Koncepcja konsygnacji nie jest nową ani skomplikowaną metodą. Polega na tym, że dostawca godzi się na umieszczenie towaru na terenie zakładu nabywającego i jednocześnie nie wystawia faktury do momentu pobrania towaru przez użytkownika. Jest to jeden z najbardziej efektywnych sposobów, aby zwiększyć obrót kosztami spedycyjnymi, jednocześnie zabezpieczając odpowiedni zapas materiałów. Jednakże większość odwiedzanych fabryk wykorzystuje nie więcej niż 50% możliwości płynących z efektywnej konsygnacji, a niektóre wręcz w ogóle jej nie stosują.
Dlaczego nie wszyscy wykorzystują taką okazję? Przebadajmy kilka częstych powodów (jeżeli nie wymówek), na które natrafiamy. Zobaczymy, czy to, co jest uważane za barierę, może być w rzeczywistości tylko sztuczną blokadą, którą łatwo można wyeliminować – często w bardzo prosty sposób.
„Nie wiemy, który inwentarz może podlegać konsygnacji”
Jeśli zdarzyło ci się użyć klasyfikacji ABC, aby nadać priorytet twojemu zapasowi, wtedy najlepszym miejscem do poszukiwań jest inwentarz z przydzielonym priorytetem „A”, ponieważ prawdopodobnie ma największy obrót oraz znaczący wpływ na wskaźniki kosztowe. Jeśli nie używasz klasyfikacji ABC, możesz obliczyć obrót dla każdego inwentarza z osobna (roczne zużycie podzielone przez średni inwentarz) i w pierwszej kolejności skupić się na pozycjach, które mają najwyższy obrót. Na samym końcu powinieneś zidentyfikować krytyczne części zamienne (te części, które absolutnie muszą być w magazynie) i zacznij od części, których koszt jest najwyższy. Są to najrozsądniejsze działania.
„Nie jesteśmy w stanie przewidzieć naszego zużycia”
Również zasadny argument. Nie ma łatwej drogi, aby przewidzieć zużycie wielu części zamiennych, a zwłaszcza części strategicznych. Nawet jeśli używasz klasyfikacji ABC, nie ma gwarancji, że zużycie w przeszłości jest jakimkolwiek racjonalnym wskaźnikiem przyszłych zapotrzebowań.
Jednakże jeśli użyjesz klasyfikacji ABC bazując na zużyciu lub chociażby obliczając poziom obrotu dla danej części, możesz wtedy zidentyfikować część, która z wysokim prawdopodobieństwem zostanie ponownie użyta w niedalekiej przyszłości.
„Jeśli nie użyjemy materiału, dostawca zmusi nas, żeby za niego zapłacić”
Jeśli dostawca nie przekaże ci towaru, w końcu i tak będziesz musiał go kupić. Nawet jeśli posiadasz umowę konsygnacyjną, która wymaga płatności za każdy inwentarz, który nie jest w użyciu w ciągu np. sześciu miesięcy, to nadal ta opcja jest znacznie lepsza niż płacenie za towar od razu.
Najprawdopodobniej będziesz musiał kupić również części o największej wartości (czyli te środki, od których rozpocząłbyś proces konsygnacji). W ten sposób możesz odłożyć w czasie płatność, zeskładować części w magazynie, a za transport zapłacić wtedy, kiedy jest to dogodne dla twojego zakładu. Roczne koszty związane z transportem rozłożone w czasie mogą oznaczać znaczne oszczędności.
„Nasz system nie współgra z konsygnacją”
Prawdopodobne. Jest również możliwe, że twój system może wspierać konsygnację, a ty po prostu o tym jeszcze nie wiesz. Jeśli nie wiesz, jak wykorzystać system do śledzenia konsygnacji, użyj Excela oraz papieru i ołówka. Naprawdę warto.
„Nasi dostawcy nie będą konsygnować materiałów do nas”
Oznacza to, że pierwsza próba nakłonienia dostawcy do współpracy zakończyła się fiaskiem, co pozwala ci założyć, że nikt nigdy nie będzie konsygnować materiałów do ciebie. Jeżeli jesteś przekonany, że mimo twoich starań dostawca nadal nie chce się zgodzić na współpracę, wtedy musisz poszukać nowego dostawcy.
