Outsourcing partnerski w zakresie systemu zaopatrzenia w media i utrzymania ruchu

Outsourcing to obecnie jeden z najbardziej popularnych megatrendów przemysłowych. Pojawił się jako skutek gospodarczych przemian, jakie miały miejsce w ostatnich kilku latach, zmuszających do poszukiwania dalszych źródeł optymalizacji gospodarki, i przynosi kreatywne rozwiązania z zakresu zarządzania.

Outsourcing podstawowych systemów zaopatrzenia w media (para, prąd, sprężone i chłodzone powietrze itp.) oraz utrzymania ruchu (central utility plant operations and maintenance – O&M) to jeden z bardzo szybko rozwijających się trendów. Charakteryzuje się największą ekspansją w przemyśle przetwórczym, gdzie niezawodność systemu zaopatrzenia w media jest niezwykle istotna dla jakości produktu, wydajności produkcyjnej zakładu oraz konkurencyjności na rynku.

Technologie są motorem biznesu

W typowym zakładzie przetwórczym wprowadzane są częste zmiany technologii, wynikające z konieczności sprostania zapotrzebowaniom na różnorodne produkty. Wymagania stawiane przez procesy (technologie) stanowią siłę napędową firmy i są najważniejsze dla przedsiębiorstwa.

System zaopatrzenia zakładu w media musi dostosowywać się do tych zmian, przy czym nie powinno to mieć wpływu na jakość produktu czy wzrost kosztów. Niestety, zapotrzebowaniu na te usługi rzadko odpowiada zaangażowanie korporacyjnego kapitału. Naciski ekonomiczne spowodowały redukcję przeszkolonego personelu. Starzenie się infrastruktur zaopatrzenia w media, które często działają poniżej poziomu uznawanego za standard, powoduje wzrost kosztów.

Wybór jest prosty: trzeba zoptymalizować system zaopatrzenia zakładu w media za pomocą własnych środków lub zakontraktować usługi zaopatrzenia w media i utrzymania ruchu u fachowców. Zawarcie umowy z zewnętrzną firmą usługową oferuje możliwość korzystania z wiedzy fachowców, którzy potrafią rutynowo zareagować na różnorakie wyzwania występujące w różnych gałęziach przemysłu, a szczególnie w przemyśle przetwórczym (fot. 1).

Inaczej niż w przypadku siedzib instytucji i budynków komercyjnych, zakłady przetwórcze muszą zapewniać coś więcej niż tylko wygodę pracownikom, m.in. standardowe usługi z zakresu zaopatrzenia w media:

• Zaopatrzenie w energię elektryczną w celu zapewnienia nieprzerwanej pracy (może być wymagane utrzymywanie nadmiaru mocy)
• Para wodna pod różnymi ciśnieniami do obsługi różnorodnych procesów termicznych
• Sprężone powietrze jako niezbędne do działania narzędzi oraz procesów
• Schłodzona woda do procesów technologicznych
• Gorąca woda do procesów technologicznych oraz do mycia
• Systemy chłodnicze
• Oczyszczanie ścieków
• Różne rodzaje paliw w zależności od dostępności i kosztów

Czynniki zewnętrzne

Inżynierowie oraz kadra kierownicza zakładu muszą przyjąć na siebie coraz większą odpowiedzialność za różne funkcje, kiedy starsi pracownicy przechodzą na emeryturę lub są zwalniani z przyczyn ekonomicznych. Na przykład od niektórych specjalistów wymaga się obecnie specjalizacji ogólnych i odpowiedzialności za obce im funkcje. Może to prowadzić do „wypalania się” pracowników, zmniejszenia morale, ogólnej frustracji oraz stresów. Często wewnętrzny personel zakładu, po niewielkim przeszkoleniu do wykonywania nowych zadań, jest obarczany coraz większą liczbą obowiązków. To oznacza konieczność radzenia sobie ze skomplikowanymi strukturami taryf, zmiennymi cenami paliw i energii oraz zmieniającymi się przepisami, regulacjami i normami.

W tej sytuacji, aby sprostać obecnym wyzwaniom, pojawia się pomysł outsourcingu – przeniesienia funkcji O&M (zaopatrzenia w media i utrzymania ruchu) na profesjonalne firmy, dysponujące zespołem doświadczonych fachowców. W rezultacie rośnie partnerska współpraca pomiędzy producentami a dostawcami usług.

Przykładowa analiza

Przykładem firmy prowadzącej udaną współpracę w zakresie O&M jest jeden ze zwycięzców rankingu Fortune 500, producent zajmujący się przetwórstwem spożywczym. Infrastruktura elektroenergetyczna zakładu produkcyjnego była zbudowana w roku 1950, po czym była modyfikowana w miarę, jak zakład się powiększał.

Okresowe naprawy bojlerów nie wystarczały już do zapewnienia niezawodnego systemu zaopatrzenia w parę. Średnie zapotrzebowanie zakładu na parę z 31 751 kg/h skoczyło do 56 699 kg/h. Para była wytwarzana w pięciu bojlerach, ogrzewanych gazem ziemnym, trzy z nich dostarczały 13 607 kg/h, jeden 36 287 kg/h oraz jeden 45 359 kg/h. Jako paliwo zapasowe kotły mogły spalać olej grzewczy.

