ArchiDoc SA zrealizował projekt dla Grupy Tauron, największego sprzedawcy energii w kraju. Usługa objęła skanowanie i metrykowanie 130 000 stron dokumentacji kilku spółek wchodzących w skład Grupy.
Projekt polegał na stworzeniu tzw. data room, czyli centralnej bazy dokumentów. Ułatwi ona przeprowadzenie procesu due diligence, związanego z przygotowaniem Grupy Tauron do debiutu giełdowego i przekształceniami własnościowymi spółek grupy. Skanowaniu dokumentów towarzyszył proces ich metrykowania, czyli opisywania według parametrów zdefiniowanych wcześniej przez Tauron. Operatorzy ArchiDoc dokonali również podziału dokumentacji na poszczególne kategorie, zgodnie ze specyfikacją przekazaną przez klienta. Opracowane pliki zostały zapisane na elektronicznych nośnikach danych. Usługa objęła także metrykowanie zeskanowanych obrazów dokumentów elektronicznych.
„Wdrożenie elektronicznego rozwiązania do zarządzania dokumentacją pozwoliło nam zoptymalizować ważny proces przygotowania dokumentów. Kluczowym czynnikiem wyboru oferty firmy ArchiDoc, oprócz wysokiej jakości usługi, był krótki termin realizacji projektu. W ciągu 10 dni udało się stworzyć centralną, elektroniczną bazę całej dokumentacji niezbędnej do audytu finansowego prowadzonego w kilku naszych spółkach przez firmy zewnętrzne, co pozwoli znacznie usprawnić całą procedurę” – mówi Paweł Gniadek, rzecznik prasowy Tauron Polska Energia.
Projekt był realizowany przez 10 dni w siedzibie Tauron Polska Energia w Katowicach. W jego ramach przetworzono 130 000 stron dokumentacji. ArchiDoc zapewnił specjalistyczną infrastrukturę, know-how i dedykowany zespół do obsługi procesu. Dzięki zeskanowaniu i opracowaniu dokumentów podmioty zewnętrzne, prowadzące audyty w spółkach Grupy Tauron, zyskały szybki i wygodny dostęp do pełnej dokumentacji finansowej badanych podmiotów.
„Wdrożenie rozwiązania data room w Tauron Polska zostało poprzedzone analizą potrzeb klienta, dzięki czemu zostało ono opracowane w oparciu o rzeczywiste potrzeby spółki. Wsparcie systemowe działań administracyjnych w organizacjach, które przetwarzają tysiące dokumentów, ma na celu nie tylko obniżenie kosztów, ale przede wszystkim ułatwienie codziennej pracy. Szybki dostęp do informacji przyspieszy przeprowadzenie due diligence w spółkach Grupy Tauron, a w przyszłości pozwoli zwiększyć także efektywność innych procesów” – powiedział Paweł Piotrowski, Dyrektor Centralnej Kancelarii ArchiDoc.
W styczniu 2010 ArchiDoc został przekształcony w Spółkę Akcyjną. Zmiana formy prawnej jest krokiem w kierunku upublicznienia akcji spółki. Ponadto, w grudniu 2009 ArchiDoc uzyskał pozytywną ocenę międzynarodowego ośrodka certyfikującego TUV dla wdrożonego w firmie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością według normy PN-EN ISO 9001:2008. Certyfikat stanowi gwarancję wysokiego poziomu oferowanych przez ArchiDoc usług i jednocześnie potwierdza, że organizacja prowadzona jest w sposób sprawny, przejrzysty i zorientowany na potrzeby klientów.
