Outsider-resource-using, w skrócie outsourcing, czyli wykorzystanie zasobów zewnętrznych, staje się coraz popularniejsze. Wiele zalet tego rozwiązania wskazuje na to, że wartość rynku usług zewnętrznych, również w dziedzinie utrzymania ruchu, będzie w następnych latach dynamicznie wzrastać. Wymierne korzyści z outsourcingu mogą być również udziałem naszego przedsiębiorstwa.
Jeśli chcesz, żeby coś było zrobione dobrze i na czas, najlepiej zrób to sam – jeszcze do niedawna głosiło znane, nie tylko wśród przedsiębiorców, powiedzenie. Przy postępującej specjalizacji produkcji i wciąż zwiększającej się konkurencji powyższe przestaje mieć jednak zastosowanie. Dziś nie opłaca się rozdrabnianie biznesu – tylko zajmując się swoją główną działalnością operacyjną mamy szansę na wyprzedzenie konkurencji i utrzymanie się na wyspecjalizowanym rynku. Z niektórych działalności w firmie nie sposób jednak zrezygnować. Najlepiej wówczas zlecić je odpowiedzialnej, doświadczonej firmie zatrudniającej wykwalifikowaną kadrę pracowników.
Jakie są najpopularniejsze usługi zlecane w ramach outsourcingu utrzymania ruchu?
Outsourcing nie jest nową gałęzią biznesu i wiele polskich spółek od dawna już z niego korzysta w tak różnych obszarach, jak HR, transport, dystrybucja i logistyka. Najczęściej przedsiębiorstwa decydują się jednak na zlecanie na zewnątrz prac działu IT, kadr, księgowości i finansów. Coraz częściej wydzielane są z firmy również prace związane z utrzymaniem ruchu. Paweł Kubiaczyk, kierownik oddziału Cegelec Polska, zauważa: – Obecnie w dziedzinie UR zdecydowanie najczęściej dochodzi do podpisywania umów dotyczących obsługi infrastruktury zakładowej i instalacji budynkowych (HVAC, rozdzielnie i instalacje elektryczne, sprężarki i sieci sprężonego powietrza, chillery etc.). Dr Ryszard Nowicki z GE Measurement & Control Solutions/Bently Nevada zwraca również uwagę na firmy nieposiadające własnego zaplecza diagnostycznego. – Zakłady użytkujące maszyny wymagające oceny stanu zewnętrznego, a nie dysponujące własnymi (mniej lub bardziej kompetentnymi w tym zakresie) służbami często decydują się na korzystanie z odpowiednio wykwalifikowanych firm outsourcingowych. W takim przypadku budowanie własnych służb diagnostycznych mija się całkowicie z celem: koszty osobowe będą stosunkowo wysokie, a i tak kadra nie będzie w stanie zapewnić odpowiedniego poziomu kwalifikacji – wiedza to jedno, a doświadczenie to drugie.
Jakie są zalety i wady zlecania usługi utrzymania ruchu?
Tak jak w przypadku każdego outsourcingu, również dla obszaru UR można zaobserwować zarówno szereg zalet, jak i wad tego modelu. Właściwie zorganizowany pozwala osiągnąć wiele korzyści, niewłaściwie – może stać się przyczyną kosztownych błędów. Maciej Guzek, kierownik marketingu i sprzedaży działu systemów CMMS z firmy AIUT, mówi tak: – Do zalet przede wszystkim można zaliczyć dostęp do wykwalifikowanych i wyspecjalizowanych zasobów ludzkich oraz narzędzi, np.: przyrządów do zaawansowanej diagnostyki, których zakup we własnym zakresie może przekraczać możliwości przedsiębiorstwa. Ponadto usługodawcy specjalizujący się w świadczeniu usług UR często dysponują specjalistyczną kadrą oraz sprzętem. Firma wykorzystująca takie zasoby do obsługi wielu klientów może zaoferować pojedynczemu przedsiębiorstwu niższą cenę jednostkową. Kolejnym istotnym elementem jest przeniesienie odpowiedzialności i ryzyka na dostawcę, jak również „spłaszczenie” kosztów ponoszonych na utrzymanie ruchu czy natychmiastowe korzyści związane na przykład z ograniczeniem lub nawet likwidacją magazynów części zamiennych.
