Zarządzanie projektami (ang. Project Management) to nauka o doprowadzaniu sprawy do końca. PM obejmuje to, czego każda organizacja potrzebuje do osiągnięcia sukcesu. W większości firm PM nie jest objęte żadnym usystematyzowanym procesem. Według badania przeprowadzonego w lutym2003 r. przez Centrum Praktyk Biznesowych (Center for Business Practices – CBP), największym wyzwaniem, jeśli chodzi o PM w firmach, jest wdrożenie i utrzymanie jednolitego procesu. Co dzieje się w sytuacji, kiedy w firmie nie ma jednego, wspólnego dla wszystkich, procesu realizacji zadań? Brak ustalonego procesu oznacza zmarnowany czas, brak konsekwencji i ogólnie rzecz biorąc– słabą wydajność.
Projekt, proces i wydajność
Podczas realizacji zadań należy skupić się na: projekcie, procesie i wydajności (ang. trzy P – project, process i performance). Projekt to realizowany w firmie dowolny rodzaj działalności, która ma przynieść jasno określone wyniki oraz ma wyraźnie zdefiniowane początek i koniec. Jeśli projekt przebiega zgodnie z procesem, wtedy osiągamy zwiększoną wydajność. Według raportu CHAOS, przeprowadzonego przez Standish Group, która wykonała analizę ponad 40 000 projektów na przestrzeni ostatnich 10 lat, jeśli firma podczas realizacji PM nie posługuje się wyraźnie zdefiniowanym procesem, marnuje aż do 20% całego budżetu przeznaczonego na realizację projektu. Oprócz kwestii finansowej, niewłaściwe PM owocuje opóźnieniami harmonogramu oraz utratą klientów. Może to kosztować przedsiębiorstwo utratę przewagi konkurencyjnej, wynikającą z opóźnionego wejścia na rynek.
PM przekształca firmy na pięć sposobów
Wypracowanie efektywności. W większości przedsiębiorstw projekty realizowane są w zespołach, w skład których wchodzą fachowcy z różnych dziedzin. Na przykład firma pracująca nad automatyzacją swojego systemu księgowania powołuje zespół projektowy składający się z programistów, specjalistów do spraw finansów, księgowości oraz sprzętu komputerowego. Kiedy w różnych działach wdrażany jest wspólnie jeden proces PM, można rozpocząć współpracę bez potrzeby opracowywania sposobu, w jaki miałoby to zostać realizowane. W rezultacie jest mniej opóźnień i konfliktów, ponieważ wiadomo, jak będzie postępować praca.
Przekazywanie mocy decyzyjnej poszczególnym uczestnikom projektu i kierownikom zespołów, wraz z narzędziami niezbędnymi do osiągnięcia sukcesu. Ludzie z natury chcą dobrze pracować i skutecznie współpracować. Kiedy ujednolici się podejście do PM, a w przedsiębiorstwie dostępne są właściwe narzędzia, mogą skutecznie osiągać swoje cele zarówno grupowe, jak i indywidualne.
Tworzenie pamięci przedsiębiorstwa. Praktyki w zakresie przemysłowych standardów PM wymagają przeprowadzenia krytycznej fazy zamykającej projekt, w której zbiera się dane wynikające z doświadczenia i tworzy skuteczne narzędzie, obejmujące swoim zasięgiem całe przedsiębiorstwo. Firma, która może się uczyć na błędach i rozwijać, będzie rozwijać się szybciej.
Świadomość korzyści z wprowadzenia innowacji. Prosta w zastosowaniu metodologia PM daje firmom sposób na wdrożenie innowacji. Łatwo zatracić dobry pomysł, kiedy walczy się ze szczegółami niezbędnymi do wykonania konkretnego zadania. Schemat ogólny pozwala na przejście od wizji do działania przez zastosowanie zrozumiałego planu projektu, który wspiera cel nadrzędny.
Zamiana informacji na praktyczne rozwiązania. Kiedy proste zasady PM są stosowane w przedsiębiorstwie, firma staje się konkurencyjną, gdyż wiedza przekłada się na praktyczne rozwiązania. Można wychwycić najlepsze rozwiązania i poznać, co sprawdza się w praktyce, a co nie. Można również szybciej wprowadzać nowe produkty na rynek i stosować najlepsze działania – oparte na doświadczeniu klientów.
