Aby szeroko omówić, czym jest wizja cyfryzacji i dlaczego warto ją tworzyć przed wdrożeniem systemów informatycznych, początkowo wyjaśnię czym jest cyfryzacja.
Cyfryzacja to szereg działań opierających się na wprowadzaniu technologii cyfrowej do organizacji. Cyfryzacja to proces, który z założenia ma służyć większej części przedsiębiorstwa i rozpowszechniać się na całą firmę. Aby projekt cyfryzacji mógł się udać, warto ustalić jego etapy, cel, korzyści jakie mają z niego wynikać, w tym pomaga określenie wizji efektu końcowego.
Wizja cyfryzacji definiuje, kim chcemy stać się w przyszłości jako firma, gdzie widzimy miejsce i potencjał dla rozwijających się technologii. Wizja ta powinna obrazować w jaki sposób będziemy rozwiązywać przyszłe problemy, w jaki sposób nasza firma będzie funkcjonować oraz jak będzie wyglądać nasz zespół oraz ich praca. Ponadto powinna przedstawiać przekonujący obraz transformacji i sprzyjać wzajemnemu zrozumieniu na wszystkich poziomach organizacji.
Jeśli wolisz posłuchać, dlaczego wizja cyfryzacji jest ważna w rozwoju firmy – obejrzyj filmik:
Dlaczego wizja cyfryzacji jest ważna dla rozwoju firmy?
Podczas pisania wizji cyfryzacji z pewnością nasunie ci się pytanie: Czy to wszystko w ogóle jest potrzebne? Dobrze napisana i przedstawiona wizja cyfryzacji jest w stanie wskazać kierunek i pozwolić na zachowanie ciągłości, przekładając się następnie na prężny rozwój organizacji. Określenie i spisanie wizji okazuje się szczególnie przydatne, gdy projekt wdrożenia np. systemu CMMS dla działu utrzymania ruchu, musi zostać przedstawiony osobom decyzyjnym w firmie. Obowiązkowe jest przedstawienie planu i efektu realizacji takiego projektu. Warto pamiętać, że cyfryzacja nie musi odbywać się jednocześnie we wszystkich obszarach firmy, można digitalizować etapowo tak, aby nie spotkać się z oporem finansowym lub wśród pracowników. Wizja pokazuje szerszy obraz rozwoju przedsiębiorstwa, pozwala uwypuklić kluczowe problemy i obszary, które należy w pierwszej kolejności objąć projektem cyfryzacji, aby osiągnąć najlepsze korzyści.
Wizja cyfryzacji przedsiębiorstwa pozwala:
- Pokazać szerszy obraz i jasno opisać, jak będzie wyglądać nasze przedsiębiorstwo za kilka lat.
- Zwiększyć świadomość pracowników tego, dokąd dąży firma oraz pokazuje jaką są częścią organizacji. Może przełożyć się to na zwiększoną motywację, ponieważ widzimy cel, który chcemy osiągnąć.
- Zwiększyć konkurencyjność w branży, poprzez pokazanie, że świadomie działamy i podejmujemy decyzje jako firma. Przedstawiamy się jako świadoma organizacja myśląca cały czas o swoim rozwoju.
- Wskazać kierunek przyszłej zmiany – ukazuje, że organizacja idzie naprzód ciągle myśląc o rozwoju.
- Z czego składa się wizja cyfryzacji przedsiębiorstwa?
Przejdźmy teraz do najważniejszej kwestii, czyli: Co powinna zawierać wizja cyfryzacji? Wizja dla każdej organizacji powinna być unikalna, aczkolwiek należy pamiętać o kilku wspólnych punktach, których warto się trzymać.
Jako pierwsze: określ cel, czyli kluczowy element każdej wizji. Pozwala on nam zwizualizować do czego dążymy i co chcemy osiągnąć.
Następnie – przyczyna. Zdefiniuj moment, który zmotywował do zmiany. Przykładem, może być utrudniona komunikacja w dziale, między technikami, a działem produkcji. Ten problem skutecznie rozwiązać może system dla działu utrzymania ruchu (CMMS), który wspiera przepływ informacji na linii UR – produkcja.
Kolejnym ważnym krokiem jest wyznaczenie obszarów, w których wyznaczymy osoby odpowiedzialne, za koordynację projektu cyfryzacji, dzięki czemu mamy pewność, że żadna strefa nie zostanie zaniedbana oraz łatwiej nam kontrolować cały proces.
