Bartosz Soroczyński, prezes zarządu, Polska Grupa Konsultingowa
Na podstawie publikacji z poprzednich wydań Inżynierii & Utrzymania Ruchu możemy opracować wzorcowy harmonogram wdrożenia systemu CMMS. W publikacjach projekt został podzielony na pięć kluczowych faz, na podstawie analizy najczęściej wykorzystywanych metod realizacji projektów informatycznych. W tabeli 1 przedstawiono propozycję podziału na etapy pierwszych czterech faz wdrożenia systemu CMMS. W dalszej części artykułu zaprezentowane zostaną etapy piątej, najważniejszej fazy wdrożenia systemu CMMS.
W pierwszej fazie powinny zostać określone wszystkie korzyści biznesowe, które chce osiągnąć przedsiębiorstwo w związku z informatyzacją. W poprzednich artykułach pokazano metody umożliwiające szybkie opracowanie omawianej wizji w ramach modelu wdrażania systemu. W dostępnych metodykach wspomina się o konieczności utworzenia wizji systemu, jednak nie wskazuje się, jak to wykonać. Natomiast zaproponowana metoda szybkiego opracowania omawianej wizji bazuje na szczegółowej analizie potencjalnych korzyści biznesowych.
W drugiej proponowanej fazie wdrożenia należy określić problemy, które prowadzony projekt ma rozwiązać. Identyfikacja problemów może być przyspieszona przez poszukiwanie ich w obszarach, w których przedsiębiorstwo chce osiągnąć korzyści zdefiniowane w pierwszej fazie projektu.
Trzecia faza składa się z kilkunastu etapów, w ramach których tworzona jest szczegółowa mapa zależności występujących pomiędzy procesami. Należy stworzyć szczegółową mapę zależności tylko dla tych obszarów przedsiębiorstwa, w których rozwiązywane są problemy określone w fazie drugiej. Należy podkreślić, że sugestia ta dotyczy tylko wdrożeń systemów CMMS, dla których, w przeciwieństwie do wdrożeń systemów klasy ERP (w przypadku systemów klasy ERP niski poziom szczegółowości może spowodować całkowity brak sukcesu), niski poziom szczegółowości mapy zależności dla wybranych obszarów przedsiębiorstwa nie uniemożliwia przeprowadzenia efektywnego wdrożenia.
W czwartej fazie tworzony jest prototyp systemu, który w przypadku systemów klasy CMMS powinien być zrealizowany np. dla trzech wydziałów produkcyjnych, wybranych na podstawie oceny przedwdrożeniowej przedsiębiorstwa. Wdrożenie prototypu systemu należy przeprowadzić na wydziałach posiadających najlepszy, średni oraz najgorszy wynik finansowy, wyrażony stosunkiem wartości produkcji do kosztów zarządzania utrzymaniem ruchu. Jak pokazały przeprowadzone analizy uwarunkowań badanych przedsiębiorstw, bardzo często po uruchomieniu prototypu systemu wprowadzane są istotne zmiany dotyczące m.in. wykorzystywanych słowników określeń dziedzinowych oraz szablonów elementów infrastruktury. W związku z tym należy od początku utworzyć kolejny prototyp systemu, ponownie dla bardzo małej liczby danych w ramach wybranych lokalizacji.
W piątej fazie wdrożenia realizuje się kilkadziesiąt etapów prowadzących do uruchomienia finalnej wersji systemu działającej w środowisku produkcyjnym. W ramach piątej fazy wdrożenia wykorzystywanych może być wiele metod nadzorowania projektu (omówionych poniżej), które mają wpływ na wzrost efektywności wdrożenia oraz umożliwiają bieżące kontrolowanie uzyskiwanych rezultatów finansowych wynikających z informatyzacji kolejnych obszarów.
