Właściwe oprogramowanie może wspierać pozytywną zmianę w instytucji, radykalnie zmieniając bieg wydarzeń w firmie.
Fot.: Fotolia
Jeśli jednak porozmawiasz z odpowiednią liczbą kierowników działu Utrzymania Ruchu, to na pewno usłyszysz jedną czy dwie przerażające opowieści o CMMS. Są to przypadki, kiedy organizacje nie otrzymały wszystkiego, czego oczekiwały – kiedy oprogramowanie musiało być wyrzucone do kosza krótko po zainstalowaniu.
Na szczęście przy odpowiednim przygotowaniu i zbadaniu sprawy można uniknąć tych możliwych potknięć. Oto pięć najczęściej występujących przyczyn, z powodu których implementacja CMMS czasem się nie układa, oraz jak tego uniknąć.
1. Brak wsparcia ze strony sprzedawcy
Czasem porażka CMMS ma mniej wspólnego z działaniem personelu działu Utrzymania Ruchu a bardziej z decyzjami zakupowymi kierownictwa wyższego szczebla.
Nie wszystkie pakiety oprogramowania zostały przygotowane w ten sam sposób. Czasem cena reklamowana jako niska okazuje się być opatrzona gwiazdką i okazuje się, że za istotnie ważne funkcje trzeba dodatkowo zapłacić, a wasza organizacja nie zawsze ma wystarczający zapas budżetowy aby pokryć dodatkowe, ukryte koszty. Ponadto niektóre firmy handlujące programami CMMS kierują się sposobem myślenia polegającym na sprzedaży nieprzewidującej obsługi posprzedażowej.
Sprzedawcy ci są szczęśliwi sprzedając oprogramowanie, ale nie mają narzędzi, aby we właściwy sposób wspierać klientów po etapie wdrożenia produktu.
Jak uniknąć problemu: Przy podejmowaniu decyzji o zakupie szukajcie sprzedawców o ustalonej reputacji, słynących z doskonałej obsługi i wsparcia swoich klientów. Uważajcie na sprzedawców, którzy działają na rynku krócej niż pięć lat.
2. Brak szkolenia
Innym częstym błędem we wdrażaniu etapów CMMS jest to, że czasami kilka drobnych, przeoczonych spraw doprowadza do tego, że wasz personel (oraz zarząd) nie wie jak używać oprogramowania, za które zapłacił właściciel.
Niektóre pakiety oprogramowania CMMS, jak MicroMain Maintenance, są zaprojektowane tak, żeby były proste w obsłudze. Niemniej jednak każde rozwiązanie, które oferuje wartościowy zestaw funkcji, będzie jednak wymagać właściwego szkolenia w celu pełnego wykorzystania programu.
Niekiedy firmy wdrażają swoje CMMS z przeświadczeniem, że osiągną wszystkie potrzebne, założone cele po czterogodzinnym szkoleniu internetowym.
To się prawdopodobnie nie uda. Skończy się na tym, że wasz personel działu Utrzymania Ruchu opracuje swoje własne metody używania oprogramowania, co doprowadzi do tego, że baza danych będzie jeszcze bardziej zaniedbana i zagmatwana niż to potrzebne. Tymczasem funkcje pozwalające zaoszczędzić czas – za które przecież zapłaciłeś – pozostaną niewykorzystane – i to nie tylko dlatego, że wasz personel nie wie, jak je obsługiwać, ale przede wszystkim dlatego, że pracownicy nawet nie wiedzą o ich istnieniu.
Jak uniknąć problemu: Znajdźcie sprzedawcę oferującego szerokie opcje szkoleniowe, a także planujcie odpowiednio swój budżet finansowy. Dobre szkolenie zaprocentuje w przyszłości.
3. Brak jasno określonych celów
Wdrażanie CMMS bez dokładnie wytyczonych celów, to jak podejmowanie mało precyzyjnych postanowień noworocznych. Wmawianie sobie, że będziesz jadł lepiej i więcej ćwiczył nigdy nie będzie tak skuteczne jak opracowanie szczegółowego planu ćwiczeń wraz z konkretnymi sposobami odżywiania.