Ważne jest, aby klarownie wytłumaczyć, jak wprowadzone systemy i rozwiązania wpłyną na dotychczasową pracę oraz stanowisko każdej osoby w organizacji. Musimy mieć świadomość, że słowo „zmiana” dla większości osób ma wydźwięk negatywny, co może przełożyć się na pesymistyczny odbiór naszej wizji i idącej za nią transformacji. Jasne wyjaśnienie zawarte w wizji cyfryzacji, pomoże przeprowadzić cały zespół przez proces wdrożenia nowych technologii i pozwoli na rozsądne zarządzanie zmianą.
Wskazówka: wraz z przedstawieniem wizji cyfryzacji naszemu zespołowi, mogą pojawić się pytania „dlaczego?” i „po co?”. Wiele osób wychodzi niestety z założenia, „po co coś zmieniać skoro było dobrze”, nie chcąc wyjść ze swojej strefy komfortu. Warto, więc dokładnie przedstawić jakie korzyści przyniesie wspomniana transformacja i w jaki sposób usprawni i ułatwi dotychczasową pracę poszczególnych osób.
Ustalenie KPI (kluczowych wskaźników efektywności) w trakcie wdrożenia to następny obowiązkowy punkt. Dają one możliwość porównania założonych parametrów z rzeczywiście osiągniętym wynikiem. Dzięki temu możemy uwidocznić nasze postępy i wywiązywanie się z postawionych celów.
Elementem, który nie pozwoli osiąść na laurach po skończonej transformacji jest wizja przedsiębiorstwa po wdrożeniu. Ważne jest, aby nasz rozwój był nieprzerwany. Po osiągnięciu danego celu czyli np. wdrożeniu systemu CMMS do działu utrzymania ruchu, warto zastanowić się jakie moduły i kolejne rozszerzenia przydadzą nam się w przyszłości.
Jeśli czujesz, że potrzebujesz pomocy w tworzeniu wizji cyfryzacji przedsiębiorstwa, pamiętaj, że możesz skorzystać z usług doradczych specjalisty.
Jak sprawić, żeby wizja cyfryzacji była przekonująca?
Teraz już wiesz, co powinna zawierać wizja cyfryzacji twojej firmy, ale to nie koniec. Warto również zastanowić się co zrobić, żeby przedstawiona wizja była naprawdę przekonująca. Po opracowaniu wizji cyfryzacji należy skonsultować ją z osobami z różnych działów, tak aby pozyskać szersze spektrum sprawy i sprawdzić, czy jest dobrze rozumiana przez innych.
Polecamy zadać sobie następujące pytania, które mogą ułatwić tworzenie wizji cyfryzacji:
- Czy moja wizja cyfryzacji jest klarowna?
- Czy jest konkretna?
- Czy obrazuje nadchodzące zmiany?
- Czy odpowiada na pytanie „dlaczego”?
- Czy jest w stanie zmotywować do zmiany?
Należy pamiętać, że każda osoba w organizacji musi zrozumieć naszą wizję, więc warto wszelkie zawiłości zastąpić prostszym językiem. Ponadto słysząc ją, w naszej wyobraźni powinien powstać obraz całego przedsięwzięcia, który zmotywuje nas do realizacji założonego celu.
Co dodatkowo warto rozważyć przy tworzeniu wizji cyfryzacji?
Czy jesteś w stanie zrealizować przedstawione obietnice?
Warto zastanowić się, czy przytoczone wielkie słowa są naprawdę realne w przyszłości i czy jesteśmy w stanie ich dokonać, jakie są przewidywania finansowe na najbliższe lata. Często lepiej mimo wszystko napisać mniej i mieć pewność, że będziemy w stanie dowieść ten projekt do końca. Należy trzeźwo spojrzeć na dany temat i zadać sobie pytanie, czy naprawdę możemy być w tym miejscu za kilka lat, czy będzie nas na to stać? Szczególnie, że często cyfryzacja całego zakładu niesie ze sobą spore koszty.
Czy wizja przetrwa próbę czasu?
Należy brać pod uwagę, że świat bardzo szybko biegnie do przodu, a zanim coraz to nowe technologie. Warto postawić sobie pytanie, czy zmiany, które chcemy wdrożyć dzisiaj, za kilka lat będą robić to samo wrażenie? A może będą już przestarzałe? To ważne, aby ułożyć swoją wizję tak, by była aktualna nawet w przyszłości. Dlatego wybierając systemy należy zwracać uwagę na technologię, w których tworzą je firmy, aby nie ich rozwiązanie nie przestało być wspierane za kilka lat.
Warto również na samym początku przyjąć taktykę stawiania małych kroków, która z pewnością będzie bardziej przyjazna dla całego przedsiębiorstwa. Przykładowo zamiast zaczynać transformacje od uczenia wszystkich w organizacji skomplikowanego systemu SAP, można na początek zoptymalizować działania utrzymania ruchu poprzez intuicyjny system CMMS.
