5S jest jednym z podstawowych narzędzi lean manufacturing i lean management. Może się stać punktem wyjścia do zapewnienia bezpiecznych miejsc pracy, a także stanowić codzienne wsparcie dla kierowników działów UR, produkcji oraz służb BHP.
Większość z nas stara się dbać o porządek we własnym domu – przecież przyjemniej jest wypoczywać w czystym pomieszczeniu niż w takim, w którym panuje nieład. Ponadto z nowo zakupionym sprzętem i wyposażeniem obchodzimy się z należytą dbałością – staramy się np. nie zarysować nowego laptopa czy nie zepsuć nowiutkiego ekspresu do kawy. Niestety, w pracy zachowanie wielu z nas diametralnie się zmiania, bo przecież „maszyna nie jest moja”, a „praca to nie dom”. Tymczasem według Kodeksu pracy (art. 211 ust. 3) jednym z obowiązków każdego pracownika jest dbanie o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy.
Dlaczego zatem, pomimo obowiązku wynikającego z przepisów prawa, wielu pracowników nie utrzymuje porządku na swoim stanowisku pracy? Przyczyn jest wiele. Przywołajmy kilka z nich:
→ nagromadzenie na stanowisku pracy wielu rzeczy – nie tylko tych wykorzystywanych, lecz także zbędnych i rzadko używanych,
→ brak wyznaczonego miejsca do przechowywania danego materiału, osprzętu, narzędzia itp.,
→ brak systematyczności w sprzątaniu stanowiska pracy – robienie porządków z częstotliwością „od remanentu do remanentu” albo „od audytu do audytu”,
→ brak określonych standardów, które pomogłyby określić, czym właściwie jest porządek, np. gdzie powinny stać palety, gdzie składować substancje chemiczne.
Pięć filarów
5S to jeden z podstawowych elementów efektywnego zarządzania. Jego nadrzędnym celem jest stworzenie i utrzymanie dobrze zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy.
Narzędzie 5S składa się z 5 filarów, które powstały na bazie filozofii japońskiej:
1. Selekcja (jap. Seiri) – polega na podziale całego wyposażenia stanowiska na to, co potrzebne, i to, co niepotrzebne, np. narzędzia, materiały, dokumenty. Krok ten ma za zadanie usunięcie zbędnego wyposażenia. Gdy rzeczy jest mniej, łatwiej utrzymać porządek. Na zbędne przedmioty trzeba znaleźć odpowiednie miejsce do ich przechowywania. W zależności od ich stanu można podjąć również próbę ich sprzedaży lub po prostu wyrzucić.
2. Systematyka (jap. Seiton) – w tym kroku należy wyznaczyć miejsca do przechowywania każdego przedmiotu, zgodnie z zasadą: „miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”. Przed wykonaniem tego kroku warto prześledzić proces i tak zaplanować lokalizację osprzętu, aby ograniczyć zbędny ruch pracownika oraz jego wysiłek fizyczny. Przedmioty wykorzystywane najczęściej powinny się znajdować w zasięgu ręki pracownika. Doskonałą pomocą na tym etapie są tzw. tablice cieni.
3. Sprzątanie (jap. Seiso) – polega na utrzymaniu stanowiska pracy w czystości. Krok ten obejmuje sprzątanie, układanie, usuwanie brudu, odnowienie miejsca pracy i jego otoczenia.
4. Standaryzacja (jap. Seiketsu) – jest to wdrożenie m.in.: standardów, instrukcji, audytów, tablic 5S, wizualizacji, lekcji jednotematycznych, aby utrzymać stan po wprowadzeniu selekcji, systematyki i sprzątania. Zastosowane rozwiązania powinny być proste, jednoznaczne i jak najbardziej intuicyjne.
5. Samodyscyplina (jap. Shitsuke) – wyrobienie w pracownikach nawyków, aby wypracowane zasady i standardy 5S zostały utrzymane. Niezbędne jest w tym wypadku zaangażowanie w program 5S wszystkich zatrudnionych – zarówno pracowników produkcyjnych, jak i tych na stanowiskach biurowych. Warto zaimplementować audyty stanowisk pracy, aby systematycznie kontrolować, czy wypracowane standardy są utrzymywane.
Trzy pierwsze filary (tj. selekcja, systematyka, sprzątanie) pomagają w uporządkowaniu stanowiska pracy, a dwa kolejne pozwalają utrzymać system i ciągle go doskonalić. Wszystkie opisane kroki należy realizować zgodnie z przedstawioną kolejnością.
Bezpieczne stanowisko pracy
Dzięki wdrożeniu metody 5S w obszarze pracy, a następnie przestrzeganiu ustalonych standardów minimalizuje się wiele zagrożeń BHP, m.in.: ryzyko upadku czy poślizgnięcia się. Tworzony jest layout (rozkład, rozmieszczenie), wyznaczane są konkretne miejsca, gdzie należy odstawić dane narzędzie czy odłożyć materiał. Dodatkowo organizacja kącików czystości i systematyczne audyty obszaru gwarantują, że nie wystąpi sytuacja, w której pracownik nie posprzątał, ponieważ nie wiedział, gdzie znajduje się szczotka do zamiatania.
Przemyślane rozstawienie osprzętu powinno polegać również na takim rozmieszczeniu go wokół stanowiska pracy, by zapewnić swobodny ruch pracownika.
Ergonomia pracy jest niestety w wielu firmach obszarem zaniedbywanym – najczęściej ogranicza się jedynie do przestrzegania norm dotyczących dźwigania. Narzędzie 5S szczególnie wspiera tę gałąź BHP. Jednym z działań zapewniających przestrzeganie zasad ergonomii może być takie rozmieszczenie osprzętu na regale stanowiskowym, aby najcięższe przedmioty, które są przenoszone ręcznie, znajdowały się mniej więcej na wysokości linii bioder. Dzięki temu ruch wykonywany przy podnoszeniu będzie najmniej obciążający dla kręgosłupa.
Podczas reorganizacji obszaru pracy w duchu 5S należy również przeanalizować sposób przemieszczania się pracownika w czasie zmiany roboczej, a następnie tak przebudować layout (rozkład) pomieszczenia/miejsca pracy, aby niezbędne wyposażenie (to, po które najczęściej się sięga) znajdowało się najbliżej stanowiska. Dodatkowo pracowników pracujących w pozycji stojącej warto wyposażyć w maty ergonomiczne (sprężynujące), a stanowiska siedzące – w wygodne i dostosowane do danych prac siedziska, np. krzesła na kółkach.
Standaryzacja oznaczeń BHP
Mnogość instrukcji, procedur i piktogramów BHP to problem wielu firm. Instrukcja BHP nie musi wisieć na ścianie przy każdym stanowisku pracy. Przepisy prawa mówią o obowiązku udostępniania pracownikom instrukcji BHP, jednak sposób i formę ustala sam pracodawca. Dlatego przy reorganizacji stanowisk zgodnie z metodą 5S warto ustanowić nowy standard w tym zakresie. Dobrym podejściem jest np. określenie miejsca, w którym znajdowałyby się wszystkie instrukcje i wytyczne BHP dotyczące pracowników danego działu – może to być np. wydziałowa tablica BHP czy segregator w ogólnodostępnej szafce.
Warto również przyjrzeć się oznakowaniu BHP na maszynach oraz urządzeniach i odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: Czy piktogramy nie dublują się lub nie wykluczają? Czy są one dobrze widoczne i nieuszkodzone? Należy zweryfikować, czy w obszarze nie występuje stare oznakowanie dla substancji chemicznych, ponieważ od 1 czerwca 2015 r. dotychczasowe pomarańczowe piktogramy zostały zastąpione nowymi (białe tło opatrzone czerwoną ramką). Dodatkowo trzeba sprawdzić oznaczenie maszyn i przyciski sterownicze – powinny być przetłumaczone na język polski.
Należy również zwrócić uwagę na sprzęt ppoż., m.in. gaśnice, koce gaśnicze, hydranty – powinny zostać oznaczone wymaganymi piktogramami. Dodatkowo, aby zapewnić, że nie będą one zasłaniane innym osprzętem czy ładunkami, warto oznakować strefy, których nie należy zastawiać. W tym celu najlepiej wymalować czerwone pole lub linie (czerwone, czerwono-białe, czarno-żółte). Ważne, by przyjąć jeden standard dla całej firmy. Wówczas przekaz wizualny będzie najbardziej efektywny.
Budowanie dobrych nawyków
Aby praktyki 5S zakorzeniły się wśród pracowników, a zachowanie porządku stało się standardem, całą załogę należy czynnie zaangażować w warsztaty 5S. Wspólna budowa nowych norm i wytycznych jest podstawą w budowaniu zrozumienia oraz pozytywnych nawyków. Podczas warsztatów wdrożeniowych należy dokonać obserwacji stanowiska pracy/pomieszczenia, przeprowadzić rozmowy z pracownikami, przeanalizować zauważone przez nich problemy, niedogodności i obszary do poprawy. Pracowników można również zaangażować w pierwszy filar narzędzia 5S, czyli selekcję. Sami członkowie załogi, wykonując pracę, najlepiej umieją przecież ocenić, z czego korzystają, a jakie przedmioty są zbędne albo wręcz przeszkadzają.
