Większość firm produkcyjnych ma własne magazyny części zamiennych i narzędziownie. Często są one ze sobą połączone. Aby zapewnić porządek w stanach magazynowych, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego programu, a także systemu zarządzania częściami i narzędziami. Gospodarka narzędziowa nie tylko wspomaga działalność produkcyjną, lecz przede wszystkim ją umożliwia.
Im większym parkiem maszynowym dysponuje zakład produkcyjny, im więcej w firmie znajduje się specjalistycznego sprzętu, tym ważniejsza w kontekście utrzymywania produktywności na wysokim poziomie staje się dobra organizacja pracy działu utrzymania ruchu i narzędziowni.
Arkusze kalkulacyjne
Części zamienne oraz narzędzia wykorzystywane do naprawy parku maszynowego, dokonywania przeglądów cyklicznych i warunkowych wymagają katalogowania. Niewielkie firmy produkcyjne do pewnego etapu dają sobie radę, korzystając w tym zakresie z podstawowego arkusza kalkulacyjnego. W kolumnach i wierszach umieszczają opisy części, datę zakupu, datę ostatniej wymiany, liczbę sztuk oraz inne istotne dane i parametry. Często w magazynie, podobnie jak w arkuszu, istnieje podział na sekcje, w których znajduje się sprzęt danej kategorii. Na półkach pomieszczeń magazynowych obowiązują te same oznaczenia – kolorystyczne lub w oparciu o symbole czy litery. Każdy pracownik korzystający z tej infrastruktury wie lub jest w stanie szybko zorientować się, gdzie i co powinno się znajdować.
Trzeba mieć jednak świadomość, że ta prosta metoda sprawdza się dosyć dobrze przy niewielkiej liczbie pracowników i osób edytujących arkusz. Excel to narzędzie łatwo edytowalne, ponadto rozwiązania chmurowe pozwalają na ciągłą aktualizację arkusza bez względu na to, przy jakim stanowisku znajduje się operator. Dzięki temu zbędne stają się sesje ujednolicające np. po całym tygodniu pracy. Arkusz jest jeden, a dostęp do niego może mieć każdy pracownik firmy. Mowa tutaj jednak o firmie, w której istnieje ograniczona ilość części zamiennych i sprzętu. Im tych elementów jest więcej, tym bardziej wzrasta trudność zarządzania ich przepływem w organizacji.
ZISZ – zintegrowany informatyczny system do zarządzania narzędziami
W tym miejscu pojawia się pojęcie gospodarki narzędziowej, które obejmuje jedynie część zagadnienia związanego z narzędziami wykorzystywanymi przy stanowiskach pracy. Zbiór zasad i zachowań wdrożonych w organizacji w ramach gospodarki narzędziowej obejmuje stanowisko robocze, jego kształt, sposób przygotowania do pracy, a także stan narzędzi: techniczny, ich czystość, ich poziom zużycia oraz przepływ narzędzi pomiędzy stanowiskami a narzędziownią [1].
Za utrzymanie tego mechanizmu na najwyższym poziomie odpowiadają pracownicy samej narzędziowni, utrzymania ruchu, ale przede wszystkim wszyscy zatrudnieni korzystający z omawianego sprzętu podczas codziennej pracy. To oni wdrażają wszystkie niezbędne zasady korzystania z narzędzi typowych i specjalnych, a także uzupełniają system magazynowy czy zintegrowany informatyczny system do zarządzania narzędziami (ZISZ) [2].
Do podstawowych funkcji takiego systemu należą: klasyfikacja narzędzi, monitoring stopnia zużycia, ewidencja obrotu narzędziem, stanu magazynowego danego typu narzędzia, monitoring kosztów zużycia narzędzi, rejestracja przyczyn awarii oraz czasu ich napraw czy przezbrojeń maszyn [2].
