U podstaw przekazania realizacji zadań utrzymania ruchu przedsiębiorstwu zewnętrznemu mogą stać różne przyczyny. Zwykle decydującym aspektem jest chęć obniżenia kosztów związanych z funkcjonowaniem gospodarki konserwacyjno-remontowej. Outsourcing może być bowiem dla firmy tańszym rozwiązaniem aniżeli utrzymywanie własnego działu remontów. Na utrzymanie środków trwałych decydujący wpływ mają koszty związane z ich obsługiwaniem (koszty personelu, zaplecza konserwacyjno-remontowego) oraz koszty utraconych korzyści w przypadku niedotrzymania umów z kontrahentami. Profil przedsiębiorstwa może generować również inne czynniki, które muszą zostać uwzględnione przy podejmowaniu decyzji w zakresie outsourcingu utrzymania środków trwałych.
Najbardziej istotnymi motywami podjęcia decyzji o wykorzystaniu outsourcingu w zakresie działań utrzymania ruchu mogą być:
- Redukcja kosztów utrzymania ruchu. Outsourcing pozwala na obniżenie kosztów utrzymania ruchu. Jest to powodowane głównie przez strukturę kosztów dostawcy. Zwykle firma zewnętrzna dostarcza swoje usługi do wielu podmiotów, co pozwala na wykorzystanie efektów skali. Dzięki możliwości wykorzystania silnej pozycji przetargowej, porównania cen rynkowych oraz zastosowania procesu przetargowego można nakłonić dostawcę do zminimalizowania cen tego typu usługi. W przypadku własnego działu konserwacyjno-remontowego jest to dużo trudniejsze, ponieważ niezależnie od ilości realizowanych działań firma musi stale ponosić koszty chociażby na tworzenie i utrzymywanie stanowisk pracy oraz związanych z tym nakładów na ubezpieczenia zdrowotne i emerytalne czy szkolenia. Firma ponosi także wszelkie koszty wynikające z choroby oraz urlopów wypoczynkowych i wychowawczych swoich pracowników.
- Koncentracja na działalności podstawowej firmy. Utrzymanie ruchu stanowi funkcję pomocniczą, często traktowane jako „zło konieczne”. Organizacja funkcjonowania gospodarki konserwacyjno-remontowej, oprócz tego, że generuje koszty, wymaga zaangażowania wielu osób, które mogłyby być wykorzystane do organizowania działań przynoszących firmie konkretne korzyści. Wydzielenie jej poza granice firmy daje możliwość skupienia się na podstawowych celach i zadaniach firmy, przynoszących jej największe profity.
- Gwarancja wysokiej jakości działań utrzymania ruchu. Powierzenie funkcji UR outsourcingobiorcy to powierzenie jej grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa, wykonując podobne czynności w wielu firmach, może zatrudnić lepszych fachowców, posiadających szczególne umiejętności i doświadczenie, a tym samym zapewnić wysoką jakość i profesjonalizm świadczonych usług.
- Dostęp do specyficznej wiedzy fachowej. Firma zewnętrzna, której przekazujemy zadania gospodarki konserwacyjno-remontowej, za swój główny przedmiot działalności ma działalność przez nas outsourcingowaną. W związku z powyższym ma zwykle większe doświadczenie i wiedzę, niż taka, którą może pozyskać nasza firma. Specjaliści z przedsiębiorstwa outsourcingowego (których często zatrudnienie na etat byłoby zbyt kosztowne dla firmy) korzystają ze sprzętu, oprogramowania, baz danych oraz całego know-how i wszelkich zasobów dostępnych w firmie zewnętrznej. Oczywiście ma to olbrzymie znaczenie w kontekście jakości usługi, kosztów z nią związanych oraz, co może mieć największe znaczenie, terminowości i czasu wykonania usługi.
- Większa wydajność działań UR. Utrzymanie ruchu, które dla firmy macierzystej stanowi tylko koszt, dla firmy outsourcingowej oznaczać musi także zysk. Ta naturalna zasada wymusza podnoszenie efektywności procesów, które – ze względu na brak właściwego warsztatu i konieczność zbytniego absorbowania zasobów ludzkich i finansowych firmy – nie mogłyby zostać odpowiednio kontrolowane przez zleceniodawcę. Outsourcing jest w tym przypadku idealnym rozwiązaniem, które pozwala znacząco podnieść jakość świadczonych usług utrzymania ruchu bez konieczności tworzenia samodzielnych struktur wymagających sporych nakładów i obciążania firmy dodatkowymi zadaniami.
