Kilkanaście lat wstecz komputery nie były jeszcze stosowane na tak szeroką skalę. Dziś trudno sobie wyobrazić jakąkolwiek firmę bez oprogramowania komputerowego. Systemy informatyczne coraz częściej znajdują zastosowanie przy zarządzaniu nie tylko wybranymi procesami, ale całą firmą. Właśnie kompleksowe planowanie zasobów przedsiębiorstwa jest podstawowym zadaniem systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning).
Po co ERP?
Programy ERP stanowią określenie systemów informatycznych, znajdujących zastosowanie przy wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem lub grupą przedsiębiorstw, które ze sobą współdziałają. Poszczególne elementy aplikacji odpowiedzialne są nie tylko za gromadzenie danych, ale również za ich przetwarzanie. Pamiętać należy, że funkcjonalność programów klasy ERP pozwala na optymalizację wszystkich zasobów przedsiębiorstwa i procesów w nim zachodzących. Większość aplikacji cechuje się budową modułową, w ramach której w poszczególnych elementach dochodzi do wymiany informacji. Warto zwrócić uwagę na fakt, że dostępne na rynku programy klasy ERP różnią się i mogą być wyposażone w inne moduły, np. odpowiedzialne za zarządzanie transportem, controlling, czy też zarządzanie projektami. Decydując się na wdrożenie systemu ERP, pamiętać należy także o elastyczności, pozwalającej na dostosowanie poszczególnych funkcji i modułów do indywidualnych wymagań przedsiębiorstwa.
Gdzie ERP?
Dostępne na rynku systemy klasy ERP znajdują zastosowanie nie tylko w przedsiębiorstwach, których przedmiotem działalności jest produkcja. Aplikacje tego typu coraz częściej uznawane są przez firmy usługowe oraz dystrybucyjne. Niektóre programy projektuje się z przeznaczeniem do konkretnych branż przemysłu. Istnieją bowiem aplikacje, które doskonale sprawdzają się przy wspomaganiu produkcji jednostkowej lub seryjnej. Programy ERP projektowane są także z myślą o przedsiębiorstwach konstruujących na zamówienie i realizujących złożone projekty (ETO). Dostępne na rynku systemy obsługują procesy konstrukcyjne i technologiczne, budżetowanie i kosztorysowanie, zarządzanie projektami itd.
Jak wybrać ERP?
Pamiętać należy, że wiele systemów nie przynosi korzyści biznesowych z racji tego, że wdrożenie traktowane jest jedynie w kategoriach informatycznych. Dlatego też istotne jest, aby inwestycja była rozpatrywana jako przedsięwzięcie biznesowe. Nabycie i wdrożenie systemu ERP jest sprawą dosyć kosztowną, dlatego też warto zastanowić się zarówno nad odpowiednim systemem, jak i jego dostawcą. Decydując się na wdrożenie oprogramowania tego typu, należy pamiętać o zaangażowaniu nie tylko działu odpowiedzialnego za IT, ale również najwyższego kierownictwa. Istotne jest, aby poszczególne funkcje systemu uwzględniały także realizowanie kluczowych celów przedsiębiorstwa wynikających ze strategii firmy, co zdecydowanie wpływa na zakres wdrożenia ERP. Kluczowe pozostają także zasoby ludzkie, które będą zaangażowane w proces implementacji systemu. Powinien zostać wyłoniony kierownik projektu, mający za zadanie wymienianie informacji między przedsiębiorstwem a wdrożeniowcami.
W praktyce wyróżnia się kilka etapów wyboru dostawcy ERP. W pierwszej kolejności istotne pozostaje określenie celów, a także zakresu oraz strategii wdrożenia. Ważne jest stworzenie zespołu ds. ERP. Po tych czynnościach przystąpić można do przygotowania zapytań ofertowych. Zebrane oferty należy ocenić przy uwzględnieniu określonych kryteriów, po to, aby na końcu dokonać właściwego wyboru.
