Oprogramowanie jako usługa jest coraz powszechniej stosowanym rozwiązaniem w krajach Europy Zachodniej i USA, a teraz zyskuje większą popularność w Europie Środkowej, w tym w Polsce. Nie wszyscy wiedzą, że nie jest ono jednakowo użyteczne dla wszystkich przedsiębiorstw i branż.
Kiedy przedsiębiorstwo odniesie najwięcej korzyści z używania oprogramowania jako usługi (ang. Software as a Service – w skrócie SaaS, zwane także Software on Demand)? Na jak duże oszczędności może liczyć firma decydująca się na jego wprowadzenie? W jakich branżach korzystanie z outsourcingu przynosi najlepsze efekty? Potencjalni użytkownicy SaaS mają duże trudności z uzyskaniem klarownych odpowiedzi na te pytania.
– Wbrew pozorom nie jest tak, że odpowiedź „wszystko zależy od” stanowi definitywne wytłumaczenie tych zagadnień – mówi Piotr Macieja, dyrektor zarządzający PayrollCenter Sp. z o.o. – Można stwierdzić, że oprogramowanie jako usługa z obszaru kadr i płac najefektywniej sprawdza się w branży finansowej, przemysłowej, a także handlu i usług, czyli wszędzie tam, gdzie mamy zazwyczaj do czynienia przynajmniej z kilkoma oddziałami danej korporacji. Będą to więc banki, firmy ubezpieczeniowe, detaliczne sieci handlowe, grupy holdingowe czy wielodziałowe zakłady przemysłowe. Kolejnym kryterium jest występowanie w firmie różnorodnej formy zatrudnienia pracowników albo sytuacji pracy zmianowej.
Tradycyjnie w przypadku firm posiadających oddziały w każdej placówce konieczne jest zainstalowanie oprogramowania do obsługi systemów kadr i płac. Dochodzą do tego jeszcze wydatki związane z kosztami utrzymania serwerowni, zatrudnienia dodatkowych informatyków lub serwisowania komputerów, a także zakupu aktualizacji systemu. Zdarza się też, że poszczególne oddziały przedsiębiorstwa pracują na różnych systemach informatycznych, co utrudnia zarządzanie firmą i zbieranie danych. Tymczasem koszty SaaS są dużo niższe, a dodatkowo oferują więcej możliwości. Wszystkie dane są zgromadzone w jednym miejscu (jedna instalacja aplikacji i jedna baza danych), a co więcej – pracodawca i pracownicy mają do nich dostęp przez Internet, dzięki czemu nie ma potrzeby inwestowania w sprzęt komputerowy, serwery czy rozwiązania sieciowe. Istnieją już na rynku takie systemy, na przykład Quinyx WorkForce, które pozwalają na samodzielne realizowanie całości lub części operacji płacowo-kadrowych za pośrednictwem Internetu, a także umożliwiają pracownikom podjęcie pewnych czynności np. złożenie wniosków urlopowych, zgłoszenie się na szkolenie itp. Umożliwia to redukcję kosztów, wzrost produktywności , skraca czas obiegu dokumentów i akceptacji decyzji kadrowo-płacowych oraz zwiększa innowacyjność przedsiębiorstwa.
– Ponadto rozwiązania oferowane przez firmy outsourcingowe umożliwiają wprowadzenie dodatkowych funkcjonalności według własnych indywidualnych potrzeb, czego nie ma w przypadku zakupu licencji na zwykłe oprogramowanie (kupuje się od razu całą dostępną funkcjonalność, z której następnie rzadko się korzysta). Dzięki temu łatwo można dostosować funkcjonalność i koszt rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa i wprowadzać zmiany w zależności od potrzeb – dodaje Piotr Macieja z PayrollCenter.
Z badań wynika, że nie tylko największe firmy odczuwają skutki wprowadzenia SaaS, ale także małe i średnie – zatrudniające już kilkadziesiąt osób. Przede wszystkim, znikają tradycyjne bariery związane z jednorazowym, zazwyczaj relatywnie dużym, kosztem zakupu licencji i infrastruktury IT. Dzięki temu najnowocześniejsze technologie i rozwiązania są dostępne dla szerszej grupy odbiorców. Szacuje się, że dzięki wprowadzeniu SaaS w obszarze kadr i płac, firmy oszczędzają od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent kosztów związanych z obowiązkowym prowadzeniem działań kadrowo-płacowych.
