Dokładne procedury wykonywania zadań przez pracowników działów utrzymania ruchu pozwalają na dokumentowanie procesów napraw sprzętu oraz sprawiają, że każdy pracownik jest odpowiedzialny za swoje działania.
Co prawda narzędzia do analizowania zadań związanych z konserwacją zasobów w zakładach przemysłowych stały się bardziej zaawansowane, jednak opracowywanie prostych, jasnych i praktycznych procedur wykonywania takich zadań pozostaje podstawą dla działów utrzymania ruchu fabryk.
Wspomnienia z początków mojej kariery zawodowej w utrzymaniu ruchu
Gdy byłem młody i pracowałem jako technik, zlecono mi opracowanie prostej listy kontrolnej prac konserwacyjnych pewnej kluczowej dla mojego zakładu maszyny. Przedtem plan utrzymania ruchu w firmie był prosty: „naprawiać sprzęt, gdy się zepsuje”.
Od czego więc zacząłem pracę? Znalazłem dokumentację techniczną sprzętu, którym miałem się zająć. Były tam opisane skomplikowane procedury demontażu i ponownego montażu podzespołów oraz pewne zalecenia dotyczące smarowania łożysk, kontroli poziomu oleju czy sprawdzania kół zębatych przekładni. Jednak rzadko były podawane szczegóły tych kontroli. Po latach użytkowania ta instrukcja serwisowa była już podniszczona i brakowało w niej stron.
Na szczęście nawet w początkach mojej kariery zapisywaliśmy dane historyczne maszyn na fiszkach „5×7’’, wykorzystując liczbowy system identyfikacyjny części zamiennych, który Marynarka Wojenna i Straż Przybrzeżna USA określają, jako lista APL (allowance parts list; lista części zamiennych zatwierdzonych do wykorzystywania). Usiadłem z tymi kartami historii swojej maszyny oraz instrukcją serwisową, przeczytałem zalecenia jej producenta OEM (producenta wyposażenia oryginalnego) oraz przejrzałem historię napraw maszyny oraz jej prac konserwacyjnych.
Stwierdziłem, że dokumentacja zapisana na kartach historii maszyny nie odzwierciedlała wszystkich prac, które były na niej wykonywane. Było trochę informacji, jednak odzwierciedlały filozofię utrzymania ruchu naszej firmy: „naprawiamy, gdy się zepsuje”. Pod przewodnictwem mojego przełożonego, kierownika, który wyprzedzał swoje czasy, zdecydowaliśmy rozpocząć działania od podstawowych kontroli maszyny, które będą wykonywane przez rozpoczęciem i po zakończeniu prac serwisowych: co miesiąc, kwartał, pół roku i co rok.
Spojrzałem na zalecenia producenta, a następnie na awarie zapisane w historii maszyny. Stało się jasne, że nasz program smarowania nie był wystarczający. Punkty dostępne z zewnątrz były smarowane nadmiernie, natomiast niewidoczne nie były smarowane w ogóle. Stało się też pewne, że sprzęt nie był prawidłowo obsługiwany przez operatorów.
Unikanie błędów polegających na zaniedbaniach
Lekcje, które wyniosłem z początków swojej kariery zawodowej, służą mi także dzisiaj. Pracując z różnymi organizacjami i zasobami przemysłowymi, rozwiązuję problemy spowodowane brakiem lub niewystarczającą dokumentacją techniczną. Moje doświadczenie uczyniło mnie pedantem w sprawach szczegółowych procedur utrzymania ruchu oraz list kontrolnych opartych na trybach awaryjnych, analizach zadań konserwacji i serwisowania oraz szkoleniu pracowników – operatorów i techników serwisu.
Większość z nas przeszła w swojej karierze z kart „5×7’’ na skomputeryzowane systemy zarządzania utrzymaniem ruchu (computerized maintenance management systems – CMMS), od zatłuszczonych i podniszczonych instrukcji technicznych do instrukcji elektronicznych, uruchamianych na tablecie czy innym urządzeniu przenośnym. Jednak wiele organizacji nadal ma problemy z wykorzystywaniem dobrych procedur podczas realizacji programów utrzymania ruchu.
