Producenci rozbudowujący swoje zakłady muszą sprostać wyzwaniu, jakim w dzisiejszej dynamicznej i konkurencyjnej rzeczywistości produkcyjnej jest dotrzymanie harmonogramu projektu. Czas to pieniądz, a od sprawnej organizacji oraz szybkiego terminu zakończenia rozbudowy zależy uruchomienie linii nowych produktów. Opóźnienia mogą ponadto być przyczyną wielkich strat, dlatego tak ważne jest, by ich uniknąć.
Sprawą podstawową jest upewnienie się, że harmonogram jest traktowany priorytetowo. Nie da się też uniknąć podejmowania niełatwych decyzji, zwłaszcza w późniejszej fazie projektu, gdy zbliża się termin jego ukończenia. Nawet najlepszy plan zwykle napotyka trudności, nowe wyzwania w miarę postępu prac i pojawiania się nieprzewidzianych problemów.
Zarządzanie zmianą
Pomocne w osiągnięciu równowagi jest prowadzenie spotkań, na których omawiany jest budżet oraz efektywna dystrybucja środków. W projektach, w których terminy są napięte, typową procedurą jest ustalenie terminu końcowego, estymacja czasu pracy zarówno dla działań bieżących, jak i ewentualnej konieczności cofnięcia się – ponownego wykonania pewnych działań, co w efekcie tworzy kompleksowy i napięty plan wdrożenia projektu.
Czynnikiem dodatkowym jest również budżet. Jeśli jest on niewielki, a jednocześnie nacisk na jakość jest znaczący, wówczas każda nadwyżka kapitału zostanie pochłonięta przez ludzi pracujących w projekcie w celu utrzymania odpowiedniej jakości. Jeśli założenia dotyczące kosztów i planowania czasu realizacji stanowią wyzwanie, redukcja w zakresie wynagrodzenia i zaangażowania siły roboczej będzie skutkować niską jakością pracy.
Posłużmy się przykładem pewnego projektu. Po zakończeniu projektowania zakład otrzymał od firmy zewnętrznej rysunki, które wykazały istnienie tysięcy kolizji podczas badania w modelu 3D dla rozważanego procesu. Rysunki były poprawne, ale zostały wygenerowane w pośpiechu. Zespół zatrudnił firmę skanującą do wykonania skanowania 3D, lecz skan nie został ukończony poprawnie z uwagi na brak czasu.
Skany zostały zaimplementowane do modelu 3D, a dokumentacja 2D była już gotowa. Z powodu tego zajścia istniejąca infrastruktura, taka jak przewody do sprężonego powietrza, musiała zostać przekonstruowana. Zespół projektowy naprawił wszystkie kolizje i pojawił się pośpiech związany z napiętym harmonogramem.
Liderzy zespołu technicznego poprawili model na tyle, na ile byli w stanie, i zaprezentowali kilka różnych możliwości zespołowi, nadając poszczególnym zadaniom priorytety. Mogli zmienić położenie istniejących podzespołów, spróbować zaadaptować je do nowej konstrukcji lub przesunąć to, co było już zakontraktowane, na możliwie najpóźniejszy termin, a następnie stawić czoła skutkom takiego działania. Inną możliwością było wykonanie kroku wstecz i przeprojektowanie dokumentacji, ale to wymagałoby dodatkowych nakładów finansowych w projekcie. Wybrano więc wariant pracy z obecną infrastrukturą i naprawę kolizji.
Niektóre problemy nie były poważne albo ten sam problem został zaznaczony kilkakrotnie i można było je rozwiązać względnie łatwo. To rozwiązanie działało prawidłowo i zespół naprawił błędy w infrastrukturze, zbierając dane na temat podzespołów i projektując przyłącza. Jednakże zespół projektowy musiał podjąć pewne decyzje i sprostać wyzwaniom w celu utrzymania pilnych terminów w harmonogramie. Gdy harmonogram jest najważniejszy, niekiedy do ukończenia projektu w danym czasie i spełnienia wymagań kluczowych interesariuszy niezbędne jest kreatywne myślenie.
