Zakupy narzędzi są jednym z większych wydatków w firmach produkcyjnych. Tym bardziej więc wydaje się dziwne, że wiele przedsiębiorstw nie prowadzi rzetelnej ich ewidencji, w szczególności za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Brak kontroli zakupów i zużycia oraz przetrzymywanie narzędzi przez pracowników to bolączki niejednego kierownika odpowiedzialnego za obsługę magazynów.
Tradycyjnie prowadzona papierowa ewidencja oparta na kartotekach magazynowych czy nawet przepisywanie danych do Excela się nie sprawdza. Rozwiązaniem problemu jest wykorzystanie rozwiązań informatycznych automatyzujących proces zarządzania magazynem i wypożyczalnią narzędzi.
Jednak programy magazynowe, nawet te wchodzące w skład najpopularniejszych rozbudowanych systemów ERP typu SAP, nie mają wyspecjalizowanych funkcji kontroli pracowników, narzędzi i właściwego raportowania na poziomie pojedynczego narzędzia. Próby wdrożeń oparte na zwykłych programach magazynowych są uciążliwe w codziennym stosowaniu i nie wspierają procesów typowych dla gospodarki narzędziowej. Najbardziej wszechstronnym rozwiązaniem są w tym zakresie specjalistyczne systemy informatyczne do zarządzania gospodarką narzędziową.
Ewidencja narzędzi za pomocą mobilnego czytnika kodów kreskowych (Źródło: PWSK)
Jak rozwiązać problemy gospodarki narzędziowej?
Problemów do rozwiązania w magazynie narzędzi jest wiele. Zależą one głównie od wielkości firmy i profilu jej działalności.
Kontrola i eliminacja zbędnych kosztów
Jednym z elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest kontrola kosztów i miejsc ich powstawania. Jest to możliwe dzięki oprogramowaniu do obsługi wypożyczalni narzędzi, które rejestruje wszystkie operacje magazynowe w rozbiciu na zlecenia, miejsca użytkowania, stanowiska robocze, poszczególne maszyny i linie produkcyjne.
Zebrane dane umożliwią raportowanie, analizę i podjęcie odpowiednich działań:
-> zidentyfikowanie miejsca powstawania największych kosztów,
-> porównanie założonych kosztów zlecenia z rzeczywistymi,
-> porównanie kosztów zużycia narzędzi według różnych producentów,
-> określenie zużycia przez poszczególnych pracowników i stanowiska robocze,
-> zaplanowanie stanów minimalnych i kolejnych zakupów.
Szybkie lokalizowanie potrzebnych narzędzi
Szybkość lokalizacji i czas niezbędny do dostarczenia właściwego narzędzia pracownikowi na jego stanowisko robocze zdecydowanie wpływa na terminowość realizacji zleceń i jego koszty.
Optymalizację można przeprowadzić dzięki właściwemu rozmieszczeniu w jednej lub kilku wypożyczalniach, szafach narzędziowych, regałach windowych, magazynkach podręcznych oraz zapisaniu tej lokalizacji w systemie komputerowym.
Wyeliminowanie przetrzymywania narzędzi i sprzętu przez pracowników
Każdy z pracowników zwyczajowo gromadzi w swojej szafce narzędzia i materiały potrzebne mu do pracy oraz te, których już nie używa, a wydaje mu się, że kiedyś mogą się przydać. Takie postępowanie ogranicza rotację narzędzi oraz prowadzi do duplikowania zakupów.
Oprogramowanie ściśle kontrolujące stan posiadania każdego pracownika automatycznie obniża zapasy magazynowe i wydatki na zakupy.
Ograniczenie kradzieży i nieuzasadnionego zużycia
Problem kradzieży jest tematem bardzo delikatnym, ale często pojawia się w rozmowach z klientami. Przeprowadziłem wiele rozmów z właścicielami firm, którzy skarżyli się, że często swoje własne narzędzia widują na serwisach aukcyjnych lub ogłoszeniowych. Najbardziej jaskrawym przypadkiem był ten, gdy właściciel umówił się na odbiór osobisty zakupionych w Internecie narzędzi i spotkał się z… własnym pracownikiem.
Już samo wprowadzenie precyzyjnej ewidencji ogranicza zjawisko kradzieży i zwiększa poszanowanie narzędzi. Stare przysłowie mówi, że okazja czyni złodzieja. Jeżeli pracownik ma świadomość, że narzędzia są dokładnie rejestrowane, nawet nie próbuje myśleć o ich przywłaszczeniu.
Komputerowa ewidencja ogranicza także zużycie materiałów i środków ochrony osobistej. Dobry program do obsługi narzędziowni powinien mieć moduł BHP kontrolujący pobierane materiały przez pracowników oraz umieć wyłapać nadmierne pobrania.
Oprogramowanie dla magazynu i wypożyczalni narzędzi pozwala:
-> jednoznacznie, czytelnie i trwale oznaczyć narzędzia,
-> skutecznie rozliczyć pracowników, maszyny i zlecenia,
-> łatwo zlokalizować w firmie poszukiwane narzędzie,
-> skrócić czas obsługi pracowników,
-> wygenerować zapotrzebowanie.