WMS – magazynowy system informatyczny
Odpowiednikiem zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania narzędziami dla części zamiennych oraz wszelkiego rodzaju sprzętu niezbędnego do utrzymania hali produkcyjnej w dobrej kondycji jest magazynowy system informatyczny, z j. angielskiego WMS, czyli warehouse management system [3]. WMS-y są wykorzystywane w logistyce, produkcji, a także np. w dużych firmach serwisowych. Słowem wszędzie tam, gdzie dochodzi do obrotu dużą ilością zróżnicowanych elementów, jakimi dla produkcji są części zamienne i narzędzia.
Dzięki wykorzystaniu narzędzia informatycznego o większym stopniu zaawansowania niż Excel możliwe jest przede wszystkim lepsze katalogowanie elementów, monitoring ciągły ich położenia w oparciu o kody kreskowe czy karty Kanban, a także odpowiednia indywidualna konfiguracja procesu zarządzania narzędziami. Monitoring przepływu narzędzi i części zamiennych pozwala uniknąć nieplanowanych przestojów produkcyjnych, skrócić czas oczekiwania na pracę maszyny czy możliwość użycia narzędzia przy danym stanowisku.
Funkcje i korzyści
Gospodarka narzędziowa opiera się na mądrym planowaniu, logistyce, użyciu narzędzia, jego utrzymaniu, a na końcu optymalizacji całego procesu [4]. Im lepiej dopasowany do organizacji proces i większa świadomość pracowników, tym lepsze efekty wdrożenia.
Co konkretnie wspiera system do zarządzania procesami gospodarki narzędziowej? Dokonuje się dzięki niemu trwałego oznaczenia majątku firmy, np. z wykorzystaniem kodów kreskowych, kodów QR czy znaczników RFID, wspomaga inwentaryzację ciągłą i okresową, lokalizuje wszystkie dostępne narzędzia, części zamienne, przedmioty, urządzenia i maszyny, rozlicza poszczególne działy firmy, a nawet pracowników z pobranych narzędzi czy przedmiotów, wspiera zapobieganie kradzieży oraz umożliwia kompleksowe planowanie przepływów sprzętu w organizacji.
Systemy magazynowe z kolei uzupełniają systemy ZISZ w pracy z narzędziowniami. Monitorują one przyjęcia i wydania magazynowe, zwroty do dostawcy, rozchód wewnętrzny, przychód wewnętrzny, korekty, przeceny, przesunięcia, przeprowadzają remanenty i tworzą raporty. Bardziej rozbudowane systemy oferują także możliwość lokalizacji towarów i sprzętu w magazynie.
W kontekście części zamiennych podstawową rolą systemu do zarządzania magazynem jest informacja, jakimi częściami, w jakim stanie i ilości dysponuje firma na czas usterki czy awarii. Jeśli danej części w magazynie nie ma – skąd ją pozyskać w najkrótszym czasie i ile to będzie kosztowało, czy są dostępne alternatywy, czy proces produkcyjny może się obyć bez tej części. Nowoczesne rozwiązania IT oferują takie możliwości.
5S, czyli dobrze zorganizowany proces
Wdrożenie systemu magazynowego czy do zarządzania narzędziami to jednak dopiero pierwszy krok do dobrze zorganizowanego procesu. Drugim jest odpowiednia metodyka pracy. Z pomocą w tym obszarze zachowania porządku w magazynie i narzędziowni przychodzi 5S. Jest to narzędzie z portfela Lean Management, które opiera się na 5 podstawowych zasadach: Sortowaniu, Systematyce, Sprzątaniu, Standaryzacji i Samodyscyplinie.
Największy ciężar efektywnego wdrożenia narzędzi 5S nie spoczywa jednak tylko na barkach organizatorów, czyli osób wdrażających metodykę, lecz rozkłada się na wszystkich pracowników firmy. Jeśli w celu zapewnienia odpowiedniego przepływu narzędzi i części zamiennych w firmie produkcyjnej wdrożono pewne zasady, 5S sprawi, że zostaną one zrozumiane i utrzymane na każdym stanowisku pracy.
