W sytuacji niedoboru wykwalifikowanych pracowników i stale rosnących stawek pracodawcy stawiają czoła nie lada wyzwaniu. Jak zapewnić firmie odpowiednie kompetencje, gdy przedsiębiorstwo ma trudności z pozyskiwaniem wartościowych pracowników? Odpowiedzią może być outsourcing – usługa pozwalająca na otwarcie się na pracowników z zagranicy, a także tych, w przypadku których nie jest konieczne zatrudnienie na pełny etat.
Czym jest outsourcing, większość przedstawicieli branży produkcyjnej wie nie od dziś. Samo angielskie słowo „outsourcing” tłumaczy się jako „korzystanie ze źródeł zewnętrznych”. W praktyce oznacza to, że firma może korzystać z podmiotów zewnętrznych, świadczących konkretne usługi uzupełniające proces – dowolny, także produkcyjny – w celu skupienia się na kluczowej dla przedsiębiorstwa aktywności.
U podstaw outsourcingu znajduje się założenie, że nie każdy zna się na wszystkim, co więcej – nikt nie ma takiego obowiązku. Dlaczego więc nie skorzystać z wiedzy, doświadczenia i umiejętności kogoś, kto specjalizuje się w danym zagadnieniu?
Formy outsourcingu
W latach 70. XX w., kiedy idea outsourcingu była nowa na rynku pracy, przybierał on bardziej klasyczne formy. Jedno przedsiębiorstwo, zajmujące się najczęściej konkretną, wąską dziedziną aktywności, świadczyło usługi innemu, zazwyczaj większemu, o szerszym spektrum działania. Obecnie jednak rynek odszedł daleko od tego pierwotnego schematu.
W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych niezwykle często w outsourcing oddaje się prace związane z zachowaniem czystości hali fabrycznej. Firmy utrzymujące czystość zakładów produkcyjnych masowo specjalizują się w outsourcingu, i jest to dobre rozwiązanie zarówno dla nich, jak i dla ich klientów. Zatrudnianie zespołów pracowników mających za zadanie utrzymywać czystość, którymi inaczej się zarządza, inaczej się wynagradza, których system zmianowy jest inny od rdzenia pracowniczego firmy, nie jest priorytetowym zadaniem firm produkcyjnych, jest jednak konieczne do zachowania ciągłości i wysokich standardów samej produkcji.
Klasyczny outsourcing jest także popularny w kontekście takich dziedzin, jak utrzymanie ruchu. Wydawać by się mogło, że utrzymanie ruchu to kluczowy obszar zadań i działalności firmy, i rzeczywiście tak jest. Informacja i pewność, że maszyny pracują bezawaryjnie, umożliwiając założoną produkcję, są bez wątpienia wysoko na liście firmowych priorytetów. Nie oznacza to jednak, że stanowią tym samym podstawę biznesu firmy produkcyjnej – jest nią bowiem produkowanie, wytwarzanie dóbr z surowców i półproduktów. Dlatego to na produkcji woli się skupić część firm, pozostawiając kwestie utrzymania maszyn w ruchu specjalistom w tej dziedzinie.
Niezwykle często klasyczny outsourcing w produkcji spotyka się także w kontekście usług finansowo-księgowych, kadrowych i rekrutacyjnych. Ostateczna weryfikacja kandydatów odbywa się oczywiście z udziałem kadry firmy, jednak ich wyszukiwanie na rynku pracy i komunikowanie oferty należy zazwyczaj do firm zewnętrznych. Nieco rzadziej dochodzi do wyoutsourcowania całego działu kadr. Jedynie bardzo dobrze skomunikowana firma zewnętrzna potrafi bowiem unieść taki ciężar odpowiedzialności. Dział kadr jest przecież odpowiedzialny nie tylko za dokumentację pracowników, ich zatrudnienie, umowy, lecz także zaspokajanie ich bieżących potrzeb zawodowych. To do działu kadr zazwyczaj pracownicy zwracają się z prośbą o pomoc, jeśli w organizacji dzieje się coś niedobrego. I takie rozwiązania są jednak z powodzeniem praktykowane.
