Według firmy analitycznej Gartner, średnio około 80% danych w firmach uznaje się za nieustrukturyzowane. Ale co to znaczy? Czym są te dane, które próbujemy uporządkować?
Wciąż istnieje ogromna liczba informacji w firmach, które znajdują się w dokumentach tekstowych, prezentacjach, grafikach, mailach, plikach audio i video, stronach internetowych i różnego rodzaju oprogramowaniu biurowym. Zaklasyfikowanie ich jako dane nieustrukturyzowane nie oznacza że nie posiadają żadnej struktury – oznacza raczej że nie pasują do żadnej bazy danych, ani nie mogą być elementem relacyjnego modelu danych w firmie.
Dane przechowywane poza bazą danych stanowią lwią część wszystkich danych przedsiębiorstwa. Innymi słowy, ogromne ilości nieustrukturyzowanych danych nie docierają do pracowników, którzy potrzebują ich, by być produktywnymi. Dane te mogą przybierać formy wniosków kredytowych lub roszczeń z tytułu ubezpieczenia, testów studenckich, formularzy czy aplikacji o pracę. Niezależnie od źródła, powstaje informacja w formie papierowej, która musi zostać zeskanowana i przeniesiona do systemów biznesowych, ale często pozostaje ona nieustrukturyzowana.
Wyzwanie
Nie dość, że wzrasta liczba nieustrukturalizowanych danych, to jednocześnie tworzenie nowych danych jeszcze nigdy nie było bardziej rozproszone, a szybkość przemieszczania się ich wewnątrz sieci firmowej zdecydowanie się zwiększyła.
Zarządzanie nieustrukturyzowanymi danymi jest niezwykle ważne jeśli firma chce poprawić swoją efektywność oraz zredukować koszty przechowywania dokumentów i obniżyć koszty uzyskiwania zgodności z regulacjami. Zadanie to jest niezmiernie trudne ponieważ ręczne wprowadzanie, obróbka i klasyfikacja ogromnej ilości danych wymaga czasu i zasobów oraz podnosi koszty ogólne. Ten proces jest nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy.
Ta praca nie stanie się prostsza sama z siebie. Pomimo naszych najlepszych starań by ujarzmić tę nieustrukturyzowaną bestię, w dalszym ciągu ilość takich danych rośnie. Analitycy z Gartnera przewidują, że ilość nieustrukturyzowanych danych wzrośnie aż o 800% w ciągu najbliższych pięciu lat.
Jest to prawdziwe wyzwanie dla organizacji, które chcą lepiej rozumieć procesy zachodzące we własnej firmie, chcą przewidywać najbliższe wydarzenia, reagować w obliczu ryzyka oraz wykorzystywać nadarzające się szanse. Jeżeli firmy nie posiadają odpowiedniego oprogramowania, aby być gotowymi na nadchodzące problemy z zarządzaniem treścią, powinny zacząć planować aby coś z tym zrobić.
Podejście “Cyfryzuj wszystko”
Co gorsza, część procesów w przedsiębiorstwie to nieustrukturyzowane dane w świadomości pracowników. Pracownikom brakuje systematycznego podejścia w zakresie pozyskiwania danych, zarządzania, komunikacji, pomiaru efektywności i usprawnień. Kiedy czynności związane z pracą są nieustrukturalizowane, codzienne zachowania pracowników pozbawione są spójności i wydajności.
Dla wielu firm odruchową reakcją jest próba cyfryzacji wszystkiego i przechowywania danych w bezpiecznym miejscu. Ale takie podejście niczego nie zmienia w kwestii nieuporządkowanych danych, a w rzeczywistości może nawet pogorszyć sytuację. Jeżeli dane te nie zostały odpowiednio skatalogowane i opisane, to i tak będą wymagać ręcznego wyszukiwania za każdym razem, kiedy będą potrzebne.
W dzisiejszym, zinformatyzowanym środowisku, sposób przetwarzania najważniejszych danych może pomóc lub zaszkodzić Twojej firmie. Jeśli zrobisz to dobrze, Twój biznes będzie się rozwijał. Ale jeśli zrobisz jeden niewłaściwy wpis, możesz stracić czas, pieniądze i klientów. Dlatego bardzo ważne jest, aby przekazywać odpowiednie informacje, do właściwych ludzi, we właściwym czasie, w odpowiednim formacie.
Zmiana perspektywy dotyczącej nieustrukturyzowanych danych
Istotnym elementem jest wprowadzenie inteligencji i automatyzacji do procesu skanowania i digitalizacji danych. W nowym podejściu, dokumenty, zamiast po prostu zostać dołączonymi do stosu nieuporządkowanych danych, zostają prawidłowo zaklasyfikowane w zależności od ich treści. Najważniejsze informacje są wychwytywane kontekstowo, a następnie zatwierdzane i płynnie przesyłane do głównych aplikacji biznesowych i procesów obiegu dokumentów.
Inteligentne skanowanie z wysokim poziomem dokładności może natychmiast zmienić dane z nieustrukturyzowanych na ustrukturyzowane. Jako takie, stają się one częścią modelu danych, które mogą być indeksowane i integrowane.
Ponadto proces ten może być wykonywany od razu w miejscu skanowania dokumentów, nawet w rozproszonych środowiskach. Dzięki temu możliwe staje się tworzenie całościowych rozwiązań: skanowania, przetwarzania, dystrybucji, przechowywania i wyszukiwania informacji. To rozwiązuje problem nieuporządkowanych danych w sposób dokładny i automatyczny – jednym słowem, inteligentny.
Wnioski
Kiedy to podejście zostanie prawidłowo i sprawnie zrealizowane, możliwe będzie przekształcanie kosztownych i podatnych na błędy procesów w efektywne, generujące dochód i wartość dodaną operacje. Dzięki automatyzacji tych procesów, personel będzie mógł poświęcić więcej czasu na skupienie się na istotnych kwestiach – rozwijaniu Twojej firmy i zwiększaniu zadowolenia klientów.
Podobnie, poprzez zmniejszenie ilości nieustrukturyzowanych informacji w firmie, uzyskanie wartości dodanej z tych treści będzie łatwiejsze. Nie tylko procesy i obieg dokumentów będą zautomatyzowane. Możliwe stanie się również przeszukiwanie, podgląd i analiza treści w poszczególnych pionach organizacyjnych.
Autor: Grzegorz Najda, prezes Lexmark Polska
