Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing wsparcia serwisowego? Doświadczony dostawca usług związanych z utrzymaniem ruchu wie, że jego pozycja na rynku i możliwości rozwoju zależą od jego umiejętności zarabiania poprzez codzienne działania mające na celu optymalizację wydajności i stosowanie najlepszych praktyk. Zespół wewnętrzny może nie działać z takim samym poczuciem pilności zadań, szczególnie w czasie przestojów w produkcji. Co więc zrobić, by wybrać najlepszego partnera serwisowego?
Koszty zmienne. Te dwa słowa sieją spustoszenie w planach dyrektorów fabryk, pragnących uzyskać przewidywalność budżetu przeznaczonego na utrzymanie ruchu i na projekty kapitałowe. Gdy zdolność produkcyjna zakładu jest wysoka, wsparcie serwisowe może być w pełni wykorzystane przy krótkim czasie przestojów.
Sytuacja wygląda inaczej w branżach cyklicznych, gdy produktywność ulega fluktuacji. Dyrektorzy takich zakładów często decydują się na outsourcing – zlecają firmom zewnętrznym wykonywanie części lub całości prac związanych z utrzymaniem ruchu. Opłacalnym i efektywnym rozwiązaniem jest wtedy wybór wykwalifikowanego wykonawcy prac związanych z utrzymaniem ruchu oraz utrzymywanie personelu fabryki skoncentrowanego na realizacji konserwacji prognozowanej i zapobiegawczej.
Zalety outsourcingu usług serwisowych
Doświadczony dostawca usług związanych z utrzymaniem ruchu może łatwiej przystosować się do zmiennych potrzeb zakładu i jego personelu. Takie firmy mogą wybierać specjalistów ds. utrzymania ruchu z całej gamy wykwalifikowanych osób, a następnie szybko ich wdrożyć do realizacji prac w fabryce. Natomiast gdy dyrekcja zakładu sama zatrudnia takiego pracownika, to czas wymagany na jego pełne wdrożenie w procedury realizacyjne powierzanych mu zadań może wynosić wiele miesięcy.
Niektórzy menedżerowie próbują przeciwdziałać wahaniom rynków, zmuszając swoją niewykorzystaną siłę roboczą do wykonywania zadań wykraczających poza ich podstawowe kompetencje, takich jak praca przy projektach inwestycyjnych.
Takie podejście prowadzi do przesunięcia kosztów wynagrodzenia z budżetu przeznaczonego na utrzymanie ruchu do budżetu na kapitał. Jednak umiejętności wymagane do wykonywania prac konserwacyjnych nie zawsze idą w parze z tymi, które są wymagane przy projektach inwestycyjnych. Na przykład predyspozycje i umiejętności pracownika utrzymania ruchu w zakresie mechaniki lub elektryki mogą być wykorzystane w nowym obszarze działań, jednak obsługiwane procesy robocze i zachowania już nie. Zwykle zwiększa to koszty i przedłuża harmonogramy realizacji prac, przez co projekt inwestycyjny nie spełnia już celów finansowych, dla których został pierwotnie zatwierdzony. Bardziej opłacalne wyniki osiąga się wtedy, gdy pracownicy działu utrzymania ruchu oraz zespołu projektowego wykonują tylko swoje własne zadania.
Wybór najlepszego partnera
Co zatem powinien zrobić menedżer, aby wybrać najlepszą firmę partnerską do realizacji zadań związanych z utrzymaniem ruchu?
1️⃣ Szukać wśród firm z doświadczeniem w danej branży. Wielkość firmy ma znaczenie. Wybrany wykonawca musi posiadać personel z odpowiednimi umiejętnościami, który będzie mógł szybko reagować na zlecenia prac po godzinach, wzrost zapotrzebowania na zatrudnianych na krótki okres fachowców oraz udzielać wsparcia w przypadku przestojów. Należy poszukać wykonawcy zatrudniającego specjalistów z danej branży przemysłu, mających orientację w procesach konserwacji prognozowanej i zapobiegawczej, którzy będą mogli wspierać personel fabryki w ciągłym skracaniu przestojów.
2️⃣ Zaplanować długotrwałą współpracę. Wykonawcy chcą tworzyć wartość dla swoich klientów i potrzebują na to czasu. Trzyletni kontrakt z możliwością przedłużenia o kolejne dwa lata w przypadku dobrej współpracy pomaga wykonawcy i personelowi fabryki w zbudowaniu korzystnej dla obydwu stron relacji opartej na zaufaniu. Wiedza fachowa personelu fabryki poszerza się w miarę upływu czasu, zaś wykonawca ma okazję do wprowadzenia rzeczywistych innowacji w zakładzie.
3️⃣ Rozważyć kontrakt oparty na wydajności. Umowy oparte na wydajności wpływają na zachowania kierownictwa fabryki oraz kierownictwa i specjalistów wykonawcy. Jeśli wydajność pracy wykonawcy nie spełnia oczekiwań, to jego wynagrodzenie może ulec zmniejszeniu. I odwrotnie – jeśli wykonawca realizuje więcej prac, niż ustalono, a jego działania powodują uzyskiwanie przez fabrykę oszczędności kosztów i unikanie przestojów, to powinien uzyskać za to dodatkowe wynagrodzenie. Wykonawca, który jest gotowy narazić swoje wynagrodzenie na ryzyko, udowodnił tym swoją zdolność do kontrolowania budżetu, harmonogramu, zakresu prac i liczby roboczogodzin.
4️⃣ Opracować obustronnie uzgodnione kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Kontrakt oparty na wydajności sprawdza się tylko wtedy, gdy kryteria są realistyczne i jasno zdefiniowane. Kluczowe wskaźniki efektywności muszą być czynnikami biznesowymi, które mogą być mierzone obiektywnie. Kryteria pomiarowe muszą stanowić wyzwanie, ale też być osiągalne. Obie strony kontraktu muszą uzgodnić ustaloną metodologię, dzięki czemu wykonawca może mieć udziały w udokumentowanych oszczędnościach.
5️⃣ Ustanowić komitet zarządzający. Obie strony kontraktu muszą nakłonić kierownictwo wyższego szczebla swoich firm do dostosowania się do celów kontraktu, rozwiązywania problemów i nadzorowania postępów. Sprawdzony w praktyce zespół kierowniczy jest innym wskaźnikiem tego, że wykonawca usług związanych z utrzymaniem ruchu jest w pełni zaangażowany w swoją pracę i potrafi zwiększyć niezawodność sprzętu w fabryce oraz przewidywalność jego awarii.
6️⃣ Zrozumieć, że niska cena nie zawsze oznacza niskie koszty. Należy oceniać wykonawców na podstawie dostarczanej wartości, a nie tylko ceny usług. Trzeba rozmawiać z ich klientami, aby ustalić, jaką wartość im dostarczyli.
Chociaż koszty są ważnym elementem wartości, to nie są one jedynym czynnikiem. Niskie koszty nie są żadną gwarancją długotrwałego sukcesu.
Bill Wasilewski jest dyrektorem ds. przemysłu i procesów przemysłowych w firmie Day & Zimmermann.