Przy planowaniu nowego layoutu (rozkładu) pomieszczenia warto przeprowadzić wywiad z pracownikami na temat potencjalnych zagrożeń na ich stanowiskach pracy. Ponadto możliwe jest uzyskanie od nich dodatkowych sugestii i pomysłów usprawniających. Zaangażowanie całej załogi w początkowe prace nad wdrożeniem metody 5S to gwarancja zrozumienia przez wszystkich nowej idei. Pracownicy wówczas o wiele chętniej biorą na siebie odpowiedzialność za własne miejsce pracy i stosują wypracowane standardy 5S.
Przestrzeganie zasad
Wygospodarowanie kilku dni na przeprowadzenie warsztatów najczęściej nie jest problematyczne, bo jest to czynność jednorazowa. O wiele trudniej o zapewnienie porządku i przestrzeganie ustalonych standardów przez dłuższy czas. Niezbędna jest w tym wypadku samodyscyplina, co zwykle nie jest proste. Pracownicy rotują, pojawiają się pilne zlecenia – wszystko to powoduje, że ustalone standardy mają tendencję do zanikania. Z tego względu warto wprowadzić system wewnętrznych audytów 5S, które będą wsparciem w utrzymaniu zasad. Audyty może przeprowadzać w zasadzie każdy, np. kierownik działu, sami pracownicy lub przedstawiciele innych komórek w firmie, na zasadzie „ja u ciebie, a ty u mnie”. Wówczas audyt jest o wiele bardziej obiektywny. Dodatkowo przedstawiciel innego działu może mieć inne spojrzenie na nasz obszar pracy i zaproponować ciekawe pomysły dotyczące wprowadzenia nowych standardów.
Audyt 5S oprócz pełnienia roli kontrolnej powinien również mieć charakter funkcji rozwojowej w myśl idei Kaizen – ciągłego doskonalenia procesów. Ponadto audytor, oprócz wypełniania pól listy kontrolnej, powinien słuchać zgłaszanych przez pracowników uwag i pomysłów na usprawnienia.
Audyt 5S powinien być przeprowadzony w oparciu o uprzednio opracowany formularz audytowy. Wszystkie niezgodności oraz spostrzeżenia powinny zostać spisane w ustalonym miejscu, aby możliwe było monitorowanie ich statusu. W tym celu można wykorzystać arkusz kalkulacyjny. Wart polecenia jest jednak formularz w wersji papierowej, gdzie każdy z pracowników (nawet operator) będzie mógł zobaczyć, jakie niezgodności zostały zaraportowane oraz w jakiej liczbie, a także jakie działania zostaną podjęte, aby w przyszłości nie dochodziło do podobnych uchybień.
Moc korzyści
Aby podjąć konkretne działania na rzecz poprawy bezpieczeństwa i ergonomii pracy załogi, a dodatkowo wpłynąć pozytywnie na komfort pracowników, należy zacząć od wdrożenia narzędzia 5S. Ta z pozoru prosta metoda zapanowania nad ładem i porządkiem, w rzeczywistości wymaga skrupulatności i konsekwencji w działaniu. Z pewnością jednak warto ją wdrożyć, ponieważ przynosi korzyści, które nie ograniczają się do bezpieczeństwa i higieny pracy. Są to:
→ ograniczenie marnotrawienia czasu na szukanie potrzebnych przedmiotów,
→ redukcja wykonywania niepotrzebnych ruchów i czynności,
→ poprawa jakości wyrobów,
→ niższe koszty wytwarzania wyrobów,
→ poprawa reputacji i kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy wśród odwiedzających zakład klientów.
Podsumowanie
Wiele organizacji szczyci się całym wachlarzem zaimplementowanych narzędzi Lean, np.: SMED, TMP, Kanban. Zapominają one jednak często o podstawach, omijając wprowadzenie metody 5S lub nie utrzymując wypracowanych standardów przez dłuższy czas.
Sama organizacja warsztatów 5S czy jednorazowe pozbycie się zbędnych rzeczy ze stanowiska pracy to w rzeczywistości tylko jednorazowy remanent. 5S to proces, który należy utrzymywać na tym samym poziomie każdego dnia, przez każdego pracownika, a dodatkowo cały czas go udoskonalać.
Maciej Gulanowski jest trenerem ds. efektywności produkcji w Proresult.
