Zarządzanie wizytami gości (podwykonawców, serwisantów czy kurierów) to element systemu bezpieczeństwa i compliance. Dlatego coraz więcej firm próbuje systemowo zmierzyć się z tematem i uniknąć ryzyk biznesowych. Jakich? Na przykład gorączkowego poszukiwania danych podczas audytu.
„Czy mogą Państwo pokazać listę gości, którzy w ostatnim miesiącu przebywali na terenie firmy oraz potwierdzenie ich szkolenia BHP?” – tak na ogół zaczyna się zakładowa kontrola. Jeśli musisz szukać tych informacji w zeszytach portierni, arkuszami Excela i mailami, to znalezienie odpowiedzi zajmie wiele godzin. A może się okazać, że wcale nie będzie można jej udzielić.
Czas to zmienić.
Dlaczego wizyty gości to dziś temat dla BHP?
Osoba z zewnątrz wchodząca na teren firmy trafia do przestrzeni, której nie zna. Nie wie, gdzie przebiegają ciągi transportowe, w których strefach pracują maszyny ani jakie procedury obowiązują w danym obszarze zakładu. Nawet krótka wizyta może oznaczać kontakt z potencjalnymi zagrożeniami. I choćby dlatego właśnie wejście gościa na teren firmy powinno być traktowane jako element systemu bezpieczeństwa.
Z punktu widzenia BHP organizacja powinna potrafić wykazać, że odwiedzający został odpowiednio przygotowany do przebywania na jej terenie. Specjalista ds. bezpieczeństwa może chcieć sprawdzić, czy gość:
- został zarejestrowany w systemie wizyt,
- zapoznał się z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi na terenie zakładu,
- przeszedł wymagane szkolenie BHP lub instruktaż,
- został przypisany do konkretnej osoby odpowiedzialnej za wizytę,
- otrzymał adekwatne pozwolenie na pracę.
Jeżeli którykolwiek z elementów nie jest udokumentowany, organizacja działa w obszarze podwyższonego ryzyka, ponieważ wypadek z udziałem osoby z zewnątrz niemal zawsze uruchamia proces wyjaśniający. A w jego trakcie pojawiają się bardzo konkretne pytania, najczęściej dotyczą one tego, czy poszkodowany był uprawniony do przebywania w danej strefie i czy przeszedł stosowne szkolenie.
Czy Twój proces działa? Kontrola prawdę Ci powie
Kontrole i audyty uwydatniają (nie)uporządkowanie procesu. Domysły i ogólne procedury schodzą na dalsze plan, najistotniejsze są dane. Jeżeli firma potrafi wygenerować stosowne raporty w kilka chwil, audyt przebiega spokojnie. Jeżeli dane trzeba odtwarzać ręcznie, zaczyna się nerwowe poszukiwanie informacji.
Z tego powodu coraz więcej organizacji wprowadza systemowe podejście do zarządzania wizytami. Rejestracja gości, szkolenia BHP i dokumentacja wizyt trafiają do jednego środowiska, które pozwala kontrolować cały proces. Dzięki temu wizyty są przewidywalnym i dobrze udokumentowanym elementem systemu bezpieczeństwa.
Jak uporządkować proces wizyt gości w 5 krokach?
Jak każdy proces, tak i wizyty gości można ustrukturyzować. Dzięki temu pracownicy ochrony oraz specjaliści ds. BHP wiedzą dokładnie, co powinno wydarzyć się przed wejściem osoby z zewnątrz na teren zakładu.
Krok 1 – rejestracja wizyty jeszcze przed przyjazdem gościa
Pierwszym elementem uporządkowanego procesu jest wcześniejsza rejestracja wizyty. W wielu firmach goście pojawiają się w portierni bez zapowiedzi, a pracownicy ochrony dopiero na miejscu próbują ustalić, kto i w jakim celu przyszedł. To wydłuża obsługę wizyty i zwiększa ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego, zwłaszcza kiedy kolejka się wydłuża.
Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsza awizacja wizyty przez zapraszającego pracownika. Dzięki temu jeszcze przed przyjazdem gościa wiadomo:
- kto przyjedzie do firmy,
- jaki jest cel wizyty,
- do jakiej osoby lub działu należy go skierować,
- czy wizyta wymaga dodatkowych formalności.
Krok 2 – szkolenie BHP dopasowane do charakteru wizyty
Drugim krokiem jest przekazanie odwiedzającym zasad bezpieczeństwa obowiązujących na terenie zakładu. W wielu organizacjach odbywa się to w formie krótkiej rozmowy lub przekazania ulotki z podstawowymi informacjami. Z tą formą jest jednak pewien problem: trudno później udowodnić, czy gość rzeczywiście zapoznał się z tymi zasadami.
