Małe przedsiębiorstwa również mogą korzystać z systemu CMMS

 Kontrolowanie rosnących kosztów utrzymania spowodowanych brakiem odpowiednich procedur lub ich dezaktualizacją jest głównym problemem większości menedżerów. Jednym z narzędzi, które można zastosować w tej sytuacji, jest skomputeryzowany system zarządzania konserwacją i utrzymaniem ruchu (CMMS). Nie ma sprecyzowanych wymagań co do stosowania systemu CMMS, jest on przeznaczony dla każdej gałęzi przemysłu. Każda fabryka wymagająca konserwacji wyposażenia i utrzymania aktywów jest potencjalnym użytkownikiem CMMS.

Zastosowanie systemu CMMS może zmniejszyć koszty utrzymania ruchu w przedsiębiorstwie

Systemy komputerowe stały się w ostatnich czasach bardziej atrakcyjne. Wynika to z większej liczby pracowników, którzy posiadają podstawową wiedzę z zakresu systemów komputerowych, a także ze znaczącego spadku cen sprzętu komputerowego i oprogramowania. Te czynniki powodują wzrost atrakcyjności wykorzystania  systemów CMMS – nawet dla małych fabryk.

Pakiety CMMS dostępne są w modułach. Nie jest wymagany zakup wszystkich modułów i opcji. Dla małych fabryk wystarczy zakupić wyposażenie, PM i moduł pracy – to wszystko, co jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu.

Na rynku dostępne są również różne rodzaje programów CMMS przeznaczonych głównie dla małych fabryk. Programy te są relatywnie tanie i w pełni funkcjonalne.

Głównym zadaniem menedżerów jest określenie użyteczności CMMS. Poniżej przedstawione są pytania pomocnicze, na które należy odpowiedzieć w celu określenia zapotrzebowania na dany system:

•   Jak długo fabryka może tolerować awarię linii produkcyjnej spowodowanej brakiem części zamiennych? (gdy zapasy części konserwacyjnych nie są odpowiednio monitorowane, w przedsiębiorstwie

  mogą zdarzać się bardziej kosztowne awarie).

•   Jaka jest różnica między kosztami utrzymania ruchu dzisiaj, a pięć lat temu?
•   Czy posiadamy informacje niezbędne do właściwego planowania efektywnego działania?
•   Czy możemy zdobyć te informacje w dowolnym czasie? Czy są one zapisane w odpowiednim formacie?
•   Czy są one użyteczne?
•   Jakie są cele przedsiębiorstwa związane z planowaniem działań, z wyposażeniem.

Odpowiedzi na te pytania mogą określić zapotrzebowanie na system CMMS lub brak takiej potrzeby.

Kolejnym istotnym czynnikiem do rozważenia jest wiedza, jaką posiadają pracownicy. Jak dużo informacji zostanie utraconych, w razie gdy jeden z kluczowych pracowników opuści firmę? Lata zdobywania cennych informacji mogą być utracone w jednej chwili.

Przeszkody w nabywaniu CMMS

Problemem związanym z nabywaniem systemu CMMS w małych firmach są wewnętrzne blokady i przeszkody z tym związane.

Lista znajdująca się poniżej może pomóc w przygotowaniu się do najczęściej występujących przeszkód związanych z wdrażaniem CMMS:

Przedsiębiorstwo jest za małe na dany system. Występuje brak zrozumienia przez pracowników firmy korzyści, funkcji i możliwości zastosowania CMMS.

System, który jest idealnie dostosowany do przedsiębiorstwa, powinien „zarabiać na siebie” – nawet w bardzo małych firmach. Jest wiele firm, w których jest jeden technik utrzymania ruchu wykorzystujący efektywnie CMMS.

Można uniknąć błędów przy wdrażaniu i podczas użytkowania poprzez odpowiedni wybór dostawcy CMMS, a także poprzez zdobywanie informacji na temat podstawowych problemów związanych z danym systemem.

System CMMS umożliwia zapisanie i składowanie informacji na temat napraw i problemów występujących w przeszłości, jak również zaleceń i obserwacji związanych z poszczególnymi częściami lub wyposażeniem. Dokładny zapis tych informacji umożliwia wgląd w schemat przeprowadzonych czynności – dzięki temu można zaoszczędzić czas związany z danym zadaniem.