Ewidencja narzędzi za pomocą czytnika mobilnego RFID dalekiego zasięgu (Źródło: PWSK)
Przyspieszenie obsługi i wyeliminowanie kolejek przed wypożyczalnią narzędzi
Wydawanie narzędzi bez wsparcia ze strony systemu komputerowego prowadzi do ewidentnego marnowania czasu pracowników w magazynie, a także tych, którzy zamiast przebywać na stanowisku pracy, oczekują w kolejce do okienka, aż zostanie im dostarczone właściwe narzędzie. Dużo czasu zajmuje też ręczne wypisywanie kwitów pracownikom i zbieranie ich podpisów potwierdzających fakt pobrania sprzętu. Tymczasem każde pięć minut zmarnowane każdego dnia, w skali roku urasta do dwóch i pół dniówek przestoju na jedną tylko osobę. Gdy tę liczbę pomnożymy przez średnio stu pracowników, uzyskamy 25 dni roboczych zmarnowanych każdego roku.
Tracony czas można łatwo zaoszczędzić, wprowadzając elektroniczną identyfikację pracowników za pomocą kart zbliżeniowych RFID. Należy wyposażyć pracowników w karty zbliżeniowe lub breloczki RFID z przypisanym im unikalnym numerem. Czytnik RFID podłączony do komputera bardzo łatwo identyfikuje osobę i, co najważniejsze, wymaga zatwierdzenia każdej operacji kartą RFID jej właściciela. W praktyce działa to błyskawicznie i pozostawia w bazie danych programu dokładną informację kto, co i o której godzinie pobrał.
Wyeliminowanie ryzyka pracy narzędziem bez aktualnego przeglądu technicznego lub legalizacji
Normy i audytorzy ISO stawiają przed firmami obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji terminów legalizacji narzędzi pomiarowych i przeglądów technicznych. Ponadto prowadzony system ewidencji i kontroli musi być szczelny i dokładny, a narzędzia i przyrządy z przekroczonym terminem szybko lokalizowane i wycofane z użycia. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania do zarządzania magazynem.
Nowoczesny magazyn narzędzi
Na ekonomię przedsiębiorstwa zasadniczy wpływ ma wiedza o miejscu powstawania kosztów, w tym obejmujących wykorzystanie narzędzi. Taką wiedzę daje oprogramowanie do zarządzania magazynem.
Program do obsługi wypożyczalni narzędzi powinien rejestrować wszystkie wydania w rozbiciu na zlecenia, wydziały, lokalizacje, miejsca użytkowania, stanowiska robocze, poszczególne maszyny i linie produkcyjne. Zebrane dane pozwalają identyfikować miejsca powstawania największych kosztów oraz porównywać koszty zlecenia założone z rzeczywistymi. Ponadto program powinien pozwalać na analizę kosztów według grup materiałowych i rodzajów narzędzi, porównywać zużycie narzędzi według różnych producentów czy analizować zużycie sprzętu przez poszczególnych pracowników. Taka wiedza ma fundamentalne znaczenie w zarządzaniu.
Poprawa wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa
Korzyści z wdrożenia systemu do obsługi magazynu są natychmiastowe i bardzo wymierne. Są to:
-> oszczędność czasu na lokalizację sprzętu,
-> mniejsze wydatki na zakup nowych narzędzi,
-> zabezpieczenie produkcji i wsparcie działu zamówień dzięki znajomości stanów minimalnych i maksymalnych,
-> likwidacja kolejek przed wydawalnią – mniej traconego czasu pracowników,
-> efektywna praca magazyniera,
-> lepsze wykorzystanie narzędzi dzięki większej rotacji,
-> zmniejszenie zużycia i ograniczenie kradzieży.
Zyski z gospodarki narzędziowej prowadzonej komputerowo obejmują ponadto kilka różnych działów:
-> zaopatrzenia – oprogramowanie dostarcza dokładne informacje odnośnie aktualnych stanów i szybkości zużycia. Przesyła alerty pocztą elektroniczną o osiągnięciu stanów minimalnych. Generuje zapotrzebowania i zamówienia oraz kontroluje na bieżąco, czy pilnie potrzebne narzędzia i materiały będą dostępne w wyznaczonym terminie;
-> technologiczny – oprogramowanie zapewnia podgląd stanów magazynowych i dobór, na podstawie dostępnych w magazynie narzędzi, do projektowanych procesów technologicznych;
-> magazyn i wypożyczalnia narzędzi – magazynierzy momentalnie potrafią zlokalizować potrzebny przedmiot, nawet bez wstawania od komputera;
-> dyrekcja i kierownik produkcji są w stanie planować i kontrolować zakupy i zużycie.
Odczyt karty RFID pracownika czytnikiem mobilnym (Źródło: PWSK)
Podsumowanie
Kompleksowe oprogramowanie optymalizujące pracę magazynu i wydawanie sprzętu zastępuje człowieka w żmudnym sporządzaniu rocznego harmonogramu przeglądów i legalizacji oraz sporządza potrzebne protokoły i dokumentację. Wszak po to człowiek tworzy nowe technologie, by ułatwiać pracę sobie i innym.
Autor: Jacek Krywult – autor wielu publikacji w magazynach branżowych dotyczących systemów RFID, logistyki, magazynowania oraz gospodarki narzędziowej w przedsiębiorstwach. Jest właścicielem firmy PWSK.