- Większa elastyczność. Dopasowanie do nieciągłego zapotrzebowania na usługi związane z utrzymaniem ruchu. Gospodarka konserwacyjno-remontowa ma charakter prac czasowych, których wykonanie związane jest z zadaniami wynikającymi z harmonogramu prac konserwacyjnych (inspekcje, przeglądy, smarowanie, konserwacja itd.) oraz tych nieprzewidywalnych, polegających na usuwaniu usterek i naprawie maszyn, które uległy uszkodzeniu w czasie eksploatacji. Tak czy inaczej, umożliwienie realizacji tych prac wymaga zabezpieczenia w postaci brygady remontowej gotowej do ich realizacji w przypadku wystąpienia takiej potrzeby. Dla firmy macierzystej ta swoistego rodzaju „sezonowość” działań utrzymania ruchu stanowi duży problem – dla firmy zewnętrznej zwykle nie będzie stanowiła już takiego problemu.
- Odchudzenie struktury organizacyjnej – uczynienie firmy bardziej przejrzystą i prostszą w zarządzaniu. W wielu (zwłaszcza dużych) firmach struktura organizacyjna charakteryzuje się dużą złożonością z jednoczesnym występowaniem wielu komórek funkcjonalnych, zadaniowych i innych, na różnych szczeblach zarządzania i w różnych działach firmy. Często tak skomplikowana struktura organizacyjna jest przyczyną niskiej efektywności funkcjonowania firmy i trudności w zarządzaniu. Naturalnym krokiem naprawczym jest jej „odchudzenie”. Outsourcing jest z natury rzeczy działaniem, które stanowi rozwiązanie w tym obszarze.
- Zmniejszenie zatrudnienia. W wielu przypadkach dla przedsiębiorstwa istotne jest posiadanie określonej, ograniczonej liczby zatrudnionych pracowników. Chociażby kategoryzacja przedsiębiorstwa do grupy MŚP (m.in. w oparciu o liczbę zatrudnionych osób) daje mu większe możliwości m.in. ubiegania się o środki z Unii Europejskiej. Outsourcing zapewnia efektywną realizację działań UR bez konieczności zatrudniania fachowców. Oczywiście zmniejszenie zatrudnienia nie jest samym w sobie celem outsourcingu działu utrzymania ruchu. W połączeniu z innymi korzyściami może stanowić także dodatkowy atut przy podjęciu decyzji.
- Obejście „problemu gwałtownego postępu technicznego”. Gwałtowny w ostatnich latach postęp techniczny nakłada na pracowników działu UR konieczność posiadania aktualnej wiedzy na najwyższym poziomie. Tym samym na barki przedsiębiorstwa spada obciążenie związane z ciągłymi i tym samym kosztownymi szkoleniami pracowników. Utrzymanie ruchu jest często w tej materii obszarem wysoce zaniedbanym, prowadząc tym samym do braków kompetencyjnych wśród swoich pracowników. Outsourcing pozwala na „przerzucenie” odpowiedzialności w tym zakresie na outsourcingobiorcę i tym samym rozwiązanie tego problemu.
- Brak uzależnienia firmy od osoby. Bardzo często występującą sytuacją jest wieloletnie zatrudnienie danej osoby na określonym stanowisku pracy. Pracownik przez wszystkie te lata staje się specjalistą (często jedynym) posiadającym kluczową wiedzę w zakresie utrzymania ruchu. Rezygnacja i odejście z pracy takiej osoby stawia firmę w trudnej sytuacji, często powodując duże komplikacje i długotrwałe przestoje w funkcjonowaniu określonego działu lub całej firmy. Outsourcing pozwala na eliminowanie tego typu sytuacji. Umowa outsourcingowa odpowiedzialność za posiadanie kluczowych kompetencji i efektywne wykonanie powierzonych zadań przenosi na outsourcingobiorcę.
Oczywiście przedstawione powyżej przesłanki wydzielenia działań utrzymania ruchu na zewnątrz przedsiębiorstwa nie obrazują pełnego spektrum korzyści z tym związanych. Korzyści te można bowiem rozpatrywać w różnych aspektach związanych indywidualnie z celami i konkretnymi warunkami przedsiębiorstwa.
Zagrożenia związane z wydzieleniem działań utrzymania ruchu ze struktury przedsiębiorstwa
Wdrożenie outsourcingu w dziale utrzymania ruchu, oprócz wyżej wymienionych korzyści niesie za sobą także zagrożenia i ryzyko nieosiągnięcia zakładanych celów. Przedsiębiorstwo podejmujące decyzję o wydzieleniu działań gospodarki konserwacyjno-remontowej musi mieć tego świadomość.
