Udostępnienie wiedzy personelowi utrzymania ruchu poprzez szkolenia i specjalistom w kwestiach merytorycznych jest jedną z dróg do rozwinięcia i zrozumienia strategii niezawodności, a także bardziej taktycznego podejścia.
Praktyczne szkolenia są zasadniczym elementem działania w momencie, gdy organizacja szuka sposobów na poprawę niezawodności
Przez lata wiele pisano o różnych taktykach, których celem było uzyskanie i ustabilizowanie niezawodności urządzeń. Jestem pewny, że nadal poszukujemy tego jednego doskonałego rozwiązania, ale czy ono istnieje?
To prawie tak, jak z poszukiwaniem Świętego Graala (chyba że wierzysz w to, że Indiana Jones rzeczywiście znalazł go w „Poszukiwaczach zaginionej Arki”). Jestem przekonany, że przysłowiowa szklana kula, która mogłaby pomóc w rozwiązaniu problemów związanych z naszym biznesem, nie istnieje. To, co spowodowało powstanie tak dramatycznych wyników, to kombinacja ukierunkowanych taktycznych rozwiązań połączonych z implementacją najlepszych praktyk i zaleceń strategii behawioralnej, które są skierowane na procesy i zachowania utrudniające wykonanie celów i założeń.
Mój przyjaciel John Schultz z Allied Reliability pewnego razu stwierdził – Najlepsze praktyki zachowania przekładają się na osiągnięcie najlepszych wyników.
Jaka jest różnica pomiędzy taktyką a strategią? Większość referencji odnosi się do tematu wojny, taktyk i strategii militarnych. Myślę, że w biznesie jest trochę jak na wojnie, jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że konkurencja nie będzie miała za złe, gdy nasza firma wypadnie z obiegu. Sprawdźmy, jak biznes przedstawia i widzi różnice pomiędzy tymi podejściami.
Większość firm stosuje określenie „strategia”, aby opisać swoje długoterminowe plany, programy i inicjatywy. Inicjatywy strategiczne różnią się znacznie od inicjatyw taktycznych.
Inicjatywy taktyczne to programy i działania, które mają duży wpływ na osiągnięcie oddziałowych lub funkcjonalnych celów. Te inicjatywy z zasady są krótkoterminowe i ściśle skoncentrowane na natychmiastowym rozwiązaniu problemów.
Niektóre z przykładów to: rozłożenie na części urządzenia, które jest uznane za przyczynę problemu lub powoduje znaczne zakłócenia w działaniu, wymianę starej technologii lub przestarzałych urządzeń na nowe w celu zwiększenia wydajności lub redukcji zużycia energii.
Natomiast inicjatywy strategiczne mają za zadanie stanowić główne wsparcie i pomoc dla całej organizacji, tak aby osiągnęła ona założone długoterminowe cele. Wymaga również, aby poszczególne osoby i grupy pracowników zmieniły swoje zachowania i praktyki pracy w celu efektywnej implementacji zmian. Przykłady strategicznej inicjatywy biznesowej zawierają takie działania, jak ulepszanie obsługi serwisowej dla klientów, obniżanie kosztów, zwiększanie wartości rynkowej lub wydajności pracowników.
Identyfikacja wartości
A co z wartością taktyczną i strategiczną rozwiązań dla organizacji? Obydwa podejścia mogą być istotne. Zależy to od kosztów związanych ze stratą lub wzrostem kosztu krańcowego w wyniku utrzymywania się stanu. Dla przykładu, jedna organizacja oszczędza miliony dolarów rocznie na kosztach energii poprzez wykonanie prostej regulacji posiadanych pomp, tak aby mogły pracować w położeniu odpowiednim dla charakterystyki danej pompy. Dzięki takim działaniom zaoszczędzili na zużyciu energii, ograniczyli liczbę awarii i przerw powodujących zniszczenie sprzętu, co przełożyło się na wynik finansowy.
Można zapytać, jak mogło do tego dojść? Każdy powinien wiedzieć, w jaki sposób należy prawidłowo operować pompą. Nie jest to jednak wcale takie łatwe. Jestem pewien, że po zaprojektowaniu i zainstalowaniu urządzenie pracowało prawidłowo, jednak ktoś zadecydował, że pompa powinna pracować przy maksymalnym ciśnieniu. Mogło też dojść do zmiany wymagań systemowych w czasie, tak aby były one zgodne z wymaganiami operacyjnymi.