Zamierzano zastosować dwa nowe bojlery zamiast starych, które były eksploatowane zdecydowanie za długo. Firma uczyniła swojego partnera specjalizującego się w usługach O&M odpowiedzialnym za wymianę bojlerów, uzyskanie niezbędnych pozwoleń oraz oddanie do użytku. Partner zastosował profesjonalne podejście, oddanie nowych kotłów do użytku umożliwiło zakładowi przetwórczemu sprostanie zmieniającemu się zapotrzebowaniu na media.

Sposób podejścia do projektu wykazał, że partner O&M może wspomóc wyspecjalizowanym personelem zadania, które „padły ofiarą” redukcji zatrudnienia. Na początku to stwierdzenie może wydawać się sprzeczne. Ale dobrze zarządzane korporacje, funkcjonujące na wysoce konkurencyjnych globalnych rynkach muszą przeznaczać swoje ograniczone zasoby ludzkie do wykonywania podstawowych zadań firmy. Systemy zaopatrzenia w media po prostu zapewniają nieodzowne wsparcie podstawowej działalności firmy, a podczas tworzenia budżetów mogą okazać się tańsze.

W tym przypadku w firmie istniały problemy wychodzące poza wymianę urządzeń,  czyli potrzeba szczegółowego przeanalizowania systemu zaopatrzenia w parę przed zainwestowaniem w kotły. Następnie trzeba było wykonać skomplikowane zadanie dla nowych kotłów, polegające na uzyskaniu niezbędnych pozwoleń środowiskowych, co wymagało specjalistycznej wiedzy pozwalającej na przebrnięcie przez labirynt agencji i dokumentacji.

W tej aplikacji trzeba było również rozważyć czynniki niematerialne, na przykład kwestię wpływu najemnych pracowników na morale części personelu firmy. Podejmowano wysiłki mające na celu zminimalizowanie potencjalnie negatywnych postaw i maksymalizowanie produktywności pracowników najemnych. Proces integrowania partnerskiej firmy również musiał uwzględnić potrzebę innego ustawienia celów i zachowania sprawności działania zakładu. To wszystko musiało być wykonane w ramach ograniczonych środków kapitałowych.

Problemy

• Oszacowanie zapotrzebowania na parę

Przed wybraniem nowych kotłów partner O&M uformował zespół specjalistów do spraw grzewczych, którzy dokonali przeglądu wykorzystania pary w różnych punktach zakładu. Zespół składał się z doświadczonych inżynierów posiadających odpowiedni certyfikat oraz doświadczenie wyniesione z audytowania ponad 300 systemów parowych.

Niedostatki systemu dystrybucji pary oraz systemu powrotu kondensatu zostały zidentyfikowane i określone ilościowo. Opracowano również rozwiązania pozwalające na odzyskiwanie ciepła, co zmniejszyło zapotrzebowanie na parę.

Podczas optymalizacji systemu dystrybucji pary wdrożono następujące projekty:

• Udoskonalenie systemu powrotu kondensatu
• Wymiana uszkodzonych oddzielaczy skroplin
• Zastosowanie ciepła odpadowego, odzyskanego ze sprężarek powierza do podgrzewania wody do mycia
• Modyfikacja ogrzewania magazynu
• Dodanie systemu odzysku pary

Przestawione modernizacje dystrybucji oraz wykorzystania pary pozytywnie wpłynęły na całkowite koszty operacyjne zakładu, a w połączeniu z innymi usprawnieniami dotyczącymi zapotrzebowania na energię pomogły zakładowi w znacznym stopniu zrekompensować zwiększone koszty inwestycyjne związane z zakupem nowych kotłów.

• Wymiana kotłów

Producent kotłów zastosował podobne podejście, nastawione na wydajność, do projektowania urządzeń, jakie przyjęli inżynierowie zajmujący się parą podczas analizowania zapotrzebowania na to medium. W rezultacie do projektu nowego kotła włączono ekonomizer oraz system ciągłego przedmuchu (fot. 2).

Pracujący w czasie rzeczywistym System Optymalizacji Energii zapewnił zdalne monitorowanie kluczowych parametrów pary i kondensatu w trybie online. Pozwoliło to partnerowi O&M na obniżenie kosztów operacyjnych poprzez odciążenie personelu obsługi. Redukcja kosztów była możliwa wskutek zaangażowania kadry technicznej, doświadczonej w monitorowaniu zaopatrzenia w media w wielu zakładach przemysłu przetwórczego. Monitorowanie danych w czasie rzeczywistym zapewniło wykorzystanie odpowiednich ilości mediów i sprzętu do określonych funkcji w zakładzie. Takie szczegóły są niezwykle istotne w kwestiach związanych z produkcją czy wpływem na środowisko.