Dlatego coraz częściej przeprowadza się krótkie szkolenia BHP dla gości, z uwzględnieniem charakteru wizyty. Obejmują zwykle najważniejsze zagrożenia występujące w danym zakładzie oraz zasady poruszania się po jego terenie.
Takie szkolenie powinno:
- przedstawiać kluczowe zasady bezpieczeństwa obowiązujące w firmie,
- uwzględniać specyfikę stanowiska lub rodzaju prac wykonywanych przez gościa,
- kończyć się krótkim testem sprawdzającym podstawową wiedzę.
Dzięki temu organizacja ma pewność, że odwiedzający zna najważniejsze procedury i może je potwierdzić w dokumentacji.
Krok 3 – przypisanie gościa do konkretnej osoby lub obszaru
Każda osoba z zewnątrz powinna być przypisana do pracownika odpowiedzialnego za wizytę, który odpowiada za wprowadzenie gościa na teren zakładu i nadzorowanie jego pobytu. Dzięki temu odwiedzający nie porusza się po zakładzie bez opieki, a w razie pojawienia się problemu łatwo dotrzeć do opiekuna wizyty, by uzyskać potrzebne informacje.
Krok 4 – dokumentowanie wizyty i pozwoleń na pracę
W przypadku wizyt związanych z wykonywaniem prac technicznych lub serwisowych może się okazać, że konieczne jest udokumentowanie dodatkowych formalności, zwłaszcza przy pracach wykonywanych w strefach o podwyższonym ryzyku.
Taka dokumentacja powinna obejmować między innymi:
- pozwolenia na wykonywanie określonych prac,
- informacje o zagrożeniach występujących w danej strefie,
- wymagane uprawnienia lub kwalifikacje.
Krok 5 – raportowanie i analiza wizyt
Ostatnim elementem procesu jest możliwość analizy danych dotyczących wizyt. W wielu organizacjach gromadzi się informacje o odwiedzający, ale nie wykorzystuje się ich do zarządzania bezpieczeństwem. A szkoda, bo dane o wizytach mogą dostarczyć bardzo cennych informacji, np.:
- ilu gości przebywa na terenie zakładu w danym okresie,
- jakie typy wizyt pojawiają się najczęściej,
- czy wszyscy odwiedzający przeszli wymagane szkolenia.
Takie analizy pomagają lepiej planować działania prewencyjne i szybciej identyfikować potencjalne ryzyka.
Najczęstsze błędy organizacji w zarządzaniu wizytami gości
Przy dużej liczbie wizyt codzienna praktyka zaczyna odbiegać od założeń procedur, dlatego problemem jest nie tyle ich brak, a to, że nie odpowiadają na realia.
Najczęściej wyzwaniem są momenty największego ruchu, gdy w tym samym czasie pojawia się kilku podwykonawców, kurierzy i serwisanci. W takich sytuacjach portiernia skupia się przede wszystkim na sprawnej obsłudze wejścia do zakładu, a formalności związane z dokumentacją lub szkoleniem BHP bywają traktowane jako zło konieczne.
Co utrudnia sprawne zarządzanie wizytami gości? Mamy kilka przykładów.
Zeszyt w portierni jako główny rejestr
Jednym z najczęstszych problemów jest oparcie całego procesu na papierowym rejestrze wizyt. Zeszyt w portierni pozwala zapisać podstawowe informacje o odwiedzających… i właściwie to tyle.
Ponadto dane zapisane ręcznie bywają nieczytelne lub niepełne, a po kilku tygodniach trudno ustalić, kto dokładnie przebywał na terenie firmy i w jakim celu.
Szkolenie BHP – ustne lub w formie ulotki
W wielu firmach goście otrzymują krótką informację o zasadach bezpieczeństwa w trakcie rozmowy z pracownikiem ochrony. Zdarza się również, że dostają ulotkę lub kartkę z podstawowymi zasadami obowiązującymi na terenie zakładu. Jaką masz pewność, że gość faktycznie zajrzał do przepisów i naprawdę je przyswoił?
Poza wpływem na jego bezpieczeństwo, w razie wypadku trudno wykazać przeprowadzenie takiego szkolenia.
Brak jednego miejsca przechowywania danych
Wyobraź sobie, że Twoja firma właśnie przechodzi kontrolę, a część potrzebnych informacji znajduje się w portierni, część w dokumentacji działu BHP, a część w mailach lub kalendarzach pracowników zapraszających gości. Czujesz ten stres?
