Strategiczna realizacja zlecenia

Zlecenie wykonania pracy (ang. work order) stanowi kluczowy element funkcjonowania każdego wydajnego zakładu. Często jest używane podczas nabywania nowych materiałów, planowania rutynowych zadań czy też wykonywania napraw. Jeśli jest zintegrowane ze strategicznym systemem zarządzania zasobami, spełnia jeszcze ważniejsze zadanie jak prowadzenie zapisów, zapewnienie zgodności z przepisami oraz prognozowanie budżetu. Zlecenia realizacji prac mogą pełnić w zakładzie jeszcze bardziej strategiczną rolę, przyczyniając się do zwiększenia efektywności i redukcji kosztów.  

^{Fot. 1. Ten zrzut ekranu demonstruje kolejność operacji w systemie strategicznego zarządzania aktywami (zasobami). Pozwala to zarządzającym i obsłudze na udzielenie poprawnych odpowiedzi na pytania warunkujące efektywne działanie służb utrzymania ruchu}Klasyczne zlecenie wykonania zadania 

Kierownik krzyczy w pełnym ludzi warsztacie do technika: „Wymień wirnik na pompie odśrodkowej”. Technik przerywa aktualnie wykonywaną pracę i idzie naprawić pompę. 

Czy to jest zlecenie wykonania zadania? Zdecydowanie tak! Jest to bezpośrednie zlecenie natychmiastowego wykonania pracy – proste, ale skuteczne. Jednak nie zawsze. 

Zlecanie i wykonywanie zadań często właśnie tak wygląda. Jednak, podobnie jak pompa, zlecenie wykonania pracy jest również częścią większego systemu. Oprócz tego, że zlecenie to powoduje naprawienie zepsutej pompy, wywołuje również kaskadowe skutki, wpływające na wszystkich pracowników związanych z systemem pompy. Zwracając uwagę na potencjalną wydajność, jest rzeczą ewidentną, że tego rodzaju proces pozostawia zbyt wiele pytań bez odpowiedzi. Nieprzewidziane i potencjalnie negatywne konsekwencje mogą zniwelować pozytywne skutki wszystkich pożytecznych działań związanych  z realizacją zlecenia. 

Przed wypełnieniem polecenia przełożonego, technik musi najpierw znaleźć odpowiedzi na kilka pytań: 

• Kiedy trzeba wykonać daną pracę? 
• Która z pomp odśrodkowych wymaga naprawy? 
• Jakie części i narzędzia będą potrzebne? 
• Czy pompa jest wyłączona i odizolowana? 
• Jak długo potrwa wykonanie zadania? 
• Czy może przerwać to, czym zajmuje się w tej chwili? 
• Czy będą mu potrzebne środki ochrony osobistej? 

Ponadto, przed powierzeniem wykonania zadania, kierownik powinien być w stanie odpowiedzieć na pytania technika: 

• Czy pompowana substancja jest niebezpieczna?
• Czy potrzebny jest plan bezpieczeństwa? 
• Jakiego rodzaju izolacje są potrzebne? 
• Dlaczego wymieniany jest wirnik? 
• Jakie straty produkcyjne mogą być skutkiem zredukowania przepływu z pompy? 
• Przez jak długi czas można pozwolić sobie na takie straty produkcyjne? 
• Jaki jest koszt naprawy (łącznie z czasem jej wykonania, materiałami, utratą produkcji spowodowaną naprawą, itd.), w odniesieniu do bieżących strat produkcyjnych związanych z produktami? 
• Czy jest rezerwowa pompa, którą można wykorzystać? 
• Czy są części zamienne niezbędne do wymiany wirnika? 
• Czy szybsze jest zastąpienie całej pompy obrotową częścią zamienną? Czy istnieją rozwiązania alternatywne? 
• A co, jeśli nastąpi całkowite zatrzymanie produkcji? Jakie ryzyko jest związane z taką możliwością? 
• A co, jeśli okaże się, że wał jest zużyty? Czy jest zapasowy? 
• Jeśli technik przerwie realizacje wykonywanych przez zadań, co jeszcze zostanie opóźnione? 
• Kiedy ostatnio wymieniano wirnik tej pompy? 
• Czy możliwe, że materiał, z którego wykonany jest wirnik, nie nadaje się do pompowania danego typu płynu? 

