Zarządzanie magazynem we współczesnej dynamicznej firmie jest praktycznie niemożliwe bez wspomagania ze strony systemu informatycznego. Dobrze dobrany wpływa w sposób decydujący na prawidłowe zarządzanie przepływem surowców, wyrobów, materiałów i towarów. Wybrany źle lub nieprawidłowo wdrożony powoduje opóźnienia w dostawach, kosztowne pomyłki
i frustrację załogi.
System magazynowy jest jedną z najważniejszych platform sprzętowo-programowych działających w firmie przemysłowej, wspieranych zwykle właściwą aplikacją komputerową. Do jej podstawowych zadań należy utrzymywanie odpowiednich zapasów dla potrzeb bieżącej działalności przedsiębiorstwa: ich sprawne magazynowanie i lokalizowanie, a także szybka i dokładna obsługa przyjęć, kompletacji i logistyki wewnętrznej.
Przed wyborem
W przedsiębiorstwach produkcyjnych decydujące znaczenie mają magazyny:
➡️ surowców, materiałów i części dostarczanych w nieprzerwany sposób, najlepiej Just In Time, czyli bez konieczności tworzenia dużego bufora zapasów, co bardzo ogranicza koszy produkcji,
➡️ wyrobów, które po odebraniu z produkcji muszą być magazynowane, kompletowane i niezwłocznie wysyłane do klientów, aby nie zajmowały cennej przestrzeni magazynowej,
➡️ części zamiennych dla potrzeb służb utrzymania ruchu – ma on za zadanie zapewnić stały dopływ części zamiennych w celu podtrzymania ciągłości produkcji.
Wybór optymalnego rozwiązania – odpowiedniego systemu IT wspierającego obsługę magazynów – wymaga dokładnej analizy oraz udziału doświadczonych i kompetentnych osób, zaangażowanych na wszystkich etapach funkcjonowania przyszłego systemu.
Inwestycja w magazynowy system IT oznacza spore zmiany w funkcjonowaniu logistyki wewnętrznej oraz w wielu procedurach. Wymaga także stosunkowo dużego budżetu. Niezwykle istotne jest więc odpowiednie wcześniejsze przygotowanie merytoryczne pracowników przedsiębiorstwa do zmian, które mają nastąpić.
Osoby te muszą przeanalizować bieżące funkcjonowanie firmy: wyłonić elementy, które są obciążeniem dla załogi, wprowadzają opóźnienia i pomyłki, a także przeanalizować i zaprojektować ulepszone procesy, które będą działały przez lata w sposób możliwie najbardziej wydajny i optymalny pod względem czasu operacji, zaangażowanych pracowników i kosztów inwestycji.
Podczas wyboru systemu magazynowego należy zwrócić szczególną uwagę na:
➡️ platformę sprzętową i systemową niezbędną do pracy systemu,
➡️ funkcjonalność zgodną z potrzebami zakładu,
➡️ możliwość integracji oprogramowania,
➡️ wsparcie dla przenośnych kolektorów danych, skanerów kodów kreskowych, bramek RFID,
➡️ doświadczenie i referencje wykonawcy,
➡️ warunki dalszego rozwoju oprogramowania i koszt serwisu.
Dostępne rozwiązania
Najczęściej używanymi rozwiązaniami informatycznymi do zarządzania magazynem są systemy ERP (Enterprise Resource Planning) w podstawowej wersji lub rozbudowane o moduł magazynowy. Wybierane są z uwagi na to, że są już dostępne jako część składowa zakupionego systemu, albo dlatego, że są wystarczające w odniesieniu do potrzeb zakładu.
Firmy o większych potrzebach zarządzają magazynami za pomocą systemów WMS (Warehouse Management System). Są one oceniane jako bardziej elastyczne i lepiej dostosowane do wykonywania tej pracy niż systemy ERP.
W małych firmach nawet zwykłe arkusze kalkulacyjne programu Excel wspomagają bieżące i szybkie monitorowanie poziomu zapasów, jednak w ograniczonej skali. Zaleca się szybkie zastąpienie ich specjalistycznym oprogramowaniem magazynowym. Zapewni ono rzetelność i kompletność informacji o stanach magazynowych, sprawne wystawianie dokumentów i możliwość analizowania drogi przemieszczania się towarów.
System WMS – zalety i korzyści z wdrożenia
Zadaniem systemów WMS jest precyzyjne zarządzanie przestrzenią magazynową, lokalizacja towarów w magazynie oraz rejestracja obrotu magazynowego. Współpracując z odpowiednimi modułami czujników, skanerów itp., oprogramowanie to dostarcza pełnych informacji dotyczących stanów magazynowych oraz wydaje operatorom polecenia skompletowania i przygotowania wysyłki partii towarów. Program magazynowy WMS potrafi także skontrolować ilościowo i asortymentowo przyjmowany towar pod kątem zgodności dostawy z dokonanym wcześniej zamówieniem.
Sprawny system WMS jest podstawą działania i zysku każdej firmy produkcyjnej, handlowej oraz każdej innej posiadającej na stanie magazynowym towary, materiały, surowce lub części zamienne.
Oprogramowanie WMS zapewnia:
➡️ zgodność z procedurami i standardami przyjętymi w firmie,
➡️ zwiększenie szybkości pracy magazyniera przez wysyłanie mu dyspozycji od razu na jego terminal magazynowy,
➡️ szybki dostęp do wszelkich dokumentów, danych i informacji,
➡️ integrację z systemami ERP,
➡️ podgląd w sieci zakładowej stanów magazynowych dla wszystkich zainteresowanych pracowników, np. zaopatrzenia, produkcji, technologów, pracowników utrzymania ruchu,
➡️ kontrolę odpowiedzialności pracowników za będący pod ich nadzorem majątek.
Korzyści z wdrożenia oprogramowania WMS w firmie przemysłowej lub handlowej są następujące:
➡️ przyspieszenie operacji magazynowych,
➡️ dokładna ewidencja magazynu,
➡️ szczegółowe raporty o stanie faktycznym zapasów i obrotów, analizy, kontrola stanów minimalnych i maksymalnych, rotacji, towarów zalegających,
➡️ szybka lokalizacja towarów i surowców,
➡️ kontrola zaopatrzenia i dostaw,
➡️ dokładna kompletacja i weryfikacja wydań do kontrahentów,
➡️ inwentaryzacja okresowa weryfikująca stany magazynowe.
Typowe dokumenty w systemie magazynowym
Dokumenty wypisywane dotąd ręcznie lub drukowane na papierze są wypierane przez dokumentację elektroniczną istniejącą wyłącznie w bazie danych systemu WMS i ERP, przesyłaną elektronicznie i edytowaną na komputerach PC, tabletach lub terminalach mobilnych z kodem kreskowym albo czytnikiem RFID.
Najczęściej spotykanymi dokumentami potwierdzającymi obrót magazynowy są:
➡️ Pz – przyjęcie do magazynu od kontrahenta zewnętrznego – dokumenty te są weryfikowane pod kątem stanu technicznego i zwiększają stany magazynowe,
➡️ Rw – rozchód wewnętrzny, np. surowców do produkcji, materiałów do zużycia, części zamiennych pobranych przez służby utrzymania ruchu,
➡️ Wz – wydanie z magazynu na zewnątrz do kontrahenta. Dokument ten przeważnie generuje polecenie kompletacji wysyłki przez magazyniera,
➡️ MM – przesunięcie między magazynami, pomiędzy różnymi jednostkami lub oddziałami.
Terminale magazynowe z czytnikiem kodów kreskowych
Koniec XX w. przyniósł masowe zastosowanie kodu kreskowego w automatyzacji operacji magazynowych, w identyfikacji towarów, ich jednostek logistycznych oraz w operacjach wystawiania dokumentów. Popularność kodu kreskowego wzrosła jeszcze bardziej w ostatnich latach, kiedy powszechnie dostępne stały się terminale mobilne (kolektory, koncentratory danych, czytniki mobilne) wyposażone w niewielki komputer z systemem operacyjnym Windows CE, Windows Mobile lub Android, dostępem do sieci WiFi i skanerem kodów kreskowych. Te niewielkie urządzenia wraz z ujednoliceniem się standardów etykiet logistycznych GS1 spowodowały prawdziwą rewolucję w organizacji procesów magazynowych.
Teraz magazynier nie musi już nosić ze sobą sterty dokumentów, gdyż wszystkie polecenia wydania, kompletacji czy weryfikacji spływają bezpośrednio do terminala mobilnego. Jego zadaniem jest kolejna ich realizacja, zgodnie z przydzielonym optymalnym planem czy priorytetem. Automatyczna identyfikacja kodem kreskowym ze swojej natury eliminuje pomyłki identyfikacji towaru i drastycznie ogranicza błędy źle skompletowanego i wysłanego do klienta towaru. Operacje magazynowe realizowane przez magazyniera są transmitowane za pośrednictwem kanałów sieci WiFi do centralnego programu WMS. Tam zamieniane są na dokumenty magazynowe i zapamiętywane w systemie.
Automatyzacja systemu magazynowego dzięki technologii RFID
Ostatnie lata przynoszą prawdziwy boom w zastosowaniu zbliżeniowej technologii radiowej RFID (Radio-Frequency Identification). W systemach magazynowych i logistyce zaczyna ona uzupełniać lub zastępować kod kreskowy.
RFID przybliża nas do realizacji koncepcji Przemysłu 4.0 – fabryki cyfrowej (Digital Factory), której funkcjonowanie cechuje się szybkim dostosowaniem do potrzeb, lepszym wykorzystaniem zasobów oraz integracją z wszystkimi partnerami biznesowymi, dostawcami i odbiorcami. Technologie Przemysłowego Internetu Rzeczy dzięki głębokiej integracji różnych modułów (m.in. czujników, elementów wykonawczych) już na poziomie obiektowym umożliwią połączenie w ramach jednej sieci standardu TCP/IP obiektów fizycznych (towary, wyroby, jednostki logistyczne) z systemem magazynowym. Dzięki temu będą mogły działać całkowicie w sposób zautomatyzowany.
Zalety chipów RFID dalekiego zasięgu, pracujących na częstotliwościach UHF, polegają na:
➡️ trwałości oznaczenia etykietami (tagami, chipami) RFID towarów, palet lub innych jednostek logistycznych,
➡️ możliwości pracy na odległość bez bezpośredniego kontaktu wzrokowego,
➡️ możliwości odczytu dziesiątków lub nawet setek przedmiotów równocześnie,
➡️ daleko posuniętej automatyzacji odczytów.
Wzrost popularności technologii RFID spowodował znaczny spadek cen. W przypadku znakowania jednostek logistycznych, palet czy kontenerów koszty nie odbiegają znacznie od kosztów kodów kreskowych.
Podobnie jak w pracy z kodem kreskowym, kolektory danych RFID mogą być wyposażone w czytnik RFID skanujący oznaczone przedmioty. Co więcej, mogą być wyposażone w oba skanery równocześnie, pozwalając na pracę hybrydową, w zależności od rodzaju znakowanego przedmiotu.
W przeciwieństwie do kodu kreskowego magazynier nie musi mierzyć czytnikiem w każdy towar lub paletę osobno. Wystarczy, że zbliży kolektor danych i włączy odczyt. Oprogramowanie dekoduje odczytane numery TID lub EPC i przekazuje do systemu WMS.
Znaczniki RFID mogą być umieszczone na wielu różnych przedmiotach: samochodach, lodówkach, ubraniach, lekarstwach. Prawie każdy przedmiot może być oznakowany tagiem w sposób bezpośredni lub pośredni, np. poprzez jego opakowanie.
Nowoczesne znaczniki mogą przechowywać dodatkowe informacje, takie jak numery identyfikacyjne czy terminy przydatności, a także monitorować temperaturę podczas transportu. Daje to zupełnie nowe możliwości w organizacji prac i procedur magazynowania towarów.
Magazynowanie produktów z wykorzystaniem technologii RFID pozwala śledzić nie tylko całą partię produktów, ale także każde opakowanie z osobna.
Znakowanie półfabrykatów, części i wyrobów gotowych na każdym etapie produkcji zabezpiecza przed kosztownymi pomyłkami. Dostarcza wiedzy o ilości i położeniu komponentów w magazynie.
Automatyczne bramki RFID
Oznakowanie asortymentu za pomocą znaczników RFID to nie tylko alternatywny do kodów kreskowych sposób znakowania towarów i jednostek logistycznych. Umożliwia on także automatyczny, niezależny od człowieka odczyt za pomocą czytników umieszczonych na wózkach widłowych lub tzw. bramek RFID.
Potrafią one skanować przemieszczające się przez nie przedmioty i rejestrować je jako operacje magazynowe. Uwalnia to operatora od ręcznego skanowania produktów za pomocą kolektora danych. Dodatkowo oprogramowanie pozwala nie tylko rejestrować oznakowany tagami towar, ale aktywnie reagować np. za pomocą alarmu akustycznego lub świetlnego na pojawiające się identyfikatory towaru lub palet, które nie powinny opuszczać magazynu. Stanowi to bardzo dobry sposób zabezpieczenia towarów.
Należy pamiętać, że technologia RFID działa znakomicie przy zapewnionych jej powtarzalnych warunkach pracy. Z tego powodu wymaga zaprojektowania całego procesu przez doświadczonego specjalistę, przeprowadzenia testów lub analizy pracy i niezawodności projektu pilotażowego weryfikującego założenia odnośnie znakowania towarów i palet, ilości, rodzaju i ustawienia anten dalekiego zasięgu oraz konfiguracji czytników RFID.
Podsumowanie
Wybór systemu magazynowego powinien być poprzedzony analizą potrzeb przedsiębiorstwa oraz możliwych sposobów optymalizacji procesów. Prawidłowa organizacja magazynu i procesu magazynowania zależy bezpośrednio od wielu czynników koniecznych do przewidzenia i analizy w momencie jego tworzenia. System informatyczny będzie całością zarządzał i zapewni optymalne działania, planowanie i szczegółowe rozliczenie wszystkich operacji magazynowych.
Autor: Jacek Krywult prowadzi firmę PWSK, zajmującą się oprogramowaniem magazynowym do ewidencji majątku i systemami RFID.
