Spójrzmy na planowanie remontów jako na proces i spróbujmy zbudować taką sekwencję działań, która zmierzać będzie do zminimalizowania ryzyka: z jednej strony pominięcie przy kwalifikowaniu jakiejś uzasadnionej operacji remontowej, a z drugiej strony zakwalifikowanie do planu operacji nieuzasadnionych.
Niezależnie od sposobu i czasu użytkowania infrastruktury technicznej, tworzące ją środki trwałe podlegają ciągłemu zużyciu.
Zużycie to podzielić można na:
- zużycie fizyczne – wynikające z eksploatacji środków trwałych oraz zmian fizyko-chemicznych materiałów, z których są one zbudowane,
- zużycie moralne – wywołane przez postęp techniczny, w wyniku którego wytwarzane są środki trwałe doskonalsze, pozwalające prowadzić proces operacyjny jakościowo lepszy i/lub ewentualnie taniej.
Zużywanie się środków trwałych jest faktem bezdyskusyjnym i zachodzi nawet wtedy, gdy nie uczestniczą one bezpośrednio w procesie operacyjnym.
Spójrzmy zatem na planowanie remontów jako na proces i spróbujmy zbudować taką sekwencję działań, która zmierzać będzie do zminimalizowania ryzyka: z jednej strony pominięcie przy kwalifikowaniu jakiejś uzasadnionej operacji remontowej, a z drugiej strony zakwalifikowanie do planu operacji nieuzasadnionych.
Zaproponowane podejście ma na celu zapewnienie takiej konfiguracji przyjętego do realizacji planu remontowego, która odzwierciedlać będzie rzeczywiste najważniejsze potrzeby w ramach dysponowanego budżetu. Celem samym w sobie jest dążenie do uniknięcia zakłóceń w funkcjonowaniu infrastruktury technicznej i niedopuszczenia do generowania nieuzasadnionych kosztów jej utrzymania. Mówiąc o procesie planowania remontów, mam na uwadze uporządkowany w czasie ciąg działań, prowadzący do zbudowania planu remontowego. Biorąc pod uwagę systematykę oraz fakt, że liczba takich działań jest skończona, proces planowania remontów zakwalifikować można jako proces dyskretny.
Jako uzasadnioną operację remontową można zdefiniować takie działanie, którego niezrealizowanie w okresie objętym planowaniem może spowodować zaistnienie eksploatacyjnej sytuacji kryzysowej. Skuteczność procesu planowania remontów można postrzegać przez pryzmat osiągnięcia efektu, polegającego na wytypowaniu do realizacji najbardziej uzasadnionych potrzeb, w granicach posiadanych możliwości finansowych. Praktyka wskazuje jednoznacznie na to, że aktualnym standardem jest sytuacja, w której potrzeby remontowe przekraczają możliwości wynikające ze swobody budżetowej. Wniosek ten nie wyklucza naturalnie sytuacji, w której budżet dopasowywany jest do potrzeb remontowych. Przypadek taki nie należy jednak do tematu niniejszego artykułu.
Niech punktem wyjścia do dalszych rozważań będzie oczywisty w zasadzie wymóg szczegółowego zinwentaryzowania wszystkich użytkowanych obiektów technicznych. Inwentaryzacja taka leży u podstaw procesowego zarządzania infrastrukturą techniczną.
Biorąc pod uwagę, że z jednej strony remontu wymagać może dowolny element zasobów majątkowych przedsiębiorstwa, a z drugiej strony przedsiębiorstwo jest w stanie wyasygnować ściśle określone środki finansowe na remonty swojej infrastruktury, wejście do procesu planowania remontów określić można jako:
Wejście:
- wykaz zasobów majątkowych przedsiębiorstwa,
- dysponowany budżet remontowy.
Za produkt końcowy procesu planowania remontów uznać należy ostateczny plan remontowy:
Wyjście:
- wykaz i zakres zaplanowanych uzasadnionych operacji remontowych, w ramach dysponowanego budżetu,
- harmonogram realizacji zaplanowanych operacji remontowych.
Jako elementy pośrednie procesu planowania remontów proponuję natomiast przyjąć działania przedstawione na rys. 1.
Ciąg ten sprowadza się do następujących czterech głównych etapów:
- kompleksowej oceny stanu technicznego infrastruktury (Ocena),
- typowania operacji remontowych (Typowanie),
- wyceny operacji remontowych (Wycena),
- selekcji operacji remontowych (Selekcja).
Działania przedstawione na schemacie mają charakter powtarzalny, odzwierciedlający i równocześnie podkreślający specyficzny cykl planowania remontów, zachęcający do zbudowania formalnych procedur postępowania.
