Procesy utrzymania ruchu, szczególnie te w dużych fabrykach, są na tyle złożone i rozbudowane, że niezbędne okazują się informatyczne narzędzia wspomagające. Ich uniwersalność pozwala nie tylko na kontrolowanie przeglądów maszyn, ale również stwarza możliwość kompleksowego zarządzania infrastrukturą techniczną, dążąc do minimalizowania kosztów jej eksploatacji.
W takim właśnie celu wdrażane jest oprogramowanie klasy CMMS (Computerised Maintenance Management Systems). Są to systemy informatyczne wspierające szeroko rozumiane utrzymanie ruchu w firmach produkcyjnych. Według wyników badań przeprowadzonych przez Gartner Group i ARC Advisory Group firmy, które korzystają z systemów klasy CMMS, odnotowują średni zwrot z inwestycji ROI w następujących obszarach:
- redukcja stanów magazynowych o 15–35%,
- obniżenie kosztów logistycznych o 10–20%,
- wzrost wykorzystania majątku o 3–10%,
- wzrost wykorzystania zasobów ludzkich o 10–20%,
- wzrost skuteczności egzekwowania gwarancji o 10–50%.
Istotne jest to, że coraz więcej obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa wspomagane jest narzędziami informatycznymi. Tym sposobem w firmie działa wiele aplikacji różnych dostawców. Konieczne jest zatem stworzenie środowiska informatycznego mającego charakter jednorodny, celem zapewnienia sprawnej i skutecznej wymiany danych między aplikacjami.
Szeroki zakres funkcjonalności uzyskać można nie tylko dzięki samym systemom CMMS. Są one w stanie współpracować z aplikacjami takimi jak ERP oraz urządzeniami zewnętrznymi, co pozwala na sprawne, szybkie i skuteczne zarządzanie infrastrukturą techniczną fabryki. Proces wymiany danych bazuje na licznych interfejsach, które wzbogacone są przez pliki XML. Jeżeli zastosowane systemy są oddalone, konieczne jest użycie usług sieciowych. Jednak ważne jest, aby w efekcie końcowym uzyskać zintegrowany system, który jest bezpieczny i stabilny.
Funkcje CMMS
Funkcji, które realizowane są przez systemy klasy CMMS, jest wiele. Do najważniejszych zalicza się zarządzanie rejestrem wyposażenia przedsiębiorstwa (rozliczenie, zakup i sprzedaż). System jest w stanie zarządzać obowiązującymi procedurami nadzoru maszyn, urządzeń i przyrządów pomiarowych. Wszystkie zdarzenia, które dotyczą utrzymania wyposażenia produkcyjnego i pomiarowego, są rejestrowane. Chodzi przede wszystkim o awarie, remonty i przeglądy. Samo zarządzanie infrastrukturą to nie wszystkie możliwości CMMS-a. Nie mniej istotne pozostaje również zarządzanie personelem służb utrzymania ruchu z uwzględnieniem istniejących harmonogramów pracy. System stwarza użytkownikom możliwość wsparcia realizacji większych projektów, chociażby takich jak remonty. Oprogramowanie klasy CMMS pozwala także na zarządzanie finansami utrzymania ruchu poprzez wsparcie dla zarówno planowania, jak i realizowania budżetów. Program jest w stanie zarządzać magazynami części i akcesoriów oraz analizować i oceniać działania w zakresie utrzymania ruchu.
CMMS i ERP mogą współpracować
Nie ma wątpliwości co do tego, że systemy klasy CMMS mają wiele cech wspólnych z programami ERP. Stąd też przy odpowiednim wdrożeniu i sparametryzowaniu stanowią sprawne narzędzie informatyczne. Zatem w tym momencie można zadać pytanie: po co CMMS, skoro większość dostępnych na rynku systemów klasy ERP ma w swojej funkcjonalności moduł utrzymania ruchu? Oczywiście, ale moduły tego typu podejmują zazwyczaj kwestie związane z finansami, a rzadziej z techniką. Funkcjonalność CMMS jest znacznie większa niż ERP pod względem doskonalenia i optymalizacji utrzymania ruchu.
