System ERP służy zintegrowaniu wszystkich procesów, które zachodzą w firmie. Jego zadaniem jest uporządkowanie pracy i zwiększenie efektywności, ale niezwykle istotne jest, by był odpowiednio dobrany. Inwestycja tego typu jest bowiem nie tylko dużym usprawnieniem, ale także kosztem, a z wybranym oprogramowaniem najczęściej firma wiąże się na wiele lat.
Czym jest ERP?
ERP (enterprise resource planning) to system do planowania zasobów przedsiębiorstwa; można o nim powiedzieć, że stanowi „układ nerwowy” firmy. Składa się z wielu powiązanych ze sobą modułów, a podstawę dla nich stanowi wspólna (najczęściej) baza danych. Dzięki takiej strukturze ERP integruje w jednym miejscu wszystkie procesy biznesowe: zbiera dane i porządkuje wszystkie zadania w organizacji. Moduły są wybierane z myślą o potrzebach konkretnej firmy: jeden system może zarządzać obsługą magazynu i procesami kadrowymi, a inny będzie rozbudowany o obszar marketingu, sprzedaży oraz finansów i księgowości.
Niezwykle ważne jest, by między modułami zapewniony był spójny przepływ informacji – tak, by mogły one współpracować w czasie rzeczywistym. Systemy tego typu mają także możliwość integracji z systemami zewnętrznymi (np. innymi używanymi w firmie lub tymi, z których korzystają kontrahenci przedsiębiorstwa). Rozwiązania ERP obejmują całość procesów produkcyjnych, dystrybucyjnych i sprzedażowych – w zależności od potrzeb konkretnej branży.
Podstawowym zadaniem systemu jest uporządkowanie wszystkich procesów zachodzących w firmie poprzez ujednolicenie narzędzi informatycznych.
Jakie obszary powinien objąć system?
Systemy, które są dostępne na rynku, znacząco różnią się od siebie zarówno pod względem funkcjonalności, jak i ich zakresów. Dostawcy oferują rozwiązania gotowe lub dedykowane. Przed wyborem konkretnego z nich warto sprecyzować odpowiedzi na następujące pytania:
- Jakie są cele/założenia wdrożenia?
- Które obszary są kluczowe w przypadku prowadzonej działalności?
- Ile stanowisk roboczych potrzeba?
- Jakie są w firmie plany rozwojowe?
To pomoże określić skalę działalności, co jest najważniejsze przy poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie: system gotowy czy dedykowany?
Im bardziej skomplikowane potrzeby i mało powtarzalne codzienne zadania, tym bardziej wskazany będzie system dedykowany. Dzięki uwzględnieniu indywidualnych potrzeb można liczyć na rozbudowanie elementów, które są dla firmy najważniejsze. Zyskuje się wówczas wyjątkowo sprawne narzędzie, stanowiące także przewagę konkurencyjną w branży (na tle innych firm, posiadających rozwiązania bardziej standardowe). Jeżeli dany system nie posiada modułu, który jest dla firmy ważny (np. zarządzanie projektami czy własną flotą samochodów dostawczych), prawdopodobnie, po ustaleniach, może on zostać stworzony dodatkowo. Po sprecyzowaniu funkcji, które są potrzebne, konieczne jest sprawdzenie, czy konkretny producent może je zapewnić.
Moduły obejmują zwykle następujące obszary:
- planowanie i obsługę produkcji,
- zarządzanie sprzedażą,
- finanse i księgowość,
- zarządzanie relacjami z klientem,
- zarządzanie zasobami ludzkimi,
- logistykę,
- magazynowanie i zarządzanie zapasami.
Wybór dostawcy
Poszukiwanie właściwego rozwiązania jest czasochłonne i wymaga dużego zaangażowania. Warto stworzyć listę dostawców, cieszących się dobrymi opiniami i posiadających w swoim portfolio projekty zrealizowane w firmach z branży zbliżonej do naszej. Bardzo istotne jest uświadomienie sobie, że wdrożenie oprogramowania dla firmy jest inwestycją na lata. Wpływa na to w szczególności koszt wdrożenia. Wielu dostawców umożliwia skorzystanie z kalkulatora systemu ERP, dzięki któremu można obliczyć estymację budżetu. Należy także pamiętać, że wprowadzenie nowego systemu wymaga sporo czasu, niezbędnego do wdrożenia i przeszkolenia przyszłych użytkowników.
Podsumowanie
W artykule przedstawione zostały ogólne informacje dotyczące rozwiązań klasy ERP oraz przygotowania firmy do ich wdrożenia. Bardzo istotne jest, by pamiętać, że firmy, które staną przed potrzebą implementacji systemu, powinny bardzo skrupulatnie podejść do zdiagnozowania potrzeb oraz poszerzenia swojej wiedzy merytorycznej na temat samych systemów. Odpowiednie przygotowanie i poszerzenie wiedzy z tego zakresu pozwoli bardziej świadomie prowadzić rozmowy.
Julia Wlazło – specjalista ds. marketingu w firmie Sente. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Zarządzanie i studentka Collegium Civitas w Warszawie na kierunku Socjologia: komunikacja zintegrowana – reklama, PR, branding.
