujących. Użytkownicy oprogramowania i zarządzający procesem biznesowym znacznie aktywniej wdrażają nowe oprogramowanie i procedury wspierające utrzymanie i wzrost wydajności przedsiębiorstw.
Dążenie do wydajności
Spodziewane konkretne rezultaty SPR, to:
-
generowanie użytecznych raportów;
-
lepiej wyszkolony personel;
-
dostęp do aktualnych informacji, umożliwiających podejmowanie trafniejszych decyzji na szczeblu kierowniczym;
-
zdolność produkcyjna na wyższym poziomie.
Do osiągnięcia takich rezultatów, a w konsekwencji wyższej wydajności przedsiębiorstwa, niezwykle ważną kwestią jest, aby wnioski i zalecenia wynikające z SPR były zgłaszane kierownictwu wyższego szczebla, a także rozpowszechniane wśród wszystkich pracowników. Od tego, jakie wnioski wyciągnie zarząd przedsiębiorstwa z analiz i ocen zależy prawdziwa wartość SPR. Jej zalety będą zauważalne dopiero wtedy, gdy zarząd wykorzysta wszystkie dane do wprowadzania dalszych zmian, wykonywania kolejnych pomiarów i analiz, które w efekcie przyniosą wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa.
Kierownictwo zakładu powinno podjąć stanowczą decyzję, które czynniki lub parametry, spośród setek mierzonych, należy analizować, aby można było sprawdzić, czy zmiany podążają w pożądanym kierunku. Na przykład, jeśli występują duże ilości wybrakowanych produktów lub nieplanowanych przestojów, bądź też poziom zapasów jest zbyt wysoki, wówczas zakład powinien ustalić takie metody pomiaru, które umożliwią kontrolę tych właśnie, newralgicznych parametrów. Ważne jest jednak, aby pamiętać o następującej zasadzie: jeżeli pozytywne tendencje w jednym obszarze przedsiębiorstwa nie zostaną objęte należytą kontrolą, wówczas mogą one generować negatywne tendencje gdzie indziej. Znów przykładowo, jeśli zabraknie wystarczająco elastycznego zarządzania, zmniejszenie zapasów części zamiennych może doprowadzić do drastycznego wzrostu liczby nieplanowanych przestojów. Wystąpienie braku materiałów i części w magazynie może nawet – poprzez straty produkcyjne – doprowadzić przedsiębiorstwo do poważnych kłopotów.
Ogólnie rzecz biorąc, postęp następuje stopniowo. Tymczasowe i krótkotrwałe zmiany są celem łatwym do realizacji, lecz przynoszą marginalne wyniki, natomiast prawdziwe wyzwanie stanowi utrzymanie zdolności produkcyjnej na wysokim i stale rosnącym poziomie.
Wzrost wydajności przedsiębiorstwa musi być proporcjonalny do wzrostu wydajności jednostki – chodzi o zapewnienie jak największego prawdopodobieństwa powodzenia całego przedsięwzięcia. Po prostu należy zapoznać każdego pracownika, na każdym etapie produkcji, jakie są założenia finansowe przedsiębiorstwa, warunki i kryteria bezpieczeństwa oraz plany podwyższenia wydajności. Mechanik musi rozumieć, że zapewnienie optymalnego poziomu wydajności pracy maszyn nie tylko bezpośrednio wspiera produkcję, lecz także stanowi istotny wkład w dobrą kondycję całego zakładu.
Metodologia SPR
Zakres SPR może być różny, począwszy od analizy środków przeznaczonych na utrzymanie ruchu, poprzez badanie skuteczności zarządzania magazynami, aż po ocenę poziomu zadowolenia klienta oraz utrzymania systemu tworzenia zapasów. Niezwykle istotną sprawą jest ustalenie tego zakresu, określenie obszarów, na których należy się skoncentrować, a także zaplanowanie przyszłych potrzeb.
Po uzyskaniu wiedzy na temat zakładu i zapoznaniu się z przebiegającymi procesami biznesowymi, konsultanci pracują z pozostałymi członkami personelu w celu stworzenia specyficznej metodologii SPR. Przedstawiamy typową, 4-stopniową metodologię SPR, która może przynieść natychmiastowe korzyści i wyznaczyć trwały kierunek dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.
1. Przygotowanie zespołu zakładowego SPR.
Podczas wstępnych działań konsultanci zdobywają informacje niezbędne do skoncentrowania się na celach SPR, a następnie przekazują je członkom zespołu zakładowego SPR, dzięki czemu kontrola może posuwać się sprawnie i osiągnąć pożądane efekty w spodziewanym czasie. Wykaz czynności kontrolnych, sporządzony przed przeprowadzeniem niezbędnych rozmów, umożliwia członkom zespołu skoordynowanie środków i harmonogramów i przygotowanie się do przeprowadzenia kontroli, ustalenie metod pomiarowych oraz analiz działania. Konsultanci zapoznają się z raportem kierownictwa, dokonują oceny podstawowych danych dotyczących wydajności przedsiębiorstwa, określają możliwości poprawy wydajności, a następnie dzielą się swoimi spostrzeżeniami z zespołem zakładowym. Jeśli podstawowe dane dotyczące wydajności nie zostały zebrane podczas procesu wstępnego wdrożenia, wówczas staje się to jednym z celów wstępnego SPR.
