Gdyby spytać przetwórców, jakie zmiany rynkowe najbardziej wpływają na kierunki rozwoju ich zakładów, nie byłby to wcale szeroko dyskutowany Przemysł 4.0, lecz… skokowo rosnące koszty produkcji związane ze wzrostem wynagrodzeń i cen energii, a także coraz krótszymi terminami realizacji zamówień. Jak je skutecznie kontrolować? Najlepiej zacząć od automatyzacji zarządzania procesami produkcyjnymi w oparciu o system ERP.
Czasy, gdy głównym elementem przewagi konkurencyjnej polskiego przemysłu były niskie koszty pracy, odeszły w niepamięć. Właściciele zakładów produkcyjnych muszą dziś od nowa budować strategie zarządzania przedsiębiorstwem, co – przy rosnących w takim tempie kosztach – nie jest zadaniem łatwym. Najbardziej oczywistym rozwiązaniem wydaje się automatyzacja procesów składających się na cykl produkcji i dystrybucji towarów. A tę najlepiej zacząć od wdrożenia dedykowanego systemu ERP.
Rozwiązanie na miarę potrzeb
Czym właściwie jest system ERP? Najogólniej rzecz biorąc, jest to oprogramowanie do zarządzania całością zasobów firmy – od produkcji, handlu i magazynowania po finanse, kadry i księgowość. Realizując całość funkcji zarządzania, stanowi ono jednocześnie najbardziej uniwersalne i najbardziej zindywidualizowane rozwiązanie do kontroli zasobów. Dobór poszczególnych modułów, a tym samym stopień złożoności całego systemu zależy bowiem wyłącznie od preferencji klienta.
– Duża część przedsiębiorstw zaczyna od wdrożenia modułu produkcyjnego i handlowego, a następnie stopniowo uzupełnia je o kolejne funkcjonalności – wyjaśnia Tomasz Kozłowski, new business development manager w firmie Sage, dostawcy systemu ERP Symfonia. – To sprawia, że każdy proces wdrożenia przebiega inaczej. Inny jest także jego efekt.
W praktyce oznacza to, że nie ma dwóch identycznych systemów ERP. Zakres dostępnych modyfikacji jest niemal nieograniczony i obejmuje integrację zarówno z istniejącymi systemami zarządzania (np. CMMS, PLM, WMS czy MES), jak i z wykorzystywanymi do tej pory arkuszami kalkulacyjnymi.
– W najnowszej wersji Symfonii ERP arkusze Excel można w prosty sposób zintegrować z oprogramowaniem i w dalszym ciągu wykorzystywać w ramach nowego systemu – mówi Tomasz Kozłowski. – Jest to tym istotniejsze, że według przeprowadzonej przez nas ankiety 97% przedsiębiorstw nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych jako uzupełniającego narzędzia dokumentowania procesów.
Pod opieką ekspertów
Jako że każdy system ERP jest inny, warunkiem sukcesu w jego wdrażaniu jest właściwe rozpoznanie potrzeb przedsiębiorstwa. A te mogą być bardzo różne – począwszy od zwiększenia dostępności i przepływu informacji między działami, przez poprawę wydajności pracy, skrócenie czasu wprowadzania produktu na rynek i zmniejszenie ilości zapasów, po obniżenie kosztów operacyjnych. Wspólnym ich mianownikiem jest poprawa efektywności procesów zarządzania zasobami. A to systemy ERP potrafią najlepiej.
Jak właściwie zdefiniować własne oczekiwania? Profesjonalni dostawcy oprogramowania zrobią to za nas.
– Proces wdrożeniowy rozpoczynamy zawsze od rozmów z klientem, a także przeprowadzenia ankiet wśród przyszłych użytkowników systemu – wyjaśnia Tomasz Kozłowski. – Z naszej strony nadzór nad tym etapem sprawuje doświadczony architekt aplikacji. Pieczę nad realizacją zdefiniowanych przez klienta celów operacyjno-biznesowych sprawuje zespół projektowy składający się ze specjalistów dostawcy i klienta współpracujących na wszystkich etapach wdrożenia.
Głównym zadaniem zespołu jest określenie funkcji systemu i opracowanie harmonogramu wdrożenia. W średniej wielkości przedsiębiorstwie proces ten trwa zwykle nie dłużej niż 1 miesiąc, choć wiele zależy od warunków wyjściowych, takich jak stopień automatyzacji produkcji, dostępna infrastruktura informatyczna, stan wiedzy na temat systemów ERP, a także dostępność specjalistów, którzy pomogą w sprawnym przeprowadzeniu wdrożenia.
