Przyporządkowanie odpowiedniego pracownika do właściwej pracy w dużych zakładach przemysłowych zatrudniających dużą liczbę osób pracujących 24/7 jest bardzo trudnym zadaniem. Tam, gdzie działają związki zawodowe, staje się to jeszcze bardziej skomplikowane, odkąd harmonogram pracownika musi być zgodny również z ograniczeniami zawartymi w umowach.
Kontrakty – niekiedy składające się z 50 lub więcej stron – zawierają informacje na temat prawa do pracy starszych pracowników, przejęcia obowiązków przez pracownika wyższego rangą, dostępu do prac otwartych, urlopów, najważniejszych kwestii związanych z ponownymi wezwaniami do pracy, redukcją zatrudnienia z modyfikacjami dla poszczególnych klas pracowników. Określają również terminy wypowiedzeń umowy i delegowania do innych prac, czyli z nadgodzinami, dodatkowymi wezwaniami do pracy i wiele innych – wszystko to wpływa na proces harmonogramowania pracy.
Najlepszym miarodajnym testem na automatyczne harmonogramowanie jest przekonanie pracowników, że dany system dostarcza wyraźnych różnic w działaniu i w osiąganych wynikach.
Przestrzeganie zasad i warunków związków zakładowych powiązanych z dynamiką produkcji, gdzie załoga zmienia się codziennie, staje się jeszcze bardziej złożoną czynnością. Harmonogramowanie pełni zawsze te same funkcje: ustalanie ekipy (przypisywanie ich do poszczególnych zmian i nadgodzin), zarządzanie nieobecnością, urlopami, szkoleniami i innymi czynnościami dotyczącymi pracowników.
Obecnie nie ma jednakowych kontraktów pracowniczych, jak również nie ma dwóch fabryk, których harmonogram pracy wyglądałby dokładnie tak samo. W jednej organizacji mogą występować różne związki zakładowe – zdarza się to również w jednej fabryce. Podstawowym wymaganiem, jakie musi być spełnione w każdej fabryce, jest odpowiedni poziom wydajności. Harmonogramowanie musi być zgodne z zasadami i prawami związku, jak również z zapisem kontraktu każdego pracownika.
W przypadku stosowania systemu Just in Time podczas produkcji szerokiej gamy produktów, gdzie zmieniające się zapotrzebowanie klienta steruje procesami produkcyjnymi, proces harmonogramowania musi być dynamiczny. Planista wyposażony w arkusz kalkulacyjny i formularze stara się dopasować odpowiednią pracę do konkretnego pracownika, zgodnie z prawami i zasadami. Arkusze kalkulacyjne są bardzo przydatne, jednak do pewnego momentu, gdyż nie są one zcentralizowanymi zasobami danych.
Oznacza to, że nie ma dobrego sposobu na szybkie porównanie pracowników, ich kwalifikacji, preferencji, zaplanowanych nieobecności i historii nadgodzin z alternatywnymi planami produkcji. Arkusze kalkulacyjne nie są również narzędziem do aktywnego zarządzania. Nie jest możliwe spojrzenie na badany obszar pracy i przeprowadzenie analizy mającej na celu wykrycie zbędnych nadgodzin lub przydzielenia zbyt dużej liczby pracowników do konkretnego zadania. Jedynym efektem tych działań będzie odkrycie braków szkoleniowych i nieodpowiedniej polityki zarządzania nieobecnością.
Poznanie wyzwań
Thelma Horton, menedżer HR w fabryce Pillsbury Frazes Dough w Denison, TX, pamięta wyzwanie, jakie planiści otrzymali przed przejściem jej firmy na automatyczne harmonogramowanie. – Musieli mieć pojęcie o każdej pracy i o każdym pracowniku, ich doświadczeniu, jakie prace preferowali, a także o tym, kto chciał otrzymać urlop. Planiści wysyłali gotowy harmonogram w środę z planem na następny tydzień. Następnie codziennie wprowadzali w nim zmiany. Według Pani Horton praca ta wymagała ogromnego wysiłku i nawet po tym działaniu harmonogram nigdy nie był w porządku.
– Najważniejszą sztuczką jest być konsekwentnym w dostosowywaniu się do zasad i wytycznych każdego z pracowników – mówi Dirk Richou, manedżer zmiany w Interbake Foods, North Sioux City, SD, którego fi rma zatrudniała cały oddział menedżerów zajmujących się harmonogramowaniem pracy dla 500 pracowników na 10 liniach. – Przed przejściem na automatyczny system harmonogramowania mieliśmy w firmie kilku kierowników różnych wydziałów, którzy zajmowali się planowaniem. Podczas gdy oni byli przekonani, że robią to, co powinni, my odkryliśmy, że w tych działaniach występowały nieścisłości związane ze stosowaniem zasad i wskazówek znajdujących się w umowie.
Niezależnie od tego, jak często należy zmieniać harmonogram, system zautomatyzowany nie ma żadnych ludzkich cech, które mogą negatywnie wpływać na osiągnięcie wyznaczonych celów i na zgodność z polityką harmonogramowania. System nie zważa na to, kim dana osoba jest, nie faworyzuje określonej grupy pracowników, nie złości się, nie bywa zmęczony. Zaletą takiego systemu jest również działanie, które skierowane jest na zapewnienie wszystkim pracownikom odpowiedniego poziomu zadowolenia z pracy zgodnie z zapisami związków zakładowych znajdujących się w kontraktach. – Oprogramowanie eliminuje indywidualne interpretacje zasad, praw i większość błędów, jakie popełniają planiści podczas tworzenia harmonogramów pracy – stwierdza Richou.