Korzyści wynikające z udoskonalania rozwiązań PM
Niektóre działy przedsiębiorstwa radzą sobie z PM lepiej od innych. Kiedy spojrzymy na obszary, w których widać większą sprawność PM, dostrzec można następujące elementy wspólne:
Ludzie o bardziej technicznych umiejętnościach mają naturalne skłonności do wykonywania pracy związanej z PM. Ludzie o bardziej ścisłych predyspozycjach (działy techniczno-inżynieryjne, IT, finanse) chętniej wybierają sposób zarządzania narzucany przez PM. Ludzie kreatywni, których przyciąga opracowywanie nowych produktów i marketing, zazwyczaj preferują mniej ustrukturyzowany sposób pracy.
Więcej projektów to często lepsze metody pracy. Osoby, które są ciągle angażowane w projekty, w sposób naturalny wypracowują sobie bardziej jednolite i skuteczne metody pracy.
Dobre wzorce prowadzą do dalszych sukcesów. Łatwy dostęp do przykładów, w jaki sposób zastosowanie PM prowadzi do sukcesu, jest zachętą do posługiwania się tymi technikami. W przemyśle farmaceutycznym, motoryzacyjnym, lotniczym i astronautycznym częściej stosuje się PM niż np. w reklamie.
Najważniejsze czynniki dla sukcesu PM
Projekty załamują się wtedy, gdy nie ma wyznaczonych osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie. Dla powodzenia projektu ważne są również szkolenia i odpowiednie narzędzia.
Zwrot z inwestycji ROI: wpływ PM na wyniki finansowe firmy
Ankiety, badania i statystyki wskazują, że PM wpływa na wyniki finansowe firmy, a zwrot z inwestycji jest mierzalny. W raporcie CHAOS, Grupa Standish szacuje, że 20% pieniędzy wydawanych na projekty marnuje się, ponieważ firmy nie mają konsekwentnego podejścia do PM. Badania przeprowadzone przez Centrum Praktyk Biznesowych wykazują, że inicjatywy w zakresie doskonalenia PM poprawiają wydajność projektów aż do 50% w przypadku pierwszego projektu, co może mieć wpływ na każdy nowy projekt, jeśli przedsiębiorstwo oferuje wsparcie w postaci narzędzi PM. Jakie inne inwestycje mogą się zwrócić w ciągu jednego roku i generować dalszy wzrost wykładnikowi?
Lista kontrolna, sprawdzająca wydajność PM w przedsiębiorstwie
PM to tajemna broń instytucji. To nauka realizacji zamierzeń, proces, który może zaowocować konkurencyjnością firmy, a w ostateczności zwiększyć zyski firmy poprzez prawdziwy wzrost z inwestycji. Oto lista kontrolna, która pomoże uwolnić moc PM w firmie.
-
Trzeba znać główne elementy napędzające firmę oraz zwrot z inwestycji i na bazie tej wiedzy budować podejście przedsiębiorstwa do PM. Należy się upewnić, że inwestowanie w doskonalenie procesu PM, szkolenia oraz narzędzia są stosowane rozsądnie i zgodnie z logiką podejmowanych działań.
-
Trzeba posługiwać się prostym, sprawdzonym podejściem i ujednolicać wysiłki podejmowane przez zespoły projektowe.
-
Konieczne jest, aby ludzie na wszystkich poziomach organizacji nabyli umiejętności niezbędne do skutecznego stosowania PM w celu zwiększenia wartości organizacji. Pracownicy powinni odbyć szkolenia zgodne z indywidualnymi potrzebami.
-
Najlepsze zastosowania PM należy udostępniać całemu przedsiębiorstwu.
-
Od początku realizacji projektu należy wdrażać PM w tych częściach przedsiębiorstwa, które mają najmniejsze doświadczenie w tej dziedzinie. Najwięcej można zyskać poprzez zastosowanie uproszczonego podejścia.
- Trzeba zaoferować proste i skuteczne narzędzie do sporządzania harmonogramów i monitorowania postępów.
- Do mierzenia skuteczności menedżerów projektu podczas jego trwania należy wykorzystywać narzędzia oparte na sieci Web.
O autorze
Michelle LaBrosse wypracowała prosty i bardzo skuteczny proces zarządzania projektami, który opisała w książce „Zarządzanie projektem”. Michelle zajmuje się pionierskimi technikami stosowanymi w nauczaniu oraz zarządzaniu projektami. Ma dyplom licencjacki z inżynierii astronautycznej i lotniczej oraz dyplom magistra z inżynierii mechanicznej; prowadzi również zaawansowane prace w ramach przewodu doktoranckiego na MIT, w Centrum Zaawansowanych Badań Edukacyjnych. Ostatnio została zaproszona do uczestnictwa w prestiżowym programie Harvard Business School, dla właścicieli i prezesów szybko rozwijających się firm, które odniosły duży sukces.
