Mniej w magazynie, więcej w kieszeni

Utrzymanie ciągłej pracy zakładu przemysłowego przy jak najmniejszych kosztach jest nie lada wyzwaniem. Pomóc w tym może odpowiednio dobrany system informatyczny, nadzorujący m.in. łańcuch dostaw i stany magazynowe. Jednym z celów wdrożenia systemu IFS Applications w firmie Profi^m było zmniejszenie stanów magazynowych oraz zapewnienie ciągłości dostaw. Było to o tyle skomplikowane, że firma produkuje praktycznie wyłącznie na zamówienie, dlatego musi utrzymywać bardzo duży asortyment podzespołów stale dostępnych dla produkcji.

20 tysięcy rodzajów krzeseł

Firma Profi^m powstała w Turku w 1991 r. Przez pierwszych kilka lat była typową spółką handlową zajmującą się montażem (z importowanych komponentów) i sprzedażą krzeseł biurowych. W 1996 r. firma zakupiła Zakład Elementów Automatyki, w którym uruchomiła własną produkcję. Wtedy to właśnie rozpoczął się bardzo dynamiczny rozwój firmy.

Obecnie w dwóch zakładach w Turku pracuje ok. 750 osób. Miesięcznie wytwarza się ok. 60–70 tys. krzeseł zgrupowanych w 46 rodzinach. O wielkości i złożoności produkcji świadczy także liczba 4 tys. indeksów zakupowych materiałowych oraz 8 tys. podzespołów. Specyfiką firmy jest produkcja niemal wyłącznie na zamówienie – w 2004 r. sprzedano ponad 20 tys. rodzajów krzeseł różniących się od pozostałych chociaż jednym elementem, np. tapicerką czy rodzajem podłokietnika. Profi^m nie zajmuje się handlem detalicznym, a jedynie obsługuje przetargi, zamówienia, kontrakty dla architektów. Ok. 80 proc. zleceń to zamówienia jednostkowe (do 10 szt.), a więc nie jest to produkcja seryjna. Realizacja zamówienia trwa do 14 dni.

W 2004 r. spółka Profi^m uzyskała przychody w wysokości 107,1 mln zł, a rok 2005 zamknęła kwotą 114 mln zł. Od 2000 r. ma system zarządzania jakością ISO 9001:2000. Firma współpracuje z blisko 250 dostawcami, połowa z nich to firmy zagraniczne (ok. 90 proc. dostaw pochodzi z Europy).

System dla kontrahenta

W pierwszym etapie działalności firmy nie było jednolitego systemu informatycznego, który obejmowałby całość zagadnień związanych z zarządzaniem. Były co prawda zinformatyzowane pewne obszary, ale związane głównie z finansami i księgowością, a nie produkcją. Wprowadzony w 1997 roku system sprawdzał się wystarczająco, jednak w miarę rozwoju firmy, skracania terminów dostaw i lawinowego wzrostu liczby kontrahentów, z każdym rokiem stawało się jasne, że przyszła pora na wdrożenie nowego systemu.

W dodatku w starym systemie brakowało elementów, na których zależało zarządowi Profi^m: analiz i kontrolingu, CRM, modułu remontów i narzędzi (Profim sama produkuje oprzyrządowanie, stąd jest to bardzo ważny moduł dla firmy), zaopatrzenia (do prognozowania zakupów materiałowych), handlu (do nadzorowania terminowości dostaw oraz możliwości sprawdzenia stanu realizacji zamówienia przez klienta), produkcji (do lepszego nadzorowania kosztów), modułu analizy i prognozowania trendów sprzedaży.

Zapadła decyzja o wdrożeniu kompleksowym, więc zdecydowano się na wymianę także modułów wcześniejszego systemu, które działały poprawnie, ale nie pozwalały na wymianę danych z nowym systemem, m.in. modułów HR.

W kwietniu 2003 r. rozpoczęto prace nad wyborem nowego systemu, trwały one do września 2003 r. W październiku zdecydowano o wdrożeniu w Profi^m aplikacji firmy IFS. Na podjęcie decyzji o wyborze systemu IFS Applications w dużej mierze wpłynęła szeroka funkcjonalność tego systemu proponowana za odpowiednią cenę.

Od raportu koncepcji do efektów ekonomicznych

Na początku, jeszcze przed rozpoczęciem procesu wdrożenia IFS Applications (od grudnia 2003 r. do końca kwietnia 2004 r.) wykonano tzw. raport koncepcji. Prace nad nim trwały tak długo, by konsultanci IFS mogli dokładnie poznać strukturę firmy i zachodzące w niej procesy biznesowe i zmapować je z wykorzystaniem narzędzia Business Modeler. Mogli oni doradzić, co i w jaki sposób należy zmienić w firmie i jej systemach, aby osiągnąć założone cele. Raport ten był bardzo szczegółowy i liczył ponad 1000 stron. Firma Profi^m nie oczekiwała wdrożenia określonych funkcjonalności, a raczej realizacji założonych celów i efektów ekonomicznych. Do podstawowych należały: możliwość precyzyjnego określenia terminu dostawy do klienta, rzeczywistych kosztów zleceń produkcyjnych, ograniczenie stanu zapasów magazynowych.

