Zlecić czy zrobić samemu?
Współczesna gospodarka to świat pełen niespodzianek. Ciągły wzrost konkurencyjności oznacza dla przedsiębiorstw duże wyzwanie – związane z koniecznością dostosowywania swojej struktury i działań do nowych standardów rynkowych. Konieczność ta realizowana musi być jednocześnie niezwykle szybko – by zapobiec utracie klientów i rynkowych udziałów (czego ostatecznym efektem mogłaby być nawet upadłość). Co zatem zrobić, by nadążyć za szybko zmieniającą się rzeczywistością nastawionego na realizację potrzeb klientów rynku? Jednym ze sposobów pozostaje outsourcing – usuwający z przedsiębiorstwa mniej potrzebne zadania i funkcje, pozwalający na skupienie się na działaniach z punktu widzenia firmy strategicznych i najważniejszych.
Czym jest outsourcing?
Podstawowym zadaniem outsourcingu jest wydzielenie z przedsiębiorstwa określonych zadań i zlecenie ich firmie zewnętrznej. Outsourcing śmiało można zatem nazwać wykorzystaniem cudzych zasobów (pojazdów, nieruchomości, pracowników) do realizacji własnych zadań – za odpowiednią odpłatnością. Postępująca specjalizacja rynków sprawia, że coraz częściej opłacalne staje się wydzielenie z przedsiębiorstwa zadań, które nie są kluczowe dla osiąganych przez nie sukcesów na rynku, a ich realizacja wymaga zaangażowania dużych środków. Podejście outsourcingu zmieniło obraz wielu branż gospodarki, prowadząc do sytuacji, w której część zadań związanych z obsługą przedsiębiorców realizowanych jest niemal wyłącznie w ten sposób. Firmy zewnętrzne świadczące usługi za przedsiębiorstwo spotykane są na każdym kroku. Podstawową zaletą outsourcingu ma być możliwość skupienia się na kluczowych kompetencjach przedsiębiorstwa i realizacja tych zadań, które decydują o sukcesie firmy na rynku i są dla tego sukcesu kluczowe. Outsourcing ma na celu poszukanie wszystkich tych zadań w przedsiębiorstwie, które podmiot zewnętrzny zrobiłby lepiej i taniej. Pozwala zatem skupić się na tzw. core business – czyli „rdzennych”, najważniejszych dla firmy obszarach działalności. Co można przekazać na zewnątrz? Prawie wszystko. Od obsługi klienta, poprzez obsługę księgową, aż po zarządzanie magazynami. Rozwój przedsiębiorstw o charakterze międzynarodowym oznaczał gwałtowną eksplozję zjawiska outsourcingu. W praktyce niemożliwe byłoby zarządzanie firmą zajmującą się wszystkimi drobiazgami samodzielnie w kilkudziesięciu krajach. Skupienie się na zadaniach kluczowych pozwala sprawnie rozwijać nawet sieci obejmujące setki czy tysiące punktów i oddziałów. W skrajnym przypadku na zewnątrz zlecić można wszystko – firmując jedynie produkowane u podwykonawców wyroby własnym logo i marką.
Outsourcing w logistyce – dla kogo?