Następnie należy rozważyć pytania, jakie może zadać inżynier odpowiedzialny za UR, a które dotyczą budżetu UR oraz realizacji celu, jakim jest zapewnienie zerowej liczby przestojów w zakładzie. 

• jak ważna jest ta pompa dla całej produkcji? 
• Ile razy powodowała przestoje? 
• Czy pompa nadaje się dla danego natężenia przepływu? 
• Jaka jest historia napraw i konserwacji pompy? 
• Jak wykorzystywana była pompa (według dat)? 
• Jaki byłby koszt wymiany pompy? 

^{Fot. 2. Monitorowanie stanu zleceń i kosztów wyposażenia pozwala działom produkcyjnym na podanie precyzyjnych danych o bieżących kosztach do nadrzędnego modułu nadzorującego}

Jak dyrektor techniczny będzie mógł wytłumaczyć fakt, że zakład stracił cenne fundusze i równie wartościowy czas produkcyjny? Czy będzie mógł uzasadnić poniesione wydatki? Trzeba również zadać najważniejsze pytanie, gdzie znajdzie te wszystkie informacje?

Bez posiadania aktualnych danych, niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na powyższe pytania, nie można spodziewać się zapewnienia zyskowności. 

Zlecenia wykonania zadań stanowią podstawę monitorowania kosztów bieżących, czasu pracy oraz historii napraw i konserwacji danego zasobu. Strategiczne zarządzanie zasobami (ang. Strategic Asset Management – SAM) to system, który zamienia każde zlecenie w informacje kluczowe dla podejmowania decyzji i udostępnia je pracownikom na poziomie od technika po członków zarządu. 

Cykl życia zamówienia na wykonanie pracy 

Istnieje możliwość pozyskiwania większej wartości z procesu zlecania wykonania zadań poprzez strategiczne utrzymanie ruchu. Klasyfikacja  i oznaczanie skomplikowanych praktyk zarządzania pracą i materiałami za pomocą kodów, czyli strategiczne utrzymanie ruchu, zapewniają, że właściwa osoba, wyposażona w odpowiednie części zamienne, naprawi właściwe urządzenie według rozsądnych priorytetów, w odpowiednim czasie. 

Idealny system SAM skupia się na całości cyklu życia danego zasobu w odniesieniu do właściciela zasobu (rys. 1). Analiza zapotrzebowania na wykonanie pracy może pomóc w zrozumieniu, jak „proste” zlecenie wykonania pracy i zarchiwizowanie tego może pomóc zarządowi w podejmowaniu decyzji dotyczących zasobów, w oparciu o rzeczywiste informacje. 

^{Fot. 3. By wykorzystać zlecenia robót jako wskaŸniki budżetowe, system strategicznego zarządzania aktywami (zasobami) musi dostarczyć całkowity koszt obsługi technicznej. Dołączenie kosztów utrzymania ruchu do systemu finansowego firmy (ten ekran zawiera porównanie kosztów serwisu i kosztów zamiany) pozwala menedżerom szybciej podejmować właściwe decyzje operacyjne w oparciu o realne dane o każdym środku trwałym}

Jeśli kierownik wprowadził zlecenie realizacji zadania do automatycznego systemu, technik rozpoczyna pracę, a na 90% swoich pytań otrzymuje natychmiastową odpowiedź:

• Kiedy? – Patrz: zaplanowany czas rozpoczęcia. 
• Która pompa? – Maszyna 11450 pompa odśrodkowa.
• Czy urządzenie jest wyłączone i wyizolowane? – Maszyna pracuje. 
• Ile czasu potrwa naprawa? – Szacuje się, że pięć godzin. 
• Jaki materiał jest pompowany? – Pompa 11450 pompuje wodę zasilającą kocioł. 

Plan realizacji zadania dołączony do zlecenia pomaga technikowi natychmiast zapoznać się ze szczegółami, a oprócz tego wyszczególnione są w nim wymagane części i ich dostępność, co pozwala na wykonanie zadania. Plan bezpieczeństwa określa, czy z daną maszyną wiążą się jakieś szczególne zagrożenia. Danej maszyny czy urządzenia mogą dotyczyć przepisy zapewniania zgodności z elektrycznym wyłączaniem i zabezpieczaniem urządzeń do naprawy. Do zlecenia realizacji zadania czy danej maszyny można również dołączyć specyfikacje producenta. Taka integracja zapewnia zgodność z wymogami bezpieczeństwa oraz wymogami certyfikacyjnymi, zabezpiecza pracownika przed zagrożeniami oraz sprzęt przed uszkodzeniem. 

