Firmy decydują się na outsourcing z wielu powodów. Czasami u podstaw tej decyzji leżą kwestie finansowe – zdarza się bowiem, że koszt utrzymania działu UR jest zbyt wysoki. Przyczyną outsourcingu usług może być również potrzeba powierzenia pewnych prac specjalistom. Innym motywem może być poszukiwanie oszczędności czasu – zespół firmy zewnętrznej może pracować równocześnie z pracownikami własnego zakładu, rozliczając się jedynie z efektów swojej pracy, a więc z pominięciem kosztów utrzymania pracowników.
Powierzanie firmom zewnętrznym pieczy nad urządzeniami produkcyjnymi i utrzymaniem ich w dobrej kondycji jest spowodowane najczęściej znacznymi kosztami utrzymania własnego działu UR na odpowiednio wysokim poziomie. Ogromny koszt stanowią bowiem pracownicy – w Polsce zwykle wciąż zatrudnia się ludzi na umowę o pracę, szczególnie w dużych zakładach, które nie mogą pozwolić sobie na oskarżenia o złe traktowanie pracowników. To oznacza koszty – pensja podstawowa, dodatki, płatne urlopy, zwolnienia lekarskie czy okresy wypowiedzenia. A w dziale utrzymania ruchu pracują zazwyczaj osoby wykształcone, po studiach wyższych, których wymagania finansowe są relatywnie duże w porównaniu chociażby z szeregowymi pracownikami w produkcji. Wynika to z poziomu wiedzy i doświadczenia, który jest wymagany w tym dziale. Trzeba dobrze znać pracę maszyn, wiedzieć, jak je ustawiać i naprawiać. Mowa tutaj nie tylko o prostych naprawach, lecz także bardziej zaawansowanych. Wymagana jest więc praktyczna wiedza o tym, którą część i w jakiej liczbie należy zamówić. Pracownicy działu UR opiekują się najczęściej działem magazynowym, co wymaga zdolności planowania, rozległej wiedzy o sprzęcie wykorzystywanym w zakładzie oraz umiejętności biegłego korzystania z systemu CMMS, zainstalowanego w parku maszynowym.
Niewątpliwie posiadanie własnego sprawdzonego zespołu, na co dzień utrzymującego maszyny w dobrej kondycji, zdolne do pracy przez całą dobę, jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Zapewnia szybką reakcję na wszystkie ewentualne problemy czy usterki. Niestety, posiadanie zespołu UR na miejscu może także prowadzić do uśpienia czujności firmy. Dobrze zorganizowana praca działu UR powinna bowiem opierać się na prewencji i diagnostyce okresowej, a nie reagowaniu na wydarzenia następujące w czasie rzeczywistym. Jeśli bowiem pojawia się usterka maszyny, jest już za późno na planowanie takiego przypadku. Konieczne jest natychmiastowe przejście do działań naprawczych. To z kolei wiąże się z nieplanowanym przestojem, dodatkowymi kosztami oraz piętrzącą się piramidą problemów.
Większości tych zdarzeń, można uniknąć dzięki sumiennemu planowaniu i realizacji tych planów. Istotne są okresowe przeglądy i diagnostyka stanu maszyn, wprowadzanie w harmonogramie niezbędnych napraw przed wystąpieniem potencjalnych usterek, wtedy, kiedy taka naprawa jest najmniej szkodliwa i uciążliwa dla pracy całej linii produkcyjnej, np. podczas naturalnego przestoju.
Takie działania można wprowadzić w harmonogram prac i zakres obowiązków zespołu wewnętrznego, z wykorzystaniem wybranej metodologii. Łatwiej jednak wynająć do tego celu zespół zewnętrzny – posiadający doświadczenie, niezbędne umiejętności i przede wszystkim odpowiednią motywację, by dostarczyć spodziewane wyniki. To rozwiązanie szybko przybliży firmę do osiągnięcia jej celów. Jednocześnie produkcja będzie bezpieczniejsza, a utrzymanie ruchu tańsze.
Outsourcing maszyn
Skoro można outsourcować całe zespoły utrzymania ruchu, dlaczego nie skorzystać z usługi dalece bardziej kompleksowej? Mowa tutaj o outsourcingu maszyn i urządzeń. Formy wtryskowe, wykrojniki, wtryskarki, całe linie produkcyjne, obrabiarki, turbiny, klimatyzatory, chłodnice, strefy bezpieczne i czyste, pasy hydrauliczne, lokalne instalacje i napędy pneumatyczne – outsourcować można praktycznie wszystko. Oznacza to brak konieczności kupowania sprzętu na własność firmy, a więc ograniczenie kosztów, brak konieczności utrzymania danej maszyny w odpowiednim stanie, zatrudniania osób do jej utrzymania i serwisu.
