Za podstawowy cel outsourcingu uważa się przede wszystkim uzyskanie wyższego poziomu efektywności przy niższych nakładach. Na uwagę zasługuje przy tym szereg celów strategicznych w postaci możliwości skupienia się organizacji na podstawowej działalności firmy po to, aby uzyskać przewagę konkurencyjną i stabilny rozwój.
W efekcie zyskuje się większą swobodę w zakresie doboru zarówno partnerów, jak i warunków współdziałania z nimi. Tym sposobem zapewniony jest dostęp do know-how, który niejednokrotnie jest nieosiągalny lub trudny do zdobycia własnymi siłami. Specjaliści podają, że na uwagę zasługuje zredukowanie problemów o charakterze operatywnym, a co za tym idzie, koncentracja na problemach strategicznych. W konsekwencji zwiększane są przychody i redukowane koszty, a więc, poprawiają się wyniki finansowe przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka ekonomicznego. Nie mniej ważne jest uszczuplenie struktury organizacyjnej, a w efekcie skuteczne zarządzanie. Warto zwrócić uwagę na uzyskanie celów motywacyjnych. Chodzi przede wszystkim o obiektywizację wyników ekonomicznych, wzrost świadomości rozwoju przedsiębiorczości oraz upowszechnienie myślenia i działania ekonomicznego.
W praktyce zastosowanie znajdują dwa typy outsourcingu. Z jednej strony jest to outsourcing pełny, zaś z drugiej – selektywny. W tym pierwszym przypadku firmie zewnętrznej powierza się kompleksową obsługę określonych procesów. Z kolei w outsourcingu selektywnym przekazanie działań ma charakter częściowy. W praktyce mówi się również o outsourcingu kontraktowym, gdzie określone działania prowadzone są w efekcie podpisania długoterminowej umowy. Oprócz tego ważny jest outsourcing kapitałowy, który bazuje na wydzieleniu pewnych funkcji w oparciu o formę spółka córka w powiązaniu kapitałowym.
Elementy kontraktu
Przykładowa umowa outsourcingowa zawierana jest na czas określony. Niejednokrotnie przewiduje się okresową ocenę współpracy przez zleceniodawcę. Zastosowanie znajduje wynagrodzenie stałe zryczałtowane, płatność w ratach miesięcznych, a dodatkowo wynagrodzenie za każdą godzinę przepracowaną ponad uzgodniony limit. Szczególną uwagę zwraca się na uzgodnienie reguł komunikacji. Chodzi przede wszystkim o określenie, kto, jaki i kiedy może zlecać usługę. Nie mniej ważne są przy tym informacje, jakie należy podać przy zamówieniu.
Outsourcing pracowniczy
Dużym uznaniem w przemyśle cieszy się outsourcing pracowników. Zainteresowanie usługami tego typu w dużej mierze wynika z wysokich kosztów zatrudnienia. Jako korzyści wynajmu pracowników wymienia się przede wszystkim brak ponoszenia kosztów zwolnienia pracownika oraz odpraw i opłat związanych z okresem wypowiedzenia. Nie mniej ważne jest przy tym znaczne ograniczenie kosztów pracy przy jednoczesnym usprawnieniu jej funkcjonowania. Outsourcing personelu może zapobiec potrzebie późniejszej redukcji etatów przy spadku produkcji i sprzedaży. Outsourcing pracowników jest szczególnie istotny w sezonie urlopowym. Z pewnością zaletą jest również zwolnienie korzystającego z usługi z obowiązku administrowania wynajętą kadrą. Przez wykonawcę kontrolowane są nieobecności, wypłacane pensje oraz ubezpieczani są pracownicy. W przypadku nieobecności gwarantowane jest zastępstwo. Wynajem pozwala na sprawdzenie pracownika, a w przyszłości nawet zatrudnienie go na umowę o pracę. Najczęściej oferuje się wynajem pracowników do usług porządkowych i sprzątania, usług budowlanych oraz do obsługi linii produkcyjnych. Na rynku działają firmy, które oferują wynajem pracowników do prac specjalistycznych, obejmujących chociażby konstrukcje stalowe i spawane.
