Analizując funkcjonalność wdrożonych w różnych przedsiębiorstwach systemów klasy CMMS, umożliwiających sprawne zarządzanie infrastrukturą techniczną, wiele osób zadaje sobie pytania, co jeszcze można osiągnąć w ramach prowadzonych analiz oraz jak udoskonalić proces planowania prac prewencyjnych. Wraz z bieżącą rozbudową systemu, informatyzacją kolejnych obszarów przedsiębiorstwa oraz w związku z bardzo dużą ilością przetwarzanych danych osoby odpowiedzialne za analizę i raportowanie informacji związanych z zarządzaniem infrastrukturą techniczną mają kłopoty ze skuteczną identyfikacją np. trendów występujących w rejestrowanych problemach oraz typowych rozwiązań.
Biorąc pod uwagę przykłady polskich firm z branży motoryzacyjnej, w ramach jednego zakładu produkcyjnego liczba zleceń na wykonanie prac generowanych na podstawie zgłoszeń problemów oraz definicji prac planowanych często przekracza tysiąc dokumentów na dobę. W kilkunastu, a nawet kilkuset obiektach obsługiwanych przez duże przedsiębiorstwo lub firmę outsourcingową skuteczne wykrywanie na przykład nadużyć w ramach prowadzonych projektów, remontów, zakupów czy też identyfikacja kolejnych obszarów, w których można uzyskać oszczędności i tym samym zwiększyć zyski, stają się wręcz niemożliwe. Interesującą propozycją może być wykorzystanie do zarządzania infrastrukturą techniczną dostępnych na rynku technik informatycznych określanych mianem Business Intelligence.
Systemy klasy CMMS, działające na serwerach baz danych Microsoft SQL Server lub Oracle, mogą w stosunkowo prosty sposób zostać uzupełnione o tzw. hurtownie danych (ang. data warehouse), w których gromadzone są wszystkie dane dotyczące zarządzania infrastrukturą w całym przedsiębiorstwie, które następnie, przy wykorzystaniu technik takich jak eksploracja danych (ang. data mining) czy poprzez inne mechanizmy związane z Business Intelligence, są szczegółowo analizowane. W ramach prowadzonych analiz można uzyskać odpowiedzi na pytania:
-
Jaki jest aktualny stan całej organizacji w kontekście zarządzania infrastrukturą techniczną?
-
Czy pracownicy realizują powierzone im prace w najkrótszym możliwym czasie i z wykorzystaniem minimalnej ilości materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych?
-
Czy osoby odpowiedzialne za zarządzanie zakupami w sposób rzetelny wykonują swoją pracę i podejmują najlepsze możliwe decyzje dotyczące kontaktów z dostawcami?
-
Czy w ramach prowadzonych remontów można zaobserwować jakieś nieprawidłowości związane na przykład ze zbyt częstą lub nieprawidłową ich realizacją?
-
Czy prowadzony w ramach działu technicznego dział zgłoszeń problemów związanych z zarządzaniem infrastrukturą (ang. help-desk) zapewnia maksymalny możliwy poziom obsługi pracowników lub klientów (np. w przypadku firmy outsourcingowej)?
-
Które procesy i w jaki sposób można udoskonalić? Od jakich czynników, często ukrytych lub trudnych do zidentyfikowania, są one zależne?
Zastanawiające jest, jak duża musi być organizacja, by wymienione powyżej analizy były sensowne i możliwe do przeprowadzenia. Czy korzystne będą przy zarządzaniu pojedynczymi obiektami?
Jedną z tendencji widocznych na konferencjach organizowanych przez różne zagraniczne organizacje branżowe jest próba koncentrowania się w ramach zarządzania infrastrukturą na danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym. Z powodu stosunkowo małej wydajności systemów oraz zbyt dużej ilości przetwarzanych danych osoby na stanowiskach kierowniczych nie są w stanie zareagować na szereg sygnalizowanych problemów. Bardzo często dynamiczne podejmowanie decyzji dotyczących codziennej pracy przedsiębiorstwa musi być realizowane w oparciu o czytelne wskaźniki wydajnościowe (ang. KPI – Key Performance Indicators), na podstawie których tworzone są na przykład portale informacyjne, które przyjmują formę swego rodzaju paneli sterowania przedsiębiorstwem (ang. Executive Dash Boards).
Zastosowanie technik związanych z Business Intelligence w kontekście zarządzania infrastrukturą techniczną możliwe jest zarówno za pomocą systemu CMMS, jak również poprzez zewnętrzne narzędzia analityczne. Analizy mogą być wzbogacane o dane pochodzące z innych źródeł (np. systemu ERP), dane statystyczne dotyczące rynku (np. benchmarking). Szczególnie przydatne mogą się okazać techniki stosowane do optymalizacji procesu planowania prowadzonych prac, co osiąga się poprzez wielowymiarową segmentację problemów występujących w obiektach. Bardzo duża ilość informacji, które trudno analizować, może być rejestrowana z wykorzystaniem automatyki przemysłowej zainstalowanej w obiektach. Jednym z podstawowych założeń kierownictwa służb technicznych jest zminimalizowanie liczby występujących awarii na rzecz prac prewencyjnych, co można osiągnąć przez wykorzystywanie wspomnianych analiz i prognozowanie występujących problemów z infrastrukturą techniczną. Co więcej, z wykorzystaniem Business Intelligence możliwe jest analizowanie efektów podjętych wcześniej decyzji, np. skutków przeprowadzonych działań prewencyjnych.
Możliwość obniżenia całkowitego kosztu eksploatacji infrastruktury, optymalizacja procesu planowania prac prewencyjnych, tworzenie najlepszych sposobów zarządzania, wspieranie decyzji podejmowanych przez kadrę kierowniczą, zaawansowana analiza historii prowadzonych prac, uwzględniająca najczęściej występujące trendy, dynamiczne zarządzanie budżetem, kontrola kluczowych wskaźników wydajności (KPI) realizowana w czasie rzeczywistym oraz podstawy do wnikliwej analizy przyczyn występowania problemów i związana z tym możliwość podejmowania w czasie rzeczywistym odpowiednich działań – to tylko niektóre korzyści wynikające z wykorzystania Business Intelligence. Co istotne, zastosowanie wspomnianych narzędzi wymaga odpowiedniego przygotowania oraz zaplanowania struktur przetwarzanych przez system CMMS danych oraz informacji pochodzących ze źródeł zewnętrznych, takich jak wspomniana już wcześniej automatyka przemysłowa (np. system klasy BMS). Zastosowanie dużej liczby słowników wykorzystywanych we wszystkich modułach systemu informatycznego (np. przy szczegółowej rejestracji prac związanych z wykorzystaniem zasobów ludzkich i materiałowych lub przy planowaniu) istotnie ułatwia przygotowanie późniejszych analiz.
Można śmiało stwierdzić, że elementy Business Intelligence w ciągu najbliższych kilku lat staną się standardowym składnikiem systemów klasy CMMS. Jednakże należy przeprowadzić wiele badań, w oparciu o wiedzę ekspertów w danej dziedzinie, w celu opracowania podstawowych składników nowo tworzonych narzędzi analitycznych, tak jak to miało miejsce kilka lat temu w przypadku systemów wspierających zarządzanie sprzedażą (analityczny CRM – ang. Customer Relationship Management).
Z autorem artykułu można się skontaktować: bartosz.soroczynski@pmisoftware.pl
|
Terminologia
|
Autor: Bartosz Soroczyński, dyrektor zarządzający w firmie PMI Software Ltd.