Warto wspomnieć tutaj o ewolucji outsourcingu, także w produkcji, która odbyła się w ciągu ostatnich lat. Jako relatywnie nową formę outsourcingu o rosnącej popularności można wskazać outsourcing wewnętrzny. Polega on na tym, że w przypadku zaistnienia potrzeby realizacji usługi lub procesu suplementarnego do rdzenia działalności firmy rzadko mocuje się to przedsięwzięcie organizacyjnie w spółce matce. Czasami decydują się na to wielkie międzynarodowe korporacje, jest to jednak obarczone dużym ryzykiem, zarówno finansowym, jak i organizacyjnym. Nowy proces może nadmiernie obciążyć firmę i doprowadzić do jej gorszej kondycji. Aby tego uniknąć, firmy coraz częściej robią więc krok w kierunku outsourcingu wewnętrznego. Nie chcąc szukać bądź zaufać zewnętrznemu dostawcy, wyodrębniają spółkę zależną, której celem biznesowym staje się właśnie realizowanie potrzebnych firmie matce usług czy procesu.
Ciekawą możliwością jest wówczas świadczenie tej samej usługi firmom, które z nową spółką są zupełnie niepowiązane. Czyli de facto powrót do klasycznego outsourcingu. Okazuje się więc, że z potrzeby wewnętrznej firmy może urodzić się nowy, lukratywny biznes. Outsourcing wewnętrzny pozwala firmie matce i firmie córce na skupienie się na tym, co obie robią najlepiej. Ograniczenie struktury organizacyjnej pozwala na dostosowanie jej do potrzeby konkretnych procesów. Nie ma więc wówczas konieczności sztucznego rozbudowywania struktury jedynie po to, by organizacja pozostała jedną spółką.
Odmianą tej formuły jest insourcing. Polega on na wydzieleniu we własnej firmie jednostki organizacyjnej zajmującej się danym zagadnieniem. Przykładem mogą być tutaj uczelnie wyższe, które często wydzielają w ramach swoich struktur instytuty i centra badawcze, łączące w sobie kompetencje tradycyjnie należące do różnych wydziałów czy jednostek podstawowych szkoły. Dzięki temu możliwa jest wspólna praca nad nowym obszarem nauk, przy jednoczesnym zachowaniu oryginalnej struktury firmy.
W produkcji można uczynić podobnie. Przykładem może być interdyscyplinarny zespół zajmujący się optymalizacją. W sytuacji gdy sięgnięcie po narzędzia optymalizacji procesów jest konieczne do odzyskania pewnej części zysków lub mocy przerobowych, skorzystanie z pomocy specjalistów może okazać się uzasadnione. Warto jednak wykorzystać także wewnętrzne zasoby firmy. Pomoc specjalistów z zewnątrz pozwala na czerpanie z ich wiedzy – zazwyczaj innej niż wiedza organizacji – w celu rozwiązania problemu. Specjaliści zewnętrzni nie znają jednak specyfiki zakładu, przez co dotarcie do błędnego postępowania czy założeń w działaniu może im zająć więcej czasu.
Dobrym rozwiązaniem jest więc budowanie zespołów składających się zarówno z pracowników firmy, najlepiej różnych działów, mających różne perspektywy, jak i osób z zewnątrz, które wnoszą do organizacji doświadczenie wcześniej jej nieznane. Co ciekawe, w takiej sytuacji możliwe jest także zastosowanie wspólnego udziału w wypracowanych zyskach.
Firma, która poddaje się zabiegowi optymalizacji działań, zyskuje dzięki efektywnym przemianom procesów. Eksperci z zewnątrz mogą natomiast np. wypracować na podstawie nowo zdobytego doświadczenia specjalną metodę optymalizacyjną do wykorzystania u innych klientów. Coraz popularniejsze stają się także inicjatywy współudziału w zyskach, jeśli dwie firmy pracują nad jednym projektem badawczym.
W jeszcze innym modelu – business process outsourcing (BPO) – dostawca usługi jest zobowiązany, by nieustannie poprawiać wykonywany proces. Dzięki temu usługobiorca ma gwarancję, że dostawca nie spocznie na laurach, lecz będzie podejmował aktywność w celu poprawy sytuacji.
Zagrożenia…
Najważniejsze jest to, by wykorzystać zalety outsourcingu, unikając pułapek, które ten ze sobą niesie.
