Zadaniem IT jest tworzenie infrastruktury technologicznej. Infrastruktura ta powinna być elastyczna, szybko reagująca i przystosowująca się do zachodzących zmian i potrzeb w rozwijającym się przedsiębiorstwie, które skupia się głównie na kontroli wydajności i ograniczaniu kontroli zarządu – wszystko najmniejszym kosztem.
Występuje wiele czynników, które muszą być zrównoważone w procesie określania wymagań dla infrastruktury informacyjnej przedsiębiorstw produkcyjnych. Zaliczamy do nich m.in. standardową technologię baz danych, skalowalność, czas sprawności i niezawodność. System musi być łatwy w obsłudze i monitorowaniu, tak aby wszystkie potencjalne problemy zostały odkryte i skorygowane przed powstaniem zagrożenia dla prowadzonego biznesu. Elastyczność jest również najważniejszym czynnikiem.
Zasady Lean manufacturing mogą pomóc w osiągnięciu celów założonych dla działu IT. Inicjatywa ciągłej poprawy jest najczęściej wdrażana w celu wyeliminowania marnotrawstwa, które powstaje w siedmiu obszarach operacyjnych. Niestety bardzo rzadko wdraża się ją w dziale IT, który jest ósmym obszarem marnotrawstwa w przedsiębiorstwach. Ukryte straty powstają głównie w funkcjach IT w postaci spowolnionego przetwarzania i zbierania informacji, a także obniżonej wydajności wewnątrz organizacji IT.
„Leaning” IT
W momencie wprowadzenia zasad lean przez IT, cały dział może stać się czynnikiem zwielokrotniającym wydajność całego przedsiębiorstwa poprzez przybliżenie informacji do punktów aktywności.
Implementacja inicjatywy ciągłego doskonalenia w dziale IT wzmacnia dodatkowo współczynnik lean w procesach produkcyjnych poprzez usprawnianie ogólnych procesów w przedsiębiorstwie, a także eliminację czasu, jaki pracownicy tracą na zebranie informacji niezbędnych do zakończenia zadania. Dane te są dostępne na komputerach, do których pracownicy muszą podejść.
Zastosowanie lean w IT może mieć znaczącą rolę dla przedsiębiorstwa. Przede wszystkim może przyczyniać się do polepszenia stanu przedsiębiorstwa poprzez usprawnianie produktywności, dostarczanie dokładniejszych informacji, odpowiedniej jakości produktów, a także redukcji czasu cykli produkcyjnych. Może również pomóc osiągnąć konkurencyjną pozycję poprzez redukcję kosztów prowadzenia biznesu, zapewniając dostarczenie dokładnej i aktualnej informacji do właściwej osoby we właściwym czasie, wzmacniając w ten sposób poziom zadowolenia klientów.
Aplikacja najlepszych rozwiązań dotyczących zarządzania IT może istotnie zredukować czas potrzebny do zarządzania aktywami IT – zwłaszcza tymi mobilnymi. W momencie gdy system zdalnego zarządzania działa, występuje znaczne ograniczenie czynności związanych z przemieszczaniem się pracowników do określonych aktywów w celu wykonania remanentu, konserwacji lub napraw. Czynności te zastępowane są możliwością przeprowadzenia zdalnej kontroli urządzeń. Obecnie IT jest w stanie szybko i łatwo zlokalizować, zabezpieczyć, monitorować i kontrolować urządzenie. Personel pracujący w sieciowej centrali operacyjnej może zaplanować aktualizację oprogramowania lub dostarczenie nowej aplikacji, uzupełnionej w odpowiednie ustawienia konfiguracyjne – niezależnie od tego, gdzie dane urządzenia są zlokalizowane.
W sytuacji gdy urządzenia takie jak notebook lub palmtop nie działają poprawnie, IT może w łatwy sposób wykorzystać szeroką gamę możliwości konfiguracji urządzenia w celu zdalnego rozwiązania problemu – włączając w to pamięć, wersje zainstalowanych aplikacji, a także ustawienia konfiguracyjne. Funkcjonalność zdalnego systemu kontroli pozwala na przejęcie pełnej kontroli nad urządzeniem w celu przeprowadzenia szybkiego i zdalnego rozwiązania pojawiającego się problemu. Istnieje również możliwość zablokowania urządzenia, które zaginęło lub zostało skradzione.
W rezultacie administracyjny stopień obciążenia działu IT jest znacznie zredukowany i działa jako mnożnik siły roboczej. Dzięki temu ta sama grupa pracowników działu IT ma więcej czasu na wykonywanie bieżących spraw, a także na zajmowanie się dodatkowymi strategicznymi inicjatywami. SOA umożliwia tworzenie wydajnej architektury IT, która nie wymaga utrzymywania dużej liczby nieefektywnie wykorzystywanych serwerów”.
Wprowadzenie systemu opartego na architekturze SOA (Services Oriented Architecture) dostarcza nowych możliwości. Serwery mogą być szybko przeprogramowane w locie, jeżeli wymagane jest większe wsparcie dla danej aplikacji. Ta nowa elastyczna cecha eliminuje potrzebę tworzenia tradycyjnego środowiska IT „jeden serwer na jedną aplikację”, w których serwery wykorzystywane są jedynie w 10% przez 90% czasu w celu zapewnienia wydajności w szczytowych okresach.
SOA umożliwia tworzenie wydajnej architektury IT, która nie wymaga utrzymywania dużej liczby nieefektywnie wykorzystywanych serwerów. Różnorodne aplikacje mogą być przechowywane na jednym serwerze, natomiast zasoby tego serwera są przydzielane według potrzeb wymaganych przez dane aplikacje. W rezultacie dzielenie zasobów serwerów pozwala na znaczną redukcję liczby serwerów obsługujących dane przedsiębiorstwo. Koszty związane z serwerami również ulegają obniżeniu. Od momentu ograniczenia liczby serwerów do wymaganego minimum, koszty kapitału są zmniejszone. Poprzez redukcję ograniczone zostają koszty operacyjne związane z utrzymywaniem i zarządzaniem serwerami.
Ponieważ serwery muszą być aktywne przez 24 godziny na dobę przez cały rok, znaczna redukcja liczby serwerów może oznaczać również znaczne obniżenie całkowitych kosztów generowanych głównie przez zużycie prądu do zasilania i ochładzania urządzeń.
Kiedy zostanie rozpoznane ukryte marnotrawstwo w operacjach IT, możliwe będzie realizowanie inicjatyw w zakresie ciągłego doskonalenia, które pozwolą skutecznie wdrożyć w tym obszarze lean management. Dzięki tym działaniom producenci mogą usprawnić obieg i zwiększyć dostępność bardziej dokładnych informacji w ramach przedsiębiorstwa – inicjatyw, które sięgają znacznie dalej niż samo zwiększenie wydajności personelu IT. Poprzez wprowadzanie leaning IT, producenci mogą stworzyć ekonomicznie efektywne środowisko, zwiększyć poziom przestrzegania przyjętych zasad i praw przez pracowników, usprawnić poziom obsługi klienta, a także zredukować kapitał i rozchód operacyjny, ostatecznie zwiększając dochodowość i wartość akcji.
Kevin Prouty zajmuje stanowisko dyrektora do rozwiązań produkcyjnych w Motoroli
Artykuł pod redakcją Michała Piłata
Autor: Kevin Prouty
