W kontekście zakładu produkcyjnego rozwinięcie angielskiego akronimu CMMS to „Computerized Maintenance Management Software” – oprogramowanie wspierające utrzymanie ruchu. Amerykanie mogą go jednak rozwinąć bardziej pomysłowo: „Cutting More Maintenance Spending”, czyli cięcie nadmiernych wydatków na UR.
Faktycznie system CMMS można traktować jako centrum zysków, ponieważ ma on swój udział w ograniczaniu wydatków: przyczynia się do zwiększenia wydajności maszyn i urządzeń o decydującym znaczeniu przez zautomatyzowane zarządzanie UR. Co prawda wyższa kadra kierownicza nie zawsze dostrzega zależność między obniżaniem kosztów UR a zwiększaniem rentowności, ale ciąg przyczynowo-skutkowy jest prosty: krótsze przestoje -> dłuższy czas bezawaryjnej pracy -> większe zyski.
Jak jednak przy użyciu systemu CMMS osiąga się oszczędności, które z kolei prowadzą do zwiększenia rentowności? W każdym przedsiębiorstwie wygląda to inaczej, ale możemy wyróżnić pięć głównych sposobów utrzymania w ryzach kosztów konserwacji i wyzyskania potencjalnych korzyści płynących z wdrożenia tego rodzaju oprogramowania.
1. Zapobieganie awariom
Konsekwencje usterki maszyny lub systemu to zmarnowany czas produkcji, dodatkowe nakłady pracy, nadgodziny, ryzyko opóźnień w dostawach i większe koszty części zamiennych. Jeśli przy użyciu systemu CMMS z wyprzedzeniem dowiemy się, w których zespołach trzeba częściej wymieniać elementy, i opracujemy harmonogram prewencyjnego UR, naprawy mogą być wykonywane przed faktyczną awarią.
Aby zapobiegać awariom maszyn, warto zacząć od solidnego harmonogramu konserwacji zapobiegawczej. Jest to najlepsza strategia „ofensywna”, mająca ograniczyć usterki i koszty. Kiedy zdarzy się to co nieuniknione – maszyna odmówi działania – system CMMS będzie nieocenionym źródłem aktualnych informacji o rzeczywistych potrzebach naprawczych na podstawie zleceń pracy. Oprogramowanie to pozwala na podsumowanie danych ze zleceń pracy w postaci raportu, opracowywania harmonogramów prewencyjnego UR oraz nadzorowania kontroli maszyn przed wystąpieniem awarii.
Przy kontrolowaniu danej maszyny pracownik może sprawdzić historię jej napraw. Dane te mogą wskazywać, że np. pewna część zamienna zużywa się co pięć miesięcy. Można więc z wyprzedzeniem zaplanować konserwację bieżącą w pięciomiesięcznych odstępach i w ten sposób uniknąć przestoju.
Harmonogram prewencyjnego UR może opierać się na kalendarzu, na odczytach z przyrządów lub na obu tych elementach, przy czym odczyty zwykle podnoszą poziom pewności przy opracowywaniu harmonogramu. Jeśli informacje te są gromadzone w sposób zautomatyzowany, użytkownicy zyskują dodatkowe pozycje w historii maszyny. Metoda ta eliminuje błąd człowieka przy wprowadzaniu danych, więc umożliwia lepszą, dokładniejszą i aktualniejszą analizę zebranych informacji.
Rzeczywistość potwierdza następującą regułę: konserwacja zapobiegawcza jest zawsze tańsza niż remont, więc opłaca się unikać awarii wszędzie tam, gdzie to możliwe. Benjamin Franklin ujął to tak: „Uncja prewencji jest warta funta leczenia”. Krótko mówiąc, lepiej zapobiegać niż leczyć.
2. Sprawniejsza wymiana informacji o remontach
Skuteczność konserwacji zależy m.in. od płynnej komunikacji między pracownikami zgłaszającymi problem a służbami UR, które na te zgłoszenia odpowiadają. Jeśli w zakładzie działa system CMMS, automatyzacja procesu naprawy eliminuje ręczne notatki (które lubią się gubić lub są nieczytelne), stos wiadomości e-mail z powtarzającymi się danymi, które trzeba jeszcze raz wprowadzić do systemu informatycznego, czy ciągłe zgłoszenia do kierowników i pytania pracowników o postępy remontu. Ponadto zautomatyzować można zarządzanie dublującymi się zgłoszeniami i zezwoleniami od przełożonych oraz inne zadania, jakich wymaga obsługa zgłoszeń.
