Przez długi czas techniczne nowinki docierały do Polski z opóźnieniem. I choć powstało w Polsce wiele ciekawych wynalazków związanych z szeroko pojętą elektroniką, dopiero w latach 90. zaczęto stosować systemy komputerowe na szeroką skalę. Posiadanie i wykorzystywanie komputerów przestało być domeną wyłącznie rynkowych gigantów, na tyle bogatych, by zakupić drogie urządzenia i finansować ich kosztowną eksploatację. Równocześnie stale wzrastała wydajność procesorów. Nie bez znaczenia był też fakt coraz wyższego komfortu pracy – związanego z pojawieniem się doskonalszych wyświetlaczy, monitorów czy innych urządzeń wejścia i wyjścia. I tak w ciągu zaledwie kilkunastu lat systemy komputerowe na stałe zagościły we wszystkich organizacjach. Najmłodszą grupą rozwiązań są systemy mobilne – opierające się na komputerach i urządzeniach dających możliwość realizowania tych samych zadań co za biurkiem, ale z każdego miejsca w firmie czy w terenie.
Komputer w magazynie – po co?
Wraz ze wzrostem powierzchni i kubatury magazynów stało się jasne, że człowiek nie jest w stanie skutecznie zarządzać obiegiem towarów czy produktów wewnątrz nich. Rozwiązaniem okazał się być komputer – ale wyposażony w specjalne oprogramowanie. Programy – początkowo bardzo proste (ograniczające się do liczenia wejść i wyjść z magazynu) stopniowo ewoluowały, by stać się źródłem informacji nie tylko o gospodarce magazynowej, ale – poprzez gromadzenie i interpretację dodatkowych informacji – źródłem informacji o działalności całej firmy. Analiza sposobu i sprawności obiegu dokumentów czy szybkości rotacji zapasów pozwala dziś na ocenę kondycji całego przedsiębiorstwa. I choć rynek gwałtownie się rozwija, nowoczesne systemy zarządzania magazynami pozostają domeną firm dużych. – W sektorze małych i średnich przedsiębiorstw poziom zinformatyzowania polskich magazynów wciąż można określić jako niski. Stan ten zmieni się prawdopodobnie dopiero wtedy, gdy na rynku pojawią się tanie, proste w obsłudze, dedykowane dla sektora MSP programy magazynowe w wersjach pudełkowych. W zaawansowane rozwiązania informatyczne i nowe technologie (np. RFID, technologie głosowe) inwestują przede wszystkim duże firmy. Jak się wydaje, dla nich, w chwili obecnej, priorytetem są wdrożenia rozwiązań mobilnych – wyjaśnia Tomasz Czarnecki, menedżer sprzedaży w HDF.
Z czego wynika taka rozbieżność? Skala działalności małych przedsiębiorstw sprawia, że nie ma sensu inwestowanie w systemy kompleksowego zarządzania magazynami, bowiem poziom nakładów na ich wdrożenie byłby zbyt wysoki.– Kluczem do efektywnego zarządzania magazynem jest integracja planowania i zarządzania gospodarką magazynową z pozostałymi obszarami działania firmy, tj. sprzedaż, dystrybucja, produkcja i księgowość. Dzięki temu zwiększa się sprawność operacyjną przedsiębiorstwa, zmniejsza koszty i skraca czas realizacji zamówień. Integracja ta dotyczy zarówno filozofii działania przedsiębiorstwa, przepływu procesów biznesowych, jak również integracji systemów informatycznych obsługujących poszczególne obszary działalności firmy. Systemy wspierające zarządzanie organizacją klasy ERP, takie jak np. Microsoft Dynamics NAV lub Microsoft Dynamics AX, pozwalają na odwzorowanie filozofii działania przedsiębiorstwa, tak by działało ono skuteczniej w konkurencyjnym środowisku – tłumaczy Paweł Czernek, ekspert ds. systemów ERP Microsoft Dynamics w Microsoft.
WMS czy ERP?
