Wdrożenie systemu ERP to dla wielu przedsiębiorstw wieloletni cel strategiczny. Planując dalszy rozwój tego systemu, firmy często rozważają uwzględnienie potrzeb działu utrzymania ruchu.
Niniejszy artykuł prezentuje argumenty pozwalające odpowiedzieć na dwa pytania związane z powyższą tematyką:
- Czy mając już wdrożony system ERP, potrzebujemy dodatkowo funkcjonalności EAM?
oraz
- Czy mając system ERP, powinniśmy go rozbudować o moduł EAM, czy też kupić oddzielny system EAM?
Ostatnie kilkanaście lat spowodowało upowszechnienie systemów ERP na polskim rynku. W chwili obecnej nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale również średnie organizacje mogą korzystać z dobrodziejstw zintegrowanych systemów informatycznych.
Z reguły wdrożenie systemu ERP skupia się na siedmiu modułach pakietu (rys.1).
Funkcje oferowane przez zaawansowany system EAM zostały przedstawione na schemacie (rys. 2).
Należy zwrócić uwagę, że pomimo identycznych nazw procesy Gospodarki magazynowej i Zaopatrzenia w systemie EAM są ograniczone tylko do obsługi utrzymania ruchu. System ERP obsługuje te procesy na poziomie całej firmy.
Z porównania funkcji obydwu systemów otrzymujemy odpowiedź na pierwsze pytanie: systemy ERP nie dostarczają funkcjonalności potrzebnej działom utrzymania ruchu, czyli: szczegółowego rejestru majątku, obsługi awarii ani planowania czynności konserwacyjnych.
O ile brak obsługi awarii i konserwacji jest oczywisty (podstawowe moduły systemów ERP nie mają takich funkcji), to niekiedy próbuje się polemizować z pierwszą częścią powyższego stwierdzenia. Przyjmuje się argument, że w systemach ERP funkcjonuje rejestr środków trwałych, co powinno zaspokoić potrzeby informacyjne w zakresie rejestru majątku. Jest to tylko częściowo prawda, ponieważ w wielu organizacjach rejestr ŚT jest bardzo ogólny i np. środkiem trwałym jest cała linia produkcyjna, podczas gdy z punktu widzenia utrzymania konieczne jest rozbicie linii na poszczególne maszyny oraz idąc dalej – na elementy składowe typu silnik, pompa. Nawet jeśli technicznie system ERP byłby przygotowany na taką szczegółowość danych, to użytkownicy tej części – księgowość – nie są w stanie wprowadzić potrzebnych informacji, ani ich utrzymywać. Jest to podstawowy argument, aby uwzględnić w planach firmy wdrożenie systemu EAM.
Rozbudować system ERP o funkcjonalność EAM, czy też zakupić zupełnie nowy, dedykowany system? Aby przeanalizować drugą część pytania zawartego w temacie artykułu, należy przede wszystkim ustalić, kto jest sponsorem wdrożenia systemu wspomagającego utrzymanie ruchu: dział techniczny czy IT? Dla działu utrzymania ruchu istotna jest funkcjonalność systemu, a nie jego cechy techniczne. Z kolei dział IT zabiega o zapewnienie jednolitej infrastruktury informatycznej. Z powyższego wynika, że dział IT może optować za rozbudową systemu ERP bez inwestowania w oddzielny system EAM. Rozwiązanie dedykowane może wymagać oddzielnych serwerów, może korzystać z innej technologii niż system ERP (inna baza danych, inny serwer aplikacyjny). Skutkuje to często innymi kompetencjami wymaganymi od pracowników IT w zakresie utrzymania nowego systemu – całkowity koszt utrzymania (TCO) może być wyższy od rozwijania systemu ERP.
Od strony technologicznej zarówno moduł systemu ERP, jak i dedykowany system EAM oferują podobne możliwości. Z reguły są to produkty korzystające z nowoczesnej architektury informatycznej pozwalającej na rozbudowę systemu, dostęp do systemu możliwy jest przez przeglądarkę internetową. Obecnie dostępne na rynku, wiodące systemy EAM mają wszystkie cechy narzędzi „enterprise”. Cechuje je:
- niezależność od systemu i sprzętu,
- dostępność z każdego miejsca,
- niezawodność i spójność danych,
- poufność i bezpieczeństwo danych,
- elastyczność,
- przyjazna obsługa,
- rozwojowość.
