W czasach pandemii COVID-19, pracy zdalnej i dystansu społecznego przeprowadzenie konwencjonalnej certyfikacji systemów zarządzania jakością wydaje się szczególnie trudnym zadaniem. Jednak produkcja nie może czekać na lepsze czasy, a audyt QMS jest dla klientów i kontrahentów najlepszym dowodem na to, że mimo wyzwań rynkowych nasza firma nadal stawia na wysoką jakość i bezpieczeństwo swoich produktów.

Z wyzwaniem przeprowadzenia zdalnego audytu jakości zmierzyć się musiała także firma Abaco Systems. Mimo szalejącej pandemii COVID-19 przedsiębiorstwo postanowiło odnowić swój certyfikat AS9100, stanowiący rozszerzenie ISO9001 o dodatkowe wymagania względem systemów zarządzania jakością, stosowanych w sektorze lotniczym, kosmicznym i obronnym.

Aby się dostosować do zmian w procedurze realizacji audytu, Abaco od początku ściśle współpracowało z ośrodkiem certyfikacji TÜV SÜD Americas. Zmiany te obejmowały m.in. codzienne poranne spotkanie wewnętrzne, po którym rozpoczynała się wirtualna sesja z audytorem, zakończona spotkaniem podsumowującym. Dzięki szybkiej adaptacji do zmian Abaco po raz kolejny uzyskało status firmy wyróżnionej certyfikatem AS9100 (fot. 1). I postanowiło podzielić się spostrzeżeniami dotyczącymi specyfiki wirtualnego audytu.

1. Wybierz formę audytu

Istnieją trzy rodzaje audytu różniące się celem: audyt certyfikujący, kontrolny i recertyfikacyjny. Decydując się na wybór jednego z nich, firma powinna przede wszystkim kierować się spodziewanymi korzyściami. Ale nie tylko: ważny jest także czas, okoliczności i możliwości audytorów. W przypadku audytu kontrolnego osoba przeprowadzająca go często bazuje na dotychczasowej relacji z klientem (nawiązanej w momencie przeprowadzania audytu certyfikującego), dzięki czemu dużo łatwiej jest jej przygotować odpowiednie pytania. Dlatego tego typu audyt zdecydowanie łatwiej jest przeprowadzić zdalnie niż audyt certyfikujący lub recertyfikacyjny.

2. Stwórz harmonogram audytu

Ustalenie wspólnie z audytorami i pracownikami przedsiębiorstwa jasnego harmonogramu audytu znacznie ułatwia zdefiniowanie oczekiwań, zakresu i przebiegu całej procedury, potrzeb technologicznych i innych zmiennych, istotnych dla obu stron. Umożliwia także lepszą organizację pracy, zaangażowanie w proces wszystkich zainteresowanych oraz opracowanie szczegółowego planu przeprowadzenia procedury audytowej.

3. Bądź obeznany z technologią

Kompetencje techniczne mają kluczowe znaczenie dla wizerunku przedsiębiorstwa: problemy lub błędy natury technicznej mogą zostać odebrane przez audytorów jako nieprzygotowanie zespołu do użytkowania danej technologii. Podobnie istotną rolę odgrywają także kompetencje komunikacyjne przedsiębiorstwa, w tym umiejętność stosowania takich narzędzi, jak Skype, GoToMeeting czy inne platformy. Jeśli firma słabo radzi sobie z pracą zdalną, w oczach audytorów może sprawiać wrażenie nieefektywnej.

4. Pracuj według harmonogramu

Każdy zakład pracuje w określonym rytmie: ma określony harmonogram pracy, podział na zmiany i/lub partie produktów. W przypadku konwencjonalnego audytu przeprowadzający go zespół może elastycznie sterować swoim czasem, np. wrócić później, jeśli moment rozmowy z pracownikiem nie jest dla niego dogodny. Harmonogram audytu wirtualnego jest bardziej napięty, co powoduje, że powrót w późniejszym terminie nie zawsze wchodzi w grę.