Rozwiązania zwane systemami WMS (Warehouse Management System – System Zarządzania Magazynem) mają na celu zarządzanie całością procesów związanych z magazynowaniem. Z jednej strony czuwają zatem nad „wejściami” do magazynu i „wyjściami” z niego, z drugiej – pilnują „porządku” w obrębie obiektu. Ów porządek ma znaczenie wszędzie tam, gdzie magazyn jest miejscem składowania różnych przedmiotów, pochodzących od różnych nadawców czy kierowanych do różnych odbiorców. Sprawne zarządzanie magazynem było dawniej domeną firm typowo logistycznych, które musiały mieć zdolność ciągłej kontroli wszystkich powierzonych im rzeczy, a także umiejętność szybkiej lokalizacji artykułu w obrębie magazynu. Obecnie coraz częściej kompleksową gospodarkę magazynową wprowadzają firmy handlowe i produkcyjne. Programy WMS są zwykle rozwiązaniami dedykowanymi konkretnym obiektom – nawet jeśli opierają się na standaryzowanych modułach i szkieletach, specyfika konkretnego magazynu wymusza czasem optymalny sposób zarządzania.
– Zarządzanie magazynem to jak najefektywniejsze wykorzystanie dostępnych zasobów, takich jak pracownicy, sprzęt i przestrzeń w celu optymalizacji zadań, dla których magazyn danej firmy powstał. Nowoczesne systemy informatyczne do zarządzania magazynami określane jako WMS zapewniają taką optymalizację dzięki zadaniom, które generowane są automatycznie i dystrybuowane do właściwych pracowników bądź urządzeń we właściwym czasie poprzez sieć radiową. Należy przy tym zwrócić uwagę na fakt, że systemy WMS są przeznaczone do realizacji i kontroli bieżących zadań w magazynie, a obrót towarem przedstawiają w kategoriach ilościowych i jakościowych. Dlatego też bardzo rzadko występują samodzielnie, w większości instalacji są one najczęściej traktowane jako moduł zarządzania magazynem dokładany do systemu ERP, podobnie jak inne moduły typu CRM, MES itd. – wyjaśnia Tomasz Manicki, kierownik działu Integracji Systemów Logistycznych, HIT – Kody Kreskowe. Kluczem do efektywnego zarządzania magazynem jest integracja planowania i zarządzania gospodarką magazynową z pozostałymi obszarami działania firmy, tj. sprzedażą, dystrybucją, produkcją i księgowością. Dzięki temu zwiększa się sprawność operacyjną przedsiębiorstwa, zmniejsza koszty i skraca czas realizacji zamówień. Integracja ta dotyczy zarówno filozofii działania przedsiębiorstwa, przepływu procesów biznesowych, jak również integracji systemów informatycznych obsługujących poszczególne obszary działalności firmy – tłumaczy Paweł Czernek. Celem systemów wspomagających zarządzanie organizacją (są wśród nich m.in. Microsoft Dynamics NAV czy Microsoft Dynamics AX) jest odwzorowanie filozofii działania przedsiębiorstwa – co umożliwia mu zwiększanie skuteczności działania.
Integracja i wprowadzanie rozwiązań systemowych dotarło także do magazynów. Coraz częściej miejsce dedykowanych systemów WMS zajmują odpowiednie moduły systemów zarządzających. Systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) obejmują problem znacznie szerzej – są bowiem próbą włączenia dotychczasowych zadań WMS-ów w system informatyczny zarządzający całością działań przedsiębiorstwa. Przyjmują one postać dodatkowych modułów, bywają także bezpośrednio wbudowane w oferowany firmom system klasy ERP. Wprowadzenie gospodarki magazynowej do ERP upraszcza cały proces – eliminuje bowiem zewnętrzny system WMS – wymagający ciągłej synchronizacji danych ze stosowanym w firmie systemem ERP. Z drugiej strony – nie każdy klient chcący zarządzać magazynem potrzebuje od razu „potężnego” systemu ERP. Trudno zatem udzielić odpowiedzi na pytanie, co jest dla firmy lepsze – ERP z modułem magazynowym czy stary, dobry, „klasyczny” WMS. Wszystko zależy od konkretnego przypadku: rodzaju i skali prowadzonej działalności, zróżnicowania składowanych towarów, realizowanych zadań itd.
Gdy ERP nie da rady
Co sprzyja wdrażaniu dodatkowych systemów magazynowych? – Z naszych doświadczeń wynika, że wiele firm posiadających systemy ERP decyduje się na wdrożenie dodatkowego, zintegrowanego z ERP oprogramowania przeznaczonego specjalnie do zarządzania gospodarką magazynową. Powody takich decyzji są zazwyczaj podobne – najczęściej systemy ERP oferują tylko podstawowe funkcje magazynowe oraz nie współpracują z urządzeniami mobilnymi. Co jest więc ważne, czego brakuje klientom w systemach ERP? Funkcje, które skłaniają do wdrażania dodatkowych rozwiązań informatycznych, to przede wszystkim współpraca z systemami automatycznej identyfikacji (kodami kreskowymi, RFID) oraz możliwość korzystania z rozwiązań mobilnych i kontrolowania przepływu artykułów w czasie rzeczywistym. Istotne są także funkcje wspierające zarządzanie gospodarką magazynową: podpowiadanie optymalnej ścieżki kompletacji oraz najefektywniejszego rozlokowania artykułu (program może wskazywać magazynierowi najlepszą lokalizację dla przyjmowanych przedmiotów), stałe monitorowanie stanów magazynowych oraz informowanie, gdy osiągają one poziom minimalny, a także możliwość przeprowadzania inwentaryzacji. To najważniejsze funkcje, na które zwracają obecnie uwagę klienci, wybierając rozwiązania informatyczne wspierające pracę magazynów – wyjaśnia Tomasz Czarnecki.
– Automatyczne generowanie zadań jest podstawową funkcją systemów WMS, która zasadniczo zmienia organizację pracy w magazynie. Kierownik magazynu staje się administratorem sterującym obciążeniem pracy w magazynie i kontrolerem realizacji zadań, magazynierzy natomiast w zależności od swojej charakterystyki w systemie są delegowani do określonego typu zadań (składowanie, kompletacja, uzupełnianie, załadunek itp.). Oczywiście sprawne działanie systemu WMS oraz generowanie zadań w sposób, który faktycznie optymalizuje pracę magazynu, jest możliwe tylko wtedy, gdy system oferuje duże możliwości w zakresie konfiguracji oraz jest właściwie wdrożony – tłumaczy Tomasz Manicki.
Największą zaletą systemów zarządzania magazynem jest to, że traktują zagadnienie kompleksowo – przejmując na siebie sporą część powtarzalnych zadań związanych z realizacją gospodarki magazynowej. Opierając się na odpowiednich algorytmach, są w stanie sprawnie zarządzać i optymalizować obrót artykułami składowanymi w magazynie oraz wykorzystanie powierzchni i sprzętu przy oczywistym założeniu poprawności posiadanych przez te systemy danych wejściowych. Dodatkowo potrafią zapewnić ciągłość pracy w magazynie bez zbędnych przestojów poprzez natychmiastowe rozwiązywanie sytuacji nietypowych (np. niemożność pobrania artykułów z jakiejś lokalizacji) raportowanych przez magazynierów za pomocą terminali. W celu uzyskania najwyższej efektywności działania magazynu systemy WMS wykorzystują różne strategie w zakresie składowania produktów lub materiałów, ich alokacji do wydania i uzupełniania oraz kompletacji (np. wg listy, stref, grup, typów opakowań czy priorytetów). Bardzo istotny jest też tu fakt, że architektura systemów WMS (typu klient/serwer, gdzie każdy magazynier ma połączenie radiowe bezpośrednio z systemem) wraz ze wspomnianymi strategiami oraz możliwością dystrybucji zadań bezpośrednio na terminale magazynierów, pozwala na równoległą pracę wielu osób nad jednym wspólnym zadaniem. Przykładowo skompletowanie i wysyłka jednego dużego zamówienia może być wykonywana równolegle przez wielu magazynierów, co znacznie skraca czas realizacji tego zadania (oczywiście kierownik magazynu nie traci przy tym kontroli nad tym, co zostało wykonane i przez kogo w ramach pracy nad zamówieniem).
Możliwości systemów WMS są naprawdę spore. Co zatem oferować mogą tego typu systemy? Z jednej strony umożliwiają automatyczne zarządzanie magazynierami – generując zadania i plecenia dla pracowników (realizowane pod kontrolą systemu). Taki system automatycznie zarządza magazynem i jego powierzchnią – decyduje, jaki artykuł, w jakim miejscu magazynu umieścić, aby było to optymalne z punktu widzenia wykorzystania powierzchni lub czasu dostępu do przedmiotu. Dzięki temu, że system sam rozdziela zadania, może też zarządzać sprzętem znajdującym się w magazynie (dopasowując posiadany sprzęt do realizowanych zadań). WMS oferuje także kontrolę nad zarządzanym towarem – pozwala na nadzorowanie wydań towarów z magazynu wg różnych kryteriów: od FIFO i LIFO aż po numer partii i numer serii. W każdej chwili możliwe jest uzyskanie informacji na temat aktualnych stanów i lokalizacji artykułów. Na bieżąco generowane są także zadania związane z bieżącą inwentaryzacją – uaktualniające stany magazynowe. Przedmiotom w magazynie są ponadto nadawane statusy (dostępny, zniszczony, wstrzymany itp.), dzięki którym system może inaczej rozporządzać danym artykułem.
System działa w czasie rzeczywistym – wszystkie operacje magazynierów są od razu widoczne w systemie dla innych użytkowników systemu (kierownik magazynu, kierownik zmiany), a także wszystkie nieoczekiwane problemy w magazynie (np. brak danego towaru we wskazanej lokalizacji) są od razu przez system rozwiązywane. System może wykorzystywać najnowsze rozwiązania stosowane w logistyce do znakowania palet, produktów: kody kreskowe, kody dwuwymiarowe, RFID, a także współpracować z terminalami bezprzewodowymi z wyświetlaczami (wtedy komunikacja z magazynierem realizowana jest przez komendy pokazywane na ekranie) lub terminalami bezprzewodowymi głosowymi (komendy przekazywane są przez słuchawki, na które magazynier odpowiada, wykorzystując mikrofon). Tego typu system może być także „podpięty” do urządzeń automatyki magazynowej, takich jak sortery, etykieciarki czy skanery na liniach pakujących.
Zlokalizować bez problemu
– Efektywne zarządzanie magazynem pomaga w sprawniejszym gospodarowaniu przedmiotami i powierzchnią magazynową, ograniczaniu kosztów i strat oraz lepszym całościowym zarządzaniu magazynami. Mając dostęp do bieżących i dokładnych informacji o stanach magazynowych, magazynierzy zaoszczędzą czas przy wyszukiwaniu artykułów lub wykonywaniu spisów z natury, sprzedawcy mają na bieżąco informacje o dostępności towarów, a nabywcy mogą utrzymywać optymalne poziomy zapasów, minimalizując swe koszty. Sterowanie czynnościami pobierania i rozmieszczania przedmiotów umożliwia stosowanie systemów automatycznego pobierania danych (ADCS) i różnych sposobów gospodarki artykułami – na przykład „wysyłka towarów od najkrótszej daty ważności” zgodnie z zasadą FEFO. Dodatkowo możliwość śledzenia numerów fabrycznych lub serii pozwalająca na szybkie stwierdzenie, gdzie zakupiono dane elementy, jak je wykorzystano w procesie produkcji i gdzie je sprzedano. Pomaga to w ograniczaniu strat wynikających np.: z przeterminowania i umożliwia stosowanie zasady wysyłki towarów w kolejności od najkrótszego terminu przydatności do użytku. Możliwość pobierania/wprowadzania na magazyn pozycji i korygowania kart magazynowych niezależnie od dokumentów zakupu lub sprzedaży bądź innych ewidencji pomaga w utrzymaniu aktualności karotek magazynowych, gdy towary są pobierane do badań, na wystawę lub w ramach innych zapotrzebowań wewnętrznych czy pozasprzedażowych – wyjaśnia Paweł Czernek.