Jak zatem przebiega współpraca? Na przykład firma MercuryGroup podpisuje umowę z firmą poszukującą pracowników. Kontrakt obejmuje świadczenie pracy czasowej. MercuryGroup podpisuje z wynajmowanym pracownikiem umowę zlecenie lub umowę stałą na czas wykonywania pracy. Tym samym pracownik jest związany umową nie ze zleceniodawcą, ale z zatrudniającym, który administruje kadrą. W pierwszej kolejności ustalane są warunki współpracy oraz określany jest zakres usługi. Rozpoznawane są potrzeby i możliwości potencjalnego pracodawcy, po czym uzgadniana jest i podpisywana stosowna umowa. Podczas 3 tygodni od momentu ustalenia zamówienia sporządzane są odpowiednie dokumenty i przyjazd wybranych specjalistów. Nawiązywany jest kontakt pracowników z pracodawcą, dostarczane są dokumenty oraz zapewnia się opiekę koordynatora i brygadzistów. Rozliczenie bazuje na raportach kontrahenta. Do obowiązków zamawiającego należy zapewnienie miejsca pracy, przestrzeganie zasad BHP oraz przeprowadzanie odpowiednich szkoleń.
Outsourcing utrzymania ruchu
W oparciu o przeprowadzoną ankietę wśród przedstawicieli fabryk redakcja czasopisma Inżynieria i Utrzymanie Ruchu Zakładów Przemysłowych przeanalizowała kwestie związane z outsourcingiem utrzymania ruchu w przemyśle. Firmy jako przyczyny korzystania z usług w tym zakresie wymieniają przede wszystkim politykę firmy i wytyczne centralne, a także cięcie kosztów przy zwiększeniu reaktywności na poważne (złożone) awarie. Zwraca się uwagę na nieopłacalne stałe utrzymywanie specjalistów. Outsourcing jest wdrażany celem redukcji kosztów oraz dla obniżenia zatrudnienia we własnych służbach. Częstą przyczyną są braki kadrowe.
Jak mówi Sławomir Adamkiewicz, dyrektor Zarządzania Dostawami i Informatyzacją w firmie Partner Serwis: – Powinniśmy chyba jednak zwracać większą uwagę nie na redukcję kosztów a ich optymalizację. Bardzo często pojęcie redukcji kosztów odnosi się wyłącznie do kosztów bezpośrednich i pomijamy całą gamę kosztów, które ponosimy w wyniku niewykorzystania dostępnych mocy produkcyjnych z przyczyn utrzymania ruchu (postoje spowodowane awariami urządzeń, postoje związane z wykonywaniem przeglądów) to wszystko bezpośrednio przekłada się na produktywność naszych fabryk, czyli cenę naszego produktu i naszą konkurencyjność.
W większości fabryk firma świadcząca usługi outsourcingu korzysta z własnych narzędzi i sprzętu kontrolno-diagnostycznego. Firmy zewnętrzne są dobrze wyposażone, a odpowiednie wymagania są precyzowane już na etapie zamówienia i sporządzania umowy serwisowej. W efekcie zamawiający może być pewny właściwego realizowania usługi. Około 1/3 firm korzysta z know-how i instrukcji postępowania zamawiającego. Jednak są przypadki, kiedy wiedza i sposoby postępowania są udostępniane w wyjątkowych przypadkach. Nieco ponad 1/4 firm korzysta z własnego know-how i instrukcji postępowania. Niejednokrotnie wynika to z tego, że często w firmie zewnętrznej pracują byli pracownicy firmy, która zleca usługę. Są również sytuacje, kiedy to firma zewnętrzna korzysta z narzędzi i sprzętu kontrolno-diagnostycznego zamawiającego. W szczególności chodzi o skomplikowane prace obejmujące chociażby diagnostykę maszyn, w tym wykrywanie braku osiowości.
Większość firm korzysta z selektywnego outsourcingu utrzymania ruchu. W tym zakresie wymienia się IT, sterowniki PLC, instalacje oraz urządzenia podlegające Urzędowi Dozoru Technicznego. Wymienia się również zlecanie usuwania usterek oraz prac związanych z automatyką i elektryką.
Przedstawiciele fabryk jasno określają wszelkie braki w kwalifikacjach personelu i wyposażeniu firm świadczących usługi w zakresie outsourcingu utrzymania ruchu. Stąd też wymienia się w tym zakresie brak sprecyzowanej prędkości działania oraz dyspozycyjności głównie w dni wolne od pracy oraz w porze nocnej. Utrudnieniem jest również brak nadzoru nad pracownikami. Jeden z przedstawicieli fabryk stwierdził, że firmie zewnętrznej brakuje umiejętności, a firmom, które świadczą usługi w zakresie outsourcingu elektryki brakuje specjalistycznego wyposażenia.