– Nasze najkrótsze wdrożenie trwało niecałe trzy tygodnie. Najczęściej jednak na proces ten należy przeznaczyć od dwóch do sześciu miesięcy. Nie możemy bowiem zwyczajnie wstrzymać produkcji. Staramy się także nie zajmować klientowi więcej niż 30-40% czasu pracy – tłumaczy ekspert z Sage.
Zaangażowanie dostawcy nie kończy się jednak z chwilą uruchomienia systemu. Teraz do akcji wkraczają opiekunowie serwisowi, których zadaniem jest wspieranie klienta w rozwiązywaniu codziennych problemów związanych z jego obsługą i funkcjonowaniem. Najczęściej pomoc taka jest realizowana w oparciu o rozszerzoną gwarancję lub osobną umowę serwisową.
Przepis na sukces
Zakres opieki serwisowej jest ważnym, ale często pomijanym kryterium wyboru systemu ERP. Często bowiem kontakt telefoniczny czy mailowy nie wystarczy, aby rozwiać wszystkie wątpliwości użytkownika. Konieczne okazuje się elastyczne, systemowe wsparcie w użytkowaniu oprogramowania regulowane nie możliwościami dostawcy, lecz potrzebami klienta.
– Klient powinien mieć możliwość korzystania z różnych kanałów komunikacji: od kontaktu mailowego, przez współdzielenie pulpitu, po infolinię i wsparcie na miejscu – wyjaśnia Tomasz Kozłowski. – W naszej firmie od początku stawiamy na kompleksową obsługę klienta, łącznie z gwarancją określonych czasów reakcji na zgłoszenie.
Nie jest to jednak jedyny czynnik przesądzający o wyborze systemu ERP. Jak wyjaśnia ekspert Sage, istotne znaczenie ma także czas wdrożenia. A ten jest zależny m.in. od szybkości reakcji na zapytanie klienta, sprawności organizacyjnej dostawcy oraz tak podstawowych kwestii jak prostota i przejrzystość interfejsu: – Prosty interfejs użytkownika ułatwia opanowanie zasad działania systemu, a tym samym pozwala na szybkie wyszkolenie pracowników.
Ważne jest także odpowiednie zaprojektowanie modułu szkoleniowego, tak aby użytkownik miał możliwość uczenia się na danych pochodzących z jego przedsiębiorstwa.
– Z naszego doświadczenia wynika, że potrzeba średnio 16 godzin, aby odpowiednio przygotować pracownika do obsługi danego modułu – mówi Tomasz Kozłowski.
Siła pozytywnych doświadczeń
Ważnym źródłem argumentów przemawiających na korzyść lub przeciw danemu rozwiązaniu są także opinie samych klientów. Warto poświęcić chwilę, by zapoznać się z tym, co o funkcjonalności, zaletach i wadach danego systemu ERP mówią jego użytkownicy. Pomocne mogą okazać się w tym tzw. casebooki publikowane przez dostawców poszczególnych rozwiązań, czego przykładem jest ebook zbierający historie firm, które wdrożyły u siebie system Sage Symfonia ERP.
– W naszym przypadku dobrym przykładem trudnego, a jednocześnie niezwykle satysfakcjonującego wdrożenia jest firma Provitus zajmująca się przetwórstwem warzyw, owoców i grzybów – mówi ekspert Sage. – Aby usprawnić zarządzanie produkcją, przedsiębiorstwo zdecydowało się na migrację do nowszej wersji Symfonii ERP uzupełnionej dodatkowo o moduł produkcyjny.
Podstawowym problemem było w tym przypadku spowolnione działanie systemu, który nie radził sobie z obsługą coraz większych zbiorów danych.
Bazując na pozytywnych doświadczeniach z wcześniejszej współpracy z firmą Sage, przedsiębiorstwo zdecydowało się ponownie skorzystać z jej rozwiązania. Nowa, rozbudowana wersja systemu Symfonia ERP była wdrażana sukcesywnie: pierwszym krokiem była migracja baz danych, kolejnym – stopniowe uruchamianie kolejnych modułów, począwszy od handlowego po nowy moduł produkcyjny. To właśnie on zapewnił firmie największe korzyści, oferując dostęp do spójnej informacji zarządczej, możliwość bieżącej kontroli zużycia poszczególnych surowców oraz lepsze planowanie dzięki możliwości sprawdzenia bilansu dostępnych zasobów przed przystąpieniem do realizacji zlecenia.
– Doceniliśmy także wsparcie rozsądnego i pomocnego eksperta firmy Sage, który odpowiadał za wdrożenie i niezależnie od pory dnia służył pomocą – mówi Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki w firmie Provitus.
Więcej przykładów firm, które z powodzeniem wdrożyły system ERP można znaleźć w casebooku Sage Symfonia ERP.