Warto zatrzymać się w tym momencie nad kwestią rozmieszczenia określonych działań procesowych na osi czasu. Prawidłowe rozmieszczenie powinno z jednej strony uwzględniać uwarunkowania techniczne i logistyczne, decydujące przecież niejednokrotnie o powodzeniu realizacji zamierzonych remontów, a z drugiej natomiast strony nie powinno pomijać aspektu planowania finansów przedsiębiorstwa.
Fakt ten wymusza wręcz konieczność konstruktywnego współdziałania służb technicznych, logistycznych i finansowych przedsiębiorstwa.
Współdziałanie to wymaga wzajemnego poznania swojej specyfiki, w tym szczególnie ograniczeń mających wpływ na współpracę. Praktyka podpowiada, że na szczęście ograniczenia te są często pozorne i zanikają po wzajemnym zapoznaniu się z nimi przez wszystkich uczestników procesu planowania remontów. Reguła ta jawi się zresztą jako uniwersalna i śmiało można uznać, że wykracza poza tematykę planowania remontów.
Wróćmy jednak do głównego wątku rozważań. Za aksjomat dalszych przemyśleń warto uznać, że jako niezwykle istotna jawi się kwestia właściwego zbilansowania propozycji operacji remontowych. Zbiór tych propozycji winien być kompletny, aby z powodu np. nieświadomości potrzeb remontowych, zwykłego przeoczenia lub niewłaściwej oceny stanu technicznego eksploatowanych obiektów, nie pominąć żadnej istotnej propozycji operacji remontowej. Z drugiej zaś strony wielce niewłaściwym byłoby zakwalifikowanie do planu remontowego działań technicznie nieuzasadnionych.
Pamiętać warto o tym, że każda nieuwzględniona, a skądinąd zasadna propozycja operacji remontowej może się okazać krytyczną ze względu na negatywne oddziaływanie na proces operacyjny.
Celem tego artykułu nie jest rozważanie metod techniczno-organizacyjnych, mających na celu zminimalizowanie ryzyka niekompletności zbioru propozycji operacji remontowych. Metody takie istnieją, są z powodzeniem stosowane i stanowią interesujący temat do osobnych rozważań. Przykłady stosowania takich metod postrzegać można niewątpliwie jako rodzaj „dobrych praktyk”.
Skoncentrujmy się obecnie na poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie – jakie warunki należy spełnić, aby zbiór propozycji operacji remontowych nie pomijał żadnej istotnej pozycji?
Zwróćmy uwagę, że zagadnienie właściwego, czyli w ujęciu tego artykułu trafnego i przede wszystkim kompleksowego typowania propozycji operacji remontowych, jest przypadkiem wyczerpywania technicznych możliwości.
Dobry to moment na dygresję, że wszelkie działania związane z unowocześnianiem, a ogólnie z usprawnianiem funkcjonowania obiektów technicznych, winny być oczywiście kwalifikowane do działań modernizacyjnych. Niemniej jednak warunek ten występuje powyżej progu finansowego, określonego w przepisach podatkowych.
Konsekwencją tego faktu jest to, że działania z punktu widzenia technicznego rozumiane jako modernizacja, w finale mogą zostać zakwalifikowane, z racji przepisów podatkowych, jako działania remontowe, a zatem obciążać będą budżet remontowy. Winny być w związku z tym traktowane jako potencjalne operacje remontowe i uwzględniane w procesie planowania remontów.
Fakt ten nasuwa kolejne ważne spostrzeżenie – planowanie propozycji operacji remontowych i zadań modernizacyjnych winno przebiegać równolegle i co więcej, połączone winno być z określeniem ich przewidywanej wartości szacunkowej. Odmienne podejście do tego zagadnienia generuje ryzyko niespójności budowanych budżetów remontowego i inwestycyjnego. Praktyka podpowiada, że nawet wśród doświadczonej kadry technicznej występować mogą czasami dylematy związane z kwalifikowaniem propozycji zadań czy to do remontów, czy też modernizacji (a więc inwestycji).
Skoro zatem dylematy wynikać mogą m.in. z progów finansowych określonych przepisami podatkowymi, to powraca i dodatkowo wzmacnia swoje znaczenie aspekt właściwej wyceny szacunkowej propozycji zadań. Stwierdzenie to warto postrzegać jako kolejny argument zachęcający do bliskiej współpracy służb technicznych i finansowych.