Sławomir Adamkiewicz dodaje: – Niewątpliwie wymienione przez przedstawicieli fabryk uwagi mają istotne znaczenie w ocenie outsourcingu utrzymania ruchu. Jednak moim zdaniem ograniczenie ryzyka z nimi związanego jest rozwiązywalne dwiema metodami :
- wybór odpowiedniego dostawcy (wizyta, zapoznanie się z metodami pracy),
- uwzględnienie konkretnych parametrów w umowie (dopuszczalny czas reakcji, dostępność techniczna środków produkcji, itp.).
Rynek dostawców usług zmienił się w ostatnim dwudziestoleciu zasadniczo. Mamy już wyspecjalizowanych dostawców, którzy długoterminowo i z pełną świadomością wspierają budowanie przewagi konkurencyjnej swoich klientów. To kwestia odpowiedniego wyboru.
Zapytano także, jakie jeszcze inne dziedziny funkcjonowania fabryki są przydzielane firmom zewnętrznym. Wymieniono doradztwo w zakresie inwestycji i strategii (oceniane bardzo dobrze), sprzęt laboratoryjny (oceniane słabo) oraz utrzymanie obiektu (oceniane dobrze).
W większości przypadków świadczenie usług outsourcingu utrzymania ruchu wynika z umowy serwisowej, która może być przedłużana cyklicznie i jest zawierana na rok lub na trzy lata. Nieco rzadziej świadczenie usług outsourcingu utrzymania ruchu jest zlecane jednorazowo. W takim rozwiązaniu zlecenie następuje w razie awarii lub przewiduje się określoną liczbę roboczogodzin w danym czasie (np. 8 godz./tydzień). Niejednokrotnie prace wykonuje się z określoną częstotliwością, np. raz na miesiąc, 4 razy na rok itp.
Ponad połowa przedstawicieli fabryk oczekuje kontaktu ze strony przedstawiciela handlowego w formie wizyty osobistej, rozmowy telefonicznej lub e-mailowej. Istotnym źródłem wiedzy o firmach świadczących usługi w zakresie outsourcingu utrzymania ruchu jest Internet, opinie innych firm oraz wszelkie imprezy targowe. Zdarza się, że outsourcing świadczy firma, która zaprojektowała konkretną instalację lub informacje o potencjalnym wykonawcy są zbierane na etapie wyboru dostawcy usługi. Przedstawiciele fabryk zapowiadają zwiększenie budżetu na outsourcing utrzymania ruchu w zakresie mieszczącym się pomiędzy 4 a 50%.
Outsourcing odzieży roboczej
W przemyśle dużym uznaniem cieszy się outsourcing odzieży pracowniczej. W efekcie każdy z pracowników dysponuje czystym kompletem odzieży roboczej. Przygotowana odzież robocza jest raz w tygodniu dostarczana bezpośrednio do szafek pracowników. Na przykład firma CWS-boco, świadcząc usługę w tym zakresie, odbiera brudną odzież, po czym trafia ona do zakładu pralniczego. Tam poddaje się ją rejestracji, praniu i prasowaniu. W następnej kolejności odzież jest kompletowana w zestawy, które przypisane są do każdego użytkownika. Przebieg procesu odpowiada procedurom dotyczącym jakości i higieny. Nad całością czynności czuwa oprogramowanie komputerowe. Warto podkreślić, że usługa obejmuje nie tylko odzież roboczą, korporacyjną, ochronną, branżową i specjalistyczną. Outsourcing może objąć również odzież dla pracowników przebywających w pomieszczeniach czystych.
Outsourcing drukowania
Oferta w zakresie outsourcingu w odniesieniu do zarządzania drukowaniem jest bardzo bogata. Obejmuje bowiem zarządzanie urządzeniami, kosztami druku, efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej oraz bezpieczeństwem informacji drukowanej. Jako zalety outsourcingu druku wymienia się przede wszystkim eliminowanie wszystkich kosztów związanych z obsługą serwisową, brak kosztów związanych z zakupem i dostawą urządzeń, rozliczanie na podstawie liczby wydruków lub innej dopasowanej do potrzeb przedsiębiorstwa formie rozliczania oraz koszty na stałym poziomie. Ważna jest przy tym profesjonalna opieka serwisowa przez cały okres trwania umowy, a także możliwość korzystania z najnowszych rozwiązań druku. Nie bez znaczenia pozostają oszczędności finansowe, bowiem nie jest wymagany zakup urządzenia, a wszystkie materiały eksploatacyjne, takie jak tonery, bębny, listwy, rolki itp., również są wymieniane na koszt firmy wykonującej usługę. Rozliczanie bazuje na liczbie wydruków, która odczytywana jest z licznika drukarki.