Ponowne przemyślenie założeń
Tworzenie projektu czasami wydaje się dobrym pomysłem na uproszczenie procesu i uniknięcie opóźnień. W obliczu coraz pilniejszych terminów w każdym kolejnym projekcie liderzy zespołów mają tendencję do przyspieszania prac nad samym projektem, a to nie zawsze jest najlepszą decyzją.
Takie działanie i pospieszne wykonanie projektu może oszczędzić czas i pieniądze, ale nie zawsze zapewnia wysoką jakość prac w ramach rozbudowy czy modernizacji procesu lub produktu końcowego. Pośpiech w projekcie nie zawsze pozwala na zmianę pewnych założeń, które czasem poprawiają jakość, ale mogą też powodować opóźnienia związane z dłuższymi dostawami danych części.
Liderzy zespołów projektowych stosują się do zapisów projektu w celu ograniczenia kosztów i dotrzymania pilnych terminów, ale zaangażowanie zbyt wielu osób w sprawdzanie projektu spowalnia cały proces, narzucając architektowi pewne założenia, które są jednocześnie ograniczeniem dla wykonania prac wysokiej jakości. W wielu przypadkach posiadanie listy wszystkich kontrahentów na początku projektu pozwoli na ustalenie obszarów i poziomu ich odpowiedzialności i zaangażowania oraz ograniczenie opóźnień.
Innym krytycznym czynnikiem w każdym projekcie, zwłaszcza w produkcji, są koszty. Zasadniczo decydują one o wszystkim, a budżety na remonty budynków są zwykle skromne. Większa część istniejącego kapitału jest inwestowana w sprzęt na liniach produkcyjnych. W dodatku poza kosztami samej przebudowy lub remontu budynków mamy również do czynienia z utratą zysków generowanych przez przedsiębiorstwo w momencie wstrzymania produkcji na czas przeprowadzania takiego remontu.
Próba sprostania wymaganiom napiętego harmonogramu przy jednoczesnym utrzymaniu założonego budżetu wymaga określenia priorytetów, co czasami oznacza wybór między dwiema sprzecznymi potrzebami. Należy zawsze wybierać najbardziej wydajną ścieżkę. Oznacza to czasem sięganie po znane rozwiązania, takie jak budowa wg projektu, i umożliwienie wszystkim zaangażowanym w projekt działania w obrębie swojej specjalizacji, przy jednoczesnym poszukiwaniu oszczędności.
Plan na sukces
Istnieje wiele wyzwań związanych z dotrzymaniem krótkich terminów realizacji projektu, ale dobre planowanie, uwzględniające koszty i jakość, może zapewnić powodzenie całego przedsięwzięcia. Należy myśleć kreatywnie, mając na uwadze unikatowe aspekty projektu, oraz unikać wybierania utartych ścieżek postępowania, jeśli nie są faktycznie najlepszym rozwiązaniem dla danego projektu.
Już na początku projektu trzeba uzyskać wsparcie od kluczowych interesariuszy i upewnić się, że czas w projekcie wykorzystywany jest efektywnie, aby uniknąć kosztownych poprawek i przestojów w produkcji. Zastosowanie takiej strategii pomoże w dotrzymaniu terminów i parametrów projektu.
Zaspokajanie potrzeb zespołu projektowego ma duży wpływ na sprawne planowanie i unikanie kosztownych przerw w produkcji i opóźnień w harmonogramie. Ponieważ terminy w projektach są coraz krótsze, ważne jest, aby opracować i ponownie wykorzystać kluczowe strategie, które spełniają wymagania projektu i zwiększają jego jakość bez zakłócania harmonogramów i generowania dodatkowych kosztów.
Corey Zachel – Section Manager oraz Senior Associate w firmie SSOE Group.