W pierwszej kolejności do obszarów wspólnych zaliczyć należy kartoteki pracowników. Systemy klasy ERP uwzględniają ewidencjonowanie oraz rozliczanie zasobów ludzkich. Z kolei poprzez CMMS zyskuje się zarówno planowanie, jak i przydzielanie pracownikom prac związanych z utrzymaniem ruchu. W systemie ERP istnieje możliwość automatycznego tworzenia kart pracy, bazując na ewidencji czasu pracy utrzymania ruchu, prowadzonej przez CMMS.
Obydwa systemy współpracują ze sobą w ramach procesów magazynowych i usługowych. Chodzi przede wszystkim o dokumenty obrotowe, takie jak wydania czy też zwroty. W CMMS dotyczą one obiegu części zamiennych w ramach utrzymania ruchu. Dokumenty, które wystawia ERP, są udostępniane dla CMMS celem wykonania rozliczenia kosztów.
Przepływ informacji o zasobach
Kluczową rolę odgrywa również szeroko rozumiana dostępność zasobów. Obejmuje ona dostęp do maszyn i urządzeń oraz zapewnienie części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych. Realizowanie zadań wynikających z zapobiegawczego utrzymania ruchu oraz usuwania awarii pociąga za sobą konieczność zaplanowania prac i zadań dla pracowników. Oprócz tego przy remontach nie obejdzie się bez odpowiedniej ilości części i materiałów. Istotna pozostaje zatem współpraca CMMS i ERP w zakresie kontrolowania stanów magazynowych, a także zgłaszania zapotrzebowania i realizowania zamówień. Wykonuje to ERP w procesie zaopatrzenia. Współpraca występuje również na gruncie wielu transakcji usługowych (np. faktury z tytułu wykonania usługi).
Konieczna pozostaje ścisła współpraca systemów w ramach informacji o kontrahentach, dostawcach oraz podwykonawcach. W programach funkcjonuje wiele kartotek wspólnych. W obydwu systemach konieczne jest ewidencjonowanie maszyn i urządzeń. System ERP podejmuje kwestie związane z majątkiem trwałym oraz amortyzacją i podatkami. CMMS ma natomiast za zadanie dbanie o kwestie natury technicznej, czyli przede wszystkim o przeglądy i remonty.
Podsumowując, można stwierdzić, że systemy ERP dbają o kwestie dotyczące zarządzania infrastrukturą, zaś CMMS odpowiada za zapewnienie należytego stanu technicznego maszyn i urządzeń.
Jednak współpraca dostępnych na rynku systemów CMMS z ERP to nie wszystko. Dzięki specjalnym modułom, które zostały uwzględnione w niektórych CMMS-ach, programy te współpracują z urządzeniami PDA (Pocket PC lub Palm Pilot). Tym sposobem zyskuje się przede wszystkim możliwość zdalnej obsługi na przykład zleceń, inspekcji, smarowania itp. Do zalet takiego rozwiązania zaliczyć należy przede wszystkim ograniczenie do minimum ilości tradycyjnych dokumentów.
Już na etapie projektowania dostępnych na rynku systemów klasy CMMS uwzględniana jest wymiana danych niemal z każdym systemem ERP. Zastosowanie znajdują standardowe narzędzia, charakteryzujące się tym, że są niezależne od systemu, z którym dane są wymieniane. Producenci CMMS-ów podkreślają, że zbudowanie interfejsu wymiany danych sprowadza się do odpowiedniego skonfigurowania bez konieczności przeprowadzania modyfikacji programistycznych.
Warto podkreślić, że większość systemów klasy CMMS, dzięki odpowiednim modułom, pozwala na usprawnienie przebiegu procesów związanych z obiegiem magazynowym. W tym celu zastosowanie znajdują najczęściej przenośne terminale z czytnikami kodów kreskowych. Takie rozwiązanie pozwala na znacznie szybsze realizowanie operacji przy jednoczesnym zminimalizowaniu ilości pomyłek.
Łukasz Konisiewicz, dyrektor handlowy, Eurotronic
Od kilku lat zauważalny jest dynamiczny rozwój systemów klasy CMMS. Warto podkreślić, że dynamika dotyczy nie tylko samych systemów i rozbudowy ich funkcjonalności, ale również stale rosnących wymagań i oczekiwań użytkowników. Aplikacje tego typu obejmują podstawowe zakresy funkcjonalne, takie jak: ewidencja maszyn i urządzeń, personel techniczny, magazyn części zamiennych, zakupy części zamiennych i usług, dostawcy i wykonawcy (części i usług), rejestracja i realizacja zgłoszeń, planowanie i realizacja prac serwisowych oraz raportowanie. Wraz z rozwojem przedsiębiorstw funkcje te okazują się niewystarczające.
Jednak samo zarządzanie utrzymaniem ruchu to nie wszystko. W nowoczesnych przedsiębiorstwach kluczową rolę odgrywa doskonalenie procesów zachodzących w działach utrzymania ruchu. Stąd też pojawiły się nowe wymagania dla systemów CMMS. Przede wszystkim chodzi bowiem o takie aspekty, jak możliwość wykorzystania czytnika kodów kreskowych w zakresie zarządzania gospodarką magazynową i zleceniami, zastosowanie urządzeń przenośnych typu PDA do usprawnienia procesu rejestracji zleceń, graficzna wizualizacja majątku trwałego zintegrowanego z mapą cyfrową, co pozwala na wizualizację danych opisowych na graficznej mapie w obrębie jednego systemu. Pojawiają się ze strony użytkowników pytania o możliwość kompleksowej obsługi procesu produkcyjnego z uwzględnieniem planowania czasu produkcji, gdzie na podstawie wprowadzonych współczynników można wygenerować raporty MTBF, MTTR, NRFT, PPH, PPM, TRS, które zawierać będą informacje o planowanej dostępności maszyn i urządzeń i o ilości awarii oraz czasie ich trwania.
Innym obszarem, w którym zauważalne jest coraz większe zainteresowanie użytkowników, jest zarządzanie gospodarką smarowniczo-olejową. Umożliwia ono ewidencję punktów smarnych, typów środków smarnych, ich ilości, czasookresów wymiany, czy też wyników analiz chemicznych. Kolejnym obszarem jest zarządzanie narzędziownią, co daje możliwość zdefiniowania pełnej obsługi procesów związanych z rejestracją produktywności narzędzi wraz z ilością wyprodukowanych dóbr, wydań i zwrotów narzędzi, regeneracji, kontroli terminów przeglądów technicznych, legalizacji, wzorcowania czy złomowania. Przepisy prawa polskiego i unijnego wymuszają też na przedsiębiorstwach uregulowanie gospodarki odpadami. Również i w tym obszarze systemy CMMS podążają za oczekiwaniami użytkowników, bowiem nowe funkcje aplikacji prowadzą ewidencję ilościową i jakościową wytwarzanych odpadów, precyzyjnie je klasyfikują i katalogują, a także rejestrują, a następnie przekazują do odebrania na podstawie niezbędnych pozwoleń, decyzji i dokumentów.
Wielu użytkowników systemów klasy CMMS to przedsiębiorstwa, które stale współpracują z zewnętrznymi kontrahentami i firmami serwisowymi. Dlatego też przydatne okaże się rozwiązanie umożliwiające elektroniczną wymianę danych w zakresie szeroko pojętej gospodarki remontowej, obejmującej takie aspekty, jak rozliczanie umów, zleceń pracy, protokołów odbioru czy fakturowanie.
Klienci często decydują się też na integrację systemów CMMS z systemami klasy ERP. Dzięki odpowiednio skonfigurowanym interfejsom możliwa jest budowa spójnego, zintegrowanego systemu zarządzania pozwalającego na bieżąco śledzić i nadzorować przepływ środków materiałowych i finansowych w przedsiębiorstwie.
Często przedsiębiorstwa dążą do zintegrowania systemów CMMS z systemami automatyki i systemami BMS/SCADA. Zauważalna jest tendencja rozbudowy istniejących systemów automatyki i monitoringu, tak by więcej informacji, ważnych informacji ze względów biznesowych, a nie tylko procesowych, znalazło się w ww. systemach. Przykładem mogą być tu choćby liczniki energii elektrycznej, dzięki którym można łatwo wyodrębnić koszty na poszczególne grupy (najemcy, fragmenty linii produkcyjnych itd.) oraz zorientować się, ile mocy tak naprawdę potrzeba, jak zapotrzebowanie na moc kształtuje się w czasie i gdzie się ona rozpływa większymi i mniejszymi strumieniami. Połączenie tych dwóch rozległych obszarów świata IT oraz automatyki daje bowiem pełny obraz stanu faktycznego i pełną historię eksploatacyjną maszyn, infrastruktury produkcyjnej, efektywności i jakości działania poszczególnych maszyn czy zespołów maszyn. Dzięki kompletnym informacjom użytkownicy mogą podjąć działania zapobiegawcze jeszcze przed wystąpieniem awarii wykrytej za pomocą algorytmów śledzących poprawność działania poszczególnych układów. Stąd też systemy klasy CMMS stwarzają możliwość pełnego wykorzystania istniejącej infrastruktury informatycznej.
Dzisiaj systemy klasy CMMS nie służą tylko do ewidencjonowania maszyn, urządzeń, zdarzeń nieplanowanych, awarii czy tworzenia harmonogramów prac prewencyjnych. Obecnie klienci oczekują od producentów tego typu oprogramowania rozszerzenia podstawowych obszarów funkcjonalnych o ww. aspekty. Dopiero wtedy taki system stanie się rozwiązaniem dziedzinowym i kompleksowym, na miarę potrzeb współczesnego, nowoczesnego przedsiębiorstwa.
Robert Kowalski, Sales Exsecutive Officer, Trans-Teka
Rynek odbiorców systemów CMMS się zmienia. Coraz więcej przedsiębiorstw zwraca uwagę na przyjazny interfejs, na łatwość obsługi i na dostępność programu. Cena zaczyna odgrywać drugorzędną rolę. Coraz częściej firmy decydują się na zakup wsparcia technicznego, odstępując od przekonania, że zatrudnieni informatycy rozwiążą wszystkie problemy.
Rzadko spotyka się decyzje o budowaniu swoich rozwiązań przez własnych wszystkowiedzących informatyków.
Rośnie świadomość i podejmowane decyzje o zakupie i wdrożeniu systemu CMMS oparte są na rzeczywistych potrzebach wynikających z analizy przedsiębiorstwa. Wybór rozwiązania jest również wynikiem rzetelnej analizy ekonomicznej w miejsce intuicji decydenta.
Młoda kadra inżynierska ma nowocześniejsze podejście do zarządzania danymi oraz jest nastawiona na szybsze osiąganie konkurencyjnego poziomu efektywności produkcyjnej. Zarządzanie danymi dotyczącymi sprawnego działania parku maszynowego staje się rzeczą krytyczną w sprawnym podejmowaniu decyzji.
Decyzja o wdrożeniu systemu CMMS oznacza między innymi utworzenie wspólnej bazy danych urządzeń dla całego przedsiębiorstwa i połączenie jej z magazynami, zaopatrzeniem, księgowością itd. Ale przede wszystkim oznacza konieczność zmian w mentalności ludzi, których ten system dotyczy. Oznacza też konieczność organizacji pracy tak, aby rejestracja odpowiedniej informacji w systemie była trudna do obejścia.
Należy pamiętać, że system CMMS nie będzie dla nas pracował, jeśli jego rozwinięte i rozbudowane funkcje będą „odstraszać” ludzi, dzięki którym analiza danych jest możliwa. Ci ludzie to operatorzy, mechanicy itd.
Często producenci systemów CMMS stawiają na ilość funkcji i innych „wodotrysków” informatycznych, ale zapominają, że korzystają z nich również ludzie, którzy mają sporadyczny kontakt z komputerem. Znamy ten problem z rozmów z klientami, którzy decydują się na zmianę systemu CMMS. Klienci ci często skarżą się, że ich istniejące, rozbudowane systemy (też CMMS) sprawiają, iż ludzie nie wpisują danych lub upraszczając sobie pracę – „nie wypełniają wszystkich potrzebnych pól”, lub „zasłaniając się brakiem czasu, nic nie wypełniają”.
Dziś ważne jest, aby system CMMS był narzędziem przynoszącym zysk w postaci dobrze zgromadzonych danych, dzięki którym można podejmować trafne decyzje w sprawie wszelkich czynności zapobiegawczo-naprawczych w swoim parku maszynowym. Niewielu producentów systemów CMMS postawiło na połączenie tych dwóch elementów – dobry system plus łatwość obsługi.
Autor: Damian Żabicki