Mówiąc o zaletach outsourcingu drukowania, należy mieć na uwadze szereg korzyści dodatkowych w postaci prostego rozliczania kosztów druku na poszczególne działy w firmie. Użytkownicy kontaktują się bezpośrednio z serwisem, zatem dział IT nie ma konieczności administrowania drukarkami. W razie awarii dostawca usługi zapewnia urządzenie zastępcze. Niskie abonamenty pozwalają na dzierżawę większej liczby drukarek rozmieszczonych w różnych lokalizacjach, a więc nie ma konieczności centralizacji punktów druku, co jest szczególnie istotne w dużych fabrykach. Istotną zaletą jest również szybkość działania w przypadku awarii, bowiem czas reakcji na usterkę wynosi zazwyczaj 4 godziny. Oczywiście nie bez znaczenia pozostają szkolenia z obsługi urządzeń zapewniane przez dostawcę usługi.
W praktyce niemal każdy klient może zawrzeć umowę kontraktową, która pozwala na rozliczanie usługi za zrealizowane wydruki bez konieczności zakupu sprzętu. Interesujące jest, że umowy tego typu mogą być zawarte nawet na jedną drukarkę. W zależności od potrzeb i celów finansowych przedsiębiorstwo może rozliczać się z dostawcą usługi na zasadzie „płatność za stronę”, zyskując w cenie strony użyczenie sprzętu na określonych zasadach z odpowiednim poziomem serwisu. Sprzęt można nabyć również w leasingu lub zapłacić za niego jednorazowo poprzez połączenie zakupu sprzętu z zakupem wydruku. Zatem w ramach ceny za stronę można zyskać określony poziom wsparcia serwisowego oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych.
W ramach kontraktu niejednokrotnie przewiduje się możliwość odkupienia używanego obecnie sprzętu i jego częściowe lub całościowe wykorzystanie w ramach umowy.
Na rynku oferowane są usługi w zakresie audytu kosztów druku. Na przykład firma Jet-printer jest w stanie ocenić aktualny park urządzeń kopiujących i drukujących oraz przeanalizować stopień ich wykorzystania. Nie mniej ważna jest przy tym ocena aktualnego parku urządzeń kopiujących oraz ilości i częstotliwości drukowania. Kluczową rolę odgrywa analiza kosztów ponoszonych w efekcie eksploatacji obecnego parku urządzeń oraz opracowanie strategii optymalizacji urządzeń.
Outsourcing energetyki przemysłowej
Mówiąc o outsourcingu, warto zwrócić uwagę na outsourcing energetyki przemysłowej. W efekcie wydzielane są zakładowe elektrociepłownie i ciepłownie ze struktur przedsiębiorstw, a zarządzanie nimi jest powierzane firmom specjalistycznym. Ceny energii i ciepła negocjowane są indywidualnie przez dostawcę energii i ciepła (firmę outsourcingową) i klienta (przedsiębiorstwo produkcyjne). Na przykład firma Polish Energy Partners jest w stanie świadczyć usługi operatorskie, gdzie współpraca z klientami bazuje na długoterminowej umowie, a jej postawienia są dostosowane do konkretnych potrzeb klientów. Warto podkreślić, że współpraca w tym zakresie może opierać się na różnych modelach biznesowych obejmujących chociażby przejęcie obiektu od klienta i jego modernizacje, a następnie jego eksploatację na rzecz klienta oraz świadczenie usług operatorskich w obiekcie należącym do klienta. Oprócz tego mogą być budowane obiekty od podstaw oraz eksploatowane na rzecz klienta.
Pozostałe usługi
Dużym uznaniem cieszy się outsourcing gospodarki smarnej. Nowoczesne usługi w tym zakresie sprowadzają się nie tylko do wymiany przepracowanych olejów. Coraz częściej do usług podchodzi się dwuetapowo. Pierwszy etap polega na wdrożeniu oczyszczania olejów przez firmę zewnętrzną. Tym sposobem zyskuje się sprawdzenie skuteczności usług w warunkach panujących w danej firmie bez ryzyka ponoszenia zbędnych nakładów inwestycyjnych. Niejednokrotnie przewiduje się zabezpieczenie interesów fabryki poprzez odpowiednie klauzule. Zwalniają one z opłaty za usługę w wypadku nieuzyskania efektu określonego w ofercie. Ponadto już na tym etapie pracownicy danej fabryki zostają nie tylko przeszkoleni w zakresie obsługi urządzeń oczyszczających, ale również w zakresie prowadzenia prewencyjnej gospodarki smarowniczo-olejowej z uwzględnieniem kompleksowych analiz olejowych oraz śledzenia trendów. Oprócz tego są prowadzone analizy ekonomiczne efektów wdrożenia programu oraz inwestycji w zakup urządzeń do pielęgnacji olejów. Realizacja pierwszego etapu powoduje, że drugi etap, polegający na zakupie przez fabrykę własnych urządzeń, jest realizowany zgodnie z konkretnymi potrzebami i warunkami, z wyeliminowaniem ryzyka nietrafionych decyzji.