Zapisane w systemie informacje dotyczące pracy oraz kosztów związanych ze sprzętem pozwalają na oszacowanie kosztu pracy, niezbędnego do jej zaaprobowania (rys. 2). Po zaaprobowaniu podejmuje się decyzję dotyczącą wydania pieniędzy, wykonania pracy i wydania towaru z magazynu. Na wykonanie pracy i wyłączenie maszyny z użytkowania przeznacza się odpowiedni czas. Trzeba pamiętać o tym, że w Głównej Księdze Rachunkowej firmy odnotowywane są tylko koszty poniesione. 

Zwrot wygenerowany na jednego zainwestowanego dolara to kluczowy wskaźnik wydajnościowy prawie w każdej firmie produkcyjnej. Powinno być rzeczą oczywistą, w jaki sposób podejście to dotyczy zasobów fizycznych. Planowane rutynowe czynności konserwacyjno-naprawcze oraz wymiana części mogłyby wykluczyć zatrzymanie pracy zakładu, spowodowane awarią pompy. 

Zazwyczaj nie bierze się pod uwagę tego, że pracownicy również należą do zasobów firmy. Dobry pracownik jest dla firmy równie ważny, co odpowiednia część, niezbędna do naprawienia maszyny. Jeśli do rozwiązania problemu wystarczą umiejętności drugiego mechanika, to nie ma potrzeby angażowania w sprawę pierwszego mechanika, który jest lepiej przeszkolony i którego praca jest droższa. 

Należy również wziąć pod uwagę rozwijanie u personelu wszechstronnych umiejętności. Szkolenie pracowników to dodatkowe koszty dla każdej firmy. Jednakże większe umiejętności pracowników mogą skutecznie zwiększyć produktywność i wydajność. Jeśli umieści się zestaw umiejętności, kwalifikacje robocze, stawki godzinowe oraz rzeczywistą ilość godzin przepracowanych w jednym systemie, można w prosty sposób wybrać właściwą osobę do realizacji zadania na danej maszynie. 

Zlecenie wykonania zadania jako wskaźnik budżetowy 

Prawdziwy system SAM integruje dane dotyczące utrzymania ruchu z danymi z systemów finansowych. Zasoby są rejestrowane w Głównej Księdze firmy, a usuwane tylko wtedy, kiedy nie stanowią już żadnej wartości – na przykład, jeśli dana maszyna zostaje sprzedana lub wyrzucona. 

Personel odpowiedzialny za dokonywanie zakupów wprowadza do sytemu cenę zakupu i koszt części zamiennych danej maszyny. Każde zlecenie wykonania zadania, jakie jest wprowadzane do systemu, aktualizuje informacje finansowe i dane UR dotyczące maszyny, generując w ten sposób całkowity koszt działań konserwacyjno-naprawczych. 

Informacje te pokazują, ile kosztuje firmę każda maszyna w danym okresie. Firmy powinny porównywać koszty napraw i konserwowania maszyny  z jej wartością, w celu ustalenia, czy koszt utrzymania nie przekracza rzeczywistych korzyści generowanych przez urządzenie. Rozpatrywanie samego tylko kosztu maszyny i części zamiennych nie daje rzeczywistego obrazu sytuacji. Należy również pamiętać o tym, że awarie stanowią ukryte koszty, związane z utratą produktów i potencjalnymi karami za brak zgodności z przepisami. 

^{Fot. 4. Przykładowy raport historyczny o awariach sprzętu. Pokazuje bieżącą realną wartość każdego spośród środków trwałych, co jest informacją o bardziej istotnym strategicznym znaczeniu, niż tylko porównanie z kosztem wymiany (zakupu nowego)}

Rozwiązanie problemu leży w połączeniu systemu UR z systemem finansowym. Jeśli system jest dobrze prowadzony, menedżerowie podejmują decyzje operacyjne w krótszym czasie, w oparciu o prawdziwą znajomość każdego zasobu. Pozwala to na zapewnienie większej precyzji podczas prognozowania budżetu na konserwację sprzętu dzięki przewidywaniu kosztów części zamiennych i pracy (rys. 3).