Pierwszym i prawdopodobnie największym zagrożeniem outsourcingu jest poziom usług zewnętrznych, na które się decydujemy. Z tego powodu należy każdorazowo bardzo dokładnie weryfikować, czy firma, z którą nawiązujemy współpracę, rzeczywiście posiada deklarowane kompetencje.
Kolejna sprawa to wpływ na pracowników, którzy są naszej firmie wynajmowani. Wiele przedsiębiorstw zajmujących się outsourcingiem zatrudnia zarówno bardzo mocnych, jak i przeciętnych specjalistów. Warto więc zawsze dodatkowo weryfikować kandydatów, których deleguje partner, by uniknąć w przyszłości problemów z jakością usługi. Istotne są także zapisy w umowie dotyczące odpowiedzialności i bezpieczeństwa, a także praw autorskich do opracowanych rozwiązań. Generalizując, własność powinna pozostawać po stronie usługobiorcy, podczas gdy odpowiedzialność – nawet jeśli w pewien sposób ograniczona – po stronie usługodawcy.
W przypadku niektórych firm krytyczny może się okazać brak kontroli nad procesami firmy outsourcingowej i przez to również nad finalnym produktem jej pracy. Poziom dopasowania usługi czy produktu firmy outsourcingowej do potrzeb usługobiorcy jest bardzo istotny. Wysokie dopasowanie pozwala na uniknięcie ponoszenia wielokrotnie tych samych kosztów przed ostatecznym wyborem docelowego dostawcy. Ostatecznie, przy współpracy z firmą outsourcingową, cała wiedza wypracowana w trakcie pracy pozostaje po stronie usługodawcy. To kapitał, który niestety w takiej sytuacji zostaje przez usługobiorcę utracony.
…i szanse
Mimo zagrożeń, którym jednak można aktywnie przeciwdziałać, outsourcing jest bardzo ciekawą alternatywą dla rozbudowywania zespołu wewnętrznego.
Po pierwsze: koszty. Z uwagi na brak konieczności utrzymania pracowników danego działu w firmie i de facto współdzielenie tych kosztów z innymi klientami firmy outsourcingowej, skorzystanie z usługi z zewnątrz jest tańsze od wygenerowania jej wewnętrznie. Druga sprawa to sprzęt – jeśli wyposażenie niezbędne do wykonania danej czynności jest nam potrzebne jedynie okazjonalnie, outsourcing będzie idealnym rozwiązaniem. Ponosimy wówczas koszty jedynie czasowego wynajmu urządzenia wraz z operatorem.
W przypadku outsourcingu całych działów największą korzyścią jest brak konieczności budowania know-how. O ile istotnym zagrożeniem płynącym z korzystania z outsourcingu jest właśnie utrata know-how, o tyle jego wypracowanie jest przecież bardzo drogie. Każda wiedza zdobywana jest metodą prób i błędów, a popełnianie błędów w firmie produkcyjnej może być niezwykle drogie. Outsourcing pozwala na ograniczenie tych kosztów, ponosi je bowiem usługodawca. Sięgnięcie po sprawdzoną usługę z zewnątrz to także przede wszystkim możliwość skorzystania z wiedzy i doświadczenia, których nasza organizacja nie posiada.
Podsumowanie
Outsourcing jest rozwiązaniem, które ma zarówno wady, jak i zalety. Najważniejsze jest jednak to, że skorzystanie z usług podmiotu zewnętrznego może być czasami jedyną możliwością rozwiązania konkretnego problemu firmy. Niektóre przedsiębiorstwa świadczące usługi outsourcingu są tak wąsko wyspecjalizowane, że nigdy nie byłoby to możliwe w dużej firmie. Fakt, że świadczą usługi dla wielu klientów, pozwala na obniżenie cen takich usług, dzięki czemu stać na nie większą grupę firm. Pozwala to na ogólny rozwój wszystkich przedsiębiorstw z danej branży. Outsourcing jest więc bardzo dobrą alternatywą, którą warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu nowego procesu w firmie.
Agnieszka Hyla – konsultantka ds. optymalizacji produkcji w Centrum Szkoleń Inżynierskich EMT-Systems, kierownik projektów informatycznych, autorka tekstów z zakresu zarządzania w przemyśle.