Niepowodzenia wykorzystania outsourcingu działań utrzymania ruchu mogą być różne. Zwykle wynikają one z niedostatecznej wiedzy przedsiębiorstwa o możliwości zastosowania outsourcingu i procesie jego wdrażania. Brak odpowiedniej wiedzy powoduje najczęściej powierzchowne traktowanie problemu wydzielenia, niedostrzeganie wielostronnych uwarunkowań outsourcingu oraz jego strategicznego charakteru, stosowanie uproszczonych metod analizy celowości wydzieleń, nadmiernie optymistyczne szacowanie przewidywanych korzyści, lekceważenie ryzyka i trudności. W szczególności potencjalnymi zagrożeniami, które może nieść outsourcing działu utrzymania ruchu, są:
- Utrata kontroli nad funkcją utrzymania ruchu. Wydzielenie funkcji utrzymania ruchu poza strukturę przedsiębiorstwa (zwłaszcza w przypadku outsourcingu kontraktowego) znacznie podnosi ryzyko utraty kontroli nad tą funkcją. Biorąc pod uwagę niezwykle istotną rolę funkcji utrzymania ruchu stanowiącego w pewnym sensie zabezpieczenie płynności realizacji procesu produkcyjnego, można stwierdzić, że nieodpowiedzialne postępowanie partnera outsourcingowego może narazić firmę na poważne straty a w dłuższym czasie nawet bankructwo.
- Obniżenie jakości działań utrzymania ruchu. Outsourcing może przyczynić się do poprawy jakości realizowanych działań UR. Z drugiej jednak strony, zawsze istnieje ryzyko, że jakość ta ulegnie pogorszeniu. Przedsiębiorstwo outsourcingowe (nawet z dużym doświadczeniem i poziomem profesjonalizmu) zwykle jednocześnie „obsługuje” kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt firm – gwałtowny wzrost ilości koniecznych interwencji może spowodować obniżenie jakości świadczonych usług w obszarze UR.
- Ukryte koszty outsourcingu. Outsourcing oznacza przekazanie do wykonania firmie outsourcingowej zadań – należy jednak pamiętać, że na „stanie” firmy często pozostają pracownicy, niewykorzystane przestrzenie robocze, narzędzia itp. Brak alternatywnego zagospodarowania zwolnionych środków może oznaczać, że mimo wydzielenia funkcji utrzymania ruchu poza firmę pozostają koszty nadal obciążające firmę macierzystą.
- Możliwość powstania luk kompetencyjnych. Utrzymanie ruchu jest funkcją, na którą składa się konieczność realizacji wielu zróżnicowanych zadań „przenikających” różne obszary przedsiębiorstwa. W związku z powyższym istnieje duże prawdopodobieństwo powstania luk kompetencyjnych w wyniku „niedoprecyzowania” umowy outsourcingowej. W konsekwencji może to powodować sytuację, w której w przypadku powstania sytuacji awaryjnej nie wiadomo kto (outsourcingobiorca czy firma macierzysta) jest odpowiedzialny za realizację danego zadania.
- Wzrost demotywacji pozostałych pracowników. Outsourcing oznacza w praktyce zmianę podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie ruchu w przedsiębiorstwie. Często może to w konsekwencji prowadzić do redukcji zatrudnienia lub zmian w strukturze zatrudnionych pracowników. Obawa przed możliwością outsourcingu kolejnych funkcji, może powodować wzrost demotywacji pozostałych pracowników, a tym samym mniejszą wydajność i efektywność realizowanych zadań.
Oczywiście wymienione wyżej czynniki nie wyczerpują pełnego spektrum zagrożeń związanych z outsourcingiem funkcji utrzymania ruchu. Przyczyn nieosiągnięcia zakładanych celów wydzielenia UR ze struktury przedsiębiorstwa macierzystego jest wiele i najczęściej wynikają one z błędów popełnionych na etapie podejmowania decyzji o outsourcingu. W odniesieniu do outsourcingu działań utrzymania ruchu do najczęściej popełnianych błędów należą:
- brak precyzyjnej i pełnej informacji o rzeczywistych kosztach utrzymania ruchu w przedsiębiorstwie (w tym kosztów alternatywnych),
- brak strategicznej wizji gospodarki konserwacyjno-remontowej i planu będącego podstawą decyzji outsourcingowych,
- brak efektywnej komunikacji w trakcie wdrażania rozwiązania outsourcingowego
- brak akceptacji i wsparcia części kierownictwa i pracowników,
- niewłaściwy wybór partnera outsourcingowego,
- nieprawidłowo prowadzone negocjacje,
- źle sformułowany kontrakt,
- brak jednoczesnej restrukturyzacji towarzyszącej wydzieleniu funkcji utrzymania ruchu.