• Pozwolenia środowiskowe

Aby być na bieżąco ze środowiskowymi prawnymi przepisami, trzeba je nieustannie śledzić. Personelowi pracującemu w większości zakładów przetwórczych trudno nadążać za zmieniającymi się wymaganiami, a w niektórych przypadkach brak aktualnych pozwoleń może wpływać na koszty operacyjne.

Partner O&M utrzymuje aktualną bazę danych z zakresu przepisów prawnych. Ponadto członkiem zespołu partnerskiego O&M był doświadczony menedżer do spraw środowiskowych, biegły w kwestii zgodności z przepisami prawnymi. Człowiek ten miał również doświadczenie w strategiach zgodności z przepisami, co gwarantowało optymalizację kosztów.

Przed podjęciem partnerskiej współpracy O&M klient był zrezygnowany, wydawało mu się, że nie jest w stanie uzyskać większości zezwoleń na zgodność  z amerykańską „Ustawą czystego powietrza”. Proces w zakładzie wymagał posiadania sprzętu do ciągłego monitorowania emisji i zanieczyszczenia powietrza.

Jednakże partner O&M był w stanie zarekomendować strategię rozwiązującą problemy środowiskowe. Spowodowała ona zwiększenie potencjału generowania pary o 40% w porównaniu z wydajnością poprzednio stosowanych kotłów. Wykonano to bez zastosowania dodatkowych regulatorów.

Osiągnięte wyniki przełożyły się na oszczędności rzędu ponad 1 000 000 USD, co stanowiło ponad połowę ostatecznego kosztu projektu. Obecnie centrala firmy chwali się posiadaniem kotłów o najniższym poziomie emisji w całym stanie, zarówno jeśli chodzi o tlenki azotu, jak i tlenek węgla. Testy wykazują, że kotły są w stanie produkować dwie trzecie miliona ton pary rocznie, przy emisji tlenku węgla niższej od generowanej przez samochody i półciężarówki należące do czteroosobowej rodziny. W rezultacie dzięki zakładowym systemom zaopatrzenia w media w okolicy jest czystsze środowisko, co poprawia publiczny wizerunek korporacji.

• Morale pracowników

Istnieje wiele podejść do zatrudniania personelu O&M. W opisywanej sytuacji partner O&M zgodził się przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne z pracownikami klienta i objąć wykwalifikowanych kandydatów swoim budżetem. Jednym z najbardziej pozytywnych wyników było poprawienie morale przeniesionych pracowników. Wielu z nich zmieniło status z szeregowych pracowników pracujących w służbach pomocniczych na pełniących odpowiedzialne stanowiska u nowego pracodawcy. Obecnie mogą rozwijać swoje umiejętności i uczestniczyć w dalszych szkoleniach.

Dostawca usług O&M zobowiązał się do szkolenia i mobilizowania tych pracowników, stosując odpowiedni, motywujący system wynagrodzeń. Podniósł się poziom kwalifikacji, a ludzie otrzymali możliwość rozwoju zawodowego.

• Cele i wydajność

Współpraca pozwoliła określić najważniejsze wskaźniki produkcyjne, a system monitorowania systemu zaopatrzenia w media wychwytuje i mierzy dane produkcyjne w czasie rzeczywistym. Zakład wprowadził system motywowania pracowników i nagradzania za wyniki produkcyjne, w celu zapewnienia niezawodności i konkurencyjności cenowej. Zarząd zakładu co kwartał spotyka się z partnerem O&M w celu sprawdzenia wydajności i uzgodnienia strategii realizacji dalszych korzyści.

Chociaż ceny towarów będą się wahać w czasie, współpraca O&M zapewnia przewagę konkurencyjną poprzez optymalne wykorzystanie systemu zaopatrzenia w media.

• Dostępność środków kapitałowych

Centrala korporacji zarządzająca wieloma firmami w wielu miejscach często nie jest w stanie wygospodarować środków kapitałowych na projekty związane z systemami zaopatrzenia w media. Nawet jeśli projekty te są całkowicie pozbawione ryzyka i generują zwrot z inwestycji znacznie przewyższający średni poziom zwrotu korporacji, trudno wynegocjować przyznanie środków kapitałowych na cele, które muszą konkurować z innymi priorytetami.

W tym przypadku partner O&M zapewnił całość środków kapitałowych potrzebnych do modernizacji infrastruktury systemu zaopatrzenia w media. Comiesięczne opłaty serwisowe za system zaopatrzenia w media zawierają zwrot kosztów kapitałowych, koszt paliw, elektryczności, części eksploatacyjnych oraz pracy O&M.

Oszczędności wygenerowane z projektów i zwiększonej wydajności zrównoważyły koszt zakupu nowych kotłów, nowego kompresora oraz modernizacji systemu dystrybucji. Zakładowy system zaopatrzenia w media stał się bardziej niezawodny, co pozwoliło uniknąć nieuchronnych inwestycji w modernizację starej infrastruktury zakładu.

Autor: Eric J. Hager, główny menedżer Armstrong Service Inc.