Analiza funkcjonowania systemu ERP w kilkuset przedsiębiorstwach potwierdza: „Oczekiwania wobec interfejsu systemu zmieniają się wraz z rolami pełnionymi w organizacji”.
Twórcy systemu Impuls 5 wraz z niezależnymi ekspertami w dziedzinie użyteczności rozwiązań informatycznych z firmy UseLab zbadali preferencje użytkowników rozwiązań ERP pod kątem przyjazności jego użytkowania.
Przejrzysta struktura funkcjonalna systemu, przyjazny interface oraz łatwy dostęp do bieżących danych to podstawowe oczekiwania, jakie pracownicy polskich przedsiębiorstw wiążą z wykorzystywanymi przez nich systemami ERP. Firma BPSC, największy polski producent tego typu narzędzi przeanalizowała preferencje reprezentantów poszczególnych działów firm korzystających na co dzień z informatycznych systemów zarządzania przedsiębiorstwem i wskazuje, w którym kierunku podążać będzie interfejs systemów ERP.
Jak potwierdzają wyniki analizy BPSC, oczekiwania osób decyzyjnych co do sposobu pozyskiwania informacji systemu klasy ERP (w tym menedżerów i specjalistów IT), znacznie różnią się od oczekiwań pracowników, którzy na co dzień korzystają z narzędzi systemowych. W przypadku tych pierwszych, podstawową funkcjonalnością, której oczekują od interfejsu jest możliwość podglądu procesów zachodzących w firmie oraz szybkiego agregowania informacji o niej, podczas gdy szeregowi pracownicy w pierwszej kolejności cenią sobie funkcjonalność na poziomie łatwego wprowadzania danych.
Jak wskazują analitycy BPSC, wśród każdej z grup pojawiły się jednak wspólne preferencje, dotyczące m.in. ergonomii interfejsu, możliwości łatwiejszego grupowania informacji oraz optymalizowania liczby funkcjonalności dostępnych poprzez podstawowy ekran użytkownika.
Pracownicy operacyjni w pierwszej kolejności oczekują od interfejsu możliwości łatwego wprowadzania dokumentów (np. faktur), szybkiego dostępu do zestawień, a także podglądu spraw organizacyjnych (np. powierzonych zadań, dostępności innych osób zaangażowanych w ich realizację czy kwestii urlopów i zwolnień lekarskich). W przypadku pracowników operacyjnych, zatrudnionych w magazynach czy na produkcji, interfejs musi zapewniać łatwość wykonywania prostych operacji przy pierwszym kontakcie z oprogramowaniem, jak również szybkość zdobywania nowych umiejętności związanych z jego użytkowaniem.
Menedżerowie wyższego stopnia w pierwszej kolejności cenią sobie natomiast możliwość szybkiego dostępu do zagregowanych w jednym miejscu wyników firmy oraz wskaźników i analiz finansowych. Od systemu ERP oczekują także opcji łatwej analizy informacji o bieżących działaniach firmy oraz sytuacji jej kluczowych kontrahentów. Taka konstrukcja profilu użytkownika systemu ERP zbliża funkcjonalność interfejsu do portalu menedżerskiego. Takie myślenie o systemie ERP wynika z potrzeby wydelegowania niektórych decyzji na niższe szczeble zarządzania przedsiębiorstwem, co pozwala na skupienie się top managementu na zagadnieniach strategicznych.
– Decydując się na wybór systemu ERP należy pamiętać, że zwrot z takiej inwestycji uwarunkowany jest między innymi łatwością korzystania z takiego rozwiązania. Zapewnia to bowiem kompletność i szczegółowość informacji wprowadzanych przez poszczególnych pracowników, a w konsekwencji większą kontrolę nad wszystkimi sferami funkcjonowania firmy – zauważa Andrzej Morawski, Wiceprezes Zarządu BPSC. – Systemy ERP oferowane w ostatnich latach oferowały użytkownikom przede wszystkim możliwość dostępu do rosnącej ilości obszarów funkcjonalnych. Obecnie zauważyć można trend w kierunku podnoszenia poziomu ergonomii oprogramowania. Łatwość dostępu do systemu wpływa na optymalne wykorzystanie funkcjonalności, przyspieszenie procesów biznesowych, a w konsekwencji na lepsze wyniki finansowe spółki – dodaje Andrzej Morawski.
W przeprowadzonym w marcu br. badaniu udział wzięli eksperci BPSC na co dzień współpracujący z firmami wykorzystującymi rozwiązania śląskiego dostawcy oprogramowania. Doświadczenia zdobyte w ramach działów wdrożeń, obsługi klienta, serwisu oraz rozwoju aplikacji zebrane zostały podczas dedykowanych warsztatów. W pracę nad analizą oczekiwań użytkowników zaangażowano kilkudziesięciu pracowników BPSC obsługujących w sumie kilkaset podmiotów.
