Kontynuując przedstawione w poprzednich wydaniach Inżynierii i Utrzymania Ruchu elementy metodyki wdrażania systemów zarządzania utrzymaniem ruchu, należy omówić wzorcową funkcjonalność tych systemów.
W obrębie gospodarki remontowej przedsiębiorstwa produkcyjnego systemy klasy CMMS umożliwiają informatyzację obszarów związanych z zarządzaniem infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu, prowadzenie ewidencji urządzeń (ewidencja wyposażenia nieruchomości oraz urządzeń produkcyjnych – zestawienie wszystkich środków trwałych oraz danych technicznych dotyczących podzespołów, kosztów, dat zakupów itp.), kontrolę kosztów związanych z administracją, kontrolę ciągłości pracy w całym przedsiębiorstwie (ang. Business Continuity Planning), zarządzanie dokumentacją techniczną, kontrolę prowadzonych remontów (całych lub części linii produkcyjnych), zarządzanie zasobami ludzkimi, kontrolę pozostających do wykonania przeglądów stanu technicznego nieruchomości przemysłowych określanych przez przepisy budowlane, wymagające potwierdzenia w Książce Obiektu Budowlanego.
Kluczowym procesem podlegającym informatyzacji jest planowanie pracy służb zajmujących się konserwacją infrastruktury produkcyjnej poprzez: utworzenie list lub harmonogramów obejmujących wszystkie prowadzone prace, wprowadzenie do systemu informatycznego danych na temat budżetu niezbędnego do przeprowadzenia wyżej wymienionych prac prewencyjnych. Często zaniedbywanym obszarem w ramach zarządzania utrzymaniem ruchu jest kontrola podręcznych magazynów materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. Aby umożliwić obniżenie wysokości zamrożonego kapitału, konieczne jest m.in. zaimplementowanie automatycznego wydawania zamówień z chwilą przekroczenia wartości minimalnych zapasów w magazynach. Kluczowe jest skoordynowanie gospodarki magazynowej z pracami prewencyjnymi.
Systemy CMMS pozwalają na prowadzenie ewidencji stanu technicznego urządzeń produkcyjnych, infrastruktury technicznej nieruchomości oraz prowadzenie ewidencji napraw, konserwacji z rozliczeniem kosztów na wydział produkcyjny. Aby zarządzanie utrzymaniem ruchu przynosiło maksymalne korzyści, rozwiązania informatyczne muszą zapewniać szczegółową kontrolę kosztów i funkcjonować jako zintegrowana część informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.
Systemy CMMS, dzięki możliwości harmonijnego integrowania się z innymi rozwiązaniami biznesowymi (np. systemami ERP), łączą zarządzanie infrastrukturą techniczną z innymi funkcjami realizowanymi przez przedsiębiorstwo. Integracja obejmująca całą organizację ma strategiczne znaczenie dla wzrostu efektywności działania firmy, sprawnego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi jej działami, optymalizacji zachodzących w niej procesów (redukcja zamrożonego kapitału, zwiększenie efektywności wykorzystania dostępnych zasobów, redukcja awarii przez sprawne zarządzanie bieżącymi przeglądami i remontami itp.). Zagadnienia związane z integracją z systemami klasy ERP zostaną szerzej omówione w kolejnych artykułach.
W przedsiębiorstwach produkcyjnych wzorcowy system CMMS powinien zapewnić m.in.:
-
wzrost efektywności zarządzania infrastrukturą techniczną dzięki szczegółowej kontroli prac prowadzonych w ramach określonych budżetów,
-
wzrost poziomu zadowolenia kierownictwa zakładu dzięki mniejszej liczbie sytuacji awaryjnych,
-
wspieranie procesu planowania prowadzonych prac z uwzględnieniem zasobów ludzkich (pracowników firmy i firm podwykonawczych) oraz zasobów materiałowych wykorzystywanych do obsługi prewencyjnej (ang. Preventive Maintenance),
-
wydłużenie czasu użytkowania elementów infrastruktury technicznej i tym samym zwiększenie ich wartości oraz efektywności,
-
sprawne zarządzanie dokumentacją techniczną, obniżenie kosztów zarządzania parkiem maszynowym wraz z możliwością ich bieżącej kontroli oraz planowania,
Rys. 1. Cykliczny charakter procesu zarządzania infrastrukturą
-
rejestrację historii prowadzonych prac, co umożliwia przeprowadzanie analiz i wyszukiwanie zależności pomiędzy występującymi problemami oraz standardowymi metodami ich rozwiązywania (tworzona jest sukcesywnie baza danych na temat posiadanej infrastruktury technicznej). Cykliczny charakter procesu zarządzania został przedstawiony na powyższym rysunku.
Jak wynika z rozmów przeprowadzonych z przedstawicielami niektórych zakładów produkcyjnych, jednym z podstawowych problemów pojawiających się na początku wdrożenia systemów klasy CMMS jest określenie zakresu informacji umożliwiających opracowanie inwentaryzacji posiadanej infrastruktury technicznej linii produkcyjnych.
Jak już wspomniano wcześniej, system klasy CMMS jest rozwiązaniem mogącym pracować samodzielnie, ponieważ każdy z poniżej przedstawionych procesów i tym samym modułów systemów powinien mieć pełny zakres funkcjonalny, np. obsługę operacji finansowych. System CMMS może również podlegać integracji z nadrzędnymi systemami zarządzania, np. systemami ERP, zapewniając tym samym szybki przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa.
System CMMS
Rys. 2. Podstawowe procesy podlegające informatyzacji w ramach systemu klasy CMMS
Biorąc pod uwagę przedstawione powyżej warianty, autor opracował diagram przedstawiający architekturę optymalnego systemu CMMS, pokazany na rysunku 2. Część procesów podlegających informatyzacji, przedstawionych na diagramie, może być realizowana w formie outsourcingu, co spowoduje, że użytkownikami systemu staną się także firmy zewnętrzne.
W zależności od podjętych przez firmę decyzji dotyczących skali wdrożenia oraz poziomu szczegółowości, mogą być wprowadzane do systemu dane podstawowe, które w późniejszym czasie będą sukcesywnie uzupełniane. Na przykład w ramach tworzenia rejestru infrastruktury technicznej na początku zbierane są tylko podstawowe informacje dotyczące np. lokalizacji, kodu oraz nazwy elementu infrastruktury. Następnie określane będą szczegółowe parametry techniczne, zbierane informacje finansowe, podpinane dokumenty w formie elektronicznej, podpinane pasujące do danego urządzenia materiały eksploatacyjne i części zamienne.
W ramach rejestru infrastruktury proponuje się utworzyć szablony urządzeń, które będą zawierały parametry charakterystyczne dla poszczególnych typów urządzeń, np. silników, co później znacznie przyspieszy proces wprowadzania danych.
Podobnie jak w przypadku rejestru infrastruktury oraz wykorzystywanych w systemach słowników, dane w ramach procesu planowania można także wprowadzać stopniowo. Jak wspomniano wcześniej, planowanie może być oparte na czasie lub zużyciu urządzeń (np. liczba godzin pracy, przegląd co dwa tygodnie, tryb mieszany). W związku z tym na początku można będzie w ramach systemów tylko określać, jakiego elementu infrastruktury dotyczy prowadzony aktualnie proces planowania i jak często dana czynność planowana ma być wykonywana. W późniejszym czasie dodawane mogą być bardziej szczegółowe informacje dotyczące np. zasobów ludzkich (własnych lub zewnętrznych) odpowiedzialnych za realizację prac, materiałów wymaganych do ich wykonania, przydatnych dokumentów w formie elektronicznej, sposobu autoryzacji prowadzonych działań wraz z ich szczegółową specyfikacją. Będzie to moment, w którym należy wykorzystać możliwość wprowadzenia ogólnofirmowych procedur wykonywania prac wraz z kontrolą kompletności ich realizacji. Niektóre rodzaje prac są wymagane przez prawo polskie i tym samym warto rejestrować w systemie informatycznym fakt ich realizacji.
Analizując procesy, które powinny podlegać informatyzacji w ramach wdrożenia systemu klasy CMMS, warto zastanowić się na tym, które obszary przedsiębiorstwa należy informatyzować i którymi firma zarządza z wykorzystaniem już funkcjonujących systemów (np. zarządzanie zakupami). Autor sugeruje, aby w ramach prowadzonych przygotowań do uruchomienia projektu uwzględnić wykorzystanie danych z już zinformatyzowanych obszarów przedsiębiorstwa. Istotnym problemem może okazać się sposób, w jaki wybrane procesy są obsługiwane przez pracowników (czynnik ludzki). Wspomniane wcześniej nieudane wdrożenia systemów były spowodowane m.in. próbą zmiany przyzwyczajeń pracowników i dostosowania organizacji posiadających wieloletnią historię do wdrażanych rozwiązań. Jak wykazały przeprowadzone przez autora badania, w wielu przypadkach skutecznie stosowane są systemy „papierowe”, które zapewniają dobre wykorzystanie posiadanych zasobów. Ponownie jednak pojawia się aspekt wielkości przedsiębiorstwa i możliwość uzyskania oczekiwanych wyników finansowych, związanych z osiągnięciem zdefiniowanych w dalszej części pracy korzyści biznesowych, poprzez zastąpienie systemów papierowych.
Systemy klasy CMMS wspomagają kompleksowe zarządzanie infrastrukturą techniczną, począwszy od ewidencji poszczególnych urządzeń, ich składników, poprzez planowanie harmonogramu prac konserwatorskich (rutynowych i wynikających z zaistniałych awarii), przygotowywanie zleceń wykonania robót, kontrolę realizacji zleceń, aż do ich ostatecznego zamknięcia i rozliczenia, z uwzględnieniem miejsc powstawania kosztów.
Dobry system klasy CMMS powinien realizować następujący podstawowy zestaw funkcji:
-
Kontrolę kosztów związanych z utrzymaniem parku maszynowego oraz infrastruktury z nim związanej.
-
Zarządzanie brygadami remontowymi, pracownikami działu technicznego i innymi odpowiedzialnymi za utrzymanie i serwis urządzeń.
-
Zarządzanie umowami z podwykonawcami.
-
Kontrolę eksploatacji urządzeń.
-
Zarządzanie dokumentacją techniczną – możliwość podłączania plików w formie elektronicznej do elementów wyposażenia, instalacji technicznych oraz możliwość ich otwierania bezpośrednio z aplikacji (np. rysunki CAD, instrukcje bezpieczeństwa, korespondencja z dostawcą, gwarancje, umowy serwisowe z podwykonawcami).
-
Szybki dostęp do danych dotyczących bieżących konserwacji i przeglądów.
-
Kontrolę prac konserwacyjnych zleconych do wykonania.
-
Kontrolę stanów magazynowych części zamiennych – automatyczne wydawanie zamówień na części zamienne z chwilą przekroczenia wartości minimalnych zapasów w magazynie.
-
Obsługę zamówień oraz kontaktów z dostawcami.
-
Szeroki zakres gotowych raportów oraz możliwość tworzenia przez użytkownika raportów własnych, np. drukowanie zestawień kosztów utrzymania ruchu, siły roboczej, części zapasowych/zamiennych, usterek itp.
-
Prowadzenie historii wykonanych prac konserwacyjnych i przeglądów łącznie z kosztami związanymi z siłą roboczą oraz wykorzystanymi częściami zapasowymi.
System CMMS powinien umożliwiać także integrację z urządzeniami przenośnymi typu PDA (ang. Personal Digital Assistant), która ogranicza papierowy obieg dokumentów i tym samym przyspiesza przepływ informacji, oraz współpracę z czytnikami kodów kreskowych.
Jak już wspomniano wcześniej, przedsiębiorstwa rozważające wdrożenie systemu informatycznego w obszarze zarządzania utrzymaniem ruchu powinny wybierać z przedstawionej specyfikacji tylko te funkcje, które dają największe, możliwe do osiągnięcia oraz mierzalne w sensie finansowym korzyści biznesowe. Bardzo często podejmowane są próby wdrażania wszystkich możliwych modułów systemu informatycznego, co wiąże się z bardzo dużymi nakładami w kontekście kosztu oprogramowania, usług wdrożeniowych oraz czasu pracowników, który poświęcają na przeprowadzenie szkoleń oraz wprowadzanie dużej liczby danych zarówno na początku, jak również w trakcie późniejszego wykorzystywania systemu.
Potencjalnym problemem wdrożeniowym mogą okazać się relacje między różnymi modułami systemu CMMS, np. wprowadzanie informacji na temat czasu pracy zasobów ludzkich oraz obsługa gospodarki materiałami eksploatacyjnymi z poziomu modułu obsługi zleceń na wykonanie prac. Innym problemem może być konieczność przetwarzania zbyt dużej ilości informacji, związana z posiadanym interfejsem pomiędzy systemem CMMS a systemem klasy ERP, który w większości przypadków wymaga przetwarzania bardzo szczegółowych informacji na temat generowanych kosztów.
W kolejnych wydaniach Inżynierii i Utrzymania Ruchu zostaną omówione dalsze elementy proponowanej metodyki wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu, które mają wpływ na osiągnięcie zdefiniowanego na początku wdrożenia sukcesu projektu. W następnym artykule przedstawione zostaną zasady integracji systemu CMMS z systemami zewnętrznymi.
Z autorem artykułu można się skontaktować pod adresem: bartosz.soroczynski@pgk.pl
Autor: Bartosz Soroczyński, prezes zarządu, Polska Grupa Konsultingowa