Przedsiębiorcy, którzy zainwestowali w swoich firmach w system klasy ERP, podkreślają, że większość kosztów obejmuje proces wdrożenia. Często zwraca się również uwagę, że niższe koszty osiąga się w przypadku reorganizowania firmy i jej struktury niż dokonywania modyfikacji systemu. Pamiętać należy także o aplikacji cechującej się skalowalnością oraz niezależnością w relacji z platformą systemową. Warto również dokładnie przeanalizować licencję, która niejednokrotnie ważniejsza jest od umowy wdrożeniowej.
Nie mniej istotny pozostaje fakt, że wdrożenie konkretnego systemu wiąże się również z dłuższym związaniem z dostawcą. Przy wyborze należy zwrócić uwagę na szczegółową analizę nie tylko wskaźnika TCO (total cost of ownership), czyli całkowitego kosztu posiadania systemu, ale również na wszelkie opłaty, które wynikają z serwisowania i administrowania systemu.
W przypadku przedsiębiorstw z branży spożywczej ważne jest, aby uwzględnić elementy funkcjonalne, które pozwalają na obsługę receptur. Nie mniej istotna pozostaje możliwość współpracy z wagami przemysłowymi.
Co decyduje o sukcesie wdrożenia?
Bardzo często o sukcesie wdrożenia systemu klasy ERP decyduje czynnik o charakterze ludzkim. Niejednokrotnie ma miejsce brak kompetencji znajomości programu. Niewłaściwe postawy oraz kultura z pewnością nie przyczyniają się do adaptowania wszelkich zmian. Podczas wdrażania ERP napotyka się także opór wobec nowości. Kluczową kwestię zajmuje odpowiednia organizacja podczas prac wdrożeniowych i należyte zarządzanie projektem. To, czy wdrożony system przyniesie korzyści, zależy również od założonych celów, które powinny być nie tylko precyzyjnie określone, ale również mierzalne po to, aby móc ocenić stopień ich realizacji. Decydując się na wdrożenie ERP, warto rozważyć przesłanki przemawiające za systemem oraz przeciwko niemu. Ważna jest wcześniejsza analiza zachodzących procesów w organizacji procesów. Może okazać się wystarczająca ich reorganizacja. Warto pamiętać o tym, aby nie rozpatrywać systemu ERP w kategorii lekarstwa na wszystko. Nic nie jest w stanie zastąpić kompetentnego personelu na każdym szczeblu organizacji.
Korzyści
Nie ma wątpliwości co do tego, że decydując się na wdrożenie jakiegokolwiek systemu informatycznego, robimy to z myślą o osiągnięciu pewnych korzyści biznesowych. Nasuwa się więc pytanie, czego możemy oczekiwać po wdrożeniu systemu klasy ERP? Przede wszystkim zakłada się uproszczenie procesów decyzyjnych, a zarazem większą pewność w ich podejmowaniu. Istotna jest możliwość gromadzenia danych w bazie, do której zasobów uzyskują dostęp wszystkie jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa. Interesujący jest również fakt, że w dużej mierze systemy klasy ERP znajdują zastosowanie w firmach, charakteryzujących się rozproszoną strukturą organizacyjną. Tym sposobem zyskuje się prostszą wymianę danych pomiędzy poszczególnymi komórkami. Szybszy, a zarazem pewny przekaz informacji jest czynnikiem przyczyniającym się do sprawniejszego realizowania procesów związanych z magazynowaniem. Nie mniej istotne pozostaje automatyczne wprowadzanie danych oraz nadzór i monitorowanie stanów zapasów. Poprzez odpowiednie planowanie ograniczone są przestoje linii produkcyjnych, tym samym obniżają się koszty. Oprogramowanie klasy ERP to także możliwość poprawy planowania oraz nadzorowania produkcji.