Brak zobowiązania ze strony zarządu. Zarząd nie zatwierdza budżetu na CMMS z powodu braku zgody większości.

Błędny plan oszczędności i czas zwrotu inwestycji. Należy przeprowadzić dogłębną analizę korzyści i oszczędności wynikających z zastosowania CMMS. Celem jest pokazanie właściwego czynnika ROI dla odpowiednio dobranego systemu CMMS.

Systemy IT i MIS nie zapewniają odpowiedniej wysokości priorytetu dla CMMS. Jest to bardzo często występująca sytuacja. Gdy MIS „wspiera” wdrażany system, szansa jego właściwego wprowadzenia i wykorzystania wzrasta znacząco. Dlatego też głównym celem każdego potencjalnego użytkownika powinno być umiejętne dostosowanie i zrozumienie znaczenia CMMS przez system MIS, ponieważ MIS posługuje się odmiennym językiem technologicznym. Umiejętność tłumaczenia technologicznych i biznesowych korzyści może znacząco ułatwić pokonanie tej przeszkody. Gdy MIS jest po Twojej stronie, łatwiej efektywnie wprowadzić CMMS.

Należy być przygotowanym na utrudnienia związane z wdrażaniem systemu, aby można było stawić im czoła.

Problem przy osiąganiu porozumienia. Kiedy obie strony nie zgadzają się na wprowadzenie CMMS lub jego elementów, staje się nierealne zdobycie funduszy na wdrożenie systemu. Do tego celu powołuje się pełnomocnika, który ma możliwość doboru grupy i oddziaływania na rezultaty.

Niedostateczna moc obliczeniowa. To częsta wymówka wykorzystywana przy wprowadzaniu CMMS. Koszty związane ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem są częścią „procesu uzasadniania”. Po potwierdzeniu projektu zakup sprzętu komputerowego nie jest już żadnym problemem.

Brak zaufania do systemu CMMS. Dopóki wyposażenie wymaga konserwacji i utrzymywania, CMMS będzie działał. Skomputeryzowany system CMMS działa na rynku światowym od ponad 30 lat, gdzie odniósł wiele sukcesów, ale również kilka porażek, spowodowanych przede wszystkim brakiem wsparcia wewnętrznego lub zmianą założeń firmy. Po nieudanej próbie nie należy się poddawać tylko spróbować ponownie.

Wybór odpowiedniego CMMS

Wybór systemu CMMS jest decydującym krokiem w celu wykonania udanej implementacji. Poniżej przedstawione są wskazówki:

Cechy systemu. Jest wiele cech, które dany system powinien posiadać. Jedną z nich jest elastyczność. CMMS powinien być elastyczny i umożliwiać użytkownikowi wprowadzanie i zmienianie danych. Powinien również uwzględniać bieżące i przyszłe potrzeby. Dana organizacja powinna być świadoma ograniczeń sprzętowych – przed zakupem systemu należy sprawdzić wydajność dotychczasowego sprzętu. Np. gdy liczba rekordów zapisana w bazie danych w przyszłości gwałtownie wzrośnie, działanie wyszukiwarki danych i systemu raportowania nie może być ograniczone. 

Kolejnym tematem do rozważenia jest współpraca systemowych interfejsów. CMMS powinien być dostosowany do współpracy z innymi systemami. Samowystarczalność jest osobną sprawą do rozpatrzenia. Programy powinny być przejrzyste i łatwe w użytkowaniu – bez potrzeby zaglądania do podręcznika. Instrukcje pojawiające się na ekranie powinny w sposób czytelny wyjaśniać, co program będzie wykonywał i w jaki sposób go użytkować.

Pozostałe dodatkowe cechy CMMS to zabezpieczenie systemu, zabezpieczenie danych, panele użytkowników, modyfikacje i raporty użytkowników.

Prosty w użytkowaniu. CMMS powinien być dostarczany z dodatkami, dokumentacją i krótkim szkoleniem. Pakiet powinien zawierać pola do wprowadzania  informacji w odpowiedniej kolejności, wraz z pomocą i systemem rozpoznawania błędów.