Na przykład kiedy do dyspozytora remontów zostanie wysłane zgłoszenie o awarii w odległym zakładzie, system CMMS automatycznie skieruje je do najodpowiedniejszego technika w miejscu jej wystąpienia. System wygeneruje również zlecenie pracy, które technik wypełni po zajęciu się zgłoszeniem i przywróceniu maszyny do pracy.
Dyspozytor jest na bieżąco informowany o przebiegu naprawy do czasu, aż maszyna znów jest sprawna. W ten sposób system CMMS oszczędza czas i energię pracowników, ponieważ wszyscy zainteresowani mają dostęp do aktualnych informacji o naprawie. Ponadto w zautomatyzowanym systemie wiadomo, który technik odpowiada na które zgłoszenie, co eliminuje wszelkie wątpliwości, czy określona awaria została już usunięta.
System CMMS nie tylko poprawia wymianę danych między pracownikami, ale także ułatwia życie technikom, którzy mogą skuteczniej zajmować się remontami, co naturalnie oznacza szybsze przywracanie sprawności i dłuższy czas pracy maszyn.
3. Dłuższy czas eksploatacji maszyn
System CMMS jest znakomitą pomocą dla kierowników przy podejmowaniu strategicznych decyzji o inwestycjach w wyposażenie. Zwykle o wymianie lub pozostawieniu określonego zespołu decyduje jego wiek. To kryterium nie zawsze jest jednak najlepsze ani najbardziej opłacalne.
Wyobraźmy sobie, że dyrektor produkcji prosi kierowników o wykaz maszyn, które wymagają remontu lub zastąpienia. Ma on zostać uwzględniony w budżecie na kolejny rok. Ponieważ oprogramowanie CMMS analizuje i ocenia poszczególne elementy wyposażenia na podstawie istniejących danych o ich działaniu z okresowej konserwacji i zleceń pracy (włącznie ze wskazaniem nakładów pracy, części i innych czynników), może się okazać, że 10-letni klimatyzator ma dłuższy czas sprawnej pracy niż nowszy model. Wymianę tego elementu można więc dodać do budżetu za dwa lata. Do takiego wniosku prowadzi fakt, że nowszy klimatyzator wymagał dużo więcej napraw niż starszy, a w dodatku ten drugi wykazywał stałą lub nawet malejącą częstotliwość awarii, a zatem także stały spadek kosztów konserwacji.
Dzięki takiej analizie inwestycje w wyposażenie można skierować tam, gdzie są one bardziej potrzebne, a to znacznie poprawi wskaźnik zwrotu z inwestycji w system CMMS. Oczywiście jeden raport z tego systemu nie zapewni pełnej automatyzacji zakupów, natomiast rozwiązanie to ułatwia ocenę kluczowych wskaźników wydajności i pozwala skuteczniej i z wielu perspektyw analizować koszty wyposażenia. Oznacza to także efektywniejsze przydzielanie pracy technikom, kierownikom itd. System CMMS umożliwia filtrowanie historii konserwacji maszyn i ich ocenę, a na tej podstawie można podejmować uzasadnione decyzje budżetowe i organizacyjne, inteligentnie przedłużając eksploatację wyposażenia.
4. Zgodność z przepisami
Czego chce bezwzględnie uniknąć każdy kierownik? Kar nałożonych przez urzędy… System CMMS znacznie ogranicza ten problem. Niejako produktem ubocznym wdrożenia oprogramowania CMMS jest fakt, że informacje dla urzędowych kontroli są już za jego pomocą gromadzone, więc nie trzeba prowadzić dodatkowych rejestrów.
Przy użyciu systemu CMMS kierownicy automatyzują definiowanie, harmonogramowanie i realizację prac z zakresu konserwacji zapobiegawczej oraz przygotowywanie zleceń pracy zgodnie z wymogami przepisów ochrony środowiska i polis na ubezpieczenie maszyn.
Na przykład kontrolerzy OSHA (amerykańskiego odpowiednika Państwowej Inspekcji Pracy) mogą wymagać przedstawienia historii prac przy danej maszynie, ze wskazaniem zakresu, terminu, pracowników, częstotliwości kontroli, wyraźnych instrukcji, dokumentacji procedur bezpieczeństwa itp. W zautomatyzowanym systemie konserwacji zapobiegawczej w ramach systemu CMMS można łatwo i precyzyjnie odszukać historyczne zlecenia pracy i powiązane informacje o maszynie, a następnie wygenerować raport, który będzie wystarczającym dokumentem dla organu nadzoru.