Niestety często nie rozwiązuje to w pełni problemu. Musisz zagwarantować pewny poziom zapotrzebowania oraz/lub nawet zapłacić zaliczkę. Jednak zdziwisz się, co twój dostawca może dla ciebie zrobić, jeżeli jest to dla niego zyskowne. Może kupić z powrotem początkowy inwentarz konsygnacyjny, ustanowić obszar dedykowany konsygnacji, przygotować fizycznie części oraz materiały itp., tylko po to, żeby zyskać sobie partnera biznesowego.
Staraj się o umowę na warunkach korzystnych dla obu stron. Jest to prawdziwy duch partnerstwa dostawców przeciwko tradycyjnym relacjom klient-dostawca. Jest to klucz do prawdziwego układu konsygnacyjnego.
„Próbowaliśmy tego wcześniej, ale nie zdało to egzaminu”
Naprawdę? Może nigdy nie poznaliście przyczyn, dlaczego tak naprawdę to nie zadziałało. Czy zniechęcasz się już przy pierwszym niepowodzeniu?
Wytrwałość się opłaca. Spróbuj z nowymi elementami, nowymi dostawcami, nowymi warunkami. Wypróbuj wszystkiego aż do momentu, kiedy będziesz pewny, że nie ma już innych możliwości. Wtedy właśnie spróbuj jeszcze raz.
„Mieliśmy konsygnację w przeszłości, ale nie przynosiła takich korzyści, jakich się spodziewaliśmy”
Być może oczekiwaliście zbyt wiele. Może nie postrzegaliście korzyści we właściwy sposób. Co tak naprawdę mieliście nadzieję osiągnąć? Konsygnacja generalnie nie usprawnia obsługi, w większości przypadków materiały konsygnowane i tak znalazłyby się w magazynie.
Korzyści płynące z konsygnacji powinny być dostrzegalne natychmiast w obszarze kosztów inwestycyjnych dotyczących części magazynowych (zakładając wykupienie powrotne lub zainicjowanie procesu konsygnacji dla nowo sprowadzanych materiałów) oraz później w odniesieniu do usprawnionego obrotu (w momencie kiedy towary konsygnowane będą używane).
„To zbyt dużo pracy”
Twój czas będzie spożytkowany we właściwy sposób, jeśli będziesz przygotowany na ustalenie warunków konsygnacyjnych dla właściwych części i materiałów. Jeśli ciągle starasz się konsygnować te same części, wtedy skutki są niestety marne. Spróbuj zidentyfikować inne części, które można by poddać konsygnacji. Jeśli poświęcasz swój czas na mało wartościowe elementy, musisz wtedy zapoznać się z podręcznikiem dotyczącym zarządzania inwentarzem i zmienić swoje podejście.
Jeśli ugrzęźniesz w negocjacjach dotyczących terminów i warunków, prędko zaczniesz wnikać w najdrobniejsze szczegóły, tracąc obraz całości. Ustalanie warunków konsygnacji nie jest łatwe, jednak nie powinno pochłaniać całej twojej energii.
„Nie wiem, jak ustanowić porozumienie konsygnacyjne”
Czy słyszałeś kiedykolwiek o Internecie? Można znaleźć tam szablony, przykłady, gotowe formularze do wypełnienia. Wystarczy tylko w wyszukiwarce wpisać „Porozumienie konsygnacyjne”.
Wymówki pozwalają jedynie obwiniać kogoś lub coś i w ten sposób uniknąć odpowiedzialności. Jeśli chcesz osiągnąć korzyści z wdrożenia konsygnacji, musisz po prostu przestać kierować się wymówkami.
Z odpowiednim nastawieniem oraz właściwym zestawem narzędzi każdy może ustanowić porozumienie konsygnacyjne, w łatwy sposób zarządzać swoim inwentarzem oraz osiągnąć prawdziwe korzyści.
Artykuł pod redakcją Kamila Żarów