Rzeczywista wartość finansowa maszyny, której nie należy mylić z wartością zamiany czy zakupu, jest dostępna w finansowych rejestrach zasobów. Historia awarii oraz raporty kosztów związanych z urządzeniami pozwalają na podejmowanie decyzji o kontynuacji napraw, jeśli jest to uzasadnione w porównaniu z rzeczywistą wartością urządzeń (rys. 4).

Wiele czasu poświęca się na zrozumienie i pisanie o UR nastawionym na zapewnienie niezawodności, jak również na analizowanie metod, takich jak „dokładnie i na czas” lub innych w celu przyspieszenia procesu nabywania krytycznych części zamiennych. Jednakże energia marnowana jest zazwyczaj w innych obszarach niż proces dokonywania zakupów (rys. 5).

W naszym przykładzie z wymianą wirnika mieliśmy do czynienia przynajmniej z trzema poziomami pytań. Jednakże w akcję przywracania normalnej pracy pompy było zaangażowanych więcej osób. Poniżej znajduje się scenariusz zdarzenia: 

• Spada prędkość przepływu. 
• Spada ciśnienie pary w kotle.
• Personel produkcyjny zgłasza do UR, że ciśnienie pary spada.
• Operator kotła redukuje ciśnienie dla zapewnienia utrzymania poziomu wody w kotle. 
• Wezwany zostaje kierownik UR. 
• Wezwany zostaje menedżer produkcji. 
• Poinformowany zostaje menedżer operacyjny. 
• Mechanik dostaje informację o konieczności wykonania naprawy. 
• Pracownicy magazynu dostają zadanie znalezienia części zamiennych. 
• Pracownicy magazynu sprawdzają części zamienne, upewniając się, że wystarczy ich do wykonania naprawy. 
• Elektrycy zostają wezwani do odizolowania pompy zgodnie z wymogami. 
• Operator kotła wyłącza pompę lub też przełącza kocioł na pompę rezerwową. 
• Ciśnienie pary wzrasta. 
• Personel produkcyjny przywraca produkcję do normalnego poziomu. 
• Mechanik może wymienić wirnik pompy. 

W procesie tym powinno być więcej możliwości wglądu w rzeczywiste koszty konserwacji i napraw zasobów. Dużo czasu poświęca się na podejmowanie decyzji. Najprawdopodobniej 50% czynności nie zostanie ujętych w tradycyjnym systemie zlecania realizacji zadania. Posiadanie tych informacji i ich dostępność nie tylko pozwala wychwycić ukryte koszty prowadzenia działalności, ale również je zredukować na przestrzeni czasu. Właściwy system pomaga w wykonywaniu zarówno planowanych, jak i nieplanowanych czynności konserwacyjnych na każdym etapie ich realizacji, począwszy od złożenia zamówienia na wykonanie zlecenia, przez wygenerowanie polecenia wykonania zadania, aż po jego zakończenie i zapisanie rzeczywistych wyników. 

Przykład z pompą pokazuje, w jaki sposób system SAM może zrealizować zlecenie na wykonanie nieplanowanego, korekcyjnego utrzymania ruchu (Corrective Maintenance – CM). Wydajność zarządzania zasobami osiąga się przez zmniejszenie działań nieplanowanych i zwiększenie prac  z zakresu planowanego, rutynowego utrzymania ruchu. Opisany poniżej dwuetapowy proces oparty jest na wymaganiach z zakresu utrzymania ruchu dla zapewnienia wydajności zgodnej ze specyfikacją podczas całego cyklu życia zasobów:

1. Sporządzenie szablonu do przechowywania informacji dotyczących częstotliwości, kwalifikacji personelu oraz potrzebnych materiałów. 

2. Stworzenie planu zleceń, który uruchamia PM z określoną częstotliwością i wymienia wszystkie niezbędne zadania, wchodzące w skład realizacji zadania. 

System może identyfikować zasoby, materiały oraz maszyny i urządzenia wymagane do realizacji zadań, jak również oferować informacje, takie jak plan prac, harmonogramy, koszt, praca, materiały, maszyny i urządzenia, analizy awarii, bezpieczeństwo i inne dokumenty. Podobnie jak w przypadku CM, szacunkowe koszty są przedkładane do zatwierdzenia wraz z poleceniem wykonania pracy, a koszty rzeczywiste są wprowadzane do systemów księgowych po zakończeniu prac.  

