Obecnie coraz częstszą praktyką zakładów przemysłowych staje się powierzanie utrzymania ruchu firmom zewnętrznym. Outsourcing utrzymania ruchu maszyn i systemów to z pewnością efektywne narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem, znajdujące zastosowanie w wielu branżach.
Nazwa „outsourcing” pochodzi od angielskiego wyrażenia outside resource using, co oznacza korzystanie z zewnętrznych zasobów. W praktyce outsourcing polega na przekazywaniu funkcji, zadań oraz procesów realizowanych w organizacji firmie zewnętrznej, specjalizującej się w określonej dziedzinie.
Istotę outsourcingu doskonale oddają słowa amerykańskiego przemysłowca Henry’ego Forda, który zwykł mawiać: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.
Outsourcing UR w Polsce
Według różnych szacunków ok. 50% przedsiębiorstw korzysta z różnych form outsourcingu. Choć sama koncepcja ma ponad 30 lat, to outsourcing w warunkach polskich jest ciągle nowym sposobem zarządzania, charakteryzującym się trendem rozwojowym. Szacuje się, że w najbliższych latach może on wzrosnąć o przynajmniej 20%.
Na polskim rynku działa wiele firm świadczących usługę utrzymania ruchu w różnych branżach, różnych modelach wykonania usługi ustalonych indywidualnie z klientem oraz różnym zakresie i rodzaju prac przebiegających w oparciu o instrukcje opracowywane przez wykonawcę i zatwierdzane przez zleceniodawcę. Firmy te oferują swoje usługi na poziomie regionalnym i krajowym, a niektóre z nich świadczą usługi także za granicą. Korzystają przy tym ze swoich narzędzi i sprzętu kontrolnego, dzięki czemu można wyeliminować koszty ich zakupu, a także serwisu i certyfikowania.
Ze względu na obecność na rynku tak wielu firm zajmujących się outsourcingiem utrzymania ruchu, oferujących w przystępnych cenach usługi o wysokiej jakości, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się obecnie na skorzystanie z tej możliwości. Outsourcing dotyczy najczęściej takich obszarów, jak: mechanika, elektryka, instalacje sprężonego powietrza oraz – w dalszej kolejności – elektronika czy gospodarka smarno-olejowa.
Kontrakty
Kontrakty na utrzymanie ruchu są zróżnicowane przede wszystkim pod względem czasu trwania. Dominują krótkotrwałe kontrakty (zlecenia) na wykonywanie usług w branży elektrycznej, mechanicznej i automatycznej. Niewiele jest firm, które realizowały lub realizują złożone (kompleksowe) i długoterminowe kontrakty. Przy czym pod pojęciem kontraktów złożonych należy rozumieć zaawansowane modele współpracy pomiędzy klientem a dostawcą usług UR, zakładające przejmowanie większej odpowiedzialności za dyspozycyjność linii produkcyjnych bądź całych obiektów u klienta.
W treści kontraktu nie powinno zabraknąć informacji dotyczących m.in. zakresu odpowiedzialności firmy zewnętrznej, czasu reakcji na zdarzenia eksploatacyjne, zachowania poufności przez usługodawcę, polityki stosowania części zamiennych, a także sposobu rozliczenia usług.
Zasady rozliczeń
Sposoby rozliczania usługi UR pomiędzy stronami mogą być następujące:
- rozliczenie powykonawcze – na bazie ustalonych stawek za prace wykonywane w ramach umowy, na podstawie spełnionych w umowie wymagań,
- rozliczenie ryczałtowe – za określony w umowie zakres prac, po spełnieniu określonych w umowie warunków (KPI), zwykle po protokólarnym odbiorze prac,
- rozliczenie hybrydowe, którego częściami składowymi są np. ryczałt za stałe zadania i część zmienna, wynikająca z realizacji zadań na podstawie wcześniej uzgodnionego cennika prac lub uzgodnionego kosztorysowania,
- opłata ryczałtowa za określoną w umowie dyspozycyjność urządzeń z zastosowaniem bonus-malus.
Korzyści płynące z outsourcingu
Korzyści wynikające z outsourcingu UR mają wymiar zarówno ilościowy, jak i jakościowy. Poprzez wymiar ilościowy należy rozumieć obniżenie kosztów UR w porównaniu z utrzymaniem ruchu prowadzonym własnymi służbami. Miarą jakości wykonywanych prac jest m.in. podniesienie poziomu dyspozycyjności urządzeń i poprawa bezpieczeństwa pracy. Ogólnie można powiedzieć, że im bardziej zaawansowany model usługi oraz czas trwania kontraktu UR, tym większych można się spodziewać korzyści ilościowych i jakościowych dla klienta.