Przesłanką był fakt, że będą one przepompowywać szybciej i więcej materiału, co wpłynie pozytywnie na cały biznes. Awarie nie pojawiły się natychmiast i nikt nie monitorował zwiększonego zużycia energii, co stało się w końcu normalną praktyką pracy, zwaną również kulturą. Po bliższej ocenie okazało się, że każda zmiana robocza w tej konkretnej organizacji miała inną zasadę działania, co przekładało się na odmienne procedury operacyjne.
Zmiana specyfiki działania pompy w danym momencie była zadaniem łatwym. Natomiast zmiana procedur operacyjnych i zachowań operatorów na stałe jest znacznie bardziej trudniejsza i staje się częścią większej inicjatywy strategicznej.
Natychmiast zdano sobie sprawę z rezultatów badań w tym przykładzie. Redukcja zużycia energii była zauważalna, a wartość rzadkich awarii została poznana przed końcem pierwszego roku. Koszty badań i implementacji wyniosły jedynie kilka tysięcy dolarów. Rezultatem było znaczne zwiększenie wskaźnika rentowności (ROI). Inwestycja zwróciła się po niecałym roku.
Kolejne przedsiębiorstwo zaoszczędziło miliony dolarów rocznie dzięki inicjatywie strategicznej niezbędnej do implementacji najlepszych procesów służących zapewnieniu niezawodności operacyjnej w danym miejscu. Te procesy zawierają zarządzanie pracą, planowanie i harmonogramowanie, zarządzanie materiałami, inżynierię ds. niezawodności, a także staranność operatora. Składają się one na technikę 5S (system 5S to efekt wielu lat praktyk i doświadczeń wiodących japońskich firm. Nazwa 5S oznacza: selekcję, systematykę, sprzątanie, schludność i samodyscyplinę). Są to elementy, które powinien zawierać każdy rozsądny program rzetelności zawodowej i wygląda na to, że każdy powinien rozumieć i wdrażać je w życie.
Ale to też nie jest takie proste. Są inne sprawy, na które należy zwrócić uwagę, np. ogólna niechęć, opór przed wprowadzaniem zmian, a także to, co ludzie uznają za prawdę. Czy są one nam znane? Czynnikami, które sprawiły, że okazało się to skuteczne, było zastosowanie metod zarządzania zmianami, skoncentrowanych na komunikacji i regulacjach we wczesnym stadium projektu, a także procesu implementacji, który wymagał aktywnego uczestnictwa na wszystkich poziomach organizacji.
Jeszcze jedna rzecz: bardzo istotne było przekonanie pracowników do otwarcia się i wspólnej pracy w celu wykonania projektu. Dodatkowo zostało zawarte formalne „porozumienie odnośnie współpracy” pomiędzy grupami operacyjnymi, konserwacyjnymi i innymi znajdującymi się na terenie zakładu.
Znaleźć miejsce do startu
Jak więc mamy rozpocząć działanie, mając tyle rozwiązań? Po pierwsze, problem lub rozwiązanie powinno być zidentyfikowane i określone ilościowo. Rozwiązania taktyczne powinny być pierwszym obszarem potencjalnego zainteresowania, ponieważ mają one natychmiastowy wpływ i w kilku przypadkach mogą być mniej kosztowne w realizacji.
Rozwiązania taktyczne istnieją dla takich zdarzeń, jak powtarzające się awarie łożysk i uszczelnień, dostępność części zamiennych do rutynowej konserwacji sprzętu nowego i przestarzałego, mało wydajnych urządzeń, którym można zaradzić, stosując lepszą technologię, wysokie koszty konserwacji i energii dla określonych urządzeń.
Rozwiązanie wielu wymienionych problemów może być znacznie przyspieszone poprzez poszukiwanie i zachęcanie specjalistów w kwestiach merytorycznych, którzy przynoszą wiedzę i doświadczenie niezbędne do przygotowania analizy warunków i zastosowania metod, takich jak: analiza przyczyn powstawania podobnych awarii, przejście na umowy zarządzania częściami dla konserwacji rutynowych, inżynieria wsteczna i produkcja części zamiennych dla przestarzałego sprzętu, zwiększenie wydajności, obniżenie kosztów poprzez wymianę starej technologii na nową.
Pomimo tego, że rozwiązania taktyczne dostarczają prawie natychmiastowych rezultatów, nie są one jednak zawsze w pełni zrównoważone – należy o tym pamiętać. W wielu przypadkach główne przyczyny lub sytuacje, będące przedmiotem naszego zainteresowania, mogą być spowodowane nieumyślnie i wynikać z braków w naszych obecnych praktykach i metodach pracy.