Brak centralizacji danych sprawia, że specjaliści ds. BHP działają reaktywnie i zamiast zarządzać procesem, muszą odtwarzać informacje dopiero wtedy, gdy pojawi się problem. Co prowadzi nas do kolejnego punktu…
Dokumentacja tworzona dopiero przed audytem
Równie częstym błędem jest przygotowywanie dokumentacji dopiero w momencie zapowiedzi kontroli lub audytu. Wtedy rozpoczyna się intensywne zbieranie informacji z różnych źródeł i próba odtworzenia historii wizyt.
W wielu przypadkach okazuje się, że część danych jest niekompletna lub niemożliwa do odtworzenia.
To wszystko sprawia, że coraz więcej organizacji odchodzi od ręcznych rejestrów i rozproszonych narzędzi. Zamiast tego wprowadzają rozwiązania do systemowego zarządzania wizytami.
System do awizacji gości od HRcode – czy naprawdę porządkuje proces wizyt w firmie?
System do awizacji gości od HRcode docenią zwłaszcza zakłady produkcyjne, budowy czy centra logistyczne. Jakie funkcje w nim znajdą?
Cyfrowa awizacja wizyt
W systemie HRcode pracownik zapraszający może wysłać zaproszenie do gościa z wyprzedzeniem z poziomu Kalendarza Outlook lub Google, a odwiedzający otrzymuje link lub kod QR do rejestracji wizyty.
Dzięki temu jeszcze przed przyjazdem wiadomo:
- kto pojawi się na terenie zakładu,
- do kogo przychodzi,
- jaki jest cel wizyty.
Portiernia nie musi odtwarzać tych informacji na miejscu, a obsługa wejścia do firmy przebiega znacznie szybciej.
Szkolenie BHP jeszcze przed wejściem na teren zakładu
Jednym z najważniejszych elementów procesu jest zapoznanie gościa z zasadami bezpieczeństwa. HRcode umożliwia przekazanie szkolenia jeszcze przed przyjazdem gościa.
Odwiedzający przechodzi e-szkolenie dopasowane do charakteru wizyty i potwierdzić znajomość zasad w krótkim teście. System przechowa potwierdzenie ukończenia, a dokumentacja jest dostępna w razie audytu lub kontroli.
Pozwolenia na pracę i dokumentacja wizyty
W przypadku podwykonawców lub firm serwisowych poza samą rejestracją wizyty konieczne jest przygotowanie dokumentów związanych z wykonywaniem określonych prac na terenie zakładu. System umożliwia tworzenie i przechowywanie cyfrowych pozwoleń na pracę, które obejmują między innymi:
- informacje o strefie wykonywania prac,
- potencjalne zagrożenia,
- wymagane uprawnienia.
Takie dokumenty można wygenerować w formie elektronicznej lub wydrukować bezpośrednio z systemu.
Zgłaszanie incydentów i szybka reakcja
Jeżeli podczas wizyty pojawi się zdarzenie niepożądane, ważna jest możliwość szybkiego zgłoszenia incydentu i przekazania informacji odpowiednim osobom.
W HRcode jest formularz służący właśnie do tego celu. Użytkownik może dołączyć opis zdarzenia, zdjęcie lub nagranie, a system automatycznie powiadamia właściwe osoby w firmie o wypadku.
Raporty i dane potrzebne do audytu
Jedną z największych zalet systemowego podejścia jest dostęp do uporządkowanych danych. Wszystkie informacje dotyczące wizyt, szkoleń i incydentów trafiają do HRcode, a stamtąd raport wygenerujesz w kilka chwil.
Zobacz, jak działa HRcode Wizyty
Jeżeli w Twojej organizacji wizyty gości wciąż są obsługiwane w zeszycie lub kilku arkuszach Excel być może czas na zautomatyzowanie i zwiększenie poziomu bezpieczeństwa tego procesu?
Dzięki modułowi HRcode Wizyty w jednym miejscu zarządzisz:
- rejestracją i awizacją gości,
- szkoleniami BHP dla odwiedzających,
- pozwoleniami na pracę,
- zgłoszeniami incydentów,
- raportami i analizą wizyt.
Wszystkie informacje dotyczące wizyt znajdują się w jednym miejscu, a dział BHP i osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo będą miały o wiele łatwiejsze zadanie.
Chcesz obaczyć, jak to działa w praktyce? Umów bezpłatne demo HRcode Wizyty i sprawdź, jak może wyglądać cyfrowa obsługa wizyt w Twojej firmie.