Do nadzorowania projektu można wykorzystać między innymi metody Earned Value lub Activity Based Costing. Pierwsza z nich umożliwia kontrolowanie wydajności finansowej wdrożenia systemu, co jest osiągane przez porównywanie bieżących postępów w realizacji prac, terminów realizacji prac, poniesionych kosztów do przyjętego na początku projektu planu realizacji i budżetu. Istotną zaletą omawianej metody jest możliwość określenia uzyskanej wartości oraz wyceny prac wykonanych w momencie kontroli. Metoda ta umożliwia także obliczenie tzw. kumulowanej wartości uzyskanej, poprzez którą można porównywać koszty planowane, koszty rzeczywiste oraz wartość uzyskaną. Wszystkie parametry wyrażane są kwotowo i możliwe jest dzięki nim określenie wskaźników odchyleń związanych z realizacją projektu. Przykładami wskaźników może być wyrażane kwotowo odchylenie dotyczące czasu oraz budżetu.
Drugim przykładem metody nadzorowania realizacji projektu jest metoda ABC (ang. Activity Based Costing), która umożliwia zarządzanie wszystkimi zasobami projektu, rozumianymi jako m.in. zasoby ludzkie, materiałowe (np. sprzęt, biura, narzędzia), doświadczenie, zasoby finansowe.
Rachunek kosztów realizowany z wykorzystaniem metody ABC umożliwia śledzenie poziomu wykorzystania omawianych zasobów w trakcie realizacji wdrożenia.
Wykorzystanie metody ABC już w trakcie pierwszej z zaproponowanych w pracy faz (wizja systemu) umożliwia w późniejszym czasie eliminowanie niektórych zadań realizowanych w ramach etapów piątej fazy wdrożenia systemu klasy CMMS (wersja produkcyjna systemu).
Poniżej przedstawiono propozycję etapów piątej fazy wdrożenia systemu klasy CMMS. Stanowi ona podstawę do opracowania harmonogramu realizacji projektu w formie wykresu Gantta.
Po wdrożeniu systemu zarządzania utrzymaniem ruchu kluczowe procesy zarządcze realizowane są cyklicznie, co zilustrowano na rysunku 1. Cykliczność ta jest wypadkową stałego udoskonalania procesów zarządczych, co możliwe jest między innymi przez zarządzanie wiedzą oraz rejestrowanie prowadzonych prac i kosztów. Wiedza na temat zarządzania infrastrukturą należy do przedsiębiorstwa, a nie tak jak przed wdrożeniem systemu, do poszczególnych pracowników służb technicznych.
Piątą fazę (wersja produkcyjna systemu) modelowego wdrożenia systemu CMMS dzielimy na następujące etapy:
Etap I: Instalacja oprogramowania:
- kontrola sprzętu,
- instalacja aplikacji na serwerze,
- instalacja aplikacji na końcówkach klienckich,
- testy wydajnościowe,
- protokół instalacji.
Etap II: Parametryzacja systemu:
- liczba obiektów (lokalizacji),
- konfiguracja walut,
- konfiguracja parametrów systemu.
Etap III: Parametryzacja obiektów (lokalizacji):
- konfiguracja parametrów obiektów (lokalizacji).
Etap IV: Konfiguracja użytkowników:
- założenie grup użytkowników,
- przypisanie funkcji systemu do grup użytkowników,
- założenie modułu kadrowego,
- założenie kont użytkowników,
- przypisanie praw dostępu (przypisanie grup do użytkowników).
Etap V: Utworzenie rejestru dostawców / producentów / podwykonawców/umów:
- definicja sposobu kodowania,
- utworzenie rejestru dostawców,
- udostępnienie modułu dostawcy.
Etap VI: Utworzenie rejestru infrastruktury technicznej:
- definicja sposobu kodowania elementów infrastruktury,
- wygenerowanie list kodów elementów infrastruktury,
- definicja sposobu kodowania lokalizacji,
- wygenerowanie list kodów lokalizacji,
- definicja sposobu kodowania środków trwałych,
- ustalenia dotyczące importu danych,
- definicja szablonów elementów infrastruktury,
- definicja kodów kosztów,
- definicja defektów,
- wprowadzenie danych technicznych dotyczących elementów infrastruktury,
- wprowadzenie danych technicznych infrastruktury,
- walidacja informacji w rejestrze infrastruktury,
- udostępnienie modułu rejestr infrastruktury.
Etap VII: Utworzenie rejestru materiałów eksploatacyjnych:
- definicja sposobu kodowania materiałów eksploatacyjnych,
- definicja dyscyplin,
- definicja typów,
- konfiguracja lokalizacji materiałów eksploatacyjnych,
- ustalenia dotyczące importu danych,
- definicja jednostek przyjmowania i wydawania materiałów eksploatacyjnych,
- definicja szablonów materiałów eksploatacyjnych,
- wprowadzenie danych technicznych materiałów eksploatacyjnych,
- wprowadzenie informacji szczegółowych,
- aktualizacja bieżących parametrów (stany magazynowe),
- podłączenie materiałów eksploatacyjnych do urządzeń,
- podłączenie materiałów eksploatacyjnych do dostawców,
- udostępnienie modułu materiałów eksploatacyjnych.
Etap VIII: Uruchomienie kontroli stanów magazynowych:
- wydawanie materiałów eksploatacyjnych na obiekt oraz do zamówień,
- kontrola automatycznych zamówień,
- tworzenie zapotrzebowań na materiały eksploatacyjne,
- tworzenie zamówień,
- konfiguracja kontroli stanu realizacji zamówień,
- konfiguracja fakturowania.
Etap IX: Utworzenie rejestru czynności rutynowych (planowanie):
- definicja wymaganych kwalifikacji,
- przypisanie zasobów ludzkich,
- definicja kodów priorytetów,
- definicja powodów defektów,
- definicja standardowych rozwiązań problemów,
- definicja specyfikacji prac (procedur),
- rejestracja bieżących wpisów historycznych,
- konfiguracja danych szczegółowych,
- konfiguracja prac rutynowych,
- generowanie zleceń wykonania prac,
- udostępnienie modułu zleceń wykonania prac oraz czynności rutynowych.
Etap X: Podłączenie urządzeń przenośnych oraz uruchomienie zapotrzebowań na prace:
- ustalenia,
- wybór i uruchomienie sprzętu.
Etap XI: Przeprowadzenie szkoleń użytkowników:
- część pierwsza – główni użytkownicy (pełna funkcjonalność systemu CMMS),
- część druga – wszyscy użytkownicy (wybrane funkcje systemu),
- administrowanie systemem.
Etap XII: Import i konwersja danych:
- przegląd istniejących składnic danych,
- wybór danych do importu,
- konwersja testowa,
- walidacja zaimportowanych danych,
- właściwa konwersja danych i walidacja.
Etap XIII: Konfiguracja i uruchomienie interfejsów:
- specyfikacja,
- utworzenie i konfiguracja,
- testowanie,
- walidacja interfejsów,
- udostępnienie interfejsów.
Należy pamiętać, że w zależności od zdefiniowanych na początku projektu korzyści biznesowych wzorcowy harmonogram będzie podlegał istotnym modyfikacjom. W wielu przedsiębiorstwach podjęta zostanie decyzja o
rezygnacji z realizacji niektórych z przedstawionych etapów i zadań projektowych.
Rys. 1. Cykliczny charakter pracy w systemie CMMS
W kolejnych wydaniach Inżynierii & Utrzymania Ruchu zostaną omówione dalsze elementy proponowanej metodyki wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu, które mają wpływ na osiągnięcie zdefiniowanego na początku wdrożenia sukcesu projektu.
Z autorem artykułu można się skontaktować pod adresem: bartosz.soroczynski@pgk.pl