Sortowanie (jap. Seiri) pozwoli na poprawną identyfikację narzędzia oraz utrzymanie na danym stanowisku pracy wyłącznie tych, które do niego należą. Systematyka (jap. Seiton) mówi o tym, że każdy przedmiot ma w firmie swoje miejsce. Może to być magazyn lub stanowisko pracy, a odpowiednie oznakowanie pozwoli każdemu pracownikowi odnaleźć to miejsce w krótkim czasie. Dzięki temu sprzęt zawsze jest tam, gdzie można się go spodziewać. Sprzątanie (jap. Seiso) to zasada mówiąca o tym, że utrzymanie stanowiska pracy w czystości jest obowiązkiem tego, kto z niego korzysta. Dzięki temu każdy pracownik wie, że po zakończeniu pracy narzędzia powinny trafić na swoje miejsce, a stanowisko zostać oczyszczone z brudu, odpadów produkcyjnych i niewykorzystanych materiałów. Pozwala to na ciągłą kontrolę stanu maszyn, które są czyszczone przez ich operatorów, a także dobrą dystrybucję czasu związanego ze zdecentralizowanym procesem utrzymania porządku. Standaryzacja (jap. Seiketsu) oznacza, że każda zasada panująca w firmie powinna być opracowana i wdrożona tak, aby każdy pracownik miał jej świadomość. Pozwala to wyeliminować nieporządek i wątpliwości oraz brak poczucia odpowiedzialności za stanowisko pracy. Ostatnim filarem 5S jest samodyscyplina (jap. Shitsuke) – ten filar decyduje w największym stopniu o tym, czy utrzymanie porządku powiedzie się, czy nie. Samodyscyplina pracowników leży bowiem u podstaw wszelkich wdrożeń organizacyjnych. Wystarczy jedna osoba niestosująca się do ogólnie panujących zasad, by zapanował chaos [5].
Podsumowanie
Wdrożenie odpowiednich narzędzi to jedynie element drogi ku uporządkowaniu gospodarki narzędziowej i magazynowej. To podejście kadry kierowniczej i wykonawczej decyduje o tym, czy wprowadzone narzędzia wniosą rzeczywistą wartość. Na nic zda się system kodów kreskowych, jeśli pracownicy będą przenosić narzędzia bez zawiadamiania systemu informatycznego. Nie pomoże katalogowanie, jeśli narzędzia będą leżały w miejscach, w których nikt nie będzie ich szukał. Metodyka 5S to droga do stworzenia czystego, uporządkowanego i bezpiecznego miejsca pracy [6]. Dobrze wdrożona pozwala na uniknięcie awarii, usterek, przestojów i wypadków. Sekretem 5S jest zaś wspomniana wcześniej samodyscyplina pracowników i świadomość tego, co, jak i w jakim celu robią. Im jest ona wyższa, tym bliżej firmie do organizacyjnego sukcesu.
Agnieszka Hyla – konsultantka ds. optymalizacji produkcji w Centrum Szkoleń Inżynierskich EMT-Systems, kierownik projektów IT, autorka tekstów z zakresu zarządzania w przemyśle.
Literatura
- B. Liwowski, R. Kozłowski, „Podstawowe zagadnienia zarządzania produkcją”, Oficyna Wolters Kluwer Business, Kraków 2007.
- Z. Banaszak, S. Kłos, J. Mleczko, „Zintegrowane systemy zarządzania”, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2011.
- A. Kawa, „Informatyka integralną częścią logistyki, Raport Informatyka”, „Eurologistics”, nr 4/2002.
- P. Cichosz, R. Subbotko, „Gospodarka narzędziowa”, „Mechanik”, nr 10/2016, s. 1340–1343.
- K. Kobayashi i in., „Business improvement strategy or useful tool? Analysis of the application of the 5S concept in Japan, the UK and the US”, „Total Quality Management”, no 19 (3), March 2008, pp. 245–246.
- R.B. Hafey, „Lean Safety: Transforming Your Safety Culture with Lean Management”, CRC Press, New York 2010.