Interesującą usługę stanowi nadzór na filtracją wody. W tym przypadku instalacje uzdatniania są wyposażane w systemy ciągłego monitoringu z wizualizacją i zapisywaniem danych historycznych. Tym samym jest wykrywana przyczyna, która bezpośrednio wpłynęła na stan awaryjny układu. Istotną rolę odgrywają systemy przekazania danych na odległość za pomocą modułów GSM.
Niejednokrotnie firmom zewnętrznym zleca się nadzór nad gospodarką w zakresie sprężonego powietrza. Nie ma wątpliwości co do tego, że sprężone powietrze jest jednym z najdroższych mediów energetycznych, których potrzebuje przemysł. Stąd też bardzo często w ramach usług w tym zakresie są uruchamiane energooszczędne sprężarkownie. Uwzględnia się przy tym zarówno modele stało-, jak i zmiennoobrotowe. Bardzo często łączy się oba rozwiązania. Outsourcing obejmuje serwis, remonty i instalację urządzeń sprężonego powietrza. Ponad 90% urządzeń jest remontowanych u klienta. Istotną rolę odgrywa czas wykonania serwisu. Naprawiane urządzenie powinno możliwie najszybciej wrócić do ruchu. Usługi najczęściej są realizowane w oparciu o umowę serwisową. W nowoczesnej diagnostyce ważnym sposobem monitorowania urządzeń są narzędzia zdalnego powiadamiania (np. modemy GSM), wysyłające administratorom informacje o występujących problemach. Outsourcing sprężonego powietrza obejmuje przede wszystkim serwis kompresorów śrubowych, tłokowych, filtrów sieciowych i osuszaczy sprężonego powietrza. W ramach usług przeprowadza się również remonty bloków śrubowych i modułów sprężających.
Podsumowanie
Panuje przekonanie, że outsourcing stanowi zjawisko powszechne, bowiem zastosowanie znajduje on w ponad 90% przedsiębiorstw. Zwraca się uwagę na podstawową korzyść outsourcingu w postaci redukcji kosztów. Oprócz tego ważna pozostaje możliwość koncentrowania się na kluczowej działalności firmy oraz poszukiwanie zasobów i umiejętności o zewnętrznym pochodzeniu. W większości przedsiębiorstw outsourcing ma charakter operacyjny, jednak zmierzający w kierunku znaczenia strategicznego.
Za najważniejszą barierę w rozwoju outsourcingu uznaje się wysokie koszty wdrożenia, ryzyko związane z outsourcingiem oraz brak odpowiednich dostawców i regulacji prawnych. Specjaliści szacują, że outsourcing przyczynia się do redukcji kosztów, a faktyczne oszczędności z outsourcingu w większości firm nie przekraczają 10%. Firmom zewnętrznym w większości przypadków powierza się realizowanie mniej skomplikowanych procesów obejmujących chociażby szkolenia, transport i usługi czystości. Zleca się również outsourcing IT, dystrybucję, a także logistykę, marketing, sprzedaż oraz działalność o charakterze badawczo-rozwojowym. Za główne źródło wiedzy o outsourcingu uznaje się Internet. Nieco mniejszym uznaniem cieszą się źródła informacji w postaci partnerów biznesowych, prasy branżowej oraz działań benchmarkingowych. Decyzje dotyczące outsourcingu podejmuje się na najwyższym szczeblu przedsiębiorstw. W zdecydowanej większości przypadków jest to bowiem prezes zarządu, potem dyrektor finansowy.
Sławomir Adamkiewicz podsumowuje: – Nie ulega wątpliwości, że decyzję o outsourcingu w rozumieniu strategicznym, tzn. przekazanie funkcjonowania konkretnego obszaru przedsiębiorstwa dostawcy, podejmują zarządy firm. Tego typu outsourcing pozwala, w przeciwieństwie do jednorazowych zamówień, na budowanie trwałych relacji biznesowych i stawianie wspólnych celów, a poprzez takie zasady współpracy na uzyskiwanie znacznie lepszych efektów zarówno organizacyjnych, jak i finansowych.
UR
Autor: Damian Żabicki