– Odkryliśmy również, że systemy zautomatyzowanego harmonogramowania znacząco obniżyły ilość zażaleń składanych przez pracowników. Dotychczas średnio było ich od 65 do 100 rocznie. Automatyzacja zredukowała je do zera.
Steve Bratetich, IT manager w firmie HJ Heinz, Pittsburgh, stwierdza, że pakiet oprogramowania uniwersalnego nie będzie pracował właściwie, ponieważ każda fabryka w spółce jest odmienna od pozostałych, a kontrakty poszczególnych związków zakładowych zawierają unikalne klauzule. – Pakiet standardowy nie jest w stanie sprostać temu zadaniu, ponieważ każda fabryka jest bardzo złożona – mówi.
Ustalanie zasad i warunków
Przed wprowadzeniem zautomatyzowanego systemu, menedżerowie i brygadziści muszą być przekonani, że dany system będzie sprawnie szeregował procesy według zasad i warunków zgodnych z zawartością kontraktów zatwierdzonych przez związki zakładowe.
Richou, którego firma stosuje oprogramowanie harmonogramujące Tugboat SOS, opisuje proces wdrażania. Po pierwsze przemysłowy inżynier planista powinien zebrać i posegregować organizacyjne prawa i zasady szeregowania. Po zablokowaniu warunków i zasad tworzony jest profil zwięźle opisujący warunki i specyfikę procesu produkcyjnego dla określonej fabryki. Wszystkie te informacje są następnie przekazywane do oprogramowania maszyny warunkującej system produkcyjny i stanowią podstawową specyfikację.
Po procesie rozpoznania systemu produkcji programowanie przejmuje główną rolę w procesie szeregowania zadań. Ostatecznie wszystkie procedury ręcznego grupowania, jak również funkcje HR
– takie jak zarządzanie nieobecnościami, urlopy, terminy szkoleń
– są zastąpione przez maszynę warunkującą, która pracuje w tle.
System ten jest obecnie stosowany przez wielu planistów.
Najważniejszym testem dla rozwiązań zautomatyzowanego harmonogramowania jest przekonanie pracowników, że dany system wprowadzi wyraźne różnice w harmonogramowaniu, co ułatwi im pracę.
– Lista pracowników ulegała zmianie w zależności od harmonogramu pracy w poszczególne dni robocze. Mieliśmy w zwyczaju pytać każdego pracownika, jaką pracę chciałby wykonywać. Zaobserwowaliśmy, że ludzie martwią się nie tylko o rodzaj pracy, jaką mieliby wykonywać, ale również o to, z kim mieliby pracować. Dzięki automatyzacji harmonogramowania mogą kontrolować te procesy w samoobsługowym kiosku. Te działania zaowocowały powstaniem więzi przynależności pracowników do firmy – dodaje Richou.
Harmonogramowanie musi być zgodne z zasadami i prawami obowiązującymi w przedsiębiorstwie, jak również z zapisem kontraktu każdego pracownika.
Automatyczny samoobsługowy kiosk pracowników pracujący 24 godziny na dobę umożliwia każdemu przypisanie ich własnych preferencji odnośnie zmian i rodzaju wykonywanych prac.
Mogą występować z propozycją pracy w nadgodzinach lub oferować się do określonego rodzaju pracy bez udawania się do biura HR lub kierownika. Oprogramowanie wykonuje działania mające na celu przyporządkowanie i harmonogramowanie pracy, zarządza sprawami związanymi z przejęciem pracy przez wyższego rangą pracownika, nagradzaniem i odmawianiem żądań zgodnie z prawami i warunkami opisanymi w dokumentach związków zakładowych. To działanie zapobiega faworyzowaniu poszczególnych jednostek, jak również zapominaniu o sprawach, które miałyby wpływ na decyzje związane z harmonogramowaniem.
– Pracownicy znajdują się w bardziej komfortowych warunkach, gdy stosujemy oprogramowanie harmonogramujące w porównaniu ze starym systemem, w którym kierownik przychodzi do każdego i pyta, do jakiej pracy chciałby być przydzielony – mówi Richou.
– Plusem jest to, że pracownicy nie przejmują się tak bardzo pozostałymi zatrudnionymi. Mają oni większą kontrolę nad własnym działaniem i mogą bardziej skoncentrować się na pracy, którą powinni wykonywać. Odkryliśmy również, że pracownicy są do siebie lepiej nastawieni.
Stosowanie automatycznego oprogramowania harmonogramującego siłę roboczą jest korzyścią samą w sobie. Oprogramowanie to zapewnia odpowiednie i obiektywne zastosowanie praw i zasad związków zawodowych. Usprawnia również cały proces harmonogramowania, co jest w interesie działu planowania produkcji, zarządzania i wszystkich pracowników. – Chcemy udowodnić wszystkim, że jesteśmy jedną wielką drużyną – mówi Richou.
UR
Artykuł pod redakcją Michała Piłata
Autor:
Artykuł pod redakcją Michała Piłata