Na podkreślenie zasługuje fakt, że jednym z priorytetów planowania winno być to, aby ewentualna rezygnacja z realizacji określonych propozycji operacji remontowych następowała na bazie świadomych, kontrolowanych decyzji właściciela infrastruktury. Takie podejście dobrze wpisuje się w ideę zarządzania ryzykiem prowadzonej działalności. Regułę tę warto przyjąć za fundament stosowanej polityki remontowej.
Selekcja proponowanych operacji remontowych winna być prowadzona w oparciu o przyjęte kryteria oceny ważności tych operacji, aż do osiągnięcia granic możliwości finansowych. To właśnie dysponowany budżet powinien wyznaczać te granice i równocześnie poziom ryzyka ewentualnych przyszłych zakłóceń funkcjonowania majątku przedsiębiorstwa, wynikających z rezygnacji z realizacji niektórych zaproponowanych operacji remontowych.
Interesującym i zasługującym na propagowanie narzędziem selekcji operacji remontowych jest np. metoda planowania remontów SDM (franc. Schema Directeur de Maintenance).
Metoda ta, pełniąc rolę filtru, pozwala na systemową selekcję propozycji operacji remontowych w sytuacjach, gdy potrzeby remontowe przekraczają dysponowany budżet.
Głównymi kryteriami metody SDM są:
- bezpieczeństwo ludzi i środowiska,
- znaczenie operacji remontowych dla ciągłości procesu operacyjnego przedsiębiorstwa,
- stan techniczny składników majątkowych przedsiębiorstwa.
Powodzenie zastosowania metody SDM lub jakiejkolwiek innej metody selekcji ściśle uwarunkowane jest trafnością określenia wyjściowego zbioru propozycji operacji remontowych. Dopiero na bazie tychże propozycji możliwe jest skuteczne filtrowanie w oparciu o przyjęte kryteria.
Tematem samym w sobie pozostaje kwestia jakości identyfikowania potrzeb i oceny zasadności potencjalnych propozycji operacji remontowych. Zagadnienie to winno być postrzegane zarówno w aspekcie jakości służb technicznych, jak i w aspekcie ich organizacji (a więc również w aspekcie metod działania, którymi się posługują). Świadome czy też nieświadome zdanie się na wariant planowania na bazie niekompletnego zbioru propozycji operacji remontowych generuje poważne ryzyko konieczności realizacji remontów nieplanowanych. Oczywiste jest, że tego typu remontów nie da się wyeliminować, a wręcz podejście takie mogłoby zostać uznane za pozbawione uzasadnienia ekonomicznego.
Dążyć należy jednak do tego, aby minimalizować zakres remontów nieplanowanych w odniesieniu do kluczowych składników majątkowych, najważniejszych z punktu widzenia procesu operacyjnego.
Remonty te prowadzone są przeważnie pod presją upływającego czasu i ponoszonych, często dokuczliwych, strat operacyjnych i/lub wizerunkowych. A straty te mogą być zarówno wymierne, jak i niewymierne, niejednokrotnie przewyższające koszty wdrożenia i stosowania takich metod zarządzania infrastrukturą techniczną, które ukierunkowane są na minimalizowanie ryzyka wystąpienia zdarzeń nieplanowanych.
Takie przykładowe metody zarządzania infrastrukturą techniczną, przyjmujące za priorytet jej niezawodność, to:
- metoda SDM – planowanie remontów,
- metoda TPM – utrzymanie pierwszej interwencji (utrzymanie produktywne),
- metoda RCM – utrzymanie ukierunkowane na niezawodność.
Niejako na drugim biegunie metod planowania remontów znajduje się planowanie intuicyjne, oparte wyłącznie na subiektywnej ocenie potrzeb remontowych przez „planistów”. Planowanie intuicyjne obarczone jest niestety dużym ryzykiem takiej konfiguracji realizowanych operacji remontowych, która wcale nie odzwierciedla najważniejszych potrzeb odtworzeniowych majątku, z punktu widzenia ciągłości procesu operacyjnego lub ogólnie rozumianego bezpieczeństwa. Zjawisko to jest na tyle groźne, że chociażby ocena poziomu ponoszonego ryzyka jest w tym przypadku praktycznie niemożliwa.
Omawiana w niniejszym artykule tematyka zachęca do dalszych rozważań w związku z szerokim zagadnieniem poszukiwania najskuteczniejszych metod zarządzania infrastrukturą techniczną. Skuteczność ta winna być niewątpliwie postrzegana głównie przez pryzmat kryterium optymalizacji kosztów utrzymania infrastruktury technicznej.
Autor: Waldemar Daraż, Enercom