Outsourcing logistyczny często zwany jest logistyką kontraktową. W praktyce sprowadza się bowiem do umowy pomiędzy przedsiębiorcą a operatorem logistycznym. Ten ostatni wciela się w rolę „trzeciego gracza”, stając pomiędzy nadawcą a odbiorcą, producentem czy klientem, przejmując zadania transportu, magazynowania czy kompleksowo realizowanej dystrybucji. Outsourcing logistyczny jest działaniem o charakterze strategicznym – podpisywane umowy realizowane są przez okres co najmniej kilku lat. Długoterminowość to jedna z ważnych cech outsourcingu w logistyce – w tym kontekście zlecanie usług na zewnątrz nie może być traktowane jako sposób na krótkoterminowe zwiększanie możliwości dystrybucyjnych czy „łatanie” dziur w zatrudnieniu w sezonie urlopowym. Trwający miesiącami proces „dopasowania” zleceniodawcy i operatora logistycznego sprawia, że korzyści z outsourcingu pojawiają się wraz z upływem czasu, a wzajemne dopasowanie partnerów pozwala na stopniowe pojawianie się kolejnych zalet. Zlecanie na zewnątrz obsługi logistycznej coraz częściej traktowane jest nie tylko jako sposób na wyodrębnienie jej z przedsiębiorstwa, ale okazja na przeorganizowanie i zoptymalizowanie procesów dystrybucyjnych. Jak pokazuje praktyka, outsourcingiem usług logistycznych zainteresowane są głównie te firmy, które chcą koncentrować swoją uwagę na kluczowych obszarach własnej działalności, a elementy, które mogłyby stanowić dla nich ciężar, wolą oddać w ręce doskonale obytych w tym przedmiocie ekspertów. Któż bowiem lepiej zoptymalizuje przepływ produktów, jak nie specjalizująca się w logistyce kontraktowej firma? Zajmowanie się wyłącznie magazynowaniem, czy też transportem towarów dziś już nie wystarcza. Klienci, poszukując dla siebie najkorzystniejszego rozwiązania, coraz częściej biorą pod uwagę tych operatorów logistycznych, którzy zaprojektują, wdrożą i będą odpowiednio zarządzać całym łańcuchem dostaw. Co więcej, operatorzy ci będą w stanie zagwarantować wysoką jakość usług i jednocześnie przyczynią się do obniżenia kosztów i maksymalnego uproszczenia procesów logistycznych – wyjaśnia Krzysztof Kuczborski, dyrektor operacyjny FIEGE.
Taniej i skuteczniej…
Kiedy warto polecić outsourcing logistyczny? Między innymi wtedy, gdy przedsiębiorstwo wymaga inwestycji w obiekty magazynowe czy centrum dystrybucji, a nie posiada wolnych środków finansowych (lub nie ma możliwości ich zdobycia). Dużo łatwiej zaangażować cudzy kapitał i stać się jedynie kupującym usługi. Oznacza to także prosty i szybki system rozliczeń – płatności za zakupione i zrealizowane usługi, bez konieczności utrzymywania całego zaplecza. Kolejnym plusem outsourcingu jest odchudzenie struktury przedsiębiorstwa i zmniejszanie zatrudnienia. Mniejszym zespołem, lepiej skupionym na najważniejszych zadaniach, dużo łatwiej jest zarządzać. I tak na przykład firmie produkcyjnej „do pełni szczęścia” nie są potrzebni kierowcy czy magazynierzy, a ich zwolnienia czy urlopy stają się problemem operatora logistycznego, a nie zlecającego usługi. Wydawać by się mogło, że firma świadcząca outsourcing logistyczny bierze na siebie najcięższe zadania, przejmując od przedsiębiorstw „niechciany” transport czy obsługę magazynową. W praktyce jednak, dla przedsiębiorcy (zwykle operatora logistycznego o międzynarodowym zasięgu) jest to jeden z wielu klientów – nakłady na systemy informatyczne, wynajem czy budowę magazynów oraz środki transportowe rozkładać się będą na większą liczbę użytkowników. W efekcie, specjalizujący się w branży logistycznej operator będzie w stanie zaproponować swojemu klientowi usługi fachowe, o wysokim poziomie jakościowym, cenowo bardzo konkurencyjne (w przeliczeniu na jednostkę ładunku) względem usług realizowanych dotychczas przez samego przedsiębiorcę. Dodatkowo operator będzie dążył do utrzymania jak najwyższego poziomu jakości dostarczanych usług, zdając sobie sprawę z korzyści, jakie obie strony zyskują na współpracy.
… ale trzeba zaufać
Konieczność stworzenia dobrej atmosfery współpracy i wzajemnego zaufania stawiana jest jako jedna z największych wad outsourcingu. Zlecanie firmie zewnętrznej obsługi ładunków to z jednej strony uproszczenie procesów, ale z drugiej – mniejsza kontrola ich funkcjonowania. Obsługa logistyczna stanowi kluczowy element działalności wielu przedsiębiorstw – i nawet jeżeli jest jedynie efektem ubocznym prowadzonej działalności produkcyjnej czy handlowej, pozostaje z nimi w ścisłym związku. W efekcie nieudolnie prowadzona obsługa logistyczna może oznaczać poważne komplikacje dla innych elementów działalności przedsiębiorstwa. Zlecenie tej obsługi na zewnątrz to z jednej strony przeniesienie ryzyka związanego z obsługą na podmiot zewnętrzny, ale z drugiej – pojawienie się ryzyka związanego z działalnością tego podmiotu. Kluczem do sukcesu jest odpowiedni wybór operatora świadczącego usługi – kierując się jego doświadczeniem na rynku ogólnie czy w logistyce konkretnej branży. Warto przy okazji zrobić małe rozeznanie – niekiedy korzystniej jest dłużej się rozglądać i znaleźć ciekawszą ofertę. Nie warto na wyborze oszczędzać – lepszy operator droższy, a pewniejszy, o ugruntowanej pozycji na rynku i stabilnej sytuacji ekonomicznej. Wobec braku możliwości całkowitej kontroli zadań realizowanych przez operatora, nielojalny współpracownik może długo ukrywać nieprawidłowości, które w kluczowym momencie ujrzą światło dzienne, nierzadko z niewspółmiernymi do tych nieprawidłowości skutkami. I choć nowoczesne rozwiązania telekomunikacyjne znacznie zwiększyły kontrolę klienta nad operatorem logistycznym, nigdy nie będzie ona stuprocentowa.
Umiejętnie wyliczyć
Decyzje o wyborze partnera logistycznego muszą być poprzedzone dokładnymi analizami – obrana strategia musi przecież sprawnie funkcjonować przez wiele lat. Oprócz sprecyzowania oczekiwań co do zakresu i zasad współpracy, warto upewnić się, czy potencjalny operator ma odpowiednie doświadczenie w świadczeniu usług z danego obszaru. Cena natomiast powinna znaleźć się na samym końcu łańcucha decyzyjnego – tłumaczy Krzysztof Kuczborski. Podstawę podjęcia odpowiedniej decyzji w zakresie strategii obsługi logistycznej stanowi odpowiednia kalkulacja kosztów. Co to oznacza? Przede wszystkim nie tylko wyliczenie kosztów logistyki w przedsiębiorstwie, ale przede wszystkim próbę zdiagnozowania, które elementy tych kosztów zostaną zmniejszone lub wyeliminowane i o ile. Odpowiednie obliczenie kosztów nie jest rzeczą łatwą.
Transparentność kosztów logistycznych przekłada się na świadomość korzyści płynących z powierzenia logistyki na zewnątrz. Tymczasem przedsiębiorcy często nieumiejętnie obliczają całkowite koszty wykonywania operacji logistycznych we własnym zakresie, co prowadzi do błędnej oceny opłacalności wykorzystania logistyki zewnętrznej. A przecież outsourcing pozwala firmom skoncentrować się na podstawowej działalności oraz zredukować koszty. To może zdecydować o przewadze konkurencyjnej na rynku. Zrzucenie balastu w postaci własnej logistyki powinno także istotnie wpłynąć zarówno na poprawę jakości dotychczasowych procesów logistycznych, jak i ich dalszy rozwój – wyjaśnia Olga Aniszczuk, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju DSV Solutions. Operator logistyczny o charakterze globalnym ma zwykle dostęp do nowoczesnych technologii, w tym rozwiązań, których wdrożenie w skali pojedynczego przedsiębiorstwa mogłoby jeszcze przez wiele lat (z przyczyn kosztowych lub innych) okazać się nierealne. Tym samym oznacza jakościowy skok do przodu dla każdego klienta korzystającego z tychże usług za pośrednictwem operatora.
Moda czy rozwiązanie?
Dzisiejsze przedsiębiorstwa są dużo bardziej otwarte na szeroką współpracę z innymi podmiotami, a taką właśnie formą współdziałania pozostaje outsourcing logistyczny. Nie ma jednego skutecznego sposobu określenia sensowności i skuteczności wydzielenia z przedsiębiorstwa pionu logistycznego – o opłacalności tej inwestycji świadczy bowiem zbyt wiele indywidualnych dla każdej firmy czynników. Podjęcie decyzji o outsourcingu logistyki bywa niełatwe. Niektóre firmy jeszcze do niedawna z niedowierzaniem odnosiły się do takiej formy prowadzenia działalności, obawiając się utraty kapitału intelektualnego, know-how i zebranych doświadczeń, a także spodziewając się trudności w dokonaniu wyboru profesjonalnej usługowej firmy logistycznej. Jednak obecnie outsourcing logistyczny staje się kołem ratunkowym, szczególnie dla firm, które odczuły już skutki kryzysu – tłumaczy Olga Aniszczuk.
Autor: Marcin Jurczak