Umowa między Profi^m a IFS precyzyjnie określa, jakie cele i w jakim stopniu mają być osiągnięte (np. zapasy magazynowe mają spaść o 20 proc. itp.). Dlatego na etapie wdrożenia nie było wiadomo, jak głęboko system będzie sięgał ani ile stanowisk obejmie. Ostatecznie okazało się, że Profi^m powinien „zejść” stosunkowo nisko, aż do poziomu brygadzisty, który wprowadza podstawowe dane do systemu (początkowo sądzono, że wystarczy informatyzacja na poziomie mistrza wydziału). Co ciekawe, grupa informatyków (czteroosobowy zespół wraz z kierownikiem) miała na tym etapie wdrożenia najmniej pracy, gdyż główne zadania skupiały się wokół zdefiniowania szczegółowych procesów. Dlatego też kierownikami poszczególnych grup wdrożeniowych (w sumie ok. czterdziestu osób) nie byli informatycy, ale osoby związane z daną sferą pracy – np. w handlu był to kierownik biura obsługi klienta, w finansach – szef ekonomistów itd.

Lakiernia

Od maja do czerwca 2005 r. odbywały się szkolenia grup wdrożeniowych prowadzone przez konsultantów IFS. Od lipca ruszyło właściwe wdrożenie, a więc parametryzacja systemu oraz jego niezbędne modyfikacje. W tym okresie następowało też przetransferowanie danych ze starego systemu (przy tej okazji dane porządkowano). Jednocześnie powstała nowa baza indeksowa i zaczęło się tworzenie opisów procesów technologiczno-finansowych od zamówienia do realizacji; w skrócie: ludzie + materiały + maszyny. W międzyczasie przeszkolono ok. 170 użytkowników końcowych – zaliczenie egzaminu było warunkiem dopuszczenia do pracy z systemem. W styczniu 2005 r. system został uruchomiony. Składał się z następujących modułów:

• Kadry i Płace,
• Finanse,
• Dystrybucja (logistyka, magazyny),
• Produkcja (łącznie z planowaniem),
• Remonty (w części niezbędnej do uruchomienia produkcji pilotażowej).

HR był wdrożony przed końcem roku, obejmował moduły Kadry i Płace, Planowanie kariery, Rekrutacja i wyposażenie pracownika. Właśnie HR odgrywał w Profi^m istotną rolę. W miastach takich jak Turek często brakuje specjalistów, dlatego ważne jest śledzenie karier nawet potencjalnych pracowników.

W drugim etapie projektu, który we wrześniu 2005 r. realizowany był obszarowo (poszczególne zakresy aplikacji sukcesywnie włączane były do pracy produkcyjnej) i zakończył się w maju 2006 r., wdrożono moduły: Remonty i narzędzia (zamknięcie całości), Harmonogramowanie operacyjne (CBS), CRM oraz IFS Dokumentacja (wsparcie obiegu i zarządzania dokumentami).

W chwili obecnej ku końcowi zmierzają prace etapu trzeciego, których efektem ma być rozwój systemu o kolejne funkcjonalności. Profi^m po wdrożeniu aplikacji IFS będzie jedną z najlepiej zinformatyzowanych firm w branży meblarskiej. Począwszy od zamówień materiałów przez kompleksowe nadzorowanie produkcji aż do planowania i prognozowania mocy produkcyjnych – wszystkie procesy biznesowe zachodzące w firmie będą wspierane przez system zarządzania, a konkretnie – IFS Applications. Objęcie systemem praktycznie wszystkich elementów działalności firmy pozwala z kolei na przeprowadzanie wszechstronnych analiz, w tym także porównawczych. Nowoczesne zarządzanie daje Profi^m silną przewagę konkurencyjną.

Korzyści z wdrożenia IFS Applications

Pierwsze efekty finansowe tego wdrożenia firma Profi^m odczuła już po 3 miesiącach działania nowego systemu. Obecnie system nalicza rzeczywiste koszty, a nie normatywne, a cała produkcja jest objęta rozliczaniem kosztów z rozbiciem na wydziały i produkty. Znane są też miejsca powstawania kosztów (MPK). Zastosowanie IFS Applications pozwoliło na znaczne zmniejszenie stanów magazynowych, przy jednoczesnej większej rotacji materiałów w magazynie. Zarząd uzyskał również doskonałe narzędzie do prognozowania produkcji, pozwalające wyeliminować potencjalne zagrożenia przestojów, mimo zmniejszonych stanów magazynowych. Z kolei moduł CBS razem z MRP umożliwił firmie określenie prawidłowej daty realizacji zamówienia (w oparciu o dostępne w danym czasie materiały, półprodukty i zasoby).

UR

Tomasz Kurzacz zajmuje się systemami informatycznymi

w przedsiębiorstwach.

Autor:

Tomasz Kurzacz