Dostępne na rynku systemy klasy ERP cechują się konstrukcją modułową, która umożliwia kilkuetapowe wdrażanie oprogramowania. Poszczególne funkcje wspomagają controlling oraz cechują się zorientowaniem procesowym do zarządzania. Ważna jest także otwartość, dzięki której istnieje możliwość dostosowania do zróżnicowanych warunków organizacyjnych. Ważne jest także, że oferowane programy klasy ERP uwzględniają wszystkie dziedziny funkcjonowania firmy. Kluczową kwestię zajmuje zarządzanie wewnętrzną logistyką firmy oraz współpraca wynikająca z łańcucha dostaw.
Kilka przykładów
Rynek dostawców oraz producentów systemów klasy ERP jest bardzo obszerny. Warto przyjrzeć się nieco bliżej wybranym rozwiązaniom w tym zakresie.
System CDN XL firmy Comarch zwiększa wydajność pracy, a tym samym polepsza wyniki finansowe. Poszczególne elementy funkcjonalne pozwalają między innymi na:
- skuteczniejsze zwiększanie sprzedaży i bardziej efektywne pozyskiwanie nowych klientów,
- lepszą obsługę i serwis obecnych klientów,
- skuteczniejszą kontrolę kosztów firmy,
- automatyzację pracy przedsiębiorstwa,
- poprawę produktywności pracowników,
- natychmiastowy dostęp do zawsze aktualnych informacji z poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa (produkcja, koszty, przychody itd.).
Program klasy ERP DIGITLAND ENTERPRISE – System Zarządzania Firmą firmy Digitland znajduje zastosowanie przede wszystkim w przedsiębiorstwach o charakterze handlowym, produkcyjnym oraz usługowym. Interesujące rozwiązania to przede wszystkim możliwość obsługiwania magazynów wysokiego składowania. Z pewnością przydatne okażą się także możliwości w zakresie tworzenia raportów i analiz.
Firma IFS Poland jest producentem aplikacji o nazwie IFS Applications. Program powstał z myślą o wspomaganiu procesów zachodzących w firmach, które charakteryzują się zróżnicowaną produkcją oraz dystrybucją. Interesujące rozwiązanie stanowi możliwość planowania i zarządzania projektami. Program wyposażono także w moduł IFS Remonty, który wspomaga realizowanie zadań związanych z zapewnieniem ciągłości pracy infrastruktury technicznej. System bardzo dobrze sprawdza się także w branży obronnej i lotniczej.
Program iRenesans firmy Oktasoft powstał z myślą o przedsiębiorstwach z branży spożywczej, chemicznej, farmaceutycznej, a także metalowej. Do interesujących funkcji należy wspomaganie zarządzania łańcuchem logistycznym, z uwzględnieniem terminów przydatności oraz parametrów dotyczących sposobu pakowania, parametrów jakościowych. System wspomaga także zarządzanie jakością. Istnieje możliwość precyzyjnego kontrolowania jakości wszystkich materiałów i produktów, w tym także półproduktów i produktów ubocznych. W całym przebiegu procesu, od przyjęcia surowca poprzez produkcję aż do dystrybucji. System pozwala na dokładne znakowanie i kontrolę partii, terminów przydatności, pełne śledzenie partii, kontrolę uzysków.
Z myślą o średnich firmach o charakterze produkcyjnym, handlowym oraz usługowym powstał program iScala 2.3 SR1 firmy Epicor Software Poland. Podstawowe funkcje to przede wszystkim zarządzanie finansami, nadzorowanie produkcji, serwis, logistyka, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie umowami, czy też zarządzanie relacjami z klientem.
Firma Oracle Polska jest producentem programu JD Edwards EnterpriseOne. System stanowi kompletny zestaw aplikacji, które charakteryzują się przystosowaniem do poszczególnych branż. W aplikacji zastosowano technologię internetową. Ważne jest, że dzięki wbudowanym procesom biznesowym, które są dostosowane do różnych branż, istnieje możliwość wstępnego dopasowania procesów.
Autor: Damian Żabicki