2. Rozmowy. Konsultanci przeprowadzają rozmowy, aby:
-
ustalić obszary, w których przedsiębiorstwo nie realizuje swoich celów;
-
ustalić, gdzie znajdują się istotne możliwości poprawy wydajności;
-
określić kluczowe kwestie, jakie mogą pojawić się podczas wdrażania oprogramowania narzędziowego.
Kwestie te mogą obejmować metody raportowania, indywidualną wiedzę użytkowników, cechy charakterystyczne procesów biznesowych bądź jakość danych zebranych podczas procesu kierowania utrzymaniem ruchu. Konsultanci przeprowadzają rozmowy z głównymi użytkownikami systemu, a także z obsługą utrzymania ruchu i procesów biznesowych. Są to zazwyczaj kierownicy utrzymania ciągłości ruchu, inżynierowie, odbiorcy, personel magazynu oraz księgowi. Ten etap trwa zwykle od 3 do 4 dni.
3. Sprawozdanie. Po rozmowach konsultanci dyskutują na temat wyników z członkami zespołu SPR, w celu osiągnięcia porozumienia w sprawie postępów poczynionych przez zakład w porównaniu do celów wstępnego wdrożenia oraz po to, aby ustalić, gdzie tkwią możliwości wzrostu wydajności. Konsultanci zdają raport ze swoich obserwacji na temat usprawnionych procesów, udokumentowanych oszczędności, wzrostu wykorzystania robocizny, poprawy czasu pracy maszyn i ich niezawodności, a także innych ulepszeń operacyjnych. Chociaż to sprawozdanie oparte jest na wstępnych danych, to jednak w konsekwencji zapewnia natychmiastową reakcję kierownictwa zakładu na postępy poczynione w kierunku realizacji celów oraz zaobserwowanych niedoborów w szkoleniu, technologii oraz raportowaniu.
4. Raport SPR. Raport SPR, dostarczony zakładowemu zespołowi SPR, zawiera określone zalecenia dotyczące wykorzystania pracowników, nowych raportów oraz przeprowadzanych analiz. Zalecenia i dalsze wymagania dotyczące SPR stają się następnie podstawą do tworzenia planu działań modernizacyjnych zakładu na kolejne 90–180 dni. Poważne potraktowanie analiz i zaleceń SPR, zwłaszcza gdy jest wspierane przez zarząd, przynosi zazwyczaj konkretne wyniki.
Sens regularnego powtarzania przeglądów SPR
Regularne przeglądy SPR pomagają określić możliwości wzrostu wydajności przedsiębiorstwa, usprawnić przebieg niezbędnych operacji. Inwestycja tylko we wdrożenie oprogramowania nie może przynieść oczekiwanego i możliwego do osiągnięcia wzrostu wydajności. Dokonywanie SPR przynajmniej dwa razy do roku umożliwia ocenę procesu wdrożenia oprogramowania narzędziowego na miejscu, w rzeczywistym środowisku.
Częstotliwość regularnie zaplanowanych SPR zależy bezpośrednio od uzyskanych wyników i potrzeb w danym zakładzie. Korzyści płynące ze wzrostu wydajności będą marginalne, jeśli kluczowi uczestnicy nie będą odpowiedzialni za realizację zaleceń płynących z raportu zespołu SPR.
Przeglądy SPR służą często jako ważny wkład w ciągłe ulepszanie oraz inicjatywy dotyczące poprawy jakości, takie jak Lean Manufacturing czy Six Sigma. Projekty te wymagają pomiarów, analiz i kontroli w celu uzyskania wyższej jakości i lepszej wydajności. Dobrze zaprojektowany SPR wymaga zastosowania tych samych narzędzi do pomiarów, analiz i kontroli, posiadając takie same cele – dokonanie udoskonaleń operacyjnych.
Przedsiębiorstwa, w których przeglądy SPR są zasadniczym środkiem w dążeniu do poprawy wydajności, mogą pochwalić się trwałymi, optymistycznymi zmianami wynikającymi z usprawnionych procesów biznesowych, lepszym wykorzystaniem oprogramowania narzędziowego, a także wiedzą i doświadczeniem opartymi na solidnych podstawach.
Steve Pitsos jest kierownikiem Działu Usług Profesjonalnych w firmie FBO Systems, Inc., Duluth, GA, oferującej oprogramowanie i usługi konsultingowe, których celem jest pomoc firmom we wdrażaniu i osiąganiu skutecznych procesów utrzymania ruchu.
Autor: Steve Pitsos, FBO Systems, Inc.
