Wiele polskich przedsiębiorstw planuje wdrożenie systemów klasy CMMS (ang. Computer Maintenance Management System), analizuje potencjalne korzyści wynikające z ich wprowadzenia, a tym samym stara się określić ROI (ang. Return on Investment – zwrot z inwestycji) dla projektu informatyzacji procesów związanych z utrzymaniem ruchu.
W skrócie, współczynnik ROI wyliczany jest na podstawie porównania korzyści finansowych z wprowadzenia systemu informatycznego, z jego całkowitymi kosztami wdrożenia i utrzymania.
Istotnym problemem jest określenie rzeczywistych oszczędności wynikających z wdrożenia systemu, ponieważ są one zależne m.in. od branży, specyfiki posiadanej infrastruktury technicznej, a szczególnie od poziomu organizacji działu utrzymania ruchu przed wprowadzeniem systemu. Należy podkreślić, że w dużym przedsiębiorstwie nie można zarządzać utrzymaniem ruchu bez zastosowania rozwiązań informatycznych.
Dodatkowym problemem jest to, iż bez wdrożonego systemu klasy CMMS trudno szczegółowo obliczyć koszty związane z gospodarką remontową. W większości przedsiębiorstw poziom szczegółowości księgowania kosztów jest bardzo niski, co utrudnia przygotowanie danych finansowych do obliczenia ROI. W związku z tym bardzo trudno odpowiedzieć na przykład na pytanie: ile realnie kosztuje przestój danej maszyny? A jak wiadomo, parametr ten może mieć duży wpływ na uzyskany wynik dla współczynnika ROI. Na wstępie należy ustalić sposób, w jaki będziemy określać ten współczynnik. Można skorzystać z metod charakterystycznych dla obliczania zwrotu z inwestycji w systemy odpowiedzialne za informatyzację procesów w innych obszarach przedsiębiorstwa (patrz wzór).
Na podstawie projektów przeprowadzonych w różnych branżach, dalej zostaną przedstawione przykładowe korzyści oraz obszary, w których istnieje możliwość uzyskania oszczędności z wdrożenia systemu klasy CMMS. Bardzo istotne wydaje się określenie okresu, dla którego będą przeprowadzane obliczenia. Możemy także poszukiwać etapu, dla którego koszty wdrożenia i utrzymania systemu zostaną wyrównane przez uzyskane oszczędności.
Raport opublikowany przez ARC Advisory Group w 2002 roku pokazał, że 90% dostawców systemów klasy CMMS szacuje zwrot z inwestycji na pierwszy rok od wdrożenia systemu, a pozostali na zwrot w drugim roku. Należy jednak pamiętać, iż niektóre z przedstawionych korzyści (np. wydłużenie okresu użytkowania maszyn) zaobserwować będzie można dopiero po dłuższym czasie. Czas użytkowania niektórych urządzeń jest bardzo krótki w związku z ich intensywną eksploatacją. Pojawia się tu jednak ponownie kwestia specyfiki różnych branż, mającej wpływ na uzyskane wyniki.
Dodatkowo, określanie strat wynikających z niedotrzymania zakontraktowanych dostaw do kluczowych odbiorców lub określenie strat związanych z niską jakością spowodowaną nieprawidłową eksploatacją urządzeń może być dla wielu przedsiębiorstw wręcz niemożliwe. W związku z tym należy przygotować dedykowane analizy charakterystyczne dla danej branży i tym samym przedsiębiorstwa planującego wdrożenie.
Korzyści wynikające z wdrożenia systemu klasy CMMS zostały podzielone na dwie grupy: korzyści biznesowe oraz techniczne. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż podobnie jak koszty związane z wdrożeniem systemu, tak samo korzyści mogą być różne w kolejnych latach. Należy zsumować wszystkie korzyści dla całego analizowanego okresu i podzielić je przez liczbę lat. Podobnie należy zrobić z wszystkimi kosztami związanymi z zakupem licencji, wdrożeniem oraz utrzymaniem systemu.
Analizując przeprowadzone wdrożenia systemów klasy CMMS można zaobserwować następujące wyniki w czterech głównych obszarach:
Autor: Bartosz Soroczyński, dyrektor zarządzający w firmie PMI Software Ltd.