Wszystko to wygląda na działanie według zasad zdrowego rozsądku. Słyszałem, że Ron Moore podczas jednego ze szkoleń na temat niezawodności, patrząc z własnej perspektywy, powiedział – Rzecz w tym, że zdrowy rozsądek nie jest powszechny.
Rozwiązania strategiczne wymagają bezpośredniej komunikacji i uporządkowania organizacji, tak aby uzyskać odpowiedni wynik finansowy. Pamiętajmy, że mówimy tu o osobach, grupach osób, które modyfikują swoje praktyki pracy i zachowania w celu uzyskania niezbędnych zmian.
Chociaż tego typu zmiany wymagają większego wysiłku, więcej czasu do osiągnięcia oszczędności, to dobrze przemyślana i wykonana inicjatywa strategiczna jest warta tego wysiłku.
Praktyczną regułą jest określenie prognozy dla zwrotu z inwestycji na bezpiecznym poziomie minimum 8:1 dla trzyletniego okresu wykonalności projektu. Z mojego doświadczenia wynika, że taka prognoza będzie satysfakcjonująca dla prawie każdego wskaźnika rentowności uzasadniającego projekt, a dana organizacja nie będzie miała żadnego problemu z określeniem tego dochodu. Widziałem zwroty z inwestycji 30:1 w ciągu trzech lat, należy być jednak ostrożnym w przewidywaniu dużych zwrotów wewnątrz organizacji dla tych inicjatyw.
Po pierwsze, konserwatywne estymacje są właściwie wszystkim, czego potrzebujemy do uzasadnienia podjęcia działań, natomiast wielkie wizje stają się niewiarygodne i mogą narazić na porażkę. Kolejnym rozważaniem dotyczącym inicjatywy strategicznej jest podważanie swojej wiarygodności przez menedżerów i demoralizacja organizacji poprzez rozpoczęcie inicjatywy, projektowanie rzetelnego finansowego zwrotu z inwestycji, wdrażanie ludzi w zmiany, a na końcu zawiedzenie ich oczekiwań i zamknięcie projektu.
Zrozumienie podstaw
Niezależnie od rodzaju projektu, jaki został wybrany do wykonania (taktycznie lub strategicznie), jest kilka podstawowych zasad, które muszą być rozważone, aby zapewnić osiągnięcie odpowiedniego wyniku finansowego. Jeżeli pracowałeś ze swoim personelem w celu określenia projektu, rozpocząłeś proces ustalenia infrastruktury niezbędnej do stworzenia stale usprawnianej kultury, która będzie służyła wielu przyszłym projektom.
W momencie gdy usprawnienia i odpowiednie podejście zostało dostatecznie zidentyfikowane, najlepszym sposobem działania jest stworzenie jednego lub kilku zespołów projektowych w zależności od wielkości projektu. Należy wtedy upewnić się, czy te zespoły są odpowiednio przeszkolone i mają zagwarantowane odpowiednie zasoby niezbędne do wykonania danego projektu.
Każdy w organizacji pełni swoją rolę w procesie efektywnej implementacji, a jednym z kluczowych zadań dla zarządu jest zapewnienie nie tylko dalszej realizacji zadań przez zespoły projektowe, ale także utrzymanie odpowiedniej dostępności zasobów przeznaczonych do wykonania projektu. Najlepszym sposobem na zapewnienie zrównoważonego dochodu dla danego projektu jest ustalenie skutecznych miar efektywności, które są rutynowo przeglądane, a także monitoring podjętych akcji w przypadku, gdy wyniki nie są korzystne.
Typ projektu, jaki został wybrany do wykonania, taktyczny lub strategiczny, nie jest czynnikiem najbardziej istotnym w porównaniu do pozostałych, ponieważ są one tak samo ważne. Istotny jest wybór odpowiednich zagadnień, które będą mieć najbardziej pozytywny wpływ na konkretny biznes, a przez to doprowadzą do zakończenia projektu z powodzeniem.
Tom Dabbs jest specjalistą ds. niezawodności w ITTS Plant Performance Solutions Group. Ma ponad 30 lat doświadczenia w dostarczaniu rozwiązań behawioralnych związanych z niezawodnością. Pracuje z klientami w celu redukcji kosztów i zwiększenia efektywności, a także jest autorem wielu artykułów poświęconych tej tematyce.
Artykuł pod redakcją Michała Piłata
Autor: Tom Dabbs