Inteligentne planowanie i hierarchizacja 

Udoskonalone planowanie i hierarchizacja prac zwiększają dostępność maszyn i urządzeń, poprawiają wykorzystanie zasobów ludzkich i redukują koszty operacyjne. Celem jest zredukowanie kosztów przez przejście z modelu reakcyjnego na proaktywny. Dla pewności, że koszty UR nie wpływają na poziom zysków, zarząd firmy musi mieć świadomość, że: 

• nie wszystkie zasoby są równie ważne, 
• nie wszystkie awarie są takie same, 
• skuteczne utrzymanie ruchu – właściwe wykonywanie odpowiednich działań – jest bardzo ważne dla zapewnienia redukcji kosztów UR, 
• zapewnianie personelowi wszechstronnych kwalifikacji redukuje ilość niezbędnych specjalizacji, 
• lepsze informacje, dostarczane na czas, zmniejszają konieczność dokonywania przeróbek, 
• automatyzacja procesu ponownego składania zamówień zmniejsza czas dostarczania części i materiałów. 

^{Fot. 5. Ten ekran to przykład raportu zbiorczego o sprzęcie. W zestawieniu z raportem historycznym o awariach sprzętu pozwala na podejmowanie decyzji o dalszym serwisowaniu w zestawieniu z realną wartością środka trwałego}

Wdrożenie i stosowanie systemu SAM pozwala organizacjom na ustalanie następujących danych: 

• Czy należy kontynuować naprawy i konserwację danego urządzenia?
• Czy zakład może przystąpić do realizacji danego projektu, biorąc pod uwagę wymogi budżetowe? 
• Czy istniejące zasoby pasują do struktury wymogów w skali długoterminowej?
• Jaka jest rzeczywista wartość każdego zasobu? 
• Jakie są konsekwencje lub też jakie oszczędności mogą wyniknąć z decyzji o utrzymywaniu danego zasobu?
• Jaka jest możliwa częstotliwość awarii dla każdego urządzenia oraz jaki może być jej wpływ na jakość produktów czy wydajność, do czasu wymiany urządzenia? 

Przetwarzanie polecenia wykonania zadania

Do odpowiedzi na te pytania oraz do maksymalizacji wartości zasobów wykorzystuje się polecenie wykonania zadania (work order). Wychwytywanie oraz raportowanie informacji pochodzących z polecenia wykonania zadania pozwala inżynierom, menedżerom oraz operatorom na podejmowanie wyważonych decyzji, opartych na informacjach,  a dotyczących zasobów zakładu. 

Przykład prostych instrukcji wydanych ustnie został przełożony na system, który można zastosować do zapisywania informacji od czasu zgłoszenia usterki do czasu zakończenia naprawy. Rutynowe zadania wykonywane z określoną częstotliwością zapewniają utrzymanie wydajności. Utrzymywanie aktualnego raportowania rzeczywistych awarii zwiększa wydajność zakładu. 

Aby określić, na ile skuteczny jest system realizacji poleceń wykonania zadań, należy zadać sobie następujące pytania: 

• Czy ktoś audytuje polecenia wykonania zadań w zakładzie? 
• Jakich informacji brakuje? 
• Czy zapisywane są informacje dotyczące nawet tych zadań, które są realizowane w trybie błyskawicznym? 
• Czy aktualizuje się zapisy dotyczące pracy? 
• Czy przeprowadza się analizy awarii? 
• Czy dokonuje się weryfikacji zestawów umiejętności niezbędnych do realizacji zleceń? 
• Czy dokonuje się przeglądu częstotliwości PM? 

Wyzwanie związane z połączeniem polecenia realizacji zlecenia z systemem SAM polega na pełnym wykorzystaniu, tak by jego rola w zakładzie stała się bardziej strategiczna. Kategorie, takie jak rodzaj pracy, data zgłoszenia oraz osoba zgłaszająca, są równie ważne jak sama maszyna, jej lokalizacja oraz plan realizacji zadania. Na pytanie, które pola są najważniejsze, odpowiedź powinna brzmieć – wszystkie!

Autor: Neville Wulff, MRO Software, USA