Jeżeli weźmiemy pod uwagę wszystkie organizacje i przedsiębiorstwa, które mają działy utrzymania ruchu, właściwie tylko w 1/3 z nich są zatrudnieni planiści na odpowiednich stanowiskach, a jedynie 10% z nich jest efektywnie wykorzystywane. Dlaczego występuje tak znaczna różnica w efektywności wykorzystania stanowisk? Głównym powodem jest brak szczegółowego zrozumienia definicji efektywnego planowania.
Jest pięć głównych czynników, które mogą nam pomóc w zrozumieniu tego zjawiska. Są to: odpowiedzialność za kilka stanowisk pracy, przepracowanie planisty, brak odpowiednich kwalifikacji planisty, niedokładne planowanie i brak wzajemnej komunikacji. Przyjrzyjmy się dokładniej tym czynnikom. Pozwoli nam to znaleźć sposób na unikanie błędnych działań planistów w przyszłości.
Odpowiedzialność za kilka stanowisk pracy
Często planiści są jednocześnie pracownikami biurowymi, agentami zakupu, ekspedytorami, pracownikami zastępczymi, a czasami nawet powracają do swoich stanowisk w momencie awarii. Dodatkowe obowiązki zmniejszają odpowiedzialność za planowanie i harmonogramowanie, czyli przygotowanie planów na następny tydzień lub na dłuższy czas. Stanowisko planisty powinno być przypisane jedynie do ww. procesu. Planiści muszą wiedzieć, za co są odpowiedzialni.
Powinny zostać jasno określone granice odpowiedzialności. Najlepszym sposobem jest opracowanie procesu kontroli strumienia pracy. Rezultatem jest zdefiniowanie każdego etapu strumienia pracy, przydzielenie i określenie indywidualnej odpowiedzialności planisty.
Przepracowanie planisty
Spowodowane jest najczęściej brakiem odpowiedniej liczby pracowników zatrudnionych na danym stanowisku, których zadaniem jest wspieranie pracowników utrzymania ruchu. Rezultatem są niekompletne i źle zaplanowane działania, brak części zamiennych lub wyposażenia, niedostateczna koordynacja środków finansowych przeznaczonych na naprawy. Ostatecznie wyniki te wpływają na zmniejszenie efektywności pracowników, jak również wydłużenie czasu przestoju maszyn. W celu lepszego zrozumienia problemu należy zastosować współczynnik planisty do rzemieślnika. W zdyscyplinowanym i dojrzałym procesie ten współczynnik wynosi od 1 do 20. Jednakże gdy dojrzałość i zdyscyplinowanie procesu nie są odpowiednie, współczynnik będzie mniejszy.
Brak odpowiednich kwalifikacji
Na większości stanowisk planistów zatrudnieni są pracownicy utrzymania ruchu. Stanowiska te najczęściej są przeznaczone dla osób z największym stażem pracy, niekiedy zajęte są przez niewykwalifi kowanych pracowników. Nie jest to ani dobry, ani efektywny sposób wyboru osoby, która ma pełnić funkcję planisty. Kiedy rola, odpowiedzialność i kontrola strumienia pracy jest odpowiednia, niezbędnym staje się dobranie odpowiednich procedur selekcji i zapewnienie wymaganych szkoleń kandydatowi na stanowisko planisty.
Planiści powinni być wybierani na podstawie specjalnych kryteriów i umiejętności, a nie dlatego, że są pracownikami z najdłuższym stażem pracy w zakładzie. Proces selekcji kandydata powinien uwzględniać stopień doświadczenia pracownika oraz raport jego współpracowników, na podstawie którego jest rozpatrywana dana kandydatura. Kandydat powinien wspierać proaktywną filozofię przedsiębiorstwa, być mocno zmotywowany, mieć określony cel działania i wizję, być zorganizowanym, efektywnym w zarządzaniu czasem zarówno jako mocny lider, jak i osoba posiadająca dobry kontakt z pracownikami. W celu osiągnięcia sukcesu zaleca się również przeprowadzenie przepisowego szkolenia.
Planista potrzebuje szkoleń z zakresu systemu CMMS, planowania i harmonogramowania – ta wiedza jest niezbędna do osiągnięcia wymaganej efektywności. Szkolenia z zakresu systemu CMMS dostarczają niezbędnej wiedzy o tym, jak właściwie stosować dany program narzędziowy. Pozwoli to na znaczną redukcję czasu wymaganego do przeprowadzenia procesu planowania i harmonogramowania, jak również zmniejszenie frustracji planisty.
Na właściwych szkoleniach przedstawiane są standardy i najlepsze praktyczne przykłady wykorzystania i zastosowania tych wzorców. Zdobywanie doświadczenia na stanowisku roboczym dostarcza wielu korzyści, jednak szkolenia są konieczne do podwyższenia kwalifikacji pracowników. Nie należy zapominać o szkoleniach technicznych dla planistów, które mają im pomóc w określaniu wydajniejszych i lepszych planów działań wspierających personel utrzymania ruchu.
Niedokładne planowanie
Ten czynnik ma za zadanie wykrywanie odchyleń od normy dotyczących czynności wykonywanych rutynowo przez dłuższy czas. W tym celu stosowane są audyty i porozumienia dotyczące wydajności określonych aspektów procesu, które mają niwelować skargi, zażalenia i niedokładności w działaniu. Typowymi wskaźnikami są: niekompletne plany zadań do wykonania, brak dostępnych części, brak koordynacji i planowania. Rezultatem końcowym są m.in: niska wydajność pracy, niepotrzebne przestoje i zwiększona liczba przeróbek.
Brak odpowiedniej komunikacji
Aby cały proces był efektywny, musi być oparty na bardzo wydajnej, przejrzystej i zwięzłej komunikacji pomiędzy wszystkimi członkami grupy. Planiści mają za zadanie opracować sposób współpracy zespołu między wykonywanymi operacjami, nadzorem utrzymania ruchu i siłą roboczą. Im bliżej i zwięźlej ten zespół współpracuje, tym lepsza i wydajniejsza będzie komunikacja pomiędzy jego elementami. W przypadku gdy komunikacja jest efektywna, rezultatem jest lepsze sprzężenie zwrotne wszystkich operatorów, techników utrzymania ruchu, nadzorców i innych pracowników.
Funkcje planowania i harmonogramowania w przemyśle nie mogą oscylować na niskim poziomie skuteczności. Organizacje są zmuszone do podjęcia specjalnych kroków w celu modyfikacji i doskonalenia ich procesów, w przeciwnym razie nie przetrwają w konkurencyjnym świecie ekonomii. Efektywne planowanie i harmonogramowanie jest jednym ze sposobów, które mają na celu wspomaganie przedsiębiorstwa w osiągnięciu odpowiedniego poziomu konkurencyjności. Najczęściej na jedną godzinę zainwestowaną w efektywne planowanie i harmonogramowanie przypadają trzy godziny, które możemy dzięki temu zaoszczędzić w procesie produkcyjnym lub skrócić czas przestoju.
Aby tego dokonać, należy przejść ze starych, nieefektywnych procesów pracowników biurowych do nowych aktywnych form profesjonalnego planowania i harmonogramowania. Ta zmiana pozwoli kierownikom działów utrzymania ruchu poświęcić więcej czasu na kierowanie i zarządzanie zasobami pracy. Załogi utrzymania ruchu staną się bardziej efektywne i skuteczne dzięki posiadaniu odpowiednich narzędzi, wyposażenia, materiałów i instrukcji do wykonywania przydzielonych prac.
Planowanie i koordynowanie prowadzi do określenia sposobu optymalizacji pracy pracowników utrzymania ruchu poprzez redukcję opóźnień, co ostatecznie doprowadzi do redukcji czasu postoju środków trwałych. Jeśli inwestor nie jest nastawiony na rozwój i właściwe szkolenie planistów, nigdy nie zostaną osiągnięte korzyści, a błędy będą nieuniknione.
Należy zapamiętać, że głównym celem efektywnego planisty jest redukcja opóźnień i stanów oczekiwania, które standardowo występują w czasie pracy. Aby te działania były realne, planista musi koncentrować się na bliskiej przyszłości, tj. jeden do kilku tygodni do przodu.
UR
Artykuł pod redakcją Michała Piłata