Oprócz niezaprzeczalnych zalet outsourcing niesie ze sobą potencjalne zagrożenia. Najczęściej problematyczny jest brak dostatecznej wiedzy o jego działaniu i strategicznym charakterze, powierzchowne traktowanie problemu zlecania zadań, niedostrzeganie powiązań działu UR z resztą jednostek przedsiębiorstwa oraz zbyt optymistyczne szacowanie przewidywanych korzyści. Na te i inne ewentualne kłopoty Sławomir Adamkiewicz, menedżer produktu UR firmy Partner Serwis, patrzy optymistycznie. – Oczywiście zlecenie utrzymania ruchu firmie zewnętrznej może wiązać się z pewnymi problemami. Nie są one jednak nierozwiązywalne. Najczęstsze kłopoty to: utrata bezpośredniej kontroli nad obszarem, utrudniony dostęp do zasobów i „wyciek” informacji poufnych – mówi. Z opinią tą zgadza się Maciej Guzek. – Do wad outsourcingu na pewno należy zaliczyć ryzyko ujawnienia informacji, które stanowią przewagę konkurencyjną, oraz odtajnienie danych o posiadanym majątku i procedurach obsługowych sprzętu. Zagrożeniem dla przedsiębiorstwa może być również utrata kontroli nad gospodarką remontowo-konserwacyjną – tłumaczy. Z tego też powodu bardzo ważne jest zlecanie outsourcingu na podstawie dobrze przygotowanej, szczegółowej umowy, która pozwoli na zmniejszenie powyższych ryzyk i zagwarantuje dostęp do informacji rejestrowanych i utrzymywanych przez usługodawcę. Przy podejmowaniu współpracy na zasadzie outsourcingu najważniejsze jest wypracowanie pomiędzy zleceniodawcą i zleceniobiorcą współpracy opartej na partnerstwie, które w przypadku utrzymania ruchu powinno być partnerstwem strategicznym. Przy takim podejściu obu stron oraz zbieżnych długofalowych celach wypracowanie wspólnych standardów i osiągnięcie zadowalających efektów jest już tylko kwestią czasu. Oczywiście wymienione wyżej ewentualne problemy nie wyczerpują ilości kłopotów, na jakie możemy się natknąć podczas zlecania firmie zewnętrznej utrzymania ruchu w naszym przedsiębiorstwie. Dlatego też Robert Borguła, menedżer ds. rozwoju w firmie ZMP, zaleca korzystanie ze specjalistycznych firm inżynierskich, pod których nadzorem realizacja nawet bardzo skomplikowanych i odpowiedzialnych napraw i remontów daje gwarancje powodzenia. – Współpraca z podwykonawcą niemającym właściwych kompetencji (w skrajnych przypadkach uprawnień) może nas w dłuższej perspektywie dużo kosztować. Warto więc najpierw dobrze sprawdzić, z kim przyjdzie nam pracować – mówi. A przedstawiciel Partner Serwis, przestrzegając przed zbyt pochopnym podejmowaniem decyzji, dodaje: – Outsourcing utrzymania ruchu ze względu na swój charakter (długofalowa strategiczna współpraca) wymaga również szczególnego podejścia w zakresie ustalania warunków współpracy, dlatego należy się do tego procesu przygotować. Na pewno pomocnych może być pięć zaproponowanych przez eksperta punktów:
1. Odpowiedzieć sobie na pytanie – Czy outsourcing jest dla nas elementem strategii w zarządzaniu firmą (jeżeli jest to działanie jednorazowe wywołane przejściowymi trudnościami, outsourcing może okazać się nie do końca efektywny)?
2. Ocenić potencjał dostawcy (zasoby, którymi dysponuje, jeżeli to możliwe, odwiedzić dostawcę, być może nawet porozmawiać z obecnym klientem dostawcy).
3. Zadbać o precyzyjne zdefiniowanie obszaru i zakresu kupowanych usług.
4. Określić kluczowe parametry, według których zamierzamy oceniać dostarczane usługi.
5. Zwrócić szczególną uwagę na politykę dostawcy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi (systemy motywacyjne, innowacyjne, programy rozwojowe).
6. Zadbać o precyzyjną kalkulację ceny usług, biorąc pod uwagę również własne bezpieczeństwo w zakresie ich świadczenia.
Jak przygotować firmę do outsourcingu?
– Przymierzając się do zlecenia utrzymania ruchu na zewnątrz firmy, warto na samym początku odpowiedzieć sobie na pytanie „po co to robię?” – jasno stawia sprawę Paweł Kubiaczyk. – W tej samej chwili potencjalne pytania ze strony ewentualnych usługodawców stają się klarowne – wystarczy przygotować na nieuczciwe odpowiedzi. Jakiekolwiek zaciemnianie tematu, kosztów, ukrywanie faktów może spowodować błędną ocenę stanu rzeczy przez usługodawcę i po długim i żmudnym procesie negocjacyjnym, gdy tylko fakty wyjdą na jaw, będzie musiała nastąpić nieunikniona rewizja kontraktu. Nie warto zaczynać współpracy od takiej sytuacji – przestrzega przedstawiciel firmy Cegelec Polska.
Warto natomiast już w początkowej fazie decydowania się na outsourcing zwrócić uwagę na oferty firm, które przed rozpoczęciem współpracy dążą do określenia naszych celów, szczegółowo definiują zakres działań, wykonują analizy obszarów współpracy oraz oceniają ewentualne ryzyko. – Jeszcze przed podpisaniem umowy należy między innymi dobrze zdefiniować zasady monitoringu i raportowania, określić czasy reakcji dostawcy i ewentualne zasady korzystania z zasobów usługodawcy – przypomina Sławomir Adamkiewicz. – W zakresie informacji poufnych natomiast trzeba sprecyzować kryteria dostępu do informacji i zasad ich wykorzystania – mówi. Uczciwie przeprowadzone rozmowy wstępne pozwalają na satysfakcjonujące dla obu stron skonstruowanie umowy. Porozumienie pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą powinno zawierać przynajmniej takie elementy, jak: jasno wyodrębniony zakres odpowiedzialności usługodawcy, szczegółowo określony czas reakcji na zdarzenia eksploatacyjne, sposób rozliczenia usług, politykę stosowania części zamiennych, precyzyjnie zdefiniowane kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) oraz sposób ich obliczania, zasady monitorowania pracy firmy outsourcingowej oraz deklarację o zachowaniu poufności. Dodatkowo warto już na początku określić warunki ewentualnego zerwania umowy oraz zakres odpowiedzialności firmy outsourcingowej za ewentualne błędy lub przedłużające się przestoje maszyn.
Kiedy outsourcing jest opłacalny finansowo?
– Zlecenie utrzymania ruchu firmie zewnętrznej będzie najbardziej opłacalne w przypadku występowania sporadycznych awarii maszyn (utrzymywanie zbyt dużej liczby pracowników na wypadek awarii mija się z celem. Również w przypadku korzystania ze specjalistycznych usług warto sięgnąć po zasoby firmy outsourcingowej. Pozwala to obniżyć koszt zakupu narzędzi oraz ich serwisowania, certyfikowania. Także duża rotacja pracowników może być powodem skorzystania z usług firmy zewnętrznej. Szczególnie będzie to opłacalne w przypadku utrzymania ruchu maszyn uciążliwych (duże zabrudzenia, niebezpieczne warunki pracy) w remontach/naprawach – jednym tchem wymienia sytuacje najbardziej opłacalnego outsourcingu Robert Borguła.
Cena, którą przyjdzie nam zapłacić za outsourcing, będzie sumą kosztów ponoszonych przez usługodawcę i narzuconej przez niego marży. Negocjując cenę z doświadczonymi firmami, możemy być pewni, że oszacowane przez nich koszty będą obowiązywały przez cały okres trwania umowy. Ustalając ostateczne sumy z oferentami posiadającymi interesujące nas zasoby, ale nieposiadającymi jeszcze renomy i doświadczenia w tej branży, warto zaproponować negocjacje według zasady „otwartych kart”. Przyjęcie bowiem zbyt niskich cen może już w krótkim czasie okazać się dla nas niesatysfakcjonujące – usługodawca, starając się wywiązać z nałożonych na niego obowiązków, będzie się starał dopasować swoje koszty i zachować pożądaną marżę. Szukając oszczędności, będzie dążył do wykonywania minimum założonych działań. W takiej sytuacji lepiej już na początku przedstawić swoje dotychczasowe koszty utrzymania ruchu i jeżeli to możliwe, udostępnić jak najwięcej danych dotyczących częstotliwości i charakteru awarii w poszczególnych systemach. Pozwoli to oferentowi na wykonanie dokładniejszych szacunków, a nam oszczędzi późniejszych trudności w rozliczaniu usługodawcy.
Podsumowując, aby w pełni skorzystać z zalet i ustrzec się wad outsourcingu utrzymania ruchu, warto precyzyjnie zdefiniować swoje potrzeby, a następnie uczciwie sformułować umowę z wybraną uprzednio firmą. Obustronne przestrzeganie ustaleń pozwoli na zachowanie partnerskich stosunków między usługodawcą a usługobiorcą, co w dłuższej perspektywie zaowocuje satysfakcjonującą współpracą.
Autor: Agnieszka Wasiak