– Do efektywnej i sprawnej pracy magazynu niezwykle istotny jest także dobór odpowiednich urządzeń do automatycznej identyfikacji. Trafił kiedyś do nas klient, któremu musieliśmy doradzić wymianę większości sprzętu do automatycznej identyfikacji. Okazało się bowiem, że źle dobrane urządzenia, zamiast usprawniać pracę, były źródłem dodatkowych problemów. U tego klienta część paletowiska znajdowała się na zewnątrz budynku. Sprzęt, który klient posiadał zgłaszając się do nas, nie sprawdzał się w tych warunkach. Niemożność regulowania jasności i kontrastu oraz odbijające światło powodowały, że obraz stawał się niewidoczny. Było to przyczyną znacznych utrudnień w pracy magazynierów. Zakupione terminale wózkowe nie miały też własnego zasilania. Z tego powodu po wyłączeniu wózka widłowego, zainstalowany na nim terminal tracił źródło zasilania. Często prowadziło to do utraty ustawień konfiguracyjnych. Ponowna konfiguracja terminalu zajmowała czas oraz prowadziła do przestojów i opóźnień w pracy. Innym problemem okazał się być mało czuły ekran dotykowy. Wprowadzanie i zatwierdzanie danych przy wykorzystaniu takiego ekranu generowało wiele problemów. Zdarzało się, że operator wykonał operację, ale z powodu zbyt małej czułości ekranu nie została ona zapisana w systemie. To tylko niektóre problemy, które może stwarzać zły dobór sprzętu do automatycznej identyfikacji współpracującego z oprogramowaniem magazynowym. Wymierne efekty wdrożenia drogiego oprogramowania wspomniany klient odczuł dopiero po wymianie urządzeń na takie, które były dostosowane do pracy w specyficznych warunkach panujących w jego magazynie. Dlatego też, decydując się na informatyzację magazynu, najważniejszą sprawą, o której należy pamiętać, jest to, że do sprawnego działania magazynu niezbędny jest nie tylko wybór najlepszego oprogramowania, ale i odpowiedniego sprzętu do automatycznej identyfikacji, a także przeszkolenie i przekonanie do zmian pracowników. Jeśli choć jeden z tych elementów będzie szwankować, nawet najlepsze oprogramowanie nie spełni pokładanych w nim nadziei – tłumaczy Tomasz Czarnecki.
Bo zapas… to pieniądz
Skuteczne zarządzanie magazynem to przede wszystkim próba ograniczania kosztów. Koszty te mogą mieć charakter wielostronny. Warto pamiętać, że zapasy to nic innego, jak zamrożony kapitał. Z drugiej strony, nadmierny poziom gromadzenia zapasów (lub zbyt długi okres ich rotacji) sprzyja stratom związanym (zwłaszcza w branży FMCG) z przeterminowaniem się towarów czy uszkodzeniem i zniszczeniem. Duży zapas wymaga odpowiedniego zaplecza – w postaci powierzchni magazynowej czy personelu, co jest dodatkowym kosztem, często zupełnie niepotrzebnym.
W bieżącej działalności przedsiębiorstwa duże znaczenie ma również wycena zapasów. Znajomość
kosztów na każdym etapie produkcji i magazynowania, w tym kosztów zapasów, wartości prac w toku i kosztu towarów sprzedanych. Koszty można rozbijać na kategorie, takie jak surowce, produkcja, podwykonawstwo i koszty ogólne – tłumaczy Paweł Czernek. A to wszystko po to, by skuteczniej prowadzić negocjacje, lepiej wyceniać zlecenia i łatwiej rozliczać działalność.
Autor: Marcin Jurczak