Obsługa techniczna maszyn i urządzeń bezpośrednio związanych z procesem produkcyjnym ma szczególny charakter. Oprócz posiadania niezbędnego zaplecza konserwacyjno-remontowego bardzo ważnym elementem jest czas i terminowość wykonania obsługi. Koszty związane z utrzymaniem tegoż zaplecza czasami mogą być mniej istotne wobec utrzymania ciągłości procesu produkcyjnego. Natychmiastowa reakcja na ewentualne przestoje może być najważniejszym wyznacznikiem przy podejmowaniu decyzji o ewentualnym powierzaniu zadań na zewnątrz firmy. Niewłaściwa decyzja outsourcingowa może nie tylko prowadzić do nieosiągnięcia zakładanych korzyści, lecz powodować straty związane z nadmiernymi przestojami maszyn i urządzeń produkcyjnych. Tym bardziej powinna być ona poprzedzona odpowiednimi analizami korzyści i możliwych zagrożeń związanych z wdrożeniem takiego rozwiązania.
Podsumowanie i wnioski
Podsumowując, decyzja o outsourcingu działu utrzymania ruchu nigdy nie jest decyzją łatwą. Wynika to ze specyfiki funkcjonowania działu utrzymania ruchu, który z jednej strony realizuje m.in. działania zabezpieczające o zerowym lub bardzo niewielkim stopniu planowalności, a z drugiej w przeciwieństwie do na przykład działu kadr, księgowości, ochrony, IT, które charakteryzują się wysokim stopniem niezależności w stosunku do innych działów, w szerokim zakresie przenika inne obszary funkcjonalne przedsiębiorstwa, a zwłaszcza obszar produkcji.
Podejmując decyzję o outsourcingu działań UR, trzeba pamiętać o tym, że:
- decyzja o outsourcingu UR jest długofalową decyzją strategiczną z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa,
- outsourcing działu utrzymania ruchu może przynieść przedsiębiorstwu wiele wymiernych korzyści – wiąże się jednak również z podjęciem znaczącego ryzyka,
- nie ma jednego uniwersalnego kryterium pozwalającego na podjęcie decyzji o słuszności outsourcingu UR,
- decyzja o outsourcingu zawsze ma charakter indywidualny i powinna być podjęta w oparciu o rzeczywistą sytuację konkretnego przedsiębiorstwa,
- decyzja o outsourcingu działań utrzymania ruchu powinna być poprzedzona szczegółowymi analizami ekonomicznymi,
- redukcja kosztów nie może być jednym kryterium podjęcia decyzji o outsourcingu UR,
- ważnymi determinantami podjęcia decyzji o outsourcingu działu utrzymania ruchu są skuteczność i efektywność realizacji działań UR oraz niezbędna kontrola realizacji działań UR (rys. 4),
Jeżeli utrzymanie ruchu jest dla przedsiębiorstwa funkcją o charakterze strategicznym i charakteryzuje się wysokim poziomem konieczności posiadania kontroli nad jej realizacją, zaleca się utrzymanie funkcji UR w strukturze przedsiębiorstwa. Outsourcing zalecany jest w przeciwnym przypadku, przy czym wówczas, gdy skuteczność i efektywność realizacji działań UR jest wysoka, zalecanym rozwiązaniem jest outsourcing kapitałowy; gdy zaś niska – outsourcing kontraktowy.
- decyzja o wdrożeniu koncepcji outsourcingu kontraktowego musi być poprzedzona szczegółową analizą rynku firm outsourcingowych w zakresie objętym wydzielaną funkcją,
- w przypadku dużych przedsiębiorstw, o rozbudowanej strukturze, preferowaną formę stanowi outsourcing kapitałowy,
- outsourcing kontraktowy stanowi preferowaną formę wydzielenia w przypadku małych i średnich firm, wyposażonych w nowe środki wytwórcze.
mgr inż. Arkadiusz Gola jest pracownikiem Katedry Organizacji Przedsiębiorstwa Politechniki Lubelskiej
Autor: Arkadiusz Gola
