Chcąc usprawnić działanie przedsiębiorstwa, należy spojrzeć na sposób jego funkcjonowania z dwóch perspektyw. Pierwsza z nich, systemowa, ukazuje zaplecze technologiczne firmy, czyli wszystkie działające w niej systemy informatyczne, które wspomagają zarządzanie działalnością. Druga to obraz tego, jak zachodzące w firmie procesy wyglądają w praktyce – w przełożeniu na konkretne działania każdego z pracowników. W idealnym świecie te dwie płaszczyzny powinny się na siebie nakładać i tworzyć dobrze funkcjonującą całość, ale, jak można się domyślić, w większości wypadków tak nie jest.
A by efektywnie wykorzystać bogate zaplecze technologiczne, trzeba zrozumieć mechanizm działania każdego systemu z osobna.
Odmrozić ERP
W każdej firmie istnieje zwykle kilka systemów, co wymaga stworzenia między nimi połączeń, dzięki którym będą się wzajemnie uzupełniały i w efekcie – funkcjonowały z większą korzyścią dla przedsiębiorstwa.
Z kolei każde działanie pracownika powinno mieć swoje odzwierciedlenie w procesie w systemie ERP. Niestety, w systemach ERP i CRM te procesy są niejako „zamrożone” – system działa dokładnie w taki sposób, w jaki został zaprojektowany. Główne procesy są już w nim zaprogramowane.
Co jednak w sytuacji, gdy pojawi się potrzeba dokonania jakiejś zmiany lub opisania zupełnie nowego procesu? Nagle okaże się, że wprowadzanie zmian w sposobie funkcjonowania systemu to niełatwe zadanie. By to zrobić, konieczne byłoby przeprogramowanie całego ERP. Jest to bardzo kosztowne i czasochłonne zadanie, dlatego z tych właśnie powodów firmy zwykle nie decydują się na nie.
Pracownicy muszą więc poradzić sobie z ograniczeniami ERP i szukać sposobów na opanowanie procesów, które nie zostały oprogramowane w systemie, a są im niezbędne do sprawnej komunikacji między działami. Najczęściej stosowanym przez nich narzędziem są arkusze programu Excel, które rozsyłają do siebie e-mailowo. Tak wygląda codzienność w działach utrzymania ruchu wielu polskich przedsiębiorstw.
Tymczasem istnieje możliwość, by wyeliminować używanie Excela, e-maili, notatek na papierze i uniknąć całego zamieszania związanego z obiegiem tych nieoficjalnych dokumentów. Niewiele firm zdaje sobie sprawę z tego, że każdy system ERP można unowocześnić za pomocą zewnętrznej aplikacji do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), która będzie stanowiła swego rodzaju nakładkę na już istniejący system. Nakładkę, ponieważ jest to element nieinwazyjny, który nie ingeruje w strukturę systemu, a pozwala na uporządkowanie i zmiany w istniejących procesach lub opisanie nowych – w dowolnym momencie, gdy zaistnieje taka potrzeba.
Procesy krok po kroku
Aplikacje BPMS opisują i optymalizują procesy krytyczne, których nie da się umieścić ani zmienić w systemie ERP. Jak zostało wcześniej wspomniane, pracownicy jakoś radzą sobie z ograniczeniami narzucanymi przez ERP. Każdy ze stworzonych oddolnie, wynikających z ich potrzeby procesów można odtworzyć w wybranym systemie BPMS za pomocą odpowiednio rozpisanego diagramu. Aplikacje te dają więc możliwość zaprojektowania, a dosłownie narysowania i opisania krok po kroku każdego procesu, który do tej pory odbywał się poza systemem ERP. Weźmy jako przykład zgłaszanie usterek maszyn – wprowadzając taki proces do aplikacji, dokonujemy opisu wszystkich kroków, jakie zachodzą, decydujemy, w którym momencie ma zostać podjęta decyzja o wysłaniu mechanika i w jaki sposób całe zgłoszenie ma się zakończyć.
Aplikację, która zawiera gotową mapę procesów, nakłada się na działające w firmie systemy. Jej prosty w obsłudze interfejs sprawia, że użytkownik nie musi przechodzić przez tak wiele etapów, jak to miało miejsce w systemie ERP, co dodatkowo pozwala w czytelny sposób zrozumieć zachodzące w firmie procesy.
Jakie korzyści przynosi sektorowi utrzymania ruchu możliwość modelowania procesów i dlaczego akurat w tej branży jest to takie ważne? Przede wszystkim, dzięki swobodzie w dodawaniu i modyfikowaniu procesów zyskuje
się możliwość dynamicznego reagowania na zmiany w biznesie. Ponadto, każdy z procesów można dopasować do konkretnych przypadków (zgłoszeń, zdarzeń, usterek), wydziałów w przedsiębiorstwie czy nawet poszczególnych urządzeń czy brygad. Dokumentowanie procesów w systemie BPMS w obrazowej formie ułatwia też zarządzającym zrozumienie specyfiki funkcjonowania różnych jednostek w firmie. O wiele łatwiej bowiem zrozumieć daną czynność czy skomplikowaną procedurę, gdy cały schemat jej działania jest rozrysowany. Jest to również dobry moment na zastanowienie się, czy dany proces nie wymaga jakichś zmian. Dzięki elastyczności systemów BPMS będzie je można w dowolnej chwili wprowadzić.