Stworzenie listy zadań dla działu utrzymania ruchu
Jaki jest najlepszy sposób trzymania się naszego programu konserwacji zasobów? Należy postępować krok po kroku według następującej listy zadań:
1. Stworzenie metody szybkiej identyfikacji zasobu oraz jego wymagań związanych z konserwacją.
Podczas wykonywania jednego zadania na miejscu w pewnym zakładzie, spędziłem niemal pół godziny z nowym technikiem, próbującym zlokalizować na hali urządzenie, którym mieliśmy się zająć. Ponieważ zakład ten był niedawno modernizowany i nie stworzono jeszcze jego nowej mapy, poprosiliśmy o pomoc przełożonego tego pracownika, któremu ostateczne zlokalizowanie sprzętu zajęło kolejne 10 minut. Tak więc należy zrobić zdjęcie zasobu, na którym mają być przeprowadzane prace konserwacyjne, i zidentyfikować jego lokalizację na mapie zakładu. Obecnie wiele organizacji stosuje kod kreskowy lub kod QR do oznaczania swoich zasobów. Dzięki temu technik może zeskanować taki kod za pomocą swojego urządzenia przenośnego i natychmiast uzyskuje szczegółowe informacje na temat tego zasobu.
2. Sprawdzenie, czy mamy już wszystko, czego potrzebujemy do wykonania pracy.
Nienawidzę wracania do magazynu po jakąś potrzebną rzecz, którą powinienem był zidentyfikować, czy np. po klucz dynamometryczny, o który powinienem był poprosić. Jak często zdarza się to technikom w Waszym zakładzie?
Jakich narzędzi potrzebujemy? Standardowy zestaw kluczy czy specjalny klucz płasko-oczkowy, który będzie pasował do ciasnej przestrzeni? Miernik naprężenia do sprawdzania pasków klinowych? Albo linijkę, gdy nie mamy takiego miernika? Czy potrzebujemy jakichś środków smarnych? Jakiego typu smaru powinienem użyć? Czy mam np. zastosować specjalny smar litowy (zawierający 12-hydroksystearynian litu), czy też uniwersalny smar litowy? Nie, ich zakresy temperatur pracy są różne. Należy być konkretnym, używając środków smarnych, oraz szkolić personel z prawidłowych procedur smarowania. Czy będziemy musieli wymieniać filtry w maszynie? Należy dokumentować w procedurze nazwę i symbol fabryczny filtra oraz innych części, które będą wymagane do serwisu maszyny.
3. Sprawdzenie, czy istnieją jakieś specjalne wymagania do wykonania tej pracy.
Czy wysyłamy właściwą osobę do wykonania tej pracy? Osoba planująca prace konserwacyjne musi wiedzieć, komu przydzielić to zadanie. Czy na przykład praktykant poradzi sobie z nim? Czy raczej potrzebny jest doświadczony technik?
4. Analiza procedur typu krok po kroku.
Organizacje, które wykorzystują do prac związanych z utrzymaniem ruchu pracowników technicznych posiadających minimalne umiejętności oraz przeszkolenie, mogą potrzebować niewiarygodnie szczegółowych instrukcji, które są rzeczywiście odporne na błędy ludzkie i w których kolejne kroki w pracach są opisywane w takich szczegółach, jak liczba obrotów śrubokręta, wymagana do wykręcenia śruby.
Zalecam opisywanie etapów prac w procedurach w tak zwięzły sposób, jak to możliwe. Należy dołączać zdjęcia lub rysunki. Pisać takie procedury, które są dopasowane do poziomów kompetencji i przeszkolenia techników wykonujących prace. Utrzymywać szczegółowość na właściwym poziomie. Teraz w instrukcjach elektronicznych możemy nawet osadzić filmiki wideo, które pokazują technikom, co mają zrobić.
Czy są jakieś specjalne okoliczności, których technicy muszą być świadomi? W procedurze należy zawrzeć ostrzeżenia (przy tych pracach, w których istnieje możliwość zranienia ludzi), zalecenia ostrożności (które podkreślają te etapy prac, które niewykonane prawidłowo mogą doprowadzić do uszkodzenia sprzętu) oraz uwagi, podkreślające te okoliczności lub kroki.