Analogicznie – najlepiej jest opracować projekt planu wdrożenia CMMS. Należy zadać sobie pytanie, co dokładnie mamy nadzieję osiągnąć? Czy masz nadzieję na zredukowanie dokumentacji papierowej? Zmniejszenie czasu poświęconego na uporanie się ze zleceniami produkcyjnymi? Chcesz zwiększyć dokładność swoich raportów?
Twoje cele mogą być osiągnięte tylko, jeśli będą właściwie wytyczone i jasne.
Jak uniknąć problemu: Opracuj plan projektu z jasno zrozumiałymi celami.
Im bardziej kompletny będzie twój plan działania, tym bardziej prawdopodobne jest, że ukończysz go z powodzeniem.
4. Brak porozumienia z ekspertami technicznymi
Często mówi się, że komunikacja jest kluczem do sukcesu. Tak, to oczywiście brzmi bardzo przekonująco. Niemniej jednak jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania konserwacją i utrzymaniem ruchu maszyn i urządzeń, to jest to czasami aspekt, któremu poświęca się za mało uwagi.
Zbyt wiele decyzji o wdrażaniu programu podejmuje się bez udziału personelu, który także powinien mieć na nie wpływ. Otwarcie pola do komunikacji pozwoli uniknąć problemów w przyszłości i da wam lepszy ogląd tego, co macie nadzieję osiągnąć.
Kto powinien mieć wpływ na podejmowanie decyzji? Wasi technicy korzystający z danego oprogramowania, wasz dział finansowy, wasi informatycy – każdy, którego będzie to dotyczyło. Nawet jeśli CMMS nie zmieni waszych podstawowych zwyczajów w zakresie utrzymania ruchu maszyn i urządzeń, to i tak stworzy zmiany systemowe. To już coś! Właśnie za to płacisz. Niemniej jednak istotne jest to, aby wasz zespół uczestniczył w procesie podejmowania decyzji.
Jak uniknąć problemu: Planujcie spotkania całego zespołu pracowniczego tak, aby otwierać pole do szerokiej dyskusji. Zbierajcie dane wejściowe od każdego przyszłego użytkownika programu, aby stworzyć najlepsze zakupowe grupy dyskusyjne i usprawnić opracowywanie planu projektu.
5. Utrzymuj w praktyce najlepsze sposoby utrzymania ruchu maszyn i urządzeń
Właściwe CMMS może zrobić wiele dobrego dla waszej firmy. Może ono przydzielać i śledzić liczbę roboczogodzin pracy wymaganych do wykonania projektu. Może usprawnić zarządzanie flotą pojazdów. Może też zoptymalizować planowanie prewencyjne dotyczące konserwacji maszyn i urządzeń.
Niemniej jednak to, czego nie może dokonać, to wykonanie faktycznej pracy konserwacji za wasz zespół. Opracowane przez was najlepsze metody utrzymania ruchu maszyn i urządzeń są nadrzędne dla waszego przedsiębiorstwa i chociaż CMMS sprawi, że zarządzanie utrzymaniem ruchu będzie łatwiejsze, to nie jest ono w stanie zrównoważyć nieodpowiednich przyzwyczajeń w tym zakresie. Niektóre firmy miały problem z personelem technicznym fałszującym dane, przed czym żadne CMMS nie może nas uchronić. Klucz do sukcesu leży w waszych rękach.
Jak uniknąć problemu: Trzymajcie się najlepszych, opracowanych samodzielnie metod utrzymania ruchu maszyn i urządzeń. Używajcie waszego CMMS jako narzędzia prowadzącego do usprawnienia tych metod – a nie ich zastąpienia.
Źródło: Marshall Institute
Tłumaczył: mgr inż. Jerzy Popłoński
