Odpowiednie przygotowanie, posiadanie struktur zarządzania projektem oraz zbudowanie dobrych relacji z klientem – to najbardziej niezawodne sposoby uproszczenia procesu integracji systemów.
Wycena i szacowanie nie są już punktem wyjścia przy poszukiwaniu sposobów uproszczenia procesu integracji systemów. Postęp technologiczny niemal we wszystkich dziedzinach związanych z systemami dedykowanymi dla przemysłu pozwolił na opracowanie narzędzi, które pomagają zaoszczędzić czas poprzez śledzenie komunikacji, zadań i statusu projektu oraz zarządzanie czasem jego realizacji i kontrolę jakości w całym projekcie.
Jednak same narzędzia, nawet bardzo zaawansowane, nie naprawią projektu, który nie przynosi pożądanego wyniku, wykraczając poza harmonogram lub wyznaczony budżet. Przy analizowaniu każdego projektu, a w szczególności dotyczącego integracji systemów, należy pamiętać o tym, że „ci, którzy nie planują, planują porażkę” („Those who fail to plan are planning to fail” – Alan Lakein).
Dlatego też integrator systemów musi uzyskać jak najwcześniej możliwie najwięcej informacji na temat projektu. Przejrzystość w początkowym stadium (front-end) upraszcza każdą fazę realizacji projektu.
Pierwszym krokiem integratora jest zatem identyfikacja potrzeb klienta i opracowanie szczegółowego zakresu działań, przed oszacowaniem potrzebnych prac i wyceną integracji systemów. Nie należy pomijać tej fazy, gdyż dokładność szacowania i wyceny opiera się na zrozumieniu przez integratora zakresu prac do wykonania. Należy bliżej poznać klienta i dowiedzieć się, co dla niego oznacza sukces projektu integracji systemów. Większość klientów i integratorów wie, jak oszacować podstawy, takie jak ogólny cel projektu, wykorzystywane technologie, wymagany sprzęt i wsparcie na miejscu. Jednak aby uzyskać bardziej kompletny obraz, należy wyjść poza te podstawy.
11 pytań do integratora systemów i jego klienta
Integrator systemów i jego klient powinni rozpocząć działania od wspólnych odpowiedzi na poniższe pytania:
1. Dlaczego klient realizuje projekt integracji systemów?
2. Jakie bolączki klienta są łagodzone lub jakie jego potrzeby są zaspokajane poprzez realizację projektu?
3. Czy integrator systemów uzyskał od klienta wszystkie wymagane informacje (rysunki, programy, standardy itd.)?
4. Co integrator wie na temat istniejących obecnie systemów w zakładzie klienta? Czy jest w zakładzie jakiś przestarzały sprzęt lub technologia, które nie są już dłużej wspierane?
5. Czy wszyscy są zgodni co do założeń dotyczących projektu?
6. Jaki jest kompletny zakres dostaw objętych projektem, których oczekuje klient?
7. Jakie doświadczenie ma klient w zakresie wykorzystywanej technologii?
8. Jakie szkolenia będą wymagane dla pracowników klienta?
9. Jakie środki kontroli jakości są stosowane u klienta i jak klient chce realizować aprobaty?
10. Czy klient rozumie procedurę zmiany zlecenia i co będzie stanowić zmianę?
11. Co definiuje całościowy odbiór projektu między integratorem systemów a klientem?
Integratorzy mogą przeprowadzić szacowanie i wycenę projektu zaraz po uzyskaniu bardziej kompletnego jego obrazu. Takie szacowanie pomaga integratorom w lepszym zrozumieniu zadań do wykonania i etapów realizacji oraz czasu, jaki to zajmie. Dokładniejsze szacowanie i wycena tworzą ponadto dla wszystkich bardziej szczegółową „mapę drogową”, którą należy się kierować. Każdy wie, co jest oczekiwane, w związku z czym przejście od szacunków do prac inżynierskich jest znacznie łatwiejsze.
Integracja systemów: osiem etapów
Dobrze zdefiniowane i udokumentowane procesy zarządzania projektem to także kluczowe czynniki, które mają wpływ na jakość projektu. Dlatego należy się upewnić, że rozważono następujących osiem etapów:
1. Spotkanie startowe projektu (kick-off meeting) z klientem;
2. Standardy i normy projektowania układów elektrycznych oraz pisania oprogramowania;
3. Kontrole wewnętrzne;
4. Aprobaty klienta;
5. Testy odbiorcze;
6. Końcowy zakres dostaw;
7. Kontrola i uwagi klienta dotyczące funkcjonowania nowego systemu;
8. Zamknięcie projektu.
Narzędzia do zarządzania projektem, które ułatwiają i śledzą komunikację, ujęte w harmonogramie etapy realizacji projektu i zadania do wykonania oraz przydział zasobów mogą pomóc w utrzymaniu projektu w ramach harmonogramu i wyznaczonego budżetu. Po zrealizowaniu każdego projektu należy zorganizować wewnętrzne spotkanie zamykające, którego uczestnicy skupiają się na omówieniu doświadczeń uzyskanych w sprawach technicznych oraz ogólnym zarządzaniu, co pozwoli na ich wykorzystanie w przyszłości. Należy zapytać klienta, co zostało wykonane dobrze, a co mogłoby być wykonane lepiej w przyszłości.
Powracający klient jest jednym z najbardziej wartościowych zasobów, jakie posiada integrator systemów. Im lepiej integrator zna systemy i procesy, sposób zarządzania, preferencje komunikacyjne oraz cele i oczekiwania klienta, tym większą wiedzę posiada na temat tego, co będzie potrzebne w następnym projekcie. Budowane jest także zaufanie klienta, dla którego niezwykle ważne jest powierzenie projektu temu integratorowi, który w jego oczach potrafi rozwiązać wszystkie problemy mogące powstać w przyszłości.
Nie istnieje jakaś magiczna formuła szacowania i wyceny projektu. Każdy projekt musi być bowiem szacowany i wyceniany według jego własnej wartości – muszą być przy tym rozważane czynniki, które wymieniono w niniejszym artykule. Skupienie się na podstawach – odpowiednie przygotowanie, posiadanie na miejscu procesów struktur zarządzania projektem oraz budowanie zaufania klienta jest jedynym sposobem upraszczania procesu integracji systemów. Czas, który integrator poświęca klientowi w początkowym stadium projektu, jest wykładniczo zwracany w okresie jego realizacji.
Lindsey Kielmeyer jest koordynatorem marketingu w firmie MartinCSI