Innymi korzyściami możliwymi do osiągnięcia dzięki dobrze realizowanemu outsourcingowi utrzymania ruchu są:
- pomoc w ustaleniu lub weryfikacji strategii UR, dostosowanej do strategii i celów klienta,
- koncentracja działań klienta na swoich kluczowych kompetencjach biznesowych,
- optymalizacja dyspozycyjności urządzeń, w połączeniu z optymalizacją kosztów produkcji i utrzymania ruchu,
- współpraca z kompetentnym partnerem, dla którego utrzymanie ruchu jest kluczową kompetencją biznesową,
- opomiarowanie procesów utrzymania ruchu wraz z przejrzystym sposobem raportowania,
- jasno zdefiniowane role i zakresy odpowiedzialności w UR,
- przeniesienie odpowiedzialności za zarządzanie gospodarką materiałową na dostawcę usług UR (płatność za materiały i części zamienne po zainstalowaniu i uruchomieniu urządzeń),
- wiarygodne zarządzanie gromadzoną wiedzą i informacją,
- innowacyjne rozwiązania IT dla klienta, np. mobilne, zdalne utrzymanie ruchu,
- bieżące stosowanie wiodących metodyk analitycznych do tworzenia i doskonalenia sposobów prowadzenia prac UR oraz mierzenia ich efektywności,
- korzystanie z wiedzy, doświadczeń i rozwiązań kompetentnego dostawcy usług UR.
Wybór firmy outsourcingowej
Wybór dostawcy usług utrzymania ruchu nie jest łatwym zadaniem. Nie należy zapominać o tym, że decyzja o outsourcingu UR, szczególnie w zaawansowanym modelu, jest decyzją strategiczną dla przedsiębiorstwa. Wymaga od zarządu, właścicieli/akcjonariuszy przejrzystej wizji rozwoju firmy i dużej odwagi menedżerskiej.
Istotne kryteria doboru firmy outsourcingowej:
- okres działalności rynkowej, stabilna pozycja na rynku usług UR i udokumentowane doświadczenie w wykonywaniu usług UR (wiedza, nowoczesne rozwiązania),
- możliwość świadczenia i rozwijania usług kompleksowych,
- doświadczona kadra zarządzająca, inżynierska i wykonawcza,
- odpowiedni do planowanego zakresu utrzymania ruchu potencjał finansowy, organizacyjny, techniczny,
- niezbędne do prowadzenia prac UR certyfikaty i uprawnienia firmy outsourcingowej i pracowników,
- elastyczność firmy outsourcingowej w dostosowaniu się do strategii, potrzeb oraz celów klienta i otwarcie na budowanie partnerskich relacji biznesowych,
- usystematyzowana, przejrzysta metodyka prowadzenia prac UR firmy outsourcingowej,
- umiejętność szybkiego i skutecznego reagowania na zmiany następujące w obszarze działania klienta i podejmowania działań korygujących,
- umiejętność doboru optymalnych rozwiązań do oczekiwań klienta,
- najwyższa dbałość o standardy BHP i ochronę środowiska,
- otwartość na dzielenie się wiedzą.
Oczywiście powyższe kryteria nie stanowią pełnej listy przesłanek, którymi warto się kierować przy wyborze firmy outsourcingowej. W zależności od specyfiki działania klienta mogą się pojawić jeszcze inne czynniki wpływające na wybór odpowiedniego usługodawcy.
Cenne referencje
Wybierając firmę outsourcingową, w pierwszej kolejności warto rozpatrzeć ofertę tych usługodawców, którzy mają duże grono zadowolonych klientów, działających w pokrewnej lub tej samej branży co nasza. Jeśli jednak dany oferent ma referencje z innych branż, ale spełnia inne ważne dla nas kryteria, takie jak np. kompleksowość usług, ugruntowana pozycja na rynku, bliska lokalizacja, doskonale wykwalifikowana kadra, mimo to należy zastanowić się nad podjęciem współpracy.
Warto przyjrzeć się również strukturze kadry technicznej usługodawcy, w której nie może zabraknąć zarówno bardzo doświadczonych ekspertów, jak i wykonawców zajmujących się wykonywaniem podstawowych zadań obsługowych.
To, co powinno nas interesować przy wyborze firmy, to udokumentowane wyniki, przy czym oferent powinien udostępnić do wglądu przykładowe dane wraz z referencjami. Skuteczność jego pracy powinna być przedstawiona w oparciu o wskaźniki efektywności KPI (np. czas reakcji na zdarzenie eksploatacyjne, średni czas naprawy MTTR, średni czas między awariami MTBF).
Usługodawca może dodatkowo dysponować opiniami i certyfikatami, wystawionymi przez uznanych ekspertów w dziedzinie zarządzania zasobami technicznymi, świadczącymi o kompetencjach i wysokiej jakości usług.
Zakres działania
Utrzymanie ruchu, zgodnie z normą PN-EN 13306, obejmuje następujące czynności: przeglądy, monitoring, testy zgodności, testy funkcjonalne, rutynowe utrzymanie ruchu, remonty, przebudowy, naprawy (w tym naprawy czasowe), diagnostyka uszkodzeń, lokalizacja uszkodzeń, usprawnienia i modyfikacje.