5. Stawiaj na materiały wizualne

Audyt warto uzupełnić o materiały wizualne. W tym celu można wykorzystać przygotowane wcześniej zdjęcia lub filmy wideo, dowodzące zgodności z normami. Staranny dobór i umiejętne użycie przygotowanych wcześniej wykresów, ilustracji, filmów i innych pomocy wizualnych jest świetnym rozwiązaniem w przypadku wirtualnego audytu. Wymaga jednak sporo pracy z aplikacjami podczas fazy przygotowawczej.

6. Zabezpiecz swoje dane

W trakcie konwencjonalnego audytu audytorzy mogą obserwować pracę zakładu i sporządzać notatki, jednak dane te nie są nagrywane ani archiwizowane w formie elektronicznej. W przypadku audytu wirtualnego jest inaczej, co może rodzić określone wyzwania. W wielu firmach robienie zdjęć czy kręcenie filmów w fabryce jest bowiem sprzeczne z polityką przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważne jest udzielenie audytorom odpowiednich zezwoleń jeszcze przed rozpoczęciem audytu, a także dokładne ustalenie, jak i komu będą udostępniane owe materiały, gdzie będą przechowywane, kto będzie miał do nich dostęp i w jakim przedziale czasu. Jest to tym ważniejsze, że podpisana wcześniej z jednostką certyfikującą umowa o zachowaniu poufności niekoniecznie musi uwzględniać tego typu sytuacje.

7. Zadbaj o bezpieczeństwo 

Bezpieczeństwo procesów produkcyjnych wymaga przestrzegania rygorystycznych procedur i stałej kontroli nad sytuacją. Dlatego wirtualny audyt może się okazać świetnym rozwiązaniem w trudnych środowiskach pracy, gdzie łatwo o zakłócenie procesów wytwórczych. Z drugiej strony wideokonferencje z audytorem mogą sprzyjać wypadnięciu z rutyny i utracie kontroli nad sytuacją. Dlatego każda osoba zaangażowana w audyt musi przedsięwziąć określone środki ostrożności, które pozwolą jej utrzymać koncentrację i skupić się na zadaniu, tak aby audyt nie powodował zagrożeń dla bezpieczeństwa pracowników.

8. Zgromadź wszystkie dane

Wirtualny audyt wymaga wcześniejszego rozplanowania działań, a częścią owego planowania jest wyszukiwanie informacji. Sytuacja, w której audytor czeka na dane, nie należy bez wątpienia do komfortowych. Jeśli jednak osoba, z którą rozmawia, dysponuje uporządkowanym zestawem plików, umożliwiającym szybkie wyszukanie potrzebnej informacji, dyskomfort i stres stają się mniejsze. Wirtualny audyt ma to do siebie, że mocno koncentruje się na dokumentacji pisanej, a jego efekt w dużej mierze zależy od skrupulatności w przygotowaniu dokumentów potwierdzających dany stan rzeczy.

9. Przygotuj się na najgorsze

Niektórzy twierdzą, że wirtualny audyt jest prostszy niż ten przeprowadzany w zakładzie. Nic bardziej mylnego! Wymaga on bowiem staranniejszego planowania i przygotowania zarówno ze strony firmy, jak i instytucji certyfikującej. Audytor może wcześniej przygotować sobie pytania do rozmówców. Dysponuje także wstępną wiedzą na temat procesów zachodzących w firmie oraz jej mocnych i słabych stron. Dobrze wie, kiedy zadawać pytania, i nie skończy ich zadawać, póki nie upewni się, że procesy są realizowane efektywnie i według standardów zgodnych z wymogami certyfikacji. Abstrahując od odmiennej formy, proces ten jest więc tak samo, jeśli nie bardziej, restrykcyjny niż konwencjonalny audyt.

10. Bądź otwarty i komunikatywny

Podobnie jak podczas każdego audytu, zespół zarządzania jakością oraz audytorzy instytucji certyfikujących mają ten sam cel: dowieść, że system zarządzania jakością przedsiębiorstwa funkcjonuje bez zarzutu. Warto więc skorzystać z okazji i dowieść ciągłego doskonalenia procesów w oparciu o namacalne rezultaty działań. A do tego potrzebna jest jasna komunikacja, planowanie i bliska relacja miedzy firmą a instytucją certyfikującą.

Alisa Coffey i Rich Mintz, Abaco Systems Inc.