Dla zapewnienia ciągłości realizowania kluczowych procesów zachodzących w organizacji najważniejsze pozostają narzędzia informatyczne, pozwalające na usprawnienie zarządzania. Niezbędne jest zatem komputerowe wspomaganie obiegu dokumentów, zarządzanie zawartością stron internetowych, czy też przebiegu istotnych procesów. Ważne jest także stworzenie środowiska pozwalającego na korzystanie z wielu źródeł informacji. Te płaszczyzny stanowią pole do popisu dla zintegrowanych systemów zarządzania zasobami informacyjnymi.
Zintegrowane systemy zarządzania informacjami ECM (Enterprise Content Management) stanowią w Polsce stosunkowo nowe rozwiązanie. Niewątpliwie zaczęło ono zyskiwać na znaczeniu wraz ze zwiększeniem liczby różnorodnych informacji wynikających przede wszystkim ze stron internetowych, dokumentów, obrazów, poczty elektronicznej itp. Kluczową kwestię stanowi zatem odpowiednie „ogarnięcie” wszystkich danych. Mówi się więc o cyklu ECM, obejmującym nie tylko tworzenie lub pozyskanie informacji, ale również zarządzanie nimi, udostępnianie i archiwizację. Platformy ECM zbudowane są z komponentów, o których zastosowaniu decydują potrzeby użytkownika. Tak więc oprogramowanie tego typu ma charakter specjalizowany i może przykładowo objąć takie obszary, jak:
- archiwizacja danych i dokumentów dla systemów finansowo-księgowych,
- aplikacje do zarządzania projektami inżynierskimi,
- specjalizowane systemy dla finansów i ubezpieczeń,
- systemy zarządzania relacjami z klientem (CRM),
- systemy zarządzania przedsiębiorstwem (ERP),
- systemy wspomagania podejmowania decyzji,
- handel elektroniczny,
- systemy zarządzania dostawami,
- systemy nadzoru i kontroli jakości,
- systemy zarządzania kadrami.
Komu i kiedy ECM?
W czasie ankiety przeprowadzonej przez redakcję wśród producentów i dystrybutorów oprogramowania klasy ECM zapytano o najczęstsze branże, w których wdrażane są tego typu systemy. Dla przykładu platforma EMC Documentum firmy EMC Corporation znajduje zastosowanie przede wszystkim w finansach, telekomunikacji, przemyśle oraz sektorze publicznym. Oprócz tego system cieszy się zainteresowaniem w budownictwie, handlu, transporcie oraz w logistyce.
Przedsiębiorstwo, które chce uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku, musi zadbać o sprawne i skuteczne zarządzanie swoją strukturą organizacyjną na wszystkich jej szczeblach. Niezbędne zatem okazuje się zintegrowanie zachodzących procesów z dostępnymi zasobami informacyjnymi. Nie mniej istotne jest zagwarantowanie spełniania wymogów wynikających z systemu prawnego. W polskich realiach rynkowych są to przede wszystkim takie akty normatywne, jak ustawa o rachunkowości czy ustawa o ochronie danych osobowych. Nie sposób pominąć specjalistycznych norm oraz wytycznych dyrektyw unijnych. Dla zapewnienia sprawnego zarządzania ważne jest powiązanie informacji, które są nieuporządkowane. Należy zapewnić nadzór nad archiwalnymi informacjami i dokumentami oraz ustalić uprawnienia w zakresie dostępu do zasobów. Każdy pracownik powinien mieć zapewniony wgląd w odpowiednie, a zarazem aktualne dane. Wiele projektów realizowanych jest grupowo, dlatego też ważne pozostają odpowiednie procedury tworzenia, zatwierdzania oraz weryfikacji dokumentów. Chodzi tu przede wszystkim o umowy, projekty, dokumentację techniczną itp. Istotny jest także nadzór nad informacjami w przedsiębiorstwie. Kwestie te spowodowały, że zastosowanie znalazły programy klasy ECM.
Podczas ankiety przeprowadzonej przez redakcję wśród producentów i dystrybutorów platform ECM zapytano o wykorzystanie tego typu systemów w sektorze przemysłowym. W odpowiedziach podkreślano, że obecnie systemy ECM/DMS są wykorzystywane głównie jako rozwiązania wspomagające pracę innych systemów, głównie ERP i CRM. Część klientów używa systemów ECM/DMS do ogólnie pojętego przetwarzania korespondencji przychodzącej lub wspomagania wybranych procesów biznesowych. Systemy te tworzą niezależne, niezintegrowane silosy informacyjne. Brak jest wdrożeń prawdziwych systemów ECM lub BPM, podchodzących do problemu zarządzania treścią na poziomie całego przedsiębiorstwa, oraz systemów zintegrowanej archiwizacji treści – zarówno niestrukturalnej, np. skanów faktur, jak i strukturalnej – pochodzącej z systemów bazodanowych.
Korzyści
Dostępne na rynku programy klasy ECM cechują się przede wszystkim mechanizmami, które są odpowiedzialne za kontrolę dostępu i uprawnień do informacji. Wszystkie działania pracowników są rejestrowane, dzięki czemu zyskuje się maksymalny stopień bezpieczeństwa informacji i procesów. Nowoczesne zintegrowane systemy zarządzania zasobami informacyjnymi przyczyniają się do zwiększenia wykorzystania informacji i wiedzy w organizacji. Za pomocą zintegrowanego środowiska informatycznego użytkownicy zyskują dostęp do wszystkich danych zgromadzonych za pomocą stron internetowych, poczty elektronicznej, obrazów itp. Wdrażając zintegrowany system informatyczny, przedsiębiorstwo otrzymuje w zamian uproszczenie w zakresie administrowania systemem informatycznym. Nie bez znaczenia pozostają narzędzia, dzięki którym istnieje możliwość zwiększenia wydajności procesów, co z pewnością przyczyni się do poprawy warunków pracy i terminowości realizowanych przedsięwzięć.
Wdrożenie systemu klasy ECM jest dużym przedsięwzięciem informatycznym. Ważne pozostaje zatem uwzględnienie kilku ważnych aspektów, które z jednej strony przyczynią się do przyspieszenia procesu implementacji, zaś z drugiej decydować będą o efektywności platformy. Decydując się na wdrożenie ECM-a pamiętać należy, aby pozwalał on na współpracę z wieloma aplikacjami. Bardzo często systemy bazują na jednym producencie poszczególnych modułów, dzięki czemu znacznie uproszczony zostaje proces związany z zakupem dodatkowych aplikacji i licencji. Nie bez znaczenia pozostaje integracja z istniejącymi już systemami informatycznymi typu ERP, CRM, czy też programami księgowymi.
Jedno z pytań przeprowadzonej przez redakcję ankiety dotyczyło największych korzyści ze stosowania ECMów, które można przedstawić zarządom przedsiębiorstw. W odpowiedziach podkreślano, że typowe przedsiębiorstwo przechowuje nieprzebrane ilości informacji, z których większość ma formę cyfrową. Katalogowanie dokumentów, procedury postępowania z mnogością wersji i kopii, ponowne ich wykorzystywanie do stworzenia nowych powinny być proste. Jednak pracownicy spędzają dziś ponad 40% czasu tylko na szukaniu informacji – częstokroć bez sukcesów. Efektem jest niska wydajność oraz spowolnienie procesu podejmowania decyzji z powodu niedostępności lub niemożności odczytania właściwych informacji, a także z powodu niewykorzystywania wartościowych danych. W niektórych sytuacjach dokumenty, które powinny być dostępne, trzeba tworzyć od nowa. Zatem korzyści, jakie wynikają z posiadania elektronicznego obiegu dokumentów, jest bardzo wiele. Przede wszystkim można mówić o ograniczeniu kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych i wyszukiwaniem danych archiwalnych. Ponadto firmy, które wdrożyły zintegrowane systemy zarządzania informacjami, obserwują zmniejszenie kosztów związanych z obsługą błędów (zagubione dokumenty, sprawy odłożone itp.), a także z dodatkową pracą ludzi. Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania informacjami powoduje szybszy dostęp do informacji i lepszą, efektywniejszą organizację pracy.
Web Content Manager
Jednym z elementów funkcjonalnych platform typu ECM jest możliwość łatwego zarządzania zawartością stron internetowych, począwszy od tworzenia treści, poprzez akceptację, na publikacji kończąc. Nie ma bowiem wątpliwości co do tego, że odpowiednio dobrana treść witryny internetowej pod względem merytorycznym jest dobrym narzędziem pozwalającym na wymianę informacji biznesowych. Z pewnością przydatne okażą się możliwości w zakresie edytowania tekstu, które udostępniane są za pomocą przeglądarki internetowej, dzięki czemu zmiany mogą być wykonywane bezpośrednio na stronie WWW. Dzięki konwerterowi HTML system jest w stanie również przetworzyć tekst zapisany w postaci pliku tekstowego. Wiele modułów Web Content Manager doskonale radzi sobie z rozbudowanymi, wielojęzykowymi witrynami, a także urządzeniami mobilnymi (np. program SharePoint firmy Microsoft).
Dla przykładu Web Content Manager platformy Enterprise Content Management firmy RedDot Solutions składa się z kilku modułów funkcjonalnych. SmartEdit Content Manager to narzędzie dla osób, które najlepiej znają ofertę firmy. Dzięki temu można dotrzeć zarówno do klientów, jak i do hurtowników oraz partnerów i pracowników. Interesujący jest fakt, że SmartEdit pozwala na zarządzanie treścią merytoryczną stron internetowych bez konieczności udziału IT. Kolejny moduł to Asset Manager, pozwalający na przechowywanie korporacyjnych informacji w sposób uporządkowany oraz w jednym, zabezpieczonym miejscu. Narzędzie porządkuje pliki zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkowników systemu oraz ułatwia zarządzanie plikami graficznymi. Dla wielu firm sprawą kluczową jest utrzymanie spójności informacji w międzynarodowych serwisach. Moduł Translation Manager pozwala zarządzać zawartością informacyjną na stronach internetowych w wielu wersjach językowych.
Nie mniej istotna jest automatyczna aktualizacja stron internetowych, od której niejednokrotnie zależy atrakcyjność witryn. Pewne informacje i dane pochodzące z zewnętrznych źródeł informacji, np. w postaci artykułów prasowych bądź wyników giełdowych, mogą być automatycznie umieszczone na stronach WWW. Administrator systemu tylko raz definiuje strukturę wiadomości, by od tej pory moduł automatycznie aktualizował ją ze wskazaną częstotliwością.
Zarządzanie dokumentami
Komponenty typu Records Management zostały zaprojektowane z myślą o zarządzaniu korporacyjnymi zapisami za pomocą automatyzacji wszystkich działań. Dotyczą one nie tylko tworzenia i obiegu zapisów, ale również ich archiwizacji. Odpowiednie funkcje odpowiedzialne są za nadzór nad dokumentami elektronicznymi i papierowymi. Z pewnością przydatna okaże się możliwość tworzenia nowych elementów bez konieczności przerywania pracy systemu. Komponent Universal Records Management platformy Oracle ECM pozwala dodatkowo na zarządzanie planami plików i regułami dotyczącymi czasu przechowywania informacji w systemie, a także na porządkowanie, przechowywanie i wyszukiwanie informacji.
Dla wielu procesów biznesowych ważne są odpowiednio zaprojektowane formularze. Ważną kwestię stanowią zatem możliwości, dzięki którym użytkownik może stosować szablony formularzy. W ten sposób zyskuje się maksymalny stopień spójności.
Do prawidłowego obiegu informacji w firmie niezbędna pozostaje polityka względem zarządzania archiwami. Ważne zatem są funkcje związane z parametryzowaniem repozytorium, zgodnego z planem dotyczącym przechowywania plików, przyjętym w danej organizacji. Tym sposobem zapewniona jest ochrona przed niepowołanym edytowaniem plików. Interesujące są również możliwości, dzięki którym użytkownicy są w stanie stworzyć różne typy archiwów z uwzględnieniem zdefiniowanych kryteriów przechowywania. Nie mniej istotny pozostaje fakt, że archiwa mogą dotyczyć również zewnętrznych źródeł informacji, takich jak systemy zarządzania dokumentami czy programy pocztowe.
W platformach ECM istotną rolę odgrywają moduły, które służą do zarządzania dowolnym rodzajem treści w formie elektronicznej. Na funkcjonalność składa się przede wszystkim skuteczne połączenie zarządzania dokumentami, zarządzania cyklem życia dokumentów oraz automatyzacji (workflow) procesów, które ściśle powiązane są z przechowywanymi dokumentami. Tym sposobem zaktywizowane są dokumenty przedsiębiorstw, a właściwe treści znajdują się w odpowiednim miejscu i czasie. Pamiętać należy, że w modułach zarządzających dokumentami te same zasady dotyczą zarówno dokumentów elektronicznych, jak i tradycyjnych. Uwzględnione są nawet wymagania prawne dotyczące określonego czasu przechowywania dokumentów w wersji trwałej jako oryginał lub na tzw. trwałym nośniku. Kluczową kwestię odgrywa zapewnienie przez system zarządzania nadmiarem informacji. Chodzi przede wszystkim o usuwanie danych, które są nieaktualne. Niezbędna jest zatem wymiana danych pomiędzy wszystkimi procesami, które zachodzą w przedsiębiorstwie, łącznie z zapewnieniem szczegółowej analizy zasobów informacyjnych. W ramach platformy ECM informacje i dane zapisywane w postaci dokumentów lub zbiorów elektronicznych podlegają regułom tzw. cyklu życiowego (Document Live Management). Obejmuje on przede wszystkim tworzenie dokumentu lub jego akwizycję, weryfikację (np. autentyczności, pod względem merytorycznym oraz kontrolę wersji dokumentu itp.). W następnej kolejności odbywa się kategoryzacja, katalogowanie, indeksowanie i opisanie dokumentu. Nie mniej istotne pozostają kwestie związane z nadaniem uprawnień dostępu. Ważna jest dla obiegu informacji właściwa archiwizacja (zapis na nośniku lub składowanie) oraz wyszukiwanie i udostępnianie, a także przesyłanie, publikacja, dystrybucja i drukowanie.
Zarządzanie wiedzą
Moduły odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą (knowledge management – KM) pozwalają na gromadzenie oraz porządkowanie dostępnej wiedzy w firmie, ułatwiając do niej dostęp różnym grupom użytkowników. Efekt stanowi przede wszystkim poprawa koordynowania prac, które są prowadzone w ramach poszczególnych projektów. Nie mniej istotne pozostają korzyści w postaci zwiększenia wykorzystania istniejącej już wiedzy. Do poprawy wymiany informacji przyczynią się raporty syntetyczne oraz graficzne formy przedstawiania statystyk. Moduły odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą bazują na korporacyjnym intranecie, zapewniając dostęp do zasobów z poziomu przeglądarki WWW. Ważne pozostają zagadnienia, które obejmują dystrybucję odpowiednich informacji oraz prawa dostępu do nich, a także wzbogacanie i rozbudowywanie zasobów wiedzy. Niektóre komponenty platform ECM mają za zadanie zarządzanie polityką dotyczącą uprawnień dostępu do dokumentów, które opuszczają system zarządzania zawartością, nawet w przypadku, gdy pliki zostaną skopiowane do systemu użytkownika i wysłane pocztą elektroniczną jako załącznik. Odpowiednie technologie, np. Information Rights Management (Oracle), stosowane są w szeroko rozumianym zabezpieczaniu i śledzeniu dokumentów, a także kontrolowaniu wszystkich wersji zarówno listów, jak i dokumentów elektronicznych, niezależnie od miejsca ich przechowywania i stosowania.
Business Process Manager
Skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi stanowi podejście, które zyskuje coraz większe uznanie wśród menedżerów. Ważna pozostaje bowiem szeroko rozumiana optymalizacja przebiegu procesów biznesowych w nowoczesnych przedsiębiorstwach. Proces wiąże się z logicznie powiązanym łańcuchem czynności, które mają za zadanie osiągnięcie określonego celu. Kluczową kwestię stanowi więc zarządzanie procesami, wiążące się z wydajnością oraz efektywnością. Wszystkie procesy, które zachodzą w organizacji, są ważne – zarządzanie wiedzą, zarządzanie jakością, obieg faktur i wiele i innych. W ramach modułów odpowiedzialnych za zarządzanie procesami przedsiębiorstwo zyskuje możliwość modelowania całej organizacji i poszczególnych procesów w sposób wizualny. Funkcjonalność Business Process Manager to także dostęp do dokumentacji systemu zarządzania. Tym sposobem wszyscy użytkownicy dysponują dojściem do aktualnej struktury organizacyjnej, procesów i wszystkich szablonów dokumentów wykorzystywanych w procesach. Nie mniej istotna pozostaje automatyzacja procesów biznesowych w organizacji za pomocą obiegu informacji z wykorzystaniem e-formularzy. Interesujące jest, że moduły BPM w sposób znaczący przyczyniają się do automatyzacji, optymalizacji i poprawy wydajności procesów biznesowych. Z pewnością przydatna okaże się także funkcjonalność, w ramach której zarządza się przepływem pracy poprzez całe przedsiębiorstwo. Oprócz tego unifikuje się infrastrukturę niezbędną do zarządzania procesami biznesowymi i stwarza korporacyjną platformę do włączania użytkowników i systemów w procesy biznesowe.
Dla przykładu
Technologia Panagon firmy FileNET to ściśle zintegrowana infrastruktura do zarządzania danymi i procesami biznesowymi oraz platforma umożliwiająca kompleksowe opracowywanie nowych aplikacji. Poszczególne komponenty aplikacji pozwalają na automatyzowanie oraz optymalizowanie procesów biznesowych na każdym szczeblu struktury organizacyjnej. Do przykładowych funkcji można zaliczyć:
- obsługę urządzeń przenośnych w celu rozszerzenia możliwości zarządzania danymi i procesami przedsiębiorstwa na pracowników podróżujących,
- wymianę danych, umożliwiającą dodatkowe funkcje XML związane z wydzielaniem i eksportowaniem metadanych (właściwości danych) oraz obsługę wymiany dużych, skomplikowanych dokumentów,
- automatyzację danych, których podstawą są szablony dla autorów umożliwiające szybkie i łatwe tworzenie i dodawanie danych bez konieczności stosowania skomplikowanych narzędzi autoryzacji w sieci WWW,
- autoryzację HTML oferowaną poprzez całkowitą integrację z narzędziami, takimi jak Macromedia Dreamweaver i Adobe GoLive poprzez standard
WebDAV.
Wbudowane funkcje zarządzania procesami przechowywania danych umożliwiają zarządzanie okresem wykorzystania danych w sieci WWW w celu zagwarantowania aktualności oferowanych informacji. Oprócz tego zastosowano narzędzia do zarządzania procesami i tworzenia raportów, umożliwiające analizę procesów, obciążenia i wydajności aplikacji. Platformę można integrować z Microsoft SharePoint Portal Server (SPPS), co umożliwia firmom tworzenie, wprowadzanie i przeszukiwanie danych Panagon ECM poprzez portal SPPS departamentu.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że niektóre platformy projektowane są z myślą o wybranych dziedzinach przemysłu. Dla przykładu program Autodesk Product-
stream 2009 stworzony został dla konstruktorów. Aplikacja pozwala na organizowanie i wyszukiwanie, kopiowanie projektów, rewizje i stany życia projektu, a także tworzenie komentarzy na dokumentach 2D i 3D oraz mapowanie właściwości. Przydatna okaże się z pewnością możliwość współpracy wielu użytkowników oraz integracja z różnymi systemami CAD i aplikacjami biurowymi. Pracę projektantów z pewnością ułatwi zarządzanie BOM i zarządzanie zmianami inżynierskimi (ECO). Aplikację Autodesk Productstream 2009 wyposażono również w bezpieczne mechanizmy przechowywania i zarządzania danymi konstrukcyjno-projektowymi i związanych z nimi dokumentów. Najnowszą wersję cechuje wydajny nowy mechanizm wyszukiwania oraz mechanizm replikacji danych w wielu lokalizacjach, co upraszcza ich współużytkowanie, przeszukiwanie, a także zwiększa stopień ponownego wykorzystywania rozwiązań i łatwość współpracy.
Platforma ECM Office „12” SharePoint firmy Microsoft cechuje się funkcjami, które pozwalają na ujednolicony dostęp do informacji, co znacznie usprawnia współpracę i zwiększa możliwości decyzyjne zespołów roboczych. Automatyczne powiadomienia informują użytkowników o zmianach w stronach i dokumentach. Treści są personalizowane, a sposób ich prezentacji zwiększa wygodę i efektywność pracy. Z pewnością przydatne okażą się osobiste i publiczne widoki dokumentów, informacji i aplikacji, zwiększające użyteczność intranetu. Platformę można integrować z wieloma bazami danych i aplikacjami, włączając w to aplikacje firm trzecich i systemy branżowe.
System EMC Documentum to zintegrowane rozwiązanie składające się z wielu modułów, których funkcjonalność pozwala na zarządzanie treścią, zarządzanie dokumentami, zarządzanie procesami biznesowymi, archiwizację oraz pracę grupową. Platformę wyposażono w nowy system centralnej archiwizacji treści SourceOne oraz nowe aplikacje zgodnie ze standardem Web 2.0 – rodzina CenterStage. EMC Documentum może współpracować z systemami Windows, Linux, Solaris, AIX, HP-UX oraz bazami danych Oracle, MSSQL, DB2, Sybase.
Autor: Damian Żabicki