Najprostszą usługą w ramach outsourcingu UR jest wykonywanie rutynowych czynności, np. konserwacji, przeglądów, napraw wybranych przez klienta urządzeń i instalacji, na podstawie jednorazowych zleceń. Taka forma usługi zazwyczaj nie przynosi klientowi spodziewanych efektów. Funkcje zarządzania utrzymaniem ruchu, w tym planowania, optymalizacji kosztów, zostają po stronie klienta. Dodatkowo spowodowane jest to ostrożnością klienta, który chce się przekonać o rzeczywistych korzyściach oraz nabrać zaufania do partnera biznesowego.
Bardziej zaawansowanym modelem UR są kontrakty typu umowa ramowa, dotyczące wybranego zakresu usług lub ograniczonej zakresowo części zakładu, linii technologicznej, instalacji albo wybranych urządzeń. Najbardziej zaawansowanym modelem UR, bazującym na wzajemnym zaufaniu i partnerstwie
stron, są umowy – długoterminowe (wieloletnie) kontrakty kompleksowych usług polegających na utrzymaniu dyspozycyjności urządzeń, linii produkcyjnych, obiektów lub całego zakładu. Umowy takie charakteryzują się kompleksowym przejęciem przez firmę outsourcingową funkcji planowania, budżetowania i zarządzania utrzymaniem ruchu. W zakres zadań firmy outsourcingowej mogą wchodzić również: zarządzanie magazynami, stanami magazynowymi, zakupami części szybko zużywających się oraz zamiennych, innowacjami, projektami doskonalącymi itp.
Jak zminimalizować ryzyko?
Outsourcing utrzymania ruchu oprócz potencjalnych korzyści niesie ze sobą też zagrożenia, a raczej ryzyka. Aby zminimalizować ryzyko nieosiągnięcia zamierzonych korzyści, rekomendujemy firmie zlecającej outsourcing kilka działań:
- wynajmij profesjonalną firmę doradczą, w celu uzyskania dodatkowego wsparcia w procesie wyboru firmy outsourcingowej i przygotowania umowy,
- sprecyzuj wyraźne, osiągalne cele outsourcingu, które będą stanowiły kryteria wyboru firmy outsourcingowej,
- zapoznaj się z doświadczeniami innych firm korzystających z outsourcingu utrzymania ruchu, szczególnie w branży twojej firmy,
- wyraź zgodę przyszłemu partnerowi biznesowemu na przeprowadzenie audytu istniejącego już systemu utrzymania ruchu, co pozwoli mu na przygotowanie korzystnej dla obu stron oferty,
- dobrze przygotuj umowę outsourcingową wspólnie z dostawcą outsourcingu UR, z użyciem wskaźników efektywności KPI, np. średni czas naprawy MTTR, średni czas między awariami MTBF, czas reakcji na awarię itp.,
- postaraj się podejść do firmy outsourcingowej jak do przyszłego partnera biznesowego, z którym spędzisz najbliższych kilka lat,
- powierzaj usługę utrzymania ruchu firmie, która ma doświadczenie w świadczeniu takiej usługi i potencjał organizacyjny (zasoby, kompetencje, know-how),
- sprecyzuj podział odpowiedzialności za realizację kontraktu, zaplanuj monitoring efektów i sposoby szybkiego podejmowania działań korygujących,
- określ dokładny plan działań, zwłaszcza w przypadku przekazywania własnych pracowników do firmy outsourcingowej,
- dokładnie sprecyzuj sposoby efektywnej komunikacji z firmą outsourcingową.
Podsumowanie
Outsourcing w warunkach polskich jest ciągle nowym sposobem zarządzania w przedsiębiorstwach. To z pewnością przydatne narzędzie stosowane w wielu branżach.
W zasadzie nie ma takiego rodzaju działalności, której nie można by było powierzyć firmie zewnętrznej. W praktyce utarło się jednak, że nie powinno się outsourcować kluczowych, strategicznych obszarów działalności, działalności opartej na unikalnym know-how bądź chronionej tajemnicą firmy. Ograniczenia te wynikają z oceny ryzyka związanego z powierzeniem UR firmie zewnętrznej i poziomu ryzyka akceptowalnego.
Warunkiem outsourcingu jest zrównoważony poziom wzajemnych korzyści w okresie objętym kontraktem, oczywiście z uwzględnieniem ryzyka. Kluczem do wypracowania wspólnych standardów i osiągnięcia zadowalających obie strony efektów jest niewątpliwie partnerskie podejście usługodawcy i usługobiorcy oraz zbieżność długofalowych planów. Wówczas można liczyć na wymierne korzyści – zarówno dla usługobiorcy (obniżenie kosztów utrzymania ruchu oraz podniesienie niezawodności maszyn i systemów), jak i dla usługodawcy (pozyskanie stałego klienta oraz rozwój działalności).
Opracowanie tekstu na podstawie materiałów przesłanych przez Waldemara Gruszkę i Dariusza Majchrowicza z firmy Bilfinger Industrial Services Polska.