Ponadto wygenerowane przez oprogramowanie CMMS rejestry prac z zakresu konserwacji zapobiegawczej zapewniają dokładną historię napraw na wypadek postępowania sądowego. Przykładem jest pozew złożony przeciwko właścicielowi stadionu piłkarskiego przez kibica, który przewrócił się w toalecie. Zarząd stadionu obronił się przed zarzutami, ponieważ był w stanie wykazać się historią wszystkich prac (bieżącego utrzymania i napraw) przeprowadzonych w toaletach i innych pomieszczeniach właśnie dzięki raportom z systemu CMMS. Dokumenty te zawierały historię zleceń pracy w postaci wykazu napraw.
W innym przypadku duża firma specjalizująca się w wynajmie wyrobów włókienniczych i bielizny pościelowej tak skutecznie wdrożyła system CMMS, że nie tylko zapewniła sobie zgodność z wymaganiami OSHA, ale nawet zakwalifikowała się do dobrowolnego programu ochrony dla firm o doskonałej organizacji pod względem bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kiedy do drzwi firmy puka organ kontroli, jednego możemy być pewni: jeśli coś nie jest udokumentowane, nie miało miejsca. System CMMS gwarantuje, że zawsze będziemy dysponować odpowiednią dokumentacją. To niemała korzyść, zważywszy że w ostatniej dekadzie agencja OSHA nałożyła na amerykańskie przedsiębiorstwa kary w wysokości ponad 300 mln USD.
5. Gospodarowanie częściami zamiennymi typu „just in time”
Dzięki systemowi CMMS będziemy magazynować mniej części zamiennych. Jak to możliwe? Otóż na podstawie rejestrowanych potrzeb konserwacyjnych można podawać dokładną liczbę wymaganych części oraz określić stany magazynowe, przy których będzie konieczne zamówienie kolejnych części. Funkcja ta jest szczególnie przydatna, kiedy chodzi o drogie części o długim czasie dostawy, które w dodatku trzeba magazynować w każdym zakładzie w obrębie przedsiębiorstwa.
Efektem są wymierne oszczędności, osiągane dzięki współdzieleniu zapasów kosztownych części przez poszczególne oddziały. Kiedy taka część stanie się potrzebna, za pomocą systemu CMMS kierownik szybko znajduje ją w innym zakładzie i zamawia na następny dzień. Metoda ta sprawdza się w większości sytuacji.
W pewnej firmie w każdym oddziale magazynowano trzy lub cztery układy elektroniczne „na zapas”. Cóż z tego, skoro oprogramowanie firmware tych płyt zdezaktualizowało się po 12 miesiącach? Skutek był taki, że układy po 10 tys. USD za sztukę wylądowały na śmietniku. Dopiero po wdrożeniu programu CMMS układy magazynowano tylko w kilku wybranych zakładach i w razie potrzeby przesyłano do innych. Taka operacja zajmowała jeden dzień – czy to nie tak właśnie powinien działać system „just in time”?
Zamiast utrzymywać zapas drogich układów w każdym zakładzie, wykorzystano system CMMS do zarządzania zapasami posiadanych części zamiennych. Teraz system CMMS automatycznie powiadamia biuro techniczne o wysyłce potrzebnego układu.
Podsumowanie
Opisane wyżej pięć źródeł oszczędności dowodzi, jak szybko zwraca się inwestycja w system CMMS oraz jak zwiększa się efektywność UR dzięki funkcjom, które daleko wykraczają poza proste śledzenie zleceń pracy. Oprogramowanie CMMS może więc odgrywać znaczącą rolę w wynikach finansowych przedsiębiorstwa, zapobiegając awariom, wydłużając eksploatację wyposażenia, utrzymując niskie koszty zapasów części zamiennych czy usprawniając komunikację między pracownikami i dokumentowanie prac dla organów kontroli.
System CMMS ma o wiele szersze możliwości niż zapewnienie naprawy uszkodzonych maszyn. W rzeczywistości zwiększa on potencjał organizacji zupełnie tak, jakby zakupiono dodatkowe maszyny. Co szczególnie ważne, dzięki skróceniu czasu przestojów i wstrzymaniu produkcji kierownicy wyższego szczebla mogą dostrzec, że dział utrzymania ruchu to nie tylko miejsce powstawania kosztów, ale przede wszystkim centrum zysków.
Artykuł pod redakcją Michała Andrzejczaka
Autor: Paul Lachance