Na formularzu prac konserwacyjnych powinno być miejsce na komentarze technika na temat „stanu zastanego sprzętu” i „stanu sprzętu po wykonaniu konserwacji”. A w jakim stanie technik zastał sprzęt przed wykonaniem prac konserwacyjnych? Czy są jakieś niezgodności wymagające uwagi, takie jak wycieki płynu czy poluzowana śruba, które wymagają konserwacji korygującej?
Formularz ten powinien także mieć miejsce na komentarz technika, w jakim stanie zostawił sprzęt po zakończeniu prac. Czy zajął się tą poluzowaną śrubą? Wytarł rozlany płyn i zidentyfikował, co było przyczyną nieszczelności i musi być naprawione? Rozpoczął prace naprawcze?
Należy w formularzu zostawić miejsce na podpis technika, jeśli istnieją jakieś kroki specjalne, które wymagają zapewnienia jakości. Czy technik chce, aby ktoś inny sprawdził, czy wykonał on kluczowy etap prac poprawnie? Czy potrzebuje dodatkowej pary oczu, aby upewnić się, że pokrywa uszczelki jest dokręcona właściwym momentem? Czy sprawdzenie prac przez inną osobę jest tego warte pod względem jej czasu i kosztów pracy?
Na koniec: nasz formularz powinien wykorzystywać terminologię powszechną dla naszej gałęzi przemysłu oraz branży (specjalizacji) osoby, której zlecono wykonanie prac, zaś styl dokumentu powinien odpowiadać zalecanemu przez organizację.
Przeprowadzenie końcowej oceny prac konserwacyjnych
Po opracowaniu zadania należy zrobić przerwę. Gdy nadejdzie czas na ocenę prac, należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- Czy potrafię wyjaśnić, w jaki sposób to zadanie zminimalizuje ryzyko wystąpienia awarii sprzętu? Czy zasób ten jest prawidłowo i wyraźnie identyfikowalny za pomocą wspólnej nazwy oraz znacznika identyfikacyjnego?
- Czy wybrałem prawidłową osobę, posiadającą umiejętności wymagane do wykonania zadania? Czy jest ona nadal obecna w firmie? Czy będę musiał przeprowadzić z nią szkolenie początkowe?
- Czy zidentyfikowałem zalecenia BHP, narzędzia, części zamienne oraz materiały eksploatacyjne, których będzie potrzebował technik? Czy wszystko to jest łatwo dostępne? Pracowników technicznych nie frustruje nic bardziej niż chodzenie do magazynu po potrzebne narzędzie czy część zamienną, które nie została dla niego zamówiona.
- Czy zidentyfikowałem wszystkie ostrzeżenia, środki ostrożności i uwagi, potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa personelu, sprzętu i zakładu?
- Czy kroki mojej procedury są uporządkowane w logicznej kolejności? Czy mają one sens? Zlećmy swoim technikom przeczytanie naszej procedury i zrecenzowanie jej. Wykorzystajmy ich uwagi i wnioski w końcowej wersji procedury.
Operatorzy i technicy są naszymi oczami, uszami i nosami na hali fabrycznej. Pętla informacji zwrotnych od nich jest kluczowa dla wprowadzania ciągłych ulepszeń. Dajmy im możliwość przedstawiania komentarzy i pomysłów oraz poinformujmy ich, że analizujemy to. Czy w tym celu zostawiliśmy w procedurach konserwacji zasobów miejsce dla techników, aby mogli dodawać swoje komentarze na temat stanu technicznego zasobu – zastanego i po zakończaniu prac?
Czy zadanie zawiera kluczowe kroki, które wymagają zapewnienia jakości (quality assurances – QA)? Kto może podpisać dokument? Czy dostarczyłem specyfikacje tego, co jest zadowalające/niezadowalające? Jak wygląda dobre wykonanie zadania?
Na koniec należy poprosić technika o potwierdzenie wykonania pracy poprzez podpisanie oświadczenia, że praca ta została wykonana poprawnie. To pozwala na zakończenie zadania konserwacji zasobu.
Hank Kocevar, specjalista od utrzymania ruchu i niezawodności (CMRP), jest starszym konsultantem w firmie Daniel Penn Associates, będącej partnerem CFE Media ds. treści.