Profil dostawcy. Należy rozważyć kwalifikacje i doświadczenie potencjalnych dostawców CMMS. Ważny jest również ich stan finansowy – dostawca powinien mieć ustabilizowaną pozycję na rynku i doświadczenie. Zaleca się wybieranie potencjalnych dostawców przez zadawanie pytań o ich referencje, dostawy, opcje płatności, gwarancje i kod źródłowy.

Wsparcie ze strony sprzedawcy. Należy mieć pewność, że sprzedawca posiada uprawnienia do demonstrowania oprogramowania. Najważniejszym elementem jest pewność, że oprogramowanie będzie właściwie działać. Kolejnym aspektem związanym z wyborem sprzedawcy jest rodzaj oferowanego szkolenia. Niezależnie od miejsca przeprowadzenia szkolenia, ta mała forma inwestycji może przynieść bardzo duże korzyści finansowe dla przedsiębiorstwa, jak również zapobiec problemom, jakie mogą wystąpić w przyszłości. Pozostałymi czynnikami, od których zależy wybór sprzedawcy, jest wsparcie systemowe, rozwijanie aplikacji i całkowite koszty poniesione na stworzenie danego systemu CMMS.

Należy upewnić się, że w przedstawionej ofercie nie ma żadnych ukrytych kosztów.

Wybór sprzedawcy systemu powinien uwzględniać najlepszą kombinację cech dostosowaną do konkretnej sytuacji i wymagań danej firmy. Właściwy wybór umożliwia efektywne użytkowanie systemu CMMS

przez wiele lat.

Określanie kluczowych wskaźników wydajności (KWW)

W momencie gdy CMMS jest pomyślnie wdrożony, należy upewnić się, czy oszczędności udokumentowane w procesie weryfikacji projektu zostały w pełni zrealizowane. Celem tego jest udowodnienie przed zarządem, że podjęte decyzje były słuszne (można wykorzystać odpowiednie dane liczbowe).

Zadanie związane z policzeniem tych danych jest łatwiejsze, gdy korzystamy z określonych kluczowych wskaźników wydajności.

Można określić własne wskaźniki wydajności, np. gdy działamy z 40-procentową wydajnością pracy, a celem jest wzrost do 75%, wskaźnikiem w tym przypadku będzie wydajność pracy liczona w procentach, a celem będzie osiągnięcie poziomu 75%. Należy monitorować postęp i upewnić się, czy cel został osiągnięty. Dane związane z KWW można umieszczać w rocznym sprawozdaniu lub częściej (w zależności od potrzeb).

Poniżej przedstawione są przykładowe KWW (ang. KPI – Key Performance Indicators):

Koszty utrzymania na jednostkę produkcji – otrzymane z raportów finansowych przedsiębiorstwa i z raportów wykonania CMMS.

Procentowe wykonanie zaplanowanych zadań zgodnie z harmonogramem – otrzymane z CMMS. Należy porównać daty zaplanowane z datami ukończenia danego zadania (przyjęty wskaźnik to 95%). Za pomocą tego wskaźnika określamy efektywność planowania.

Procentowy wskaźnik zadań zaplanowanych do niezaplanowanych – otrzymanych z CMMS (przyjęty wskaźnik to 90% dla zaplanowanych i 10% dla niezaplanowanych zadań).

Wydajność pracy zawodowej – otrzymane z CMMS. Porównuje aktualne i estymowane czasy pracy (przyjęty wskaźnik to 95%).

Procentowa dostępność wyposażenia i części – otrzymana z CMMS (przyjęty wskaźnik to 90%). Pomaga w monitorowaniu i minimalizacji czasu przestoju.

Przedstawione powyżej wskaźniki są typowe dla przemysłu, można oczywiście określić własne wskaźniki.

Kris Bagadia jest prezesem PEAK Industrial Solutions, LLC, w Brookfield, USA.

Artykuł pod redakcją Michała Piłata

Autor:

Kris Bagadia, PEAK Industrial Solutions, USA