Systemy DPA, czyli Digital Process Automation, służą do automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Dobrze sprawdzają się w przypadku zadań polegających na powtarzalnych czynnościach i wymagających postępowania zgodnie z przyjętym standardem czy procedurą. Te wszystkie czynności może objąć zdigitalizowany proces, uwzględniający nie tylko kolejne etapy realizacji zadania, ale także wiele scenariuszy dostosowanych do różnych sytuacji, które mogą wydarzyć się po drodze.
Wdrożenie aplikacji DPA w branży usług sprzątania obiektów przemysłowych
Przykładem niech będzie wdrożenie aplikacji DPA dla firmy usługowej specjalizującej się w sprzątaniu obiektów przemysłowych. W tym konkretnym przypadku firma zajmuje się utrzymaniem czystości w zakładzie produkcyjnym z branży spożywczej. Dbałość o czystość dla producentów żywności to obowiązek, wynikający z obostrzeń prawnych. Chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo żywności oraz utrzymanie jakości produktów. To nie wszystko, niezwykle ważne są w tym sektorze także wizerunek i wiarygodność, których naruszenie może mieć naprawdę poważne konsekwencje. Czystość linii produkcyjnej to w tej branży priorytet, o czym doskonale wiedzą przedsiębiorcy, przywiązując do tego procesu dużą wagę i przeznaczając na to znaczące środki.
Cyfrowa transformacja procesu czyszczenia linii produkcyjnej
W opisywanym przypadku firma specjalizująca się w usługach czyszczenia linii produkcyjnych ma strukturę rozproszoną. Jej pracownicy są przypisani do konkretnych zakładów, w których wykonują usługę na rzecz zakładu. Jest to najczęściej usługa czyszczenia pomieszczeń zakładu wraz z linią produkcyjną.
Naszym zadaniem było opisanie i przeniesienie procesów do rzeczywistości cyfrowej w taki sposób, aby raportowanie działań przebiegało szybko, bez zbędnych kliknięć w aplikacjach, przy zachowaniu maksymalnej ilości rejestrowanych danych. Największym wyzwaniem było tutaj zabezpieczenie odpowiedzialności, bo firma, której nasz klient świadczył usługę, jako producent żywności podlega surowym restrykcjom związanym z utrzymaniem jakości wytwarzanych produktów. Musieliśmy znaleźć sposób na najlepsze zabezpieczenie kontrahenta przed niewłaściwie wykonaną usługą, na zarządzanie niezgodnościami i wprowadzenie elektronicznego nadzoru, który w razie wystąpienia niezgodności uruchomi błyskawiczną komunikację do wszystkich zainteresowanych stron.
Prace zaczęliśmy od inwentaryzacji dotychczasowego procesu realizowanego w 100% „na papierze”. Codziennie w jednym tylko zakładzie drukowano kilkadziesiąt stron dokumentacji na potrzeby kontroli jakości i raportowania wykonania usługi. Naszym celem było odwzorowanie cyfrowego protokołu poprawnie wykonanej usługi czyszczenia linii produkcyjnej, ale jednocześnie dostosowanie całego procesu do wersji cyfrowej. Przenoszenie wprost „z papieru” na postać cyfrową to zazwyczaj gwarancja porażki. Dla brygadzistów musieliśmy dostarczyć aplikację, która z jednej strony wskaże co kontrolować, a jednocześnie zaprezentuje cały poprawnie przebiegający proces. W tym przypadku kluczowe znaczenie miały następujące parametry: temperatura wody użytej do mycia, rodzaj środka myjącego i jego stężenie oraz rodzaj i stężenie środka dezynfekującego. Potrzebowaliśmy też możliwości zarejestrowania wszelkiego rodzaju niezgodności, łącznie z możliwością dołączenia zdjęcia jako dowodu zrealizowania usługi, ale także wszelkich nieprawidłowości czy przeszkód. Warto wspomnieć, że takie zdjęcie, wraz z zapisanymi metadanymi w postaci daty i godziny wykonania, określeniem lokalizacji oraz informacją o autorze i zadaniu w ramach którego zostało wykonane, jest tutaj nie tylko dowodem, ale i cenną daną, która może być następnie poddawana dalszym analizom.
Czyszczenie linii produkcyjnej w tym wypadku jest ściśle związane z kontrolą jakości, nieodzowną w przemyśle spożywczym. Wszystko to musieliśmy uwzględnić, przenosząc całą procedurę do świata cyfrowego. Szczególną uwagę poświęciliśmy zagadnieniom związanym z kontrolą jakości oraz wymaganiom jakie określili menadżerowie, którzy potrzebowali wdrożenia monitoringu, raportów, powiadamiania o wszelkich nieprawidłowościach oraz analityki efektywności całego procesu – nie tylko w ramach jednego zakładu, ale na poziomie wszystkich rozproszonych zespołów świadczących usługi w zakładach produkcyjnych.
Wdrożenie Digital Process Automation za pomocą platformy no-/low-code świetnie sprawdza się w środowisku ściśle kontrolowanym, związanym z produkcją np. żywności, gdzie są zastosowane wysokie obostrzenia higieniczno-sanitarne. Aplikacje dla pracowników deskless dostarczają przewodniki postępowania w ramach standardu pracy, procedurze audytu czy nadzoru, który ma zostać zrealizowany zgodnie z określonymi wcześniej wymaganiami, wszystko po to, aby dostarczyć do sytemu wszystkie niezbędne dane do analizy jego efektywności. Tak jak w przypadku naszego klienta, aplikacja może instruować np. w kwestii użycia odpowiedniego środka myjącego, jego stężenia, ale także być wsparciem we wszelkich problematycznych sytuacjach. W przypadku nieprawidłowości system może proponować konkretne postępowanie, może też wskazać, kto powinien zostać powiadomiony lub wręcz automatycznie wysyłać powiadomienie o zaistniałej sytuacji do wszystkich zainteresowanych stron (kierownictwo, kontrola jakości czy osoby nadzorujące ze strony beneficjenta, np. zakładu produkcyjnego).
Koniec z papierkową robotą
Przed wdrożeniem raportowanie zadań odbywało się za pomocą papierowych formularzyopracowanych w ramach systemów ISO 9001 czy HACCP. Nie dość, że było to bardzo czasochłonne, to przede wszystkim utrwalane w sposób, który utrudniał analizę danych. Wdrażanie OCR uznaliśmy za ślepy zaułek. Po zdigitalizowaniu procesu za pomocą aplikacji mobilnej, pracownicy na bieżąco raportują swoje działania za pomocą tabletu lub telefonu. Aplikacja dostarcza plan zadań na dany dzień, każde zadanie opisane jest krok po kroku wraz z dostępem do szczegółowych instrukcji oraz możliwością zgłoszenia niezgodności. Pracownik nie musi się zastanawiać nad tym, co i komu ma zgłosić, powiadomienie jest przesyłane automatycznie. Co istotne, jeśli użytkownik nie wykona jakiejś czynności zgodnie z procedurą czy standardem, system nie tylko to rejestruje, ale w odpowiedniej chwili podpowiada najlepsze rozwiązanie. System zapamiętuje wszystkie problemy i umożliwia ich analizę oraz raportowanie wdrożonych poprawek. To wsparcie jest najważniejszą zaletą, jakie wymieniają pracownicy
Korzyści dla pracodawcy to oszczędność czasu, ale także optymalizacja procesu podczas jego transformacji – zyskują na tym również wszyscy pracownicy uczestniczący w procesie. Kierownictwo zyskuje zaś wiedzę o efektywności pracowników oraz całego procesu, w tym analitykę ilości i rodzaju niezgodności. To wartości dodane z cyfrowej transformacji procesu.
Po wdrożeniu: czy było warto?
Po 3 miesiącach użytkowania systemu zapytaliśmy klienta o ocenę wdrożenia. Jako główną korzyść wymienił zbudowanie przewodników dla pracowników, dzięki którym cały proces odbywa się w zgodzie z obowiązującymi procedurami zapewnienia jakości. Pracownicy oszczędzają czas, w przypadku kierowników i brygadzistów było to nawet 40 proc. Wcześniej musieli zajmować się papierową dokumentacją. Dodatkowo okazało się, że koszty świadczenia usługi mogą być nawet o 20 proc. niższe. Jednak najważniejszym aspektem było zmniejszenie ryzyka reklamacji usługi, klient ocenia, że nawet o 80-90 proc. To dzięki temu, że zdjęcia i raportowanie zadań na bieżąco pokazują, jak faktycznie sytuacja wyglądała w trakcie wykonywania usługi. Nie da się tych dowodów podważyć. Poprawiła się też komunikacja z klientem. Wcześniej nie otrzymywał on żadnych raportów, podczas, gdy teraz jest informowany o wszelkich niezgodnościach, otrzymuje raporty, protokoły po wykonaniu usługi oraz powiadomienia email. Spięcie wszystkich procesów w jednym systemie pozwala na sporą automatyzację zadań, zmniejsza koszty, optymalizuje czas pracowników i przede wszystkim minimalizuje ryzyko braku dokładności, tak istotnej w branży spożywczej.
Wyszliśmy od digitalizacji jednego procesu, a ostatecznie, po wdrożeniu systemu osiągnęliśmy digitalizację łącznie 8 procesów. Klient teraz dokładnie widzi, że przedmiotem tej usługi jest nie tylko digitalizacja procesu mycia, ale także komunikacja dotycząca niezgodności, dodaliśmy też raportowanie stanów osobowych, które wcześniej było robione w Excelu. Doszedł kolejny zdigitalizowany proces kontroli stanu technicznego urządzeń, czyli sprawdzania z różną częstotliwością czy urządzenia, które używane są do realizacji usługi, są sprawne. System umożliwił również składanie zapotrzebowania na materiały niezbędne do świadczenia usługi, tj. środki myjące, ubrania robocze, rękawiczki, kombinezony. To jednocześnie znacznie upraszcza inwentaryzację i optymalizację zużycia chemii oraz ułatwia obliczanie kosztów. Raporty tworzą się automatycznie na podstawie zrealizowanych w systemie zadań. System umożliwił również zgłaszanie wszelkich zmian, np. prac dodatkowych, jak mycie kontenerów, pojazdów dostawczych czy pomieszczeń, które nie są sprzątanie regularnie. Dzięki temu, że wszystko podlega raportowaniu i wycenie, rozliczenia z klientami mogą być zautomatyzowane – każda praca dodatkowa zostaje dodana do rozliczenia i faktury dla klienta.
Tych procesów było o wiele więcej niż zakładaliśmy na początku, co pokazuje, że udało nam się zdigitalizować naprawdę spory obszar działalności firmy i to w sposób efektywny kosztowo. Umożliwiła to platforma no-code do budowy aplikacji mobilnych dla pracowników „bez biurek”. Aplikację można dostosować pod konkretne wymagania procesu (bez klasycznego programowania), zachowując jednocześnie możliwość jej rozwijania na kolejnych etapach rozwoju organizacji czy zmieniających się standardów. Cieszymy się, że udało nam się wesprzeć klienta w zdobywaniu przewagi konkurencyjnej a to jest dziś niezwykle istotne dla firmy, która chce się rozwijać i umiejętnie się dostosowywać się do zmieniających się uwarunkowań czy wymogów.
Marcin Pleszko, Chief Automation Officer w Sagra Technology