Oczywiście firmy, które oferują możliwość skorzystania z danego sprzętu, mają wysokie stawki za jego użycie, jednak dla bardzo wielu firm produkcyjnych, które nie potrzebują z wybranego sprzętu korzystać przez cały czas, a jedynie okazjonalnie, jest to opcja bardzo opłacalna. Koszt jednostkowy, nawet ponoszony wielokrotnie, sumarycznie okazuje się bowiem dużo niższy od całościowego kosztu zakupu i utrzymania urządzenia.
Outsourcing wiedzy
W wielu firmach organizuje się tzw. szkolenia wewnętrzne, by przekazywać wiedzę dalej, kolejnym generacjom pracowników. Wymaga to sprytnej organizacji, konieczne jest bowiem zaangażowanie specjalisty w danej dziedzinie, co wiąże się z wyłączeniem tej osoby z pracy, a także grupy osób, które będą brały udział w spotkaniu. Warto też podkreślić, że takie szkolenie często nie będzie trwało dwie godziny, lecz nawet kilka lub kilkanaście dni. Mowa przecież o skomplikowanych zagadnieniach, wymagających zaangażowania i skupienia, pominąwszy predyspozycje, które w niektórych przypadkach są równie istotne.
Czy zakład pracy może sobie pozwolić na wyłączenie tak silnej grupy pracowników w jednym czasie z wykonywania codziennej pracy? Rzadko. Stąd kuszący okazuje się outsourcing wiedzy.
Nie trzeba zawsze polegać na własnych, sprawdzonych ekspertach wewnętrznych. Na rynku jest wielu specjalistów posiadających taką samą bądź podobną wiedzę, a dodatkowo doświadczenia inne od tych, z którymi stykają się pracownicy w firmie. Inne doświadczenia równają się możliwości rozwiązywania problemów w inny – możliwe, że lepszy – sposób niż dotychczas. Dodatkowo, decydując się na pomoc z zewnątrz, firma nie musi odrywać swoich ekspertów od pracy.
Możliwości jest tutaj wiele. Można zdecydować się na organizację szkolenia zamkniętego, w firmie, jedynie wynajmując trenera lub trenera ze sprzętem z firmy szkoleniowej. Wówczas pracownicy z dłuższym stażem zostają na stanowiskach, a młodsi biorą udział w kursie. Prace produkcyjne toczą się dalej, a wiedzy przybywa. Drugą opcją – dla firm, które nie mogą pozwolić sobie na wyeliminowanie z pracy kilku osób naraz, jest udział pojedynczych pracowników w kursach otwartych. Odbywają się one wówczas w siedzibie firmy szkoleniowej i trwają, w zależności od poruszanego zagadnienia, od jednego do kilku dni. Dzięki temu można kilka osób z firmy przeszkolić w różnych terminach.
Jak wybrać firmę outsourcingową?
Wybierając firmę, której zakład czy przedsiębiorstwo zdecyduje się powierzyć tak istotny element działalności, jak utrzymanie ruchu maszyn i urządzeń czy pozyskiwanie wiedzy przez młodych pracowników, należy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Są nimi: zakres usług, dostępność czasowa, odległość, w której znajduje się dostawca zewnętrzny, czas reakcji na zgłoszenie awarii czy usterki i profesjonalność specjalistów danej firmy. Warto również sprawdzić, czy firma zewnętrzna pracuje zgodnie z projakościowymi normami ISO, czy w przypadku outsourcingu maszyn są one utrzymane zawsze w dobrym stanie, tak by zapewnić wysoką jakość wytwarzanych produktów, a w przypadku szkoleń – czy oferuje dobre warunki nauki, wyżywienie i wsparcie profesjonalistów w zdobywaniu wiedzy. Warto pamiętać, że to nie cena decyduje o powodzeniu całej operacji, lecz jakość. Tylko ona gwarantuje to, że outsourcowana usługa będzie stanowiła wsparcie w prowadzeniu firmy, a nie kolejną przeszkodę.
Agnieszka Hyla – specjalistka ds. optymalizacji produkcji w Centrum Szkoleń Inżynierskich EMT-Systems, Quality Assurance Engineer w 314 Apps Ltd., doktorantka Politechniki Śląskiej.