Rozwiązania mobilne
Osoby decyzyjne powinny jednak przed wyborem i wdrożeniem omawianych rozwiązań zrobić dobry research, tzn. przeszukać ofertę rynkową, bowiem nie wszystkie dostępne na rynku rozwiązania są mobilne, a ta cecha aplikacji jest w dzisiejszych realiach biznesowych sprawą bardzo ważną. Dlaczego? Skoro zależy nam na usprawnieniu działu utrzymania ruchu i decydujemy się na zakup nowego rozwiązania, to niech będzie ono jak najbardziej aktualne i nowoczesne, tak by działało na wszystkich urządzeniach, z których na co dzień korzystamy – również tabletach i smartfonach.
Mobilny system BPMS znacząco zoptymalizuje działanie pracowników i pozwoli im natychmiast zareagować na zdarzenia. Dokumentowanie usterek na miejscu przyspieszy realizację procedury zgłoszenia, co pozwoli na szybsze wysłanie ekipy mającej za zadanie usunąć awarię. Ponadto mobilność daje użytkownikowi dostęp do aktualizowanych w czasie rzeczywistym danych z dowolnego urządzenia, na którym zainstalowano aplikację.
Przewidywanie na podstawie twardych danych
Niestety, tradycyjne systemy wykorzystywane w utrzymaniu ruchu nie gromadzą wystarczająco dużo danych dotyczących parku maszynowego. Rozwiązanie tego problemu stanowią nowoczesne aplikacje BPMS, które łączą procesy w różnych systemach i dzięki mobilności zapewniają stały dostęp do zawsze aktualnych informacji. Gromadzone są w nich szczegółowe informacje o tym,
co i kiedy uległo usterce, w jaki sposób zareagował dany pracownik, jakiego materiału użył do naprawy. Zbierane w systemie dane to wielka wartość dla firmy – umożliwiają nie tylko śledzenie historii obiektów i maszyn, ale przede wszystkim pozwalają przedsiębiorstwu na tworzenie graficznych analiz, dzięki którym można lepiej zrozumieć zachodzące prawidłowości i zacząć podejmować decyzje znacząco wpływające na funkcjonowanie firmy.
Kolejnym krokiem jest przewidywanie, co może się wydarzyć. Zbierane od dłuższego czasu dane pozwalają na przeprowadzenie analizy predykcyjnej, której wyniki będą podpowiadały, kiedy należy dokonać przeglądu urządzenia i oszacują prawdopodobieństwo wystąpienia awarii maszyny.
Jak wiadomo, budowanie przewagi rynkowej w sektorze utrzymania ruchu odbywa się m.in. dzięki optymalizacji kosztów. Jeżeli w jednej z maszyn znajduje się część zużywająca się po czasie, który można określić na podstawie poprzednich zgłoszeń, to można ją wymienić, zanim się zepsuje. Pozwoli to uniknąć kosztownego przestoju w ruchu maszyn oraz innych nieprzyjemnych konsekwencji. Dzięki analizie predykcyjnej zyskuje się więc możliwość zareagowania z wyprzedzeniem na powtarzające się zdarzenia.
Płynna współpraca
Nie należy zapominać o podwykonawcach i dostawcach części, od których terminowości i solidności zależy płynne funkcjonowanie każdego działu utrzymania ruchu. By uniknąć barier we współpracy z zewnętrznymi usługodawcami, należy uwzględnić ich w procesach utrzymania ruchu jeszcze na etapie planowania. Na przykład w przypadku kontroli urządzenia technik musi mieć możliwość łatwego przeglądu i aktualizacji danych technicznych sprzętu. Wspólna platforma pracy pozwoli na skrócenie przepływu tych informacji. Przekazanie podwykonawcom dostępu do aplikacji umożliwi wszystkim stronom pracę w oparciu o te same dane, co zminimalizuje ryzyko błędnych decyzji.
Podsumowanie
Technologie są dla ludzi i to one powinny dostosowywać się do naszych oczekiwań – nigdy odwrotnie. Aplikacje wspierające zarządzanie procesami dynamicznie reagują na potrzeby firm i pozwalają im na zbieranie większej ilości cennych danych o pracy przedsiębiorstwa. Dzięki ich analizie można podejmować lepsze decyzje biznesowe i sprawniej zarządzać funkcjonowaniem działów utrzymania ruchu.
Autor: Artur Buła – ekspert w zakresie systemów ERP i optymalizacji procesów. Absolwent Wydziału Informatyki i Ekonometrii Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Swoją karierę zawodową rozpoczął w firmie IFS, pracując w biurach w Polsce, Niemczech i Stanach Zjednoczonych. W latach 2011–2012 zbudował dział zajmujący się systemami ERP w spółce Control Components Inc. Od 2012 r. zarządza polskim zespołem firmy Novacura jako Managing Director.
Tekst pochodzi z nr 5/2016 magazynu „Inżynieria i Utrzymanie Ruchu”. Jeśli Cię zainteresował, ZAREJESTRUJ SIĘ w naszym serwisie, a uzyskasz dostęp do darmowej prenumeraty w formie drukowanej i/lub elektronicznej.