Rozważając wybór pomiędzy modułem systemu ERP a oddzielnym systemem, należy uwzględnić koszt licencji dla użytkowników. Z reguły mówimy o kosztach:
- licencji związanej z serwerem aplikacji,
- licencji bazy danych,
- licencji dla użytkowników, którzy mogą wyłącznie zgłaszać usterki, problemy (często ten rodzaj licencji jest bezpłatny),
- licencji dającej pełny dostęp do systemu,
- licencji dla użytkowników rozwiązań mobilnych.
Podejmując decyzję o wyborze konkretnego rozwiązania, należy porównać koszty w obydwu modelach zarówno ceny z cennika (tzw. list price), jak i ceny z upustami dla konkretnego klienta, które mogą zaoferować dostawcy. Często dostawcy systemu ERP są w stanie obniżyć znacząco ceny licencji w module utrzymania ruchu dla klientów korzystających już z systemu ERP.
System EAM/CMMS powinien być przyjazny w obsłudze dla pracowników utrzymania ruchu. Rozumiemy przez to: ułatwioną nawigację w systemie, dostęp do najczęściej wykorzystywanych funkcji systemu oraz jednolity interfejs użytkownika, niezależnie od funkcji czy modułu. Dedykowane systemy EAM są z reguły bardziej spójne w tym obszarze od systemów ERP. Te drugie często ewoluują w ten sposób, że funkcjonalność branżowa jest dodawana przez wykupienie firmy oferującej konkretne rozwiązanie. Nowo zakupiony system jest następnie integrowany z pozostałymi częściami systemu ERP, ale nadal może wyglądać i działać inaczej w porównaniu do innych modułów.
Z punktu widzenia użytkownika istotną cechą systemu komputerowego jest możliwość precyzyjnego, szybkiego i wygodnego wyszukiwania informacji. Na przykład: nie wystarczy wyszukiwanie indeksów magazynowych według opisu lub kodu. Dla służb utrzymania ruchu, które operują na 20 czy 40 tysiącach części zamiennych, ważne jest, aby móc je opisać specyficznymi atrybutami, np. średnicą wewnętrzną i zewnętrzną. Systemy EAM oferują wyszukiwanie części na podstawie ich parametrów technicznych, usprawniając obsługę.
Elastyczność i możliwość dalszego rozwoju to cecha systemu informatycznego, która określa, w jakim stopniu narzędzie będzie się rozwijało wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Ta cecha nie wynika wyłącznie z tego, jak łatwo można modyfikować istniejący system poprzez dodawanie nowych pól, ekranów czy możliwości wpływania na logikę. To przede wszystkim zestaw najlepszych praktyk dostarczanych razem z oprogramowaniem dla utrzymania ruchu. Te dobre praktyki oraz rozwiązania zawarte w narzędziu mogą być wdrażane wraz ze wzrostem świadomości firmy. W tym zakresie dedykowane rozwiązania EAM wyprzedzają wbudowane moduły w ERP. Świadczy o tym chociażby ilość dodatków oferowanych do rozwiązań EAM, szybkość reakcji świata na potrzeby EAM. Systemy ERP nadrabiają te funkcjonalne zaległości z obszaru utrzymania ruchu z pewnym opóźnieniem.
Warto również zwrócić uwagę na szybkość wprowadzania zmian do systemu. W przypadku dużych systemów ERP wprowadzanie nowych funkcji odbywa się stosunkowo rzadko, np. 2 razy do roku. W dziale utrzymania ruchu konieczność zmiany działania może się pojawiać częściej (związana np. ze zmianą przepisów). Wtedy oddzielny system EAM będzie ułatwiał ich wprowadzenie, bez oczekiwania na najbliższe okno wprowadzenia zmian w systemie ERP.
Kluczowym czynnikiem wpływającym na decyzję o wyborze rozwiązania są odmienne potrzeby użytkowników. W przypadku systemu ERP użytkownikami są: księgowi, magazynierzy, pracownicy działu zakupów, kontroling, kierownictwo firmy – mówiąc w uproszczeniu, osoby zorientowane na dane ekonomiczne. W przypadku systemu EAM/CMMS użytkownikami są inżynierowie i służby techniczne. Wymaga to innego podejścia do wprowadzania danych. W systemach ERP naturalny jest miesięczny cykl pracy: dokumenty księgowe wprowadza się po zakończeniu okresu rozliczeniowego, uzgadnia salda, stany magazynowe, kontroluje budżet. System EAM z kolei pracuje na danych bieżących, ponieważ dane o urządzeniach, postęp prac dla określonych instalacji, akcje remontowe są realizowane i nadzorowane w trybie ciągłym. Z tego punktu widzenia rozdzielenie obydwu systemów jest konieczne, ponieważ jak wspomniano wcześniej – wdrożenie systemu ERP z reguły obejmuje główne obszary typu: finanse i księgowość, kontroling – wymagania dla tych modułów definiują użytkownicy z tych obszarów. Późniejsze dodanie modułu do utrzymania ruchu może być ograniczone funkcjonalnie istniejącą konfiguracją.
Należy pamiętać, że inwestycja w system informatyczny dla służb utrzymania ruchu to narzędzie na kolejne 5, 10 czy 15 lat. Planując wdrożenie, warto mieć na uwadze możliwy rozwój przedsiębiorstwa.
Systemy informatyczne dla służb utrzymania ruchu operują na danych technicznych. Dane te mogą zostać wprowadzone do systemu ręcznie, ale zaleca się integrację systemu EAM z systemami technicznymi typu SCADA, MES w celu przyspieszenia pobierania danych oraz zapewnienia ich spójności. Możliwości integracyjne są więc kolejnym kryterium wyboru pomiędzy rozbudową systemu ERP a zakupem dedykowanego systemu EAM. Nowoczesne systemy EAM/CMMS mają narzędzia ułatwiające integrację z ww. systemami. Są to dedykowane szyny integracyjne, gotowe moduły pozwalające na połączenie ze światem zewnętrznym (również z wykorzystaniem szyny danych, o ile taka funkcjonuje w organizacji).
Mówiąc o integracji dedykowanego systemu EAM z innymi programami, należy wspomnieć o możliwości integracji z systemami ERP. Wynika to z faktu, że część funkcjonalności obydwu systemów pokrywa się m.in. w zakresie zakupów, gospodarki magazynowej. Istotne jest, że wymiana danych może odbywać się dwukierunkowo: system dla utrzymania ruchu odbiera informacje o indeksach materiałowych, stanach magazynowych i wysyła do ERP gotowy dokument zapotrzebowania. Dzięki takiemu podejściu system utrzymania ruchu staje się częścią systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Możliwych scenariuszy jest wiele. Rysunek 3. przedstawia jeden z wariantów połączenia EAM – ERP:
Integrując system ERP i EAM, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- określenie, które elementy i procesy są realizowane przez działy utrzymania ruchu,
- kwestie posiadanych licencji na ERP,
- określenie miejsca akceptacji dokumentów,
- określenie potrzeb sprawozdawczości przedsiębiorstwa.
Zasadniczą korzyścią połączenia systemów ERP i EAM jest podział licencji, który nie wymusza nabywania licencji systemów ERP dla służb technicznych. Integracja pomiędzy dedykowanym systemem EAM a ERP stanowi jedno z najlepszych rozwiązań, ponieważ przedsiębiorstwo może w ten sposób skorzystać z najlepszych w swojej klasie rozwiązań (best-of-breed).
Decyzja o tym, czy należy wdrożyć funkcjonalność EAM, jest naszym zdaniem oczywista – wszystkie organizacje posiadające rozbudowany park maszynowy powinny dysponować odpowiednimi narzędziami do zarządzania nimi. Oddzielną kwestią jest wybór rozwiązania: wdrożenie oddzielnego systemu EAM lub rozbudowanie istniejącego systemu ERP o specjalizowany moduł. Podejmując decyzję, należy wziąć pod uwagę:
- porównanie funkcjonalności,
- koszty zarządzania zmianą dla rozwiązania dedykowanego oraz pakietu ERP,
- możliwość zarządzania dokumentacją techniczną,
- wymagania technologiczne i architektoniczne,
- koszt licencji,
- koszty dostosowania systemu do potrzeb przedsiębiorstwa,
- koszty ewentualnych integracji z już pracującymi systemami.
Na koniec należy podkreślić, że niezależnie od wybranego rozwiązania sam system informatyczny nie wystarczy. Wdrożenie powinno objąć swoim zasięgiem również:
- przeszkolenie użytkowników,
- zapewnienie odpowiedniej ilości licencji, aby dane były wprowadzane w miejscu ich powstawania,
- ujednolicenie procedur wewnętrznych w ramach całego przedsiębiorstwa i wszystkich komórek,
- zapewnienie współpracy innych działów, ponieważ z uwagi na zmieniającą się technologię, system EAM/CMMS jest wykorzystywany nie tylko przez dział utrzymania ruchu, ale również operatorów maszyn, którzy wykonują zadania z zakresu UR.
Wsparcie oferowane przez narzędzia EAM wydają się oczywiste dla działów UR. Liczymy, że przedstawione zagadnienia będą stanowić dobry początek dla szczegółowych rozważań w temacie „ERP i co dalej” oraz że zwiększą świadomość obecnych oraz przyszłych użytkowników.
Rafał Karasiewicz
UR
Autor: Rafał Karasiewicz